Modifier un item de correspondance

Objectif

Modifier un item de correspondance.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour modifier n’importe quel item de correspondance :
    • Permissions de niveau « Admin » sur le type de correspondance de l’item.
  • Pour modifier un item de correspondance « Ébauche » que vous avez créé :
    • Permissions de niveau « Standard » sur le type de correspondance de l’item.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
  • Pour modifier un item de correspondance « Ouvert » que vous avez créé : 
    • Permissions de niveau « Standard » sur le type de correspondance de l’item.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Modifier les items ouverts qu’ils ont créés » activée sur votre modèle de permissions.
• Information supplémentaire :
  • Si l’on a demandé à Procore d’activer le paramètre « non modifiable » au niveau de la compagnie, seuls les items de correspondance « Ébauche » sont modifiables, quelles que soient les permissions de l’utilisateur. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément . 
  • Si vous avez été affecté ou associé à un item de correspondance et que vous souhaitez ajouter une réponse à l’item, voir Répondre à un item de correspondance.
  • Si un flux de travail est appliqué à l’item et que l’item est émis, les modifications suivantes s’appliquent :
    • « Statut » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec les informations du flux de travail.
    • « Date d’échéance » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec les dates déterminées par le flux de travail et dont le nom a changé en « Date d’échéance de l’étape actuelle ».
    • « Personnes assignées » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec l’utilisateur affecté à l’étape en cours, tel que déterminé par le flux de travail. Le nom du champ devient « Personne assignée de l’étape actuelle », mais le champ « Personnes assignées » reste un champ unique à déclarer répertoriant toutes les personnes assignées dans le flux de travail. 
    • « Membre de la distribution » : tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés une fois le flux de travail lancé. La sélection manuelle de membres de distribution supplémentaires est autorisée sur l’item de correspondance, et ceux-ci peuvent être supprimés si vous le souhaitez. Les notifications ne sont envoyées qu’aux membres sur le flux de travail liste de distribution, pas sur le item de correspondance liste de distribution.
    • ​​​​'Bouton « Publier la réponse et modifier le statut » : n’est plus disponible à moins que les « Réponses » ne soient activées dans l’ensemble de champs paramétrables. 
  • Informations de notification par courriel :  
    • La modification d'un item de correspondance « Ouvert » se traduit par une notification par courriel au créateur de l'item et à toute personne figurant dans les champs «Personne assignée», « Membre de la distribution » ou « Reçu de », si un administrateur a activé les notifications par courriel « Item mis à jour » pour la type de correspondance. 
    • Des notifications par courriel sont envoyées pour tous les items de correspondance jusqu'à ce que leur statut passe à « Fermé ». 
    • Voir Qui reçoit des courriels d’item de correspondance et poussez-notifications ? pour plus de détails. 

Étapes

1. Accédez à l'outil Correspondance du projet. 
2. Cliquez sur Modifier à côté de l’item de correspondance que vous souhaitez modifier.
   Remarque : S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « non modifiable » au niveau de la compagnie afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les items « Ouverts » et « Fermés » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément . 
3. Modifiez les informations générales de la tâche en cliquant dans les champs suivants :
   Note: Un asterisk (*) indique un champ obligatoire.
   • Nombre: Il s’agit du numéro unique pour identifier cet item de correspondance. Le préfixe et le numéro s’afficheront dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’ils sont liés à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
   • *Statut : Sélectionnez le statut approprié pour votre item de correspondance :
     Remarques : Vous ne pouvez pas sélectionner le statut « Ébauche » lors de la modification d’un item de correspondance, et si un flux de travail est appliqué, vous ne pouvez pas du tout modifier le statut de l’item. 
     • Fermé: La correspondance a été fermée.
     • Ouvert : La correspondance est ouverte.
     • Statut personnalisé : Les statuts personnalisés précédemment créés pour le type de correspondance peuvent être sélectionnés lors de la modification des items de correspondance. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
   • Objet: L’objet est un titre de l’item de correspondance qui s’affichera dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’il est lié à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
   • Privé : Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par l’auteur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans « Reçu de », les utilisateurs répertoriés dans « Personnes assignées », les utilisateurs répertoriés dans « Distribution » et les utilisateurs disposant des permissions « Admin » de la compagnie ou de l’niveau Projet.

     Remarque

     • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
     • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas voir ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
     • Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
   • Personnes assignées : Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs du Répertoire. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
     Remarque : Si un flux de travail est appliqué, ce champ est remplacé par « Personne assignée de l’étape actuelle » et est en lecture seule. 
   • Date d’échéance :  Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour l’échéance de la réponse.
     Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.
   • Reçu de : Similaire à « CC » sur les courriels, ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être au courant de cette correspondance générale. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
   • Membre de la distribution : Ajoutez des utilisateurs avec une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. En fonction du niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
     Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item, une fois l’item émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés. Ajoutez (ou supprimez) manuellement des membres de distribution supplémentaires sur l’item de correspondance pour leur donner accès à l’item. Cependant, les notifications ne sont envoyées qu’aux membres sur le flux de travail liste de distribution, pas sur le item de correspondance liste de distribution.
   • *Impact sur l'échéancier : Sélectionnez si le sujet de cet item de correspondance affecte ou affectera l'échéancier.
     • « Oui » : L'échéancier est impacté de manière connue. 
     • « Oui (inconnu) » : Oui, l'échéancier est affecté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus. 
     • « Non » : L'échéancier n'est pas affecté.
     • « À déterminer » : À déterminer. Vous ne savez pas si l'échéancier sera affecté ou non. 
     • « S.O. » : L'échéancier n'est pas pertinent pour cet item de correspondance. 
   • Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à connecter à l'item de correspondance. 
   • Code de coût : Sélectionnez un code de coût à attribuer à l'item de correspondance. 
   • Métiers : Sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'item de correspondance.
   • Emplacement: Sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante.
     Note: Si Procore est configuré pour permettre aux utilisateurs de créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste.
   • Description: Fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
   • Pièces jointes : Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication de cette correspondance générale. Le maximum de pièces jointes pour chaque item de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans les réponses à l'item de correspondance ne sont pas comptabilisées dans ce maximum. 
   • Tâches de l’échéancier : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches de l’échéancier dans l’échéancier du projet à associer à l’item de correspondance.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Voir également

• Créer une correspondance générale
• Modifier le statut d'une correspondance