Créer un PDF configurable d’une facture de financement
Version limitée
L’outil Financement est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les propriétaires. Pour en savoir plus, voir Quels noms d’outils et termes sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés ?Objectif
Créer un PDF personnalisé pour un facture de financement à l’aide des options de PDF configurables.
Contexte
Lorsque vous travaillez avec une facture de financement dans Procore, l’onglet Détails et l’onglet PDF configurable de la facture affichent ses postes. L’onglet PDF configurable vous permet de personnaliser la façon dont les postes s’affichent sur une facture de financement. Avec les fonctionnalités de cet onglet, vous pouvez regrouper et résumer les données de votre facture comme vous le souhaitez avant de la présenter au propriétaire que vous facturez.
Dans un PDF configurable, un groupe est un objet qui organise facture postes ensemble. Dans Procore, les groupes par défaut sont disponibles dans un PDF configurable sont des sous-projets (si activé), une division, un code de coût et un type de coût. Vous pouvez également créer des groupes personnalisés contenant des items personnalisés pour appliquer ces items personnalisés à votre PDF.
Exemples
- Comment organiser un PDF configurable à l’aide d’un groupe par défaut
Supposons que votre équipe ait créé différents sous-projets sur un projet Procore pour représenter différentes phases du projet). Dans cet exemple, vous souhaitez créer un PDF configurable qui regroupe les postes de la facture au donneur d’ouvrage dans la phase de projet appropriée. En supposant que vous ayez créé des sous-projets nommés « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 », vous pouvez choisir « Sous-projet » dans la liste déroulante « Ajouter un groupe ». Vous pouvez ensuite placer tous les postes qui ont été classés comme « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 » dans des groupes distincts. - Comment organiser un PDF à l’aide d’un groupe personnalisé
Supposons que votre équipe utilise son propre système de codes de facturation personnalisés. Vous pouvez créer un nouveau groupe pour le PDF configurable nommé « Groupe de facturation 1 » pour héberger vos codes. Vous pouvez ensuite créer de nouveaux items dans le groupe pour représenter vos codes de facturation. Par exemple, « Code de facturation A », « Code de facturation B », « Code de facturation C », et ainsi de suite. Une fois que votre groupe et vos codes sont créés, vous pouvez appliquer le groupe au PDF configurable, puis attribuer vos codes de facturation personnalisés aux postes individuels de la facture.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Financement du projet.
- Pour afficher une PDF configurable sur un financement, permissions « Lecture seule » sur l’outil Financement
- Information supplémentaire :
- Vous pouvez exporter une copie PDF de l’onglet PDF configurable pour la partager avec le propriétaire. Voir Exporter un PDF configurable d’une facture de financement.
- Vous pouvez envoyer par courriel l’onglet Détails d’un facture. Pour en savoir plus, voir Envoyer une facture de financement par courriel.
Conditions préalables
- Créez un financement. Voir Créer des fonds.
- Ajoutez les VDC postes budgétaires au financement. Voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un financement.
- Confirmez que toutes les parties au financement sont d’accord avant de changer son statut en « Approuvé ». Voir Approuver un financement.
- Ajoutez une facture de financement au financement. Voir Créer une facture de financement.
Étapes
Gérer les groupes personnalisés
Ces étapes vous montrent comment accéder à la fenêtre Gérer les groupes personnalisés.
- Accédez à l’outil Financement du projet.
- Localisez le financement associé à la facture au donneur d’ouvrage contenant le PDF configurable. Cliquez ensuite sur le lien Numéro .
- Cliquez sur l’onglet Factures.
- Recherchez le facture que vous souhaitez personnaliser dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
- Cliquez sur l’onglet PDF configurable .
- Ouvrez la liste déroulante Ajouter un groupe .
- Sélectionnez l’un des groupes par défaut dans la liste.
- Facultatif : Cliquez sur Gérer les groupes personnalisés.
- Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, continuez avec :
Ajouter un nouveau groupe au menu Ajouter un groupe
Ces étapes vous montrent comment créer un groupe personnalisé afin qu’il apparaisse comme une option dans la liste déroulante « Ajouter un groupe » dans l’onglet PDF configurable.
- Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, cliquez sur Ajouter un groupe.
- Entrez une étiquette pour le groupe dans la zone Entrer le nom du groupe . Appuyez ensuite sur ENTRÉE. Ajoutez autant de groupes que vous le souhaitez.
Remarque
- Après avoir appuyé sur ENTRÉE, le système enregistre automatiquement le nom du groupe et l’ajoute en tant que sélection dans la liste déroulante Ajouter un groupe dans l’onglet PDF configurable.
- Pour supprimer un groupe, cliquez sur le (x) à côté du nom du groupe pour le supprimer définitivement et tous les items associés au groupe sélectionné.
- Continuez avec Ajouter des items à un groupe.
Ajouter des items à un groupe
Ces étapes vous montrent comment ajouter des codes de facturation à un groupe personnalisé.
- Dans la fenêtre Ajouter des groupes personnalisés, recherchez le groupe auquel vous souhaitez ajouter des codes de facturation.
- Cliquez sur Ajouter un item.
- Dans la zone Entrer le nom de l’item, saisissez une étiquette pour le code. Appuyez ensuite sur ENTRÉE.
Remarque
- Ajoutez autant d’items que vous souhaitez à chaque groupe.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
Une bannière VERTE « Groupes enregistrés » apparaît en bas de la page. - Continuez avec Affecter les postes de la facture à un item d’un groupe.
Attribuer les postes de la facture à un item d’un groupe
Après avoir créé les groupes et les items que vous souhaitez utiliser pour votre facture, vous pouvez commencer à organiser vos postes afin qu’ils apparaissent comme vous le souhaitez.
- Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
- Cochez les facture postes que vous souhaitez attribuer à un item personnalisé.
Remarque : Ce action modifie l’étiquette dans la liste déroulante « Ajouter un groupe » en « Modifier ». - Dans la liste déroulante Modifier , sélectionnez le groupe contenant les items personnalisés que vous souhaitez attribuer aux postes de votre facture.
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseils
- Tous les facture postes qui ne sont pas affectés à un item personnalisé d’un groupe apparaîtront dans une section intitulée « Nom du groupe de facturation non spécifié ». Il n’y a aucune option pour supprimer ce nom convention.
- Si vous ne souhaitez pas que le « Nom du groupe de facturation » n’apparaisse pas sur votre facture, il est recommandé d’ajouter un item nommé « Aucun » ou « Autre » (ou un terme de votre choix) à votre groupe. Attribuez ensuite les postes de votre facture à cet item du groupe.