Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'Admin
Remarque
Si vous êtes revenu à l'ancienne version des factures de sous-traitant, suivez les étapes décrites dans Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur au lieu de celles ci-dessous.Objectif
Approuver ou rejeter les postes d’un facture en aval en tant que facture administrateur.
Contexte
Si vous êtes un administrateur de factures pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour prendre en charge cela, Procore vous offre la possibilité d'approuver ou de rejeter des postes individuels sur la carte Ventilation des coûts d'une facture. Pour approuver ou rejeter les postes, votre compte d'utilisateur Procore doit disposer des permissions d'utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois que vous avez obtenu les permissions appropriées, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour examiner les factures soumises à votre équipe pour paiement.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour consulter une facture de sous-traitant en tant qu'Admin à partir de l'outil de Facturation, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Information supplémentaire :
- Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n’importe quel facture et ne sont PAS limités à réviser uniquement les facture les plus récentes. Cependant, il est important de garder à l’esprit que le rejet d’un poste ne changera PAS la valeur de la facture.
- Pour savoir comment consulter un facture de projet à l’aide de l’outil Engagements du projet, voir Réviser les factures de sous-traitant en tant qu’administrateur.
Conditions préalables
Le facture doit avoir le statut « En cours de révision ». En fonction de qui crée la facture, consultez les tutoriels suivants.
- Si vous créez des factures au nom de vos collaborateurs en aval, voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation
- Si vos collaborateurs en aval soumettent leurs propres factures, voir Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation ou Réviser et soumettre à nouveau une facture en tant que contact de facturation
Étapes
- Accédez à l'outil de facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Localisez la facture à réviser et cliquez sur son lien Facture .
- Faites défiler jusqu'à la carte Ventilation des coûts .
- Cliquez sur le bouton Modifier .
- Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
Remarques
Lorsque vous passez en revue chaque poste, gardez à l’esprit :
- Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n’importe quelle facture :
- Vous n’êtes PAS limité à réviser uniquement la facture la plus récente.
- Le(s) rejet(s) poste(s) ne modifie PAS le(s) montant(s) des postes. Les montants doivent être mis à jour par un contact de facture administrateur ou de facture.
- Les contacts de facturation en aval ne peuvent mettre à jour les factures que lorsqu'ils disposent des permissions d'utilisateur requises pour soumettre des factures. Voir Réviser et soumettre à nouveau une facture en tant que contact de facturation .
- Si vous avez activé le bouton « Afficher les montants des réclamations des sous-traitants » dans l'outil Facturation, la colonne « Montant proposé » apparaît.
- Pour savoir comment créer un échéancier de paiement à partir de l'outil Facturation, voir Créer un échéancier de paiement .
- Pour savoir comment créer un échéancier de paiement à partir de l'outil Facturation progressive, voir Créer un échéancier de paiement à partir de l'outil Facturation progressive .
- Lorsque cette bascule est activée, Procore inclut le commentaire de rejet sur la facture dans la case « Raisons de la différence » dans l'exportation PDF de la facture.
- La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu'un contact de facturation a soumis, un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » peut ajuster séparément les colonnes « Travail terminé cette période » et « Matériaux actuellement stockés » pour définir les montants appropriés.
- Pour en savoir plus sur la ventilation des coûts dans une facture de sous-traitant, voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation ou Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
- Pour approuver un poste , cliquez sur la coche GRISE pour l'approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste budgétaire.
- Pour rejeter un poste :
- Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste.
Cela ouvre la case Raison (facultatif). - Entrez une raison dans la case Raison (Facultatif).
- Cliquez sur Ajouter.
Important
Les commentaires saisis dans la case « Raison (Facultatif) » ne sont PAS inclus dans le courriel automatisé envoyé au contact facture. Cependant, vous pouvez exporter un PDF qui comprend un tableau « Raisons de la différence » qui affiche les commentaires tels qu’ils sont saisis. Voir Exporter une facture de sous-traitant.
- Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste.
- Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n’importe quelle facture :
- Cliquez sur l'une (1) des options d'enregistrement :
- Enregistrer . Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver dans le statut « En cours de révision ».
OU - Sauvegarder & Changer de statut. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre « Enregistrer les modifications et modifier le statut ». Ensuite, sélectionnez le statut souhaité et entrez les informations que vous souhaitez transmettre au facture contact dans la zone Commentaires généraux. Cliquez ensuite sur Enregistrer le statut des & modifications.
Conseils
Quel statut puis-je changer la facture? Pour en savoir plus sur les statuts disponibles, voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?
- Enregistrer . Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver dans le statut « En cours de révision ».