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Procore

Créer une facture au propriétaire

Objectif

Apprendre à créer une facture de propriétaire pour les travaux terminés.

Contexte

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une facture, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrat principal du projet.
    • Pour afficher l'onglet Détails sur une facture, permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Contrat principal du projet avec la permission granulaire « Afficher les détails de la facture propriétaire » activée sur votre modèle de permissions.
      Remarque : si vous ne disposez PAS des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrat principal du projet et que vous souhaitez afficher une partie ou la totalité du contrat principal, voir Afficher un contrat principal.
  • Information supplémentaire :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat principal pour lequel vous voulez créer la facture. 
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Cliquez sur Créer une facture.
    Remarque
    Si une facture a déjà été créée pour la période de facturation en cours, cliquez sur l'onglet Factures. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour l'ouvrir.
  5. Procédez comme suit :
    • Période de facturation de l'engagement
      Sélectionnez la période de facturation actuelle. Pour savoir comment les périodes de facturation sont créées, voir Créer des périodes de facturation automatiques ou Créer des périodes de facturation manuelles.
    • # de facture
      Saisissez un identifiant unique pour la facture. Procore numérote automatiquement les factures par ordre croissant, en commençant par un (1). Le numéro entré dans ce champ n'affecte PAS le schéma de numérotation des factures par défaut de Procore.
    • Début de la période
      Sélectionnez une date de début pour laquelle vous créez la facture.
    • Fin de période
      Sélectionnez une date de fin pour laquelle vous créez la facture.
    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle vous soumettez la facture.
    • Statut
      Sélectionnez l’un des statuts suivants  : Ébauche, En cours de révision, Réviser et soumettre à nouveau ou Approuvé.
      • Ébauche. Utilisez ce statut lors de la création de la facture.
      • En cours de révision. Utilisez ce statut pendant la révision de la facture.
      • Réviser et soumettre à nouveau. Utilisez ce statut lorsque la facture doit être corrigée.
      • Approuvé. Utilisez ce statut lorsque la facture a été approuvée.
    • Pourcentage achevé
      Indique le pourcentage de travail accompli.
    • Pièces jointes
      Un PDF de la facture et tous les PDF de facture associés de l'outil des coûts directs du projet sont combinés en un seul PDF et joints ici.
  6. Cliquez sur Créer.
    Remarques
    • Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez que la facture soit préremplie avec les montants facturés par division ou code de coût issus de notre travail de facturation d’engagement achevé et les colonnes des matériaux actuellement stockés et des coûts directs.
    • Une fois que vous aurez confirmé, les montants des factures et des coûts directs pour la période de facturation de l’engagement sélectionnée seront extraits, et les pièces jointes mentionnées ci-dessus ajoutées. 
    • Pour que les montants soient correctement prélevés, le code de coût et le type de coût des éléments de ligne Facture et Coût direct doivent correspondre à ceux des divisions ou des lignes de code de coût du contrat principal.
  7. Faites défiler la page pour afficher un aperçu du formulaire de facture sous « Aperçu du résumé ». Pour savoir comment le « montant actuel dû » est calculé, voir Comment Procore calcule-t-il le montant du « paiement actuel dû » sur une facture?

Modifier les postes

  1. Cliquez sur Détail.
    Remarque  : les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Contrat principal ne peuvent afficher l'onglet Détails que si la permission granulaire « Afficher les détails de la facture du propriétaire » est activée sur leur modèle de permissions.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Procédez comme suit :
    • Travail terminé (cette période)
      Si vous avez confirmé l'option pour Procore de remplir automatiquement les montants de la facture de propriétaire (voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants sur une facture de propriétaire?), les entrées de la colonne « Travail terminé (Cette période) » dans les factures des sous-traitants et les montants des coûts directs sont copiés dans cette entrée.
    • Matériaux actuellement stockés
      Si vous avez confirmé l'option permettant à Procore de remplir automatiquement les montants de la facture de propriétaire (voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants sur une facture de propriétaire?, les entrées de la colonne « Matériaux actuellement stockés » des factures de sous-traitant liées sont copiées dans cette entrée.
    • Retenue de garantie sur les travaux pendant cette période
      Entrez un pourcentage ou un montant en dollars pour la retenue de garantie sur les travaux pendant cette période. Vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.
    • Retenue de matériaux pour cette période
      Entrez un pourcentage ou un montant en dollars pour la retenue des matériaux pendant cette période. Vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.
    • Retenue de garantie sur les travaux libérée cette période
      Entrez un montant de retenue de garantie sur les travaux libéré pendant cette période.
  4. Facultatif : si vous avez des ordres de changement au contrat approuvés, vous pouvez choisir de les ajouter à la facture en faisant défiler vers le bas de la page et en cliquant sur Ajouter à la facture.
    La saisie et la modification des ordres de changement se produiront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la manière dont les ordres de changement seront affichés dans la page de détail de la facture lors de l'affichage ou de l'exportation à partir de Procore. Voir Modifier l'onglet Paramètres avancés pour un contrat principal .
    Aucune valeur de facture ne sera copiée dans les ordres de changement.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Tous les changements seront reflétés dans le rapport sommaire du contrat dans l'onglet Général.

 

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