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Procore

Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur de factures

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 Pour les clients de Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (gras) et les termes dans les dictionnaires de point de vue pour Finances du projet. These dictionaries are available in US English only. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre compagnie et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Propriétaires

      Anglais (terminologie du propriétaire V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations avancées
      Donneur d'ouvrage Financement Donneur d'ouvrage
      Propriétaire/client Propriétaire/client GC/Client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement du financement Ordre de changement de contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST) Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

Objectif

Approuver ou rejeter les postes sur une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur de factures.

Contexte

Si vous êtes un administrateur de factures pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour soutenir cela, Procore vous offre la possibilité d'approuver ou de rejeter des postes individuels sur la carte Ventilation des coûts d'une facture. Pour approuver ou rejeter des postes, votre compte utilisateur Procore doit disposer des permissions d'utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois que vous avez obtenu les permissions appropriées, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour examiner les factures soumises à votre équipe pour le paiement. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises
  • Information supplémentaire :
    • Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n'importe quelle facture et ne sont PAS limités à l'examen de la facture la plus récente. Cependant, il est important de garder à l'esprit que le rejet d'un poste ne changera PAS la valeur de la facture. 

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l'outil de facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Recherchez la facture à consulter et cliquez sur son lien Facture . 
  4. Faites défiler jusqu'à la carte Ventilation des coûts .
  5. Cliquez sur le bouton Modifier . 
  6. Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
    Remarques

    Lorsque vous examinez chaque poste, gardez à l'esprit :

    • Les administrateurs de factures peuvent consulter les postes sur n'importe quelle facture :
      • Vous n'êtes PAS limité à l'examen de la facture la plus récente.
      • Le rejet de poste(s) ne modifie PAS le(s) montant(s) du poste. Les montants doivent être mis à jour par un administrateur des factures ou un contact de facturation.
      • Les contacts de facturation en aval ne peuvent mettre à jour les factures que lorsqu'ils disposent des permissions d'utilisateur requises pour soumettre des factures. Voir Réviser et soumettre à nouveau une facture en tant que contact de facture.
    • Si vous avez activé le bouton « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » dans l'outil Facturation, la colonne « Montant proposé » apparaît.
    • La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu'un contact de facturation a soumis, un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » peut ajuster les colonnes « Travaux terminés cette période » et « Matériaux actuellement stockés » séparément pour définir les montants appropriés.
    • Pour approuver un poste, cliquez sur la coche GRIS pour l'approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste.
       sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Pour rejeter un poste:
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. 
        Cela ouvre la zone Raison (facultatif). 
      2. Saisissez une raison dans la zone Raison (facultatif) .
      3. Cliquez sur Ajouter.
         Important

        Les commentaires saisis dans le champ « Raison (facultatif) » ne sont PAS inclus dans le courriel automatique envoyé au contact de facturation. Cependant, vous pouvez exporter un PDF contenant un tableau « Raisons de la différence » qui affiche les commentaires tels qu'ils ont été saisis. Voir Exporter une facture de sous-traitant.

  7. Cliquez sur l'une (1) des options d'enregistrement :
    • Enregistrer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver dans le statut « En cours de révision ». 
      OU
    • Enregistrer et modifier le statut. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre « Enregistrer les modifications et modifier le statut ». Sélectionnez ensuite le statut souhaité et saisissez les informations que vous souhaitez transmettre au contact de facturation dans la zone Commentaires généraux. Cliquez ensuite sur Enregistrer et modifier le statut.
       Conseils
      Quel statut dois-je donner à la facture? Pour en savoir plus sur les statuts disponibles, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?