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Procore

Démarrer avec l'outil Correspondance

 

Introduction à l'outil Correspondance

L'outil Correspondance est si flexible que vous pouvez l'utiliser pour gérer à peu près toutes les communications que vous souhaitez élever en dehors de votre courriel, et à la place maintenir dans votre système d'enregistrement Procore formel.

Vous trouverez ci-dessous quelques idées sur ce que vous pouvez faire avec l'outil Correspondance, en fonction de la façon dont nos clients actuels l'utilisent.

  • Modifier la directive, modifier la notification
  • Résolution des problèmes
  • Rapport de non-conformité (RNC), réponse et examen
  • Notification de somme à déduire
  • Demande de permis
  • Mise à jour hebdomadaire du statut du projet

Installation

Pour commencer à utiliser l'outil Correspondance sur vos projets, un admin de la compagnie doit d'abord créer des types de correspondance et des ensemble de champs paramétrables (par exemple des modèles) au niveau de la compagnie. 

Pour ceux qui ne disposent pas de permissions admin au niveau de la compagnie - si vous souhaitez commencer à utiliser l'outil Correspondance (consultez les listes ci-dessus pour des idées), parlez à l'administrateur Procore interne de votre compagnie

Étapes pour les administrateurs :

L'outil Correspondance ne ressemble à aucun autre outil de Procore. Alors que la plupart des outils Procore s'appliquent à un processus d'entreprise spécifique, tels que les QRT, et sont préconfigurés avec des ensembles de champs paramétrables associés, par exemple, toutes les QRT ont des champs « personne assignée » et « date d'échéance », vous devez configurer vous-même l'outil Correspondance. Lorsque vous configurez un nouveau type de correspondance pour votre compagnie, vous créez essentiellement un « outil Procore personnalisé » à partir de zéro, y compris le choix des champs de données qui lui seront associés. Cela implique quelques étapes initiales de configuration.

Notez que nous fournissons les modèles prédéfinis suivants pour les types de correspondance : 

  • Addenda
  • Bulletin
  • Demande de changement
  • Directives du client
  • Prolongation du délai
  • Correspondance générale
  • Lettres
  • Avis de retard
  • Ordre de démarrage des travaux
  • Notification de somme à déduire
  • Directives de chantier

Vous pouvez trouver les modèles prédéfinis dans les paramètres Admin au niveau de la compagnie, dans l'onglet Correspondance - sélectionnez simplement « Ajouter un modèle ». Ces modèles sont un moyen facile de démarrer avec l'outil Correspondance - puis, lorsque vous êtes prêt à personnaliser vos propres types de correspondance, suivez les étapes ci-dessous.

Ci-dessous, nous couvrons les étapes recommandées pour configurer de nouveaux types de correspondance pour vos équipes. Vous pouvez créer jusqu'à 30 types de correspondance différents pour votre compagnie - les directives suivantes vous guident à travers la configuration d' un type de correspondance. 

Créer un type de correspondance

Éléments à considérer

  • Le nom que vous donnez au type de correspondance doit clairement décrire son utilisation prévue (certains exemples sont indiqués dans les listes ci-dessus). Le type est la première chose que les équipes de projet verront lorsqu'elles initient une nouvelle correspondance dans un projet, alors choisissez un nom pour le type qu'elles reconnaîtront et comprendront.
    • Recommandé - Définissez un préfixe dans le nom du type de correspondance, qui peut être facilement compris et reconnu par les équipes de projet. Cela permettra aux équipes de projet de reconnaître plus rapidement le type de correspondance lors de son utilisation dans l'annotation de plan ou lors de l'établissement d'un lien avec d'autres outils.
  • Les permissions sont appliquées au niveau du Type et sont basées sur un modèle (généralement par rôle, dans l'outil Permissions au niveau de la compagnie). Déterminez donc qui devra afficher et utiliser ce type de correspondance, et créez des types distincts pour permettre les communications avec des publics distincts (par exemple, un avis général à un sous-traitant serait un type distinct d'un avis général à un propriétaire). Consultez cet article de support ou cette vidéo pour plus d'informations sur les Permissions.
  • Recommandé - sélectionnez « privé par défaut » lorsque vous créez le type de correspondance. Étant donné que les permissions de correspondance sont basées sur les rôles, cette étape garantira que seules des parties spécifiques (par exemple, un sous-traitant particulier) pourront voir les correspondances qui leur sont attribuées ou qui leur sont distribuées (plutôt que tous les sous-traitants). (Inversement, si l'intention du type de correspondance est de diffuser des informations à tous les membres d'un rôle de projet particulier [par exemple, tous les sous-traitants], vous devez alors décocher l'option « privé par défaut ».)
  • Le type de correspondance apparaît également dans sa propre ligne sur le graphique Aperçu du projet, sur la page d'accueil du projet. De cette façon, vous pouvez facilement suivre le statut des items dans chaque type de correspondance.
  • Si votre compagnie utilise des outils personnalisés (créés par l'équipe Solutions personnalisées de Procore), vous ne pouvez pas avoir de types de correspondance qui correspondent aux noms d'outils personnalisés. Si vous souhaitez utiliser un type de correspondance déjà associé à un outil personnalisé, nous vous recommandons de modifier le nom de l'outil personnalisé.

Étapes

Créer et appliquer un ensemble de champs paramétrables

Éléments à considérer

  • Dans cette étape, vous décidez quelles informations (ou champs de données) seront associés à ce type de correspondance. Les champs que vous ajoutez dicteront les informations que les équipes de projet collecteront « quand elles seront livrées à elles-mêmes » et qu'elles utiliseront ce type de correspondance sur un projet réel. Par exemple, ce type de correspondance nécessite-t-il une date d'échéance, un champ de pièce jointe ou un emplacement pour documenter l'impact financier? 
  • Vous pouvez marquer les champs comme « obligatoires », « facultatifs » ou les masquer complètement.
  • Vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour personnaliser davantage l'ensemble de champs paramétrables.
  • Vous pouvez créer plusieurs ensembles de champs paramétrables différents pour un type de correspondance donné, afin de tenir compte des variations des besoins en données pour différents types de projet.

Étapes

Après avoir créé le type de correspondance, vous êtes automatiquement redirigé vers la page Ensembles de champs paramétrables pour créer un ensemble de champs paramétrables.

Facultatif : Mettre à jour les paramètres de l'ensemble de champs paramétrables.
Facultatif : Ajouter un champ personnalisé à un ensemble de champs paramétrables.
Terminez la création de votre ensemble de champs paramétrables et appliquez-le aux projets.
  1. Après avoir ajouté un ou plusieurs champs personnalisés à l'ensemble de champs paramétrables, cliquez sur Enregistrer.

  2. Cochez les cases à côté des projets auxquels vous souhaitez affecter les ensembles de champs paramétrables.
    OU
    Cliquez sur Sélectionner tout pour sélectionner tous les projets.
    OU
    Recherchez par nom ou numéro de projet.

     

     Remarque
    L'ensemble de champs paramétrables doit être appliqué à des projets spécifiques pour permettre aux équipes de projet d'afficher et d'utiliser le type de correspondance.
  3. Cliquez sur Mettre à jour.

  4. Cliquez sur Confirmer pour confirmer que vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs paramétrables aux projets sélectionnés.

  5. Pour définir l'ensemble de champs paramétrables que vous avez créé par défaut pour le type de correspondance, cliquez sur les points de suspension verticaux (⋮) à la fin de la ligne pour l'ensemble de champs paramétrables que vous souhaitez ajouter par défaut, puis cliquez sur Définir comme valeur par défaut pour le nouveau projet.
    Une coche apparaîtra pour l'ensemble de champs paramétrables dans la colonne Par défaut pour le nouveau projet.

Attribuer un ensemble de champs paramétrables à un projet

Éléments à considérer

  • Cette étape est nécessaire pour que l'outil Correspondance apparaisse dans la liste déroulante Boîte à outils au niveau du projet et pour que le Type de correspondance soit disponible dans le projet. (Si vous ne le faites pas, les équipes de projet ne pourront pas utiliser la correspondance!)
  • Vous pouvez attribuer un ensemble de champs paramétrables (par exemple, modèle) par type de correspondance, par projet. Alors choisissez la version qui a le plus de sens pour le projet! Et rappelez-vous que vous pouvez toujours revenir en arrière et apporter des modifications plus tard, si nécessaire.

Étapes

Ajuster les permissions

Éléments à considérer

  • Les paramètres de permission pour la correspondance sont basés sur des modèles (généralement en fonction du rôle) et sont gérés dans l'outil permissions de la compagnie.
  • Chaque type de correspondance est doté de son propre ensemble de permissions, comme tout autre outil Procore. Les paramètres de permission sont Aucune, Lecture seule, Standard, Admin et permissions granulaires.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Permissions de la compagnie.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles de permissions de projet.
  3. Cliquez sur Actions à côté du modèle pour lequel vous souhaitez accorder des permissions granulaires et sélectionnez Modifier le modèle.
  4. Faites défiler jusqu'à la section « Types de correspondance et outils personnalisés ».
  5. Sélectionnez le bouton dans la colonne Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin sur la ligne pour chaque type de correspondance.
  6. Cliquez sur l'icône chevron > pour ouvrir ou fermer le menu des permissions granulaires pour chaque type de correspondance.
    Remarque : Cette icône s'affiche uniquement lorsque le bouton Lecture seule ou Standard est sélectionné.
  7. Cochez la case « Tout activer » pour activer toutes les permissions granulaires de l'outil de correspondance sur le modèle de permissions.
    Remarque : Le nom de cette case devient « TOUT DÉSACTIVER » si toutes les permissions granulaires de l'outil Correspondance sont activées.
    OU
    Cochez la case pour chaque permission granulaire que vous souhaitez activer sur le modèle de permissions.
  1. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres avancés dans un projet

Il existe des paramètres supplémentaires que vous pouvez configurer pour chaque type de correspondance au niveau du projet. Vous pouvez utiliser ces paramètres pour :

  • Activer les rappels par courriel pour les items en retard
  • Définir une liste de distribution par défaut
  • Définir des dates d'échéance automatisées pour les réponses
  • Ajouter une description par défaut
  • Ajouter des statuts personnalisés au niveau du projet

Étapes

 

Pratiques exemplaires

Planification

Étant donné que l'outil Correspondance est très flexible, il est important d'avoir un programme complet à l'avance afin que vous puissiez vous assurer que vous l'utilisez d'une manière efficace qui répond le mieux aux besoins de vos équipes.

Éléments à considérer
  1. Sondez les parties prenantes internes. Vous pouvez créer 30 types de correspondance différents - assurez-vous d'avoir obtenu les avis des équipes sur lesquels sont les plus essentiels ou bénéfiques pour leurs projets.
  2. Identifiez les processus adaptés. Pour un processus donné, si vous répondez « oui » aux questions ci-dessous, la correspondance est probablement un bon choix. 
    • Ce processus est-il basé sur le partage d'informations et la communication avec d'autres parties prenantes? Avez-vous besoin que les parties prenantes soient responsables de la reception ou de la réponse à ces informations?
    • Ce processus est-il actuellement géré par courriel, ou même par téléphone/ SMS?
    • Serait-il avantageux pour votre entreprise de formaliser et de centraliser la communication autour de ce processus? 
    • Y a-t-il un risque de perte de temps ou d'argent si ce processus n'est pas suivi ou enregistré correctement? 
    • Avez-vous des modèles existants que vous utilisez pour ce processus?
    • Terminez-vous actuellement ce processus en dehors de Procore ou dans l'un des outils personnalisés de Procore? 
    • Est-il nécessaire de lier ce processus aux QRT et aux événements de changement pour un suivi complet?
    • Ce processus gagnerait-il à être lié à une annotation de plan?
  3. Évaluez la situation dans son ensemble. Établissez votre programme pour les types de correspondance et leurs données associées, afin de vous assurer que vous utilisez Correspondance de manière efficace, sans redondance et d'une manière qui aura du sens pour vos équipes et vos processus.

Déploiement

Un déploiement et une adoption réussis nécessitent que les équipes participent et commencent à utiliser la nouvelle fonctionnalité. Cela signifie que les gens doivent connaître la fonctionnalité, ses attentes en termes d'utilisation et savoir où trouver de l'aide et des commentaires!

Éléments à considérer
  • Socialisez. Assurez-vous que les équipes de projet connaissent les types de correspondance que vous avez configurés et clarifiez les attentes relatives à l'utilisation de Correspondance. Faites des annonces générales et offrez des opportunités de questions/réponses (idéalement, plus d'une fois). Mettez à jour les manuels de procédures de la compagnie en conséquence.
  • Former. Si vos équipes ont besoin d'une formation sur la correspondance, dirigez-les vers le site de support Procore ou l'icône d'aide de l'application, la page des webinaires, ou contactez votre point de contact Procore pour demander une formation personnalisée.
  • Recueillez des commentaires. Gardez une ligne de communication ouverte avec les équipes de projet afin de pouvoir obtenir des commentaires directs sur ce qui fonctionne bien ou sur les points que vous pourriez vouloir ajuster.

Utilisez des rapports et des tableaux de bord. Surveillez le nombre et le statut des correspondances dans tous les projets, afin de pouvoir identifier les domaines où améliorer l'adoption, clarifier les attentes ou apporter des modifications à vos modèles.

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