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Procore

Modifier un item de correspondance

Objectif

Modifier un item de correspondance en utilisant l'outil Correspondance du projet.  

Contexte

Les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Correspondance du projet peuvent modifier toutes les correspondances du projet. Les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Standard » ne peuvent modifier que les correspondances qu'ils ont créées ou auxquelles ils ont été assignés. 

Éléments à considérer

  • Autorisation utilisateur requise :
    • Pour modifier toute correspondance, permission « Admin » dans l'outil Correspondance du projet.
    • Pour modifier une correspondance que vous avez créée, vous devez disposer des permissions « Standard » ou « Admin » dans l'outil Correspondance. 
  • Information supplémentaire :
    • Le statut personnalisé du type de correspondance, tel que « Date d'échéance » et « Statut », peut être rapidement modifié à partir de la page des paramètres avancés du type de correspondance au niveau du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
    • Lorsqu'une correspondance a le statut « Fermée », le système n'enverra plus de notifications automatiques par courrier électronique pour cette correspondance. 

Étapes

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur Modifier à côté de l'item de correspondance que vous souhaitez modifier.

    edit-task.png
     
  3. Modifiez les informations générales de la tâche en cliquant sur les champs suivants :
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Numéro : il s'agit du numéro unique permettant d'identifier cet item de correspondance. Le préfixe et le numéro s'affichent dans la correspondance dans l'affichage de liste, lorsqu'ils sont liés à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où l'item de correspondance est répertorié.
    • *Statut : Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Fermé : la correspondance a été fermée.

      • Ouvert : la correspondance est ouverte.

      • Statut personnalisé : Vous pouvez sélectionner un statut personnalisé. (Voir créer un statut personnalisé)
        Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner les item avec le  statut Ébauche.

    • Objet : l'objet est un titre de l'item de correspondance qui s'affichera dans la correspondance dans l'affichage de liste, lorsqu'il est lié à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où l'élément de correspondance est répertorié.

    • Personnes assignées : attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l'équipe de projet des utilisateurs du Répertoire. Ajoutez des utilisateurs ayant des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau de permissions de l'utilisateur, il peut répondre à la correspondance.

    • Date d'échéance : Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la réponse sera due. Ce champ n'est visible et disponible que pour les utilisateurs ayant des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Correspondance du projet.

    • Lieu : Sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante.
      Remarque : Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste.

    • Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que pour le créateur de la correspondance, l'utilisateur listé dans Reçu de, les utilisateurs listés dans Personnes assignées, les utilisateurs listés dans Distribution et les utilisateurs ayant des permissions « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet.

      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas voir ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
      • Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
    • Reçu de : similaire à « CC » dans les courriels, ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être informées de cette correspondance générale. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau de permissions de l'utilisateur, il peut répondre à la correspondance.

    • Distribution: Ajoutez les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure dans la liste de diffusion. En fonction du niveau de permissions de l'utilisateur, ils peuvent répondre à la correspondance.

    • Description : fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.

    • Pièces jointes : Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication de cette correspondance générale.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Voir également