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Procore

Modifier un item de correspondance

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Objectif

Modifier un item de correspondance.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour modifier n’importe quel item de correspondance :
      • Permissions de niveau « Admin » sur le type de correspondance de l’item.
    • Pour modifier un item de correspondance « Ébauche » que vous avez créé :
      • Permissions de niveau « Standard » sur le type de correspondance de l’item.
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
    • Pour modifier un item de correspondance « Ouvert » que vous avez créé : 
  • Information supplémentaire :
    • Informations de notification par courriel :  
      • La modification d'un item de correspondance « Ouvert » se traduit par une notification par courriel au créateur de l'item et à toute personne figurant dans les champs «Personne assignée», « Membre de la distribution » ou « Reçu de », si un administrateur a activé les notifications par courriel « Item mis à jour » pour la type de correspondance. 
      • Des notifications par courriel sont envoyées pour tous les items de correspondance jusqu'à ce que leur statut passe à « Fermé ». 
      • Voir Qui reçoit des courriels d’item de correspondance et poussez-notifications ? pour plus de détails. 
    • Si vous avez été affecté ou associé à un item de correspondance et que vous souhaitez ajouter une réponse à l’item, voir Répondre à un item de correspondance.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur Modifier à côté de l'item de correspondance que vous souhaitez modifier.
  3. Modifiez les informations générales de la tâche en cliquant dans les champs suivants :
    Note: Un asterisk (*) indique un champ obligatoire.
    • Nombre: Il s’agit du numéro unique pour identifier cet item de correspondance. Le préfixe et le numéro s’afficheront dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’ils sont liés à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
    • *Statut : Sélectionnez le statut approprié pour votre envoi de correspondance :
      Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner le statut « Ébauche » lors de la modification d'un item de correspondance.
      • Fermé: La correspondance a été fermée.
      • Ouvert : La correspondance est ouverte.
      • Statut personnalisé : Les statuts personnalisés précédemment créés pour le type de correspondance peuvent être sélectionnés lors de la modification des items de correspondance. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
    • Objet: L’objet est un titre de l’item de correspondance qui s’affichera dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’il est lié à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
    • Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par le créateur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans Reçu de, les utilisateurs répertoriés dans Personnes assignées, les utilisateurs répertoriés dans Distribution et les utilisateurs disposant de permissions « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet.
      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas voir ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
      • Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
    • Cessionnaires: Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet à partir des utilisateurs du répertoire. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
    • Date d’échéance :  Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour que la réponse soit due.
    • Reçu de : Similaire à « CC » sur les courriels, ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être au courant de cette correspondance générale. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
    • Membre de distribution : Ajoutez des utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.
    • *Impact sur l'échéancier : Sélectionnez si le sujet de cet item de correspondance affecte ou affectera l'échéancier.
      • « Oui » : L'échéancier est impacté de manière connue. 
      • « Oui (inconnu) » : Oui, l'échéancier est affecté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus. 
      • « Non » : L'échéancier n'est pas affecté.
      • « À déterminer » : À déterminer. Vous ne savez pas si l'échéancier sera affecté ou non. 
      • « S.O. » : L'échéancier n'est pas pertinent pour cet item de correspondance. 
    • Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à connecter à l'item de correspondance. 
    • Code de coût : Sélectionnez un code de coût à attribuer à l'item de correspondance. 
    • Métiers : Sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'item de correspondance.
    • Lieu : Sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante. 
      Remarque : Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil ), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 
    • Description: Fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
    • Pièces jointes : Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication de cette correspondance générale. Le maximum de pièces jointes pour chaque item de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans les réponses à l'item de correspondance ne sont pas comptabilisées dans ce maximum. 
    • Tâches de l’échéancier : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches de l’échéancier dans l’échéancier du projet à associer à l’item de correspondance.
  4. Cliquez sur Enregistrer.