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Procore

Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'Admin

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Remarque
Si vous êtes revenu à l'ancienne version des factures de sous-traitant, suivez les étapes décrites dans Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur au lieu de celles ci-dessous.

Objectif

Approuver ou rejeter les postes d’un facture en aval en tant que facture administrateur.

Contexte

Si vous êtes un administrateur de factures pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour prendre en charge cela, Procore vous offre la possibilité d'approuver ou de rejeter des postes individuels sur la carte Ventilation des coûts d'une facture. Pour approuver ou rejeter les postes, votre compte d'utilisateur Procore doit disposer des permissions d'utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois que vous avez obtenu les permissions appropriées, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour examiner les factures soumises à votre équipe pour paiement. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour consulter une facture de sous-traitant en tant qu'Admin à partir de l'outil de Facturation, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. 
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Information supplémentaire :
    • Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n’importe quel facture et ne sont PAS limités à réviser uniquement les facture les plus récentes. Cependant, il est important de garder à l’esprit que le rejet d’un poste ne changera PAS la valeur de la facture.
    • Pour savoir comment consulter un facture de projet à l’aide de l’outil Engagements du projet, voir Réviser les factures de sous-traitant en tant qu’administrateur.

Conditions préalables

Le facture doit avoir le statut « En cours de révision ». En fonction de qui crée la facture, consultez les tutoriels suivants. 

Étapes

  1. Accédez à l'outil de facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture à réviser et cliquez sur son lien Facture . 
  4. Faites défiler jusqu'à la carte Ventilation des coûts .
  5. Cliquez sur le bouton Modifier . 
  6. Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
    Remarques

    Lorsque vous passez en revue chaque poste, gardez à l’esprit :

    • Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n’importe quelle facture :
      • Vous n’êtes PAS limité à réviser uniquement la facture la plus récente.
      • Le(s) rejet(s) poste(s) ne modifie PAS le(s) montant(s) des postes. Les montants doivent être mis à jour par un contact de facture administrateur ou de facture.
      • Les contacts de facturation en aval ne peuvent mettre à jour les factures que lorsqu'ils disposent des permissions d'utilisateur requises pour soumettre des factures. Voir Réviser et soumettre à nouveau une facture en tant que contact de facturation .
    • Si vous avez activé le bouton « Afficher les montants des réclamations des sous-traitants » dans l'outil Facturation, la colonne « Montant proposé » apparaît.
    • La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu'un contact de facturation a soumis, un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » peut ajuster séparément les colonnes « Travail terminé cette période » et « Matériaux actuellement stockés » pour définir les montants appropriés.
    • Pour en savoir plus sur la ventilation des coûts dans une facture de sous-traitant, voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation ou Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation .
    • Pour approuver un poste , cliquez sur la coche GRISE pour l'approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste budgétaire.
      sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Pour rejeter un poste :
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. 
        Cela ouvre la case Raison (facultatif). 
      2. Entrez une raison dans la case Raison (Facultatif).
      3. Cliquez sur Ajouter.
         Important

        Les commentaires saisis dans la case « Raison (Facultatif) » ne sont PAS inclus dans le courriel automatisé envoyé au contact facture. Cependant, vous pouvez exporter un PDF qui comprend un tableau « Raisons de la différence » qui affiche les commentaires tels qu’ils sont saisis. Voir Exporter une facture de sous-traitant.

  7. Cliquez sur l'une (1) des options d'enregistrement :
    • Enregistrer . Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver dans le statut « En cours de révision ». 
      OU
    • Sauvegarder & Changer de statut. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre « Enregistrer les modifications et modifier le statut ». Ensuite, sélectionnez le statut souhaité et entrez les informations que vous souhaitez transmettre au facture contact dans la zone Commentaires généraux. Cliquez ensuite sur Enregistrer le statut des & modifications.
       Conseil
      Quel statut puis-je changer la facture? Pour en savoir plus sur les statuts disponibles, voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?