Ajouter un type de correspondance modèle
Objectif
Ajouter un type de correspondance modèle.
Contexte
Procore a créé plusieurs types de correspondance modèles en fonction des cas d’utilisation populaires de construction et des pratiques recommandées. Ces types de correspondance de modèles ont des ensembles de champs paramétrables par défaut uniques et peuvent être ajoutés à un ou plusieurs projets après l’achèvement des étapes ci-dessous.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau de la compagnie.
- Les types de correspondance de modèle qui ont déjà été ajoutés au compte Procore de votre compagnie ne sont pas inclus dans la liste « Choisir des modèles ».
- Si votre compagnie a déjà créé un type personnalisé avec le même nom qu'un type de modèle ci-dessous, le type de modèle peut ne pas s'afficher dans la liste « Choisir des modèles» .
Étapes
- Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie.
- Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Correspondance.
- Cliquez sur l’onglet Types .
- Cliquez sur + Créer.
- Dans la fenêtre « Ajouter un type de correspondance », sélectionnez le bouton Démarrer à partir d'un modèle . (Voir Créer un nouveau type de correspondance pour plus d'informations sur l'option Créer un nouveau type personnalisé .)
- Cochez la case à côté de chacun des types de correspondance de modèle suivants que vous souhaitez ajouter à votre compagnie :
Remarque : Lisez la section Éléments à considérer ci-dessus pour vous assurer de comprendre pourquoi certains types de modèles peuvent ne pas s'afficher dans la liste « Choisir des modèles ».
Nom et préfixe du modèle Exemple d’utilisation Configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut Addenda (AJOUTER) Il s’agit d’une notification formelle d’un changement dans le projet avant que le contrat de construction n’ait été émis. Les addenda peuvent être émis pour modifier la date de soumission, ajouter ou supprimer les portées des travaux, ajouter des exigences de prix unitaires, modifier les conditions du projet, etc. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut pour le type de correspondance « Addenda » de Procore? Bulletin (B) Ceci est une notification formelle de changement dans le projet une fois le contrat de construction émis. Quelles sont les configurations par défaut de l’ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance « Bulletin » de Procore? Demande de changement (CR) Il s’agit d’un ajustement du prix du contrat, d’une prolongation du temps du contrat ou d’une modification du contrat. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Demande de changement » de Procore? Directive du client (ODC) Il s’agit d’une directive formelle généralement envoyée du client au constructeur pour développer la étendue des travaux, ajouter de nouveaux matériaux au projet, ou résoudre les problèmes et retravailler. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Directives du client » de Procore? Contraintes (CON) Cela permet identification de contraintes (une condition, une agence ou une force qui empêche le progrès vers un objectif ou un objectif). Quelles sont les configurations par défaut de l’ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance « Contraintes » de Procore? Avis d’avertissement anticipé (EWN) Cela permet aux parties de donner un avertissement anticipé de tout ce qui peut retarder les travaux ou augmenter les coûts, dès qu’elles sont informées de ces travaux. Quelles sont les configurations par défaut de l’ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance « Avis d’avertissement anticipé » de Procore? Prolongation du délai (Prolongations du délai) Successeur d'un avis de retard, il s'agit d'une communication en amont de l'entrepreneur au propriétaire ou du sous- sous-traitant à l'entrepreneur identifiant l'événement pertinent qui a causé le retard. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut pour le type de correspondance « Prolongation du délai » de Procore? Correspondance générale (EG) Cela peut être utilisé lorsqu’une communication ne correspond pas à un type spécifique. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut pour le type de correspondance « Correspondance générale » de Procore? Leçons apprises (LL) Il s’agit d’un identification et d’une évaluation des leçons pouvant être apprises d’un projet qui pourrait être appliqué à d’autres projets. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Leçons apprises » de Procore? Lettres (L) C’est une communication formelle. Quelles sont les configurations par défaut de l’ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance « Lettres » de Procore? Lettres d’intention (Lettres d'intention) Cela peut être utilisé à des fins variées, mais il est le plus souvent utilisé dans la soumission pour informer un client de votre intention de soumissionner sur un projet. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut pour le type de correspondance « Lettres d’intention » de Procore? Demande matérielle (MR) De nombreuses compagnies émettent des demandes de matériel (ou d’achat) avant un bon de commande dans un effort pour informer les parties responsables de l’équipement ou des matériaux requis pour l’achèvement du projet. Les parties responsables confirment généralement la disponibilité des items demandés dans la chronologie requise du projet. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Demande matérielle » de Procore? Plan d’atténuation (MP) Cela fournit aux capacité d’identifier et d’attribuer des plans pour résoudre les événements inattendus (risques) qui se produisent sur un projet, ce qui pourrait avoir un impact négatif sur les dates prévues initiales de la livraison et/ou des coûts du projet. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Plan d’atténuation » de Procore? Avis de retard (NOD) Précurseur de Prolongation du délai, il est utilisé pour prolonger la date d’achèvement ou récupérer les coûts d’un projet. La plupart des contrats ont des clauses qui traitent des retards ou des avis de réclamations qui expliquent les exigences de leur soumettre. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut pour le type de correspondance « Avis de retard » de Procore? Avis de continuer (NTP) Une lettre de notification du propriétaire adressée à l'entrepreneur indiquant la date à laquelle l'entrepreneur peut commencer les travaux du projet. La date marque le début de la période d'exécution du contrat. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Avis de continuer » de Procore? Notification de facture (NOB) Notification proactive à l’entrepreneur responsable des travaux non effectués aux attentes, indiquant un montant qui sera évalué à l’entrepreneur responsable si le problème n’est pas résolu par la date d’échéance assignée. Ceci est un prédécesseur à un événement de changement ou à un ordre de changement. Quelles sont les configurations par défaut de l’ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance de modèle de Procore « Notification de frais à facturer »? Demande de permis (PER) Utilisé comme méthode pour identifier et suivre le statut des permis de projet. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Demande de permis » de Procore? Demande de projet (PR) Utilisé comme méthode pour suivre tous les projets potentiels qui pourraient être considérés, dont beaucoup nécessitent un processus de révision et d’approbation formel, avant que le projet ne soit financé. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Demande de projet » de Procore? Identification des risques (RI) Fournit aux capacité d’identifier, d’évécher et d’attribuer des risques liés au projet (événements inattendus qui pourraient avoir un impact négatif sur les dates prévues et les coûts de livraison d’origine). Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du modèle de correspondance « Identification des risques » de Procore? Directives du site (SI) Il s’agit d’une directive formelle généralement envoyée aux parties prenantes du projet pertinentes pour développer la étendue des travaux ou pour acheter ou tester de nouveaux matériaux pour le projet. Cela peut également être utilisé pour résoudre les problèmes de défaut et les remaniements. Quelles sont les configurations d’ensemble de champs paramétrables par défaut du type de correspondance « Directives du site » de Procore? Transmission (T) Il s'agit d'un enregistrement de preuve pour la transmission des informations du projet telles que des fichiers, des échantillons et d'autres documents de construction. Les transmissions montrent quels items ont été envoyés, quand ils ont été envoyés et à qui ils ont été envoyés.
Remarque : Si ce type n'apparaît pas dans la liste, votre compagnie a peut-être déjà un type de correspondance configuré personnalisé appelé « Transmission ».
Quelles sont les configurations d'ensemble de champs paramétrables par défaut pour le type de correspondance du modèle « Transmission » de Procore? - Optionnel: Marquez les items sont privés par défaut case à cocher si vous souhaitez que tous les items créés sous ce type de correspondance soient privés par défaut.
- Facultatif : Cochez la case Envoyer des rappels par courriel pour les items en retard si vous souhaitez que Procore envoie des rappels automatiques par courriel aux personnes assignées lorsqu'un item auquel elles sont assignées est en retard. L'activation ou la désactivation de cette fonctionnalité affecte tous les projets qui utilisent ce type de correspondance. Il s'agit d'une fonctionnalité globale qui ne peut pas être configurée pour un seul projet.
- Cliquez sur Ajouter.
Cela crée un ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance modèle qui peut être appliqué aux projets existants, défini comme ensemble de champs paramétrables pour le type de correspondance sur les nouveaux projets ou modifiés.
Étapes suivantes
Appliquer des ensembles de champs configurables à des projets