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Procore

Démarrer avec l'outil Correspondance

Introduction à l'outil Correspondance

L'outil Correspondance est si flexible que vous pouvez l'utiliser pour gérer à peu près toutes les communications que vous souhaitez élever en dehors de votre messagerie pour les maintenir dans votre système d'enregistrement formel Procore à la place.

Vous trouverez ci-dessous quelques idées sur ce que vous pouvez faire avec l'outil Correspondance, en fonction de la façon dont nos clients actuels l'utilisent.

gc-company.jpg
entrepreneur général
  • Autorisation de travail supplémentaire/autorisation de travail de chantier
  • Demande/notification de changement
  • Directives/ordre de démarrage des travaux
  • Demande d'avance
  • Demande de documentation de sécurité
  • Programme d'atténuation des sous-traitants
  • Demande de sondage
gc-company.jpg
Propriétaire/GC
  • Directive de modification, notification de modification
  • Résolution de problème
  • Rapport de non-conformité (RNC), réponse et examen
  • Notification de somme à déduire
  • Demande de permis
  • Mise à jour hebdomadaire du statut du projet
gc-company.jpg
Entrepreneur spécialisé
  • Contraintes
  • Demande / notification de changement
  • Demande / notification de livraison
  • Autorisation de travail supplémentaire/autorisation de travail de chantier
  • Commande de matériaux
  • Avis de retard/avis de retard potentiel
  • Demande de changement de sous-niveau
gc-company.jpg
Toutes les compagnies

Installation

Afin de commencer à utiliser l’outil Correspondance sur vos projets, un administrateur de la compagnie doit d’abord créer un ou plusieurs types de correspondance au niveau de la compagnie.

Pour ceux qui n'ont pas de permissions d'administrateur au niveau de la compagnie : Si vous souhaitez commencer à utiliser l'outil Correspondance, parlez à l' administrateur Procore de votre compagnie et consultez les listes ci-dessus pour trouver des idées.

Étapes pour les administrateurs :

L'outil Correspondance ne ressemble à aucun autre outil de Procore. Alors que la plupart des outils Procore s'appliquent à un processus d'entreprise spécifique, tels que les QRT, et sont préconfigurés avec des ensembles de champs paramétrables associés, par exemple, toutes les QRT ont des champs « personne assignée » et « date d'échéance », vous devez configurer vous-même l'outil Correspondance. Lorsque vous configurez un nouveau type de correspondance pour votre compagnie, vous créez essentiellement un « outil Procore personnalisé » à partir de zéro, y compris le choix des champs de données qui lui seront associés. Cela implique quelques étapes initiales de configuration.

Notez que Procore fournit les modèles prédéfinis suivants pour les types de correspondance : 

  • Addenda
  • Bulletin
  • Demande de changement
  • Instruction du client
  • Contraintes
  • Avis d’avertissement anticipé
  • Prolongation du délai
  • Correspondance générale
  • Leçons apprises
  • Lettres
  • Lettres d’intention
  • Demande matérielle
  • Plan d’atténuation
  • Avis de retard
  • Ordre de démarrage des travaux
  • Notification de la charge à refacturer
  • Demande de permis
  • Demande de projet
  • Identification des risques
  • Site Instruction (directive de chantier)

Vous pouvez trouver les modèles prédéfinis dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Ajouter un type de correspondance modèle. Ces modèles sont un moyen facile de commencer à utiliser l’outil Correspondance - puis, lorsque vous êtes prêt à créer vos propres types de correspondance, suivez les étapes ci-dessous.

Ci-dessous, nous couvrons les étapes recommandées pour configurer de nouveaux types de correspondance pour vos équipes. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance pour votre compagnie - les instructions suivantes vous guident à travers la configuration d’un type de correspondance.

Créer un type de correspondance

Éléments à considérer

  • Le nom que vous donnez au type de correspondance doit clairement décrire son utilisation prévue (certains exemples sont indiqués dans les listes ci-dessus). Le type est la première chose que les équipes de projet verront lorsqu'elles initient une nouvelle correspondance dans un projet, alors choisissez un nom pour le type qu'elles reconnaîtront et comprendront.
    • Recommandé - Définissez un préfixe dans le nom du type de correspondance, qui peut être facilement compris et reconnu par les équipes de projet. Cela permettra aux équipes de projet de reconnaître plus rapidement le type de correspondance lors de son utilisation dans l'annotation de plan ou lors de l'établissement d'un lien avec d'autres outils.
  • Les permissions sont appliquées au niveau du type et sont basées sur des modèles (généralement par rôle, dans l'outil Permissions au niveau de la compagnie). Déterminez donc qui aura besoin d'afficher et d'utiliser ce type de correspondance, et créez des types distincts pour accueillir les communications avec des publics distincts (par exemple, un avis général à un sous-traitant serait un type distinct d'un avis général à un propriétaire). Voir Correspondance : Permissions pour plus d'informations.
  • Recommandé - sélectionnez « privé par défaut » lorsque vous créez le type de correspondance. Étant donné que les permissions de correspondance sont basées sur les rôles, cette étape garantira que seules des parties spécifiques (par exemple, un sous-traitant particulier) pourront voir les correspondances qui leur sont attribuées ou qui leur sont distribuées (plutôt que tous les sous-traitants). (Inversement, si l'intention du type de correspondance est de diffuser des informations à tous les membres d'un rôle de projet particulier [par exemple, tous les sous-traitants], vous devez alors décocher l'option « privé par défaut ».)
  • Le type de correspondance apparaît également dans sa propre ligne sur le graphique Aperçu du projet, sur la page d'accueil du projet. De cette façon, vous pouvez facilement suivre le statut des items dans chaque type de correspondance.
  • Si votre compagnie utilise un outil personnalisé (créé par l’équipe Solutions personnalisées de Procore ), vous ne pouvez pas avoir de types de correspondance qui correspondent aux noms d’outils personnalisés. Si vous souhaitez utiliser un type de correspondance déjà associé à un outil personnalisé, nous vous recommandons de modifier le nom de l’outil personnalisé.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur Correspondance.
  3. Cliquez sur l'onglet Types.
  4. Cliquez sur + Créer.
  5. Dans la fenêtre « Ajouter un type de correspondance », sélectionnez le bouton Créer un nouveau type personnalisé . (Voir Ajouter un type de correspondance modèle pour plus d’informations sur l’option Démarrer à partir du modèle .)
  6. Complétez les informations suivantes pour le nouveau type de correspondance :
    • Nom : Entrez un nom pour le type de correspondance.
       Conseil
      En fonction du texte que vous entrez dans le champ Nom , le système suggère des types de correspondance similaires nommés de modèle qui n’ont pas encore été ajoutés à l’compte Procore de votre compagnie. Vous pouvez sélectionner le bouton d’un type de correspondance modèle pour terminer le champ Nom et remplir automatiquement le champ Numéro préfixe .
    • Préfixe numérique (Facultatif) : Saisissez un préfixe alphanumérique (jusqu’à 10 caractères de long) pour le type de correspondance.
    • Optionnel: Marquez les items sont privés par défaut case à cocher si vous souhaitez que tous les items créés sous ce type de correspondance soient privés par défaut.
    • Facultatif : Cochez la case Envoyer des rappels par courriel pour les items en retard si vous souhaitez que Procore envoie des rappels automatiques par courriel aux personnes assignées lorsqu'un item auquel elles sont assignées est en retard. L'activation ou la désactivation de cette fonctionnalité affecte tous les projets qui utilisent ce type de correspondance. Il s'agit d'une fonctionnalité globale qui ne peut pas être configurée pour un seul projet.
  7. Cliquez sur Ajouter.
    Le nouveau type de correspondance est créé et une bannière indiquant que « Le modèle a été ajouté avec succès ». Vous êtes ensuite redirigé vers la page « Modifier l’ensemble de champs paramétrables » pour le nouveau type de correspondance où vous pouvez mettre à jour l’ensemble de champs paramétrables et l’appliquer à un ou plusieurs projets (ce qui vous permettra de commencer à créer et à visualiser des items de correspondance avec le nouveau type de correspondance sur ces projets). Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
     Conseil

Créer et appliquer un ensemble de champs paramétrables

Éléments à considérer

  • Dans cette étape, vous décidez quelles informations (ou champs de données) seront associés à ce type de correspondance. Les champs que vous ajoutez dicteront les informations que les équipes de projet collecteront « quand elles seront livrées à elles-mêmes » et qu'elles utiliseront ce type de correspondance sur un projet réel. Par exemple, ce type de correspondance nécessite-t-il une date d'échéance, un champ de pièce jointe ou un emplacement pour documenter l'impact financier? 
  • Vous pouvez marquer les champs comme « obligatoires », « facultatifs » ou les masquer complètement.
  • Vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour personnaliser davantage l'ensemble de champs paramétrables.
  • Vous pouvez créer plusieurs ensembles de champs paramétrables différents pour un type de correspondance donné, afin de tenir compte des variations des besoins en données pour différents types de projet.

Étapes

Après avoir créé le type de correspondance, vous pouvez ensuite terminer la création de l’ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance.

Mettre à jour les paramètres de l’ensemble de champs paramétrables

Commencez à l’étape 6 ci-dessous :

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  2. Sous  « Paramètres de l’outil », cliquez sur l'outil pour lequel vous souhaitez créer des groupes de champs configurables.
  3. Cliquez sur l’onglet Ensembles de champs paramétrables .
    admin-fieldsets-tab.png
    Note: Les outils sans autres paramètres de l’outil Admin au niveau de la compagnie s’ouvriront automatiquement à cette page.
  4. Cliquez sur Créer un nouveau en face de la section pour laquelle vous souhaitez configurer des groupes de champs.
  5. Dans la fenêtre « Créer un ensemble de champs paramétrables », saisissez un nom pour l'ensemble de champs paramétrables et cliquez sur Créer.
  6. Sur la page « Modifier l'ensemble de champs paramétrables », chaque nom de champ a les options suivantes :
    • Basculez le bouton en position ON icon-toggle-on.png pour rendre le champ visible dans la section.
      OU
      Cliquez sur le bouton DÉSACTIVÉ icon-toggle-off.png pour masquer le champ dans la section.
      Note: Une icon-toggle-on2.png icône indique que le champ est visible par défaut et ne peut pas être modifié en masqué.
    • Cochez la case « Obligatoire » pour désigner le champ comme requis.
      OU ALORS
      Décochez la case « Obligatoire » pour désigner le champ comme facultatif.
      Remarques :
      • Les champs sans case à cocher sont facultatifs par défaut et ne peuvent pas être modifiés en tant que obligatoires.
      • Une case à cocher marquée en gris icon-checkbox-marked-grayed-out.png indique que le champ est obligatoire par défaut et ne peut pas être modifié en facultatif.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? » fenêtre, cliquez sur Affecter des projets pour ajouter l'ensemble de champs paramétrables aux projets.
    • Dans la fenêtre « Attribuer des projets », cochez la case à côté de chaque projet auquel vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs paramétrables et cliquez sur Mettre à jour.
    • Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? », cliquez sur Confirmer.
  9. Facultatif : Pour définir un ensemble de champs paramétrables par défaut pour les nouveaux projets, cliquez sur le bouton icon-ellipsis-options-menu.png à la fin de sa ligne dans l'onglet « Ensembles de champs paramétrables » et sélectionnez Définir comme nouveau projet par défaut.
    Remarque
    Les projets créés à partir d’un modèle de projet qui incluent des ensembles de champs hériteront des ensembles de champs paramétrables du modèle de projet au lieu des ensembles de champs par défaut de votre compagnie. Voir Configurer un modèle de projet.
Optionnel: Ajouter un champ personnalisé à l’ensemble de champs paramétrables

Commencez à l’étape 3 ci-dessous :

  1. Cliquez sur l'onglet Groupes de champs.
  2. Cliquez sur Modifier à côté du groupe de champs auquel vous souhaitez ajouter les champs personnalisés.
    OU
    Cliquez sur Créer un nouveau pour créer un nouveau groupe de champs. Voir Créer de nouveaux groupes de champs configurables.
  3. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur  Ajouter un champ personnalisé.
     Conseil
    Des champs personnalisés peuvent être ajoutés aux sections personnalisées sur les outils pris en charge. Voir Créer des sections personnalisées et Que sont les sections personnalisées et quels outils Procore les prennent en charge?
  4. Cliquez sur Créer nouveau.
  5. Complétez les informations suivantes pour le nouveau champ :
    • Nom du champ : Entrez un nom pour le champ.
    • Type de champ : Sélectionnez le type de champ que vous souhaitez créer.
      Note: Certains types de champs peuvent ne pas être disponibles pour tous les outils.
      • Case: Le champ sera un case à cocher qui peut être marqué ou effacé.
      • Société: Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner une compagnie dans le répertoire du projet.
      • Date: Le champ permettra à l’utilisateur de sélectionner une date du calendrier.
      • Téléversements de fichiers : Le champ permettra d’ajouter des pièces jointes à partir d’outils pris en charge dans Procore ou sur l’ordinateur de l’utilisateur.
      • Lieu : Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner un lieu existant.
      • Sélection multiple : Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner plusieurs valeurs.
      • Numéro : Le champ permettra de saisir une valeur numérique.
        Remarque : Lorsqu'un utilisateur entre un nombre dans un champ personnalisé « Numéro » sans valeur décimale ou avec deux zéros après une virgule décimale, les exportations PDF avec le champ afficheront une valeur décimale de .0 pour le nombre. Par exemple, si un utilisateur entre 123 ou 123,00 , l'exportation PDF affichera le numéro sous la forme 123,0 .
      • Texte brut (court) : Le champ sera un champ de texte libre.
      • Utilisateur du répertoire du projet (sélection multiple) : Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner un ou plusieurs utilisateurs dans le répertoire du projet.
      • Utilisateur du répertoire du projet (sélection unique) : Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner un utilisateur dans le répertoire du projet.
      • Entrée en lecture seule : Le champ vous permettra de saisir un message, tel que des directives, dans la zone de texte, qui sera visible sur un item.
      • Texte enrichi (long) : Le champ sera un champ de texte enrichi qui prend en charge les paragraphes pour permettre des réponses plus longues et du texte en italique et souligné.
      • Sélection unique (menu déroulant) : Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner une valeur.
      • Utilisateur de l’outil (sélection unique) : Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner un utilisateur disposant de permissions « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil.
      • Date/Heure : Le champ sera une combinaison d'un menu de calendrier et d'une entrée d'heure.
  6. Cliquez sur Créer.
    Note: Le champ sera automatiquement ajouté au bas du groupe de champs.
  7. Basculez le bouton en position ACTIVÉ icon-toggle-on.png pour rendre le champ personnalisé visible dans la section.
    OU
    Cliquez sur le bouton DÉSACTIVÉ icon-toggle-off.png pour masquer le champ personnalisé dans la section.
  8. Cochez le case à cocher « Obligatoire » pour désigner le champ personnalisé comme requis.
    OU
    Décochez le case à cocher « Obligatoire » pour désigner le champ personnalisé comme facultatif.
  9. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications apportées à l’ensemble de champs paramétrables.
  10. Si l'ensemble de champs est déjà appliqué à un ou plusieurs projets, cliquez sur Appliquer à l'existant.
    OU
    Si vous venez de créer un nouvel ensemble de champs, cliquez sur Affecter des projets et commencez à l'étape 3 de la section Appliquer un ensemble de champs avec des champs personnalisés aux projets ci-dessous.
  11. Optionnel: Cliquez et faites glisser sur l’icône de poignée icon-reorder-grip.pngde réorganisation  pour réorganiser l’ordre que les champs personnalisés apparaîtront sur un ensemble de champs paramétrables.
    Note: Les champs Standard de Procore ne peuvent pas être réorganisés.
Optionnel: Ajouter une section personnalisée à l’ensemble de champs paramétrables pour organiser les champs personnalisés

Commencez à l’étape 5 ci-dessous :

  1. Naviguez vers l'outil Admin au niveau de la compagnie.
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur l'outil pour lequel vous souhaitez créer une section personnalisée.
  3. Cliquez sur Ensembles de champs paramétrables.
  4. Cliquez sur Modifier à côté de l'ensemble de champs paramétrables auquel vous souhaitez ajouter une section personnalisée.
    OU
    Cliquez sur Créer un nouveau pour créer un nouvel ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
  5. Cliquez sur + Ajouter une section.
  6. Dans la fenêtre « Ajouter une section », entrez un nom pour la section et cliquez sur Ajouter.
  7. Pour ajouter un ou plusieurs champs personnalisés à la nouvelle section personnalisée, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé sous le nom de la section personnalisée.
  8. Cliquez sur Choisir parmi existant pour ajouter un champ personnalisé existant.
    OU
    Cliquez sur Créer nouveau pour créer et ajouter un nouveau champ personnalisé. Voir Créer des champs personnalisés dans un ensemble de champs paramétrables.
  9. Répétez les étapes 5 à 8 pour ajouter d'autres sections personnalisées.
  10. Facultatif : Pour réorganiser les sections personnalisées, procédez comme suit :
    • Passez votre curseur à côté de la section personnalisée jusqu'à ce que l'icône de poignée icon-reorder-grip.png s'affiche.
    • Cliquez sur l'icône de poignée et faites glisser la section personnalisée au-dessus ou en dessous d'une autre section personnalisée.
  11. Facultatif : Pour déplacer un champ personnalisé vers une autre section personnalisée, procédez comme suit :
    • Passez votre curseur à côté du champ personnalisé jusqu'à ce que l'icône de poignée icon-reorder-grip.png s'affiche.
    • Cliquez sur l'icône de poignée et faites glisser le champ personnalisé au-dessus du bouton Ajouter un champ personnalisé dans la section personnalisée vers laquelle vous souhaitez le déplacer.
  12. Cliquez sur Enregistrer.
Terminez la création de votre ensemble de champs paramétrables et appliquez-le aux projets.
  1. Après avoir ajouté un ou plusieurs champs personnalisés à l'ensemble de champs paramétrables, cliquez sur Enregistrer.

  2. Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? » :
     Important
    L’outil Correspondance ne s’affichera pas sur un projet tant qu’au moins un type de correspondance n’a pas été créé et qu’un ensemble de champs paramétrables pour au moins un type de correspondance a été appliqué au projet.
    • Cliquez sur Appliquer à l'existant pour enregistrer vos modifications apportées à l'ensemble de champs sur les projets auxquels l'ensemble de champs paramétrables est déjà appliqué.
      OU ALORS
    • Cliquez sur Affecter des projets pour ajouter ou supprimer l'ensemble de champs paramétrables des projets.
      • Dans la fenêtre « Attribuer des projets », cochez la case à côté de chaque projet auquel vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs paramétrables et cliquez sur Mettre à jour.
      • Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? », cliquez sur Confirmer.
  3. Optionnel: Pour définir un ensemble de champs paramétrables par défaut pour les nouveaux projets, cliquez sur l’icône icon-ellipsis-options-menu.png à la fin de sa ligne dans l’onglet « Ensembles de champs paramétrables » et sélectionnez Définir comme nouveau projet par défaut.

Ajuster les permissions

Éléments à considérer

  • Les paramètres de permission pour la correspondance sont basés sur des modèles (généralement en fonction du rôle) et sont gérés dans l'outil permissions de la compagnie.
  • Chaque type de correspondance est doté de son propre ensemble de permissions, comme tout autre outil Procore. Les paramètres de permission sont Aucune, Lecture seule, Standard, Admin et permissions granulaires.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Permissions de la compagnie.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles de permissions de projet.
  3. Cliquez sur Actions à côté du modèle pour lequel vous souhaitez accorder des permissions granulaires et sélectionnez Modifier le modèle.
  4. Faites défiler jusqu'à la section « Types de correspondance et outils personnalisés ».
  5. Sélectionnez le bouton dans la colonne Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin sur la ligne pour chaque type de correspondance.
  6. Cliquez sur l'icône chevron > pour ouvrir ou fermer le menu des permissions granulaires pour chaque type de correspondance.
    Remarque : Cette icône s'affiche uniquement lorsque le bouton Lecture seule ou Standard est sélectionné.
  7. Cochez la case « Tout activer » pour activer toutes les permissions granulaires de l'outil de correspondance sur le modèle de permissions.
    Remarque : Le nom de cette case devient « TOUT DÉSACTIVER » si toutes les permissions granulaires de l'outil Correspondance sont activées.
    OU
    Cochez la case pour chaque permission granulaire que vous souhaitez activer sur le modèle de permissions.
 Important
Des permissions granulaires pour l'outil de correspondance du projet peuvent être accordées pour chacun des types de correspondance de votre compagnie individuellement, plutôt que sur une base à l'échelle de l'outil. Pour plus d'informations sur la création de types de correspondance, voir Créer un nouveau type de correspondance .
Nom de la permission granulaire Description granulaire des permissions
Créer un élément Accorde aux utilisateurs le privilège de créer un item de correspondance.
Remarque : Étant donné que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » sur un type de correspondance peuvent créer des items de correspondance, la permission granulaire « Créer un item » ne peut pas être décochée tant que « Standard » est sélectionné pour le type de correspondance sur le modèle de permissions.
Répondre aux éléments sur lesquels ils se trouvent Accorde aux utilisateurs le privilège de répondre aux items de correspondance pour lesquels ils sont ajoutés au champ « Destinataire » de l'item, au champ « Reçu de » ou à la liste « Distribution ».
Remarque : Étant donné que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » sur un type de correspondance peuvent répondre aux items de correspondance sur lesquels ils se trouvent, la permission granulaire « Répondre aux items sur lesquels ils sont » ne peut pas être décochée tant que « Standard » est sélectionné pour le type de correspondance sur les permissions modèle.
Modifier les éléments ouverts qu'ils ont créés Accorde aux utilisateurs le privilège de modifier les items de correspondance « Ouvrir » qu'ils ont créés.
Remarque : Étant donné que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » sur un type de correspondance peuvent modifier les items de correspondance « Ouvrir » qu'ils ont créés, la permission granulaire « Modifier les items ouverts qu'ils ont créés » ne peut pas être décochée tant que « Standard » est sélectionné pour le type de correspondance sur les permissions modèle.
Répondre aux éléments accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise Accorde aux utilisateurs le privilège de répondre aux items de correspondance qui sont accessibles à un autre utilisateur au sein de leur même compagnie. Les utilisateurs disposant de cette permission granulaire ne peuvent pas afficher les items de correspondance « privés » à moins qu'ils n'aient également reçu la permission granulaire « Afficher les items privés accessibles aux utilisateurs au sein de la même compagnie ».
Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise Accorde aux utilisateurs le privilège d'afficher les items de correspondance « privés » qui sont accessibles à un autre utilisateur au sein de leur même compagnie.
  1. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres avancés dans un projet

Vous pouvez configurer des paramètres supplémentaires pour chaque type de correspondance au niveau du projet. Vous pouvez utiliser ces paramètres pour :

  • Activer les rappels par courriel pour les items en retard
  • Définir une liste de distribution par défaut
  • Définir des dates d'échéance automatisées pour les réponses
  • Ajouter une description par défaut

Étapes

Paramètres de l'onglet

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png et sélectionnez le type de correspondance pour lequel vous souhaitez configurer les paramètres.
  3. Cliquez sur Paramètres de l'ongletdans la barre latérale.
  4. Remplissez les items suivants si nécessaire pour votre projet :
    Remarque : Les utilisateurs qui créent ou modifient un item de correspondance à l'aide de ce type de correspondance peuvent modifier les champs Distribution, Date d'échéance et Description pour des items individuels.
    • Distribution par défaut : Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes de distribution dans le menu déroulant. Cliquez sur l’icône icon-delete-x.png à côté du nom d’un utilisateur si vous souhaitez les supprimer de cette liste.
      Note: Les utilisateurs doivent disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance à ajouter à cette liste. Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions de projet.
    • Les réponses seront dues : Saisissez un nombre pour les jours ouvrables par défaut après lesquels une réponse sera due.
    • Description par défaut : Saisissez une description par défaut à ajouter aux items créés à l'aide de ce type de correspondance.
    • Paramètres de courriel : Cochez ou décochez les cases sous chaque rôle d'utilisateur pour déterminer qui recevra les notifications par courriel pour chaque événement de courriel. Voir Qui reçoit les courriels d'items de correspondance et les notifications push? pour plus d'informations.
      Remarque : Certains paramètres de messagerie sont configurés au niveau de la compagnie et affectent tous les projets. Par exemple, la case à cocher « Envoyer des rappels par courriel pour les items en retard » est décrit dans Créer un nouveau type de correspondance.
       Important
      Si un flux de travail en libre-service de correspondance personnalisé est utilisé sur un projet, les notifications par courriel d'item de correspondance pour ce projet sont gérées via les paramètres de configuration du flux de travail à la place. Voir (Bêta) Quand les notifications par courriel sont-elles envoyées pour les flux de travail personnalisés en libre-service? pour plus d'informations
  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Project level Correspondence tool settings WITHOUT Workflow settings section.png

Tableau des permissions 

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png et sélectionnez le type de correspondance pour lequel vous souhaitez afficher les permissions d'utilisateur.
  3. Cliquez sur Tableau des permissions dans la barre latérale.
    Le tableau des permissions d'utilisateur s'affiche pour le type de correspondance.
    • L’icône de coche green-check.png verte indique le niveau de permission accordé à l’utilisateur sur le type de correspondance : « Aucun », « Lecture seule », « Standard » ou « Admin ».
    • L’icône rouge red-x.png indique quels niveaux de permission ne sont pas attribués à l’utilisateur.
    • L'icône gris icon-permissions-admin-x.png indique quels niveaux de permission ne sont pas attribués à l'utilisateur et ne peuvent actuellement pas être modifiés car l'utilisateur a reçu un modèle de permissions de projet. Pour modifier leurs permissions dans l'outil Répertoire au niveau du projet, consultez Modifier les permissions d'un utilisateur dans le répertoire du projet.
       Conseil
      Voir Matrice des permissions d'utilisateur - Web et Matrice des permissions d'utilisateur - Mobile pour plus d'informations sur les différentes actions qui peuvent être effectuées par les utilisateurs avec le niveau de permissions que vous sélectionnez.
  4. Pour modifier le niveau de permissions d’un utilisateur sur le type de correspondance lorsqu’il n’a pas de modèle de permissions de projet attribué, cliquez sur l’icône rouge red-x.png pour le niveau de permissions que vous souhaitez accorder à l’utilisateur.
    L’icône rouge est remplacée par une icône de coche green-check.png verte red-x.png et le niveau de permissions de l’utilisateur sur le le type de correspondance est automatiquement enregistré.

 

Meilleures pratiques

Planification

Étant donné que l'outil Correspondance est très flexible, il est important d'avoir un programme complet à l'avance afin que vous puissiez vous assurer que vous l'utilisez d'une manière efficace qui répond le mieux aux besoins de vos équipes.

Éléments à considérer
  1. Sondage auprès des parties prenantes internes. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance - assurez-vous d’avoir obtenu les commentaires des équipes sur lesquels sont les plus critiques ou bénéfiques pour leurs projets.
  2. Identifiez les processus adaptés. Pour un processus donné, si vous répondez « oui » aux questions ci-dessous, la correspondance est probablement un bon choix. 
    • Ce processus est-il basé sur le partage d'informations et la communication avec d'autres parties prenantes? Avez-vous besoin que les parties prenantes soient responsables de la reception ou de la réponse à ces informations?
    • Ce processus est-il actuellement géré par courriel, ou même par téléphone/ SMS?
    • Serait-il avantageux pour votre entreprise de formaliser et de centraliser la communication autour de ce processus? 
    • Y a-t-il un risque de perte de temps ou d'argent si ce processus n'est pas suivi ou enregistré correctement? 
    • Avez-vous des modèles existants que vous utilisez pour ce processus ?
    • Terminez-vous actuellement ce processus en dehors de Procore ou dans l'un des outils personnalisés de Procore? 
    • Est-il nécessaire de lier ce processus aux QRT et aux événements de changement pour un suivi complet?
    • Ce processus gagnerait-il à être lié à une annotation de plan?
  3. Évaluez la situation dans son ensemble. Établissez votre programme pour les types de correspondance et leurs données associées, afin de vous assurer que vous utilisez Correspondance de manière efficace, sans redondance et d'une manière qui aura du sens pour vos équipes et vos processus.

Déploiement

Un déploiement et une adoption réussis nécessitent que les équipes participent et commencent à utiliser la nouvelle fonctionnalité. Cela signifie que les gens doivent connaître la fonctionnalité, ses attentes en termes d'utilisation et savoir où trouver de l'aide et des commentaires!

Éléments à considérer
  • Socialisez. Assurez-vous que les équipes de projet connaissent les types de correspondance que vous avez configurés et clarifiez les attentes relatives à l'utilisation de Correspondance. Faites des annonces générales et offrez des opportunités de questions/réponses (idéalement, plus d'une fois). Mettez à jour les manuels de procédures de la compagnie en conséquence.
  • Former. Si vos équipes ont besoin d'une formation sur la correspondance, dirigez-les vers le site de support Procore ou l'icône d'aide dans l'application, la page des webinaires , ou travaillez avec votre point de contact Procore pour demander une formation personnalisée.
  • Recueillez des commentaires. Gardez une ligne de communication ouverte avec les équipes de projet afin de pouvoir obtenir des commentaires directs sur ce qui fonctionne bien ou sur les points que vous pourriez vouloir ajuster.
  • Utilisez des rapports et des tableaux de bord. Surveillez le nombre et le statut des correspondances dans l'ensemble des projets afin que vous puissiez identifier les domaines pour améliorer l'adoption, clarifier les attentes ou apporter des changements à vos modèles.