Démarrer avec l'outil Correspondance

Étapes pour les administrateurs :

L'outil Correspondance ne ressemble à aucun autre outil de Procore. Alors que la plupart des outils Procore s'appliquent à un processus d'entreprise spécifique, tels que les QRT, et sont préconfigurés avec des ensembles de champs paramétrables associés, par exemple, toutes les QRT ont des champs « personne assignée » et « date d'échéance », vous devez configurer vous-même l'outil Correspondance. Lorsque vous configurez un nouveau type de correspondance pour votre compagnie, vous créez essentiellement un « outil Procore personnalisé » à partir de zéro, y compris le choix des champs de données qui lui seront associés. Cela implique quelques étapes initiales de configuration.

Notez que Procore fournit les modèles prédéfinis suivants pour les types de correspondance : 

• Addenda
• Bulletin
• Demande de changement
• Instruction du client
• Contraintes
• Avis d’avertissement anticipé
• Prolongation du délai
• Correspondance générale
• Leçons apprises
• Lettres
• Lettres d’intention
• Demande matérielle
• Plan d’atténuation
• Avis de retard
• Ordre de démarrage des travaux
• Notification de la charge à refacturer
• Demande de permis
• Demande de projet
• Identification des risques
• Site Instruction (directive de chantier)

Vous pouvez trouver les modèles prédéfinis dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Ajouter un type de correspondance modèle. Ces modèles sont un moyen facile de commencer à utiliser l’outil Correspondance - puis, lorsque vous êtes prêt à créer vos propres types de correspondance, suivez les étapes ci-dessous.

Ci-dessous, nous couvrons les étapes recommandées pour configurer de nouveaux types de correspondance pour vos équipes. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance pour votre compagnie - les instructions suivantes vous guident à travers la configuration d’un type de correspondance.

• Créer un type de correspondance
• Créer et appliquer un ensemble de champs paramétrables
• Ajuster les permissions
• Configurer les paramètres avancés dans Project

Éléments à considérer

• Le nom que vous donnez au type de correspondance doit clairement décrire son utilisation prévue (certains exemples sont indiqués dans les listes ci-dessus). Le type est la première chose que les équipes de projet verront lorsqu'elles initient une nouvelle correspondance dans un projet, alors choisissez un nom pour le type qu'elles reconnaîtront et comprendront.
  • Recommandé - Définissez un préfixe dans le nom du type de correspondance, qui peut être facilement compris et reconnu par les équipes de projet. Cela permettra aux équipes de projet de reconnaître plus rapidement le type de correspondance lors de son utilisation dans l'annotation de plan ou lors de l'établissement d'un lien avec d'autres outils.
• Les permissions sont appliquées au niveau du type et sont basées sur des modèles (généralement par rôle, dans l'outil Permissions au niveau de la compagnie). Déterminez donc qui aura besoin d'afficher et d'utiliser ce type de correspondance, et créez des types distincts pour accueillir les communications avec des publics distincts (par exemple, un avis général à un sous-traitant serait un type distinct d'un avis général à un propriétaire). Voir Correspondance : Permissions pour plus d'informations.
• Recommandé - sélectionnez « privé par défaut » lorsque vous créez le type de correspondance. Étant donné que les permissions de correspondance sont basées sur les rôles, cette étape garantira que seules des parties spécifiques (par exemple, un sous-traitant particulier) pourront voir les correspondances qui leur sont attribuées ou qui leur sont distribuées (plutôt que tous les sous-traitants). (Inversement, si l'intention du type de correspondance est de diffuser des informations à tous les membres d'un rôle de projet particulier [par exemple, tous les sous-traitants], vous devez alors décocher l'option « privé par défaut ».)
• Le type de correspondance apparaît également dans sa propre ligne sur le graphique Aperçu du projet, sur la page d'accueil du projet. De cette façon, vous pouvez facilement suivre le statut des items dans chaque type de correspondance.
• Si votre compagnie utilise un outil personnalisé (créé par l’équipe Solutions personnalisées de Procore ), vous ne pouvez pas avoir de types de correspondance qui correspondent aux noms d’outils personnalisés. Si vous souhaitez utiliser un type de correspondance déjà associé à un outil personnalisé, nous vous recommandons de modifier le nom de l’outil personnalisé.

Étapes

Éléments à considérer

• Dans cette étape, vous décidez quelles informations (ou champs de données) seront associés à ce type de correspondance. Les champs que vous ajoutez dicteront les informations que les équipes de projet collecteront « quand elles seront livrées à elles-mêmes » et qu'elles utiliseront ce type de correspondance sur un projet réel. Par exemple, ce type de correspondance nécessite-t-il une date d'échéance, un champ de pièce jointe ou un emplacement pour documenter l'impact financier? 
• Vous pouvez marquer les champs comme « obligatoires », « facultatifs » ou les masquer complètement.
• Vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour personnaliser davantage l'ensemble de champs paramétrables.
• Vous pouvez créer plusieurs ensembles de champs paramétrables différents pour un type de correspondance donné, afin de tenir compte des variations des besoins en données pour différents types de projet.

Étapes

Après avoir créé le type de correspondance, vous pouvez ensuite terminer la création de l’ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance.

Éléments à considérer

• Les paramètres de permission pour la correspondance sont basés sur des modèles (généralement en fonction du rôle) et sont gérés dans l'outil permissions de la compagnie.
• Chaque type de correspondance est doté de son propre ensemble de permissions, comme tout autre outil Procore. Les paramètres de permission sont Aucune, Lecture seule, Standard, Admin et permissions granulaires.

Étapes

1. Accédez à l'outil Permissions de la compagnie.
2. Cliquez sur l'onglet Modèles de permissions de projet.
3. Cliquez sur Actions à côté du modèle pour lequel vous souhaitez accorder des permissions granulaires et sélectionnez Modifier le modèle.
4. Faites défiler jusqu'à la section « Types de correspondance et outils personnalisés ».
5. Sélectionnez le bouton dans la colonne Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin sur la ligne pour chaque type de correspondance.
6. Cliquez sur l'icône chevron > pour ouvrir ou fermer le menu des permissions granulaires pour chaque type de correspondance.
   Remarque : Cette icône s'affiche uniquement lorsque le bouton Lecture seule ou Standard est sélectionné.
7. Cochez la case « Tout activer » pour activer toutes les permissions granulaires de l'outil de correspondance sur le modèle de permissions.
   Remarque : Le nom de cette case devient « TOUT DÉSACTIVER » si toutes les permissions granulaires de l'outil Correspondance sont activées.
   OU
   Cochez la case pour chaque permission granulaire que vous souhaitez activer sur le modèle de permissions.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Étapes

Planification

Étant donné que l'outil Correspondance est très flexible, il est important d'avoir un programme complet à l'avance afin que vous puissiez vous assurer que vous l'utilisez d'une manière efficace qui répond le mieux aux besoins de vos équipes.

Déploiement

Un déploiement et une adoption réussis nécessitent que les équipes participent et commencent à utiliser la nouvelle fonctionnalité. Cela signifie que les gens doivent connaître la fonctionnalité, ses attentes en termes d'utilisation et savoir où trouver de l'aide et des commentaires!