Créer un item de correspondance (Android)

Objectif

Créer un item de correspondance dans l'outil Correspondance d'un projet à l'aide d'un appareil mobile Android.

Contexte 

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un item de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale ou un avis de retard. Cet article utilisera l'avis de retard (ADR) comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'item de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Avis de retard » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre à créer un item de correspondance pour ce type de correspondance. De plus, vous pouvez définir une correspondance sur privée pour limiter le nombre de collaborateurs ayant accès à une correspondance.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l’item.

Étapes

1. Accédez à l'outil Correspondance du projet à l'aide d'un appareil mobile Android.
2. Appuyez sur le plus icône.
   
   
    
3. Sur l'écran Sélectionner le type, appuyez sur le bouton radio du type de correspondance que vous souhaitez créer.
4. Remplissez les champs suivants :
   • Objet : Fournissez un objet descriptif pour l'item de correspondance.
   • Statut : Sélectionnez « Ébauche », « Ouvert » ou « Fermé » ou pour indiquer le statut de la correspondance.
     • Ébauche : Sélectionnez Ébauche si vous souhaitez que l'item de correspondance soit enregistré en tant qu'ébauche afin qu'il ne soit pas encore envoyé aux destinataires. 
     • Ouvert : Sélectionnez ce statut si vous souhaitez que l'item de correspondance soit envoyé aux destinataires spécifiés.
     • Fermé : Définissez l'item de correspondance sur ce statut une fois que toutes les tâches associées sont terminées et que la correspondance est considérée comme terminée.
   • Description: Fournissez des détails sur l'item de correspondance que vous souhaitez communiquer.
   • Facultatif : Joignez un ou plusieurs fichiers à la correspondance à l'aide des options suivantes.
     • Appareil photo : Appuyez pour ouvrir l'appareil photo de votre appareil et prendre une photo.
     • Bibliothèque : Appuyez pour sélectionner une image dans la bibliothèque de votre appareil.
     • Fichiers : Appuyez pour sélectionner un fichier enregistré à partir des fichiers de votre appareil.
   • Privé :
     • Appuyez sur le bouton ACTIVÉ pour définir l'item de correspondance à Privé afin qu'il ne puisse être consulté que par les utilisateurs de niveau « Admin » et ceux sélectionnés dans les champs « Personnes assignées » et « Liste de distribution ».
     • Appuyez sur le bouton DÉSACTIVÉ si vous souhaitez que l'item de correspondance soit visible par tous les utilisateurs disposant des permissions en « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Correspondance du projet.

   • Date d'échéance : Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour laquelle la réponse doit être due.

   • Reçu de: Ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être informées de cet item de correspondance. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.

   • Personnes assignées: Attribuez la responsabilité de répondre à l'item de correspondance à un ou plusieurs membres de l'équipe de projet parmi les utilisateurs du répertoire. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à l'item de correspondance.

   • Lieu : Sélectionnez le lieu correspondant à l'item de correspondance dans la liste déroulante. 
     Remarque : Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil ), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 

   • Distribution : Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau de permissions de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.

   • Quantité : Entrez un nombre, puis sélectionnez une unité de mesure dans le menu déroulant UdM .

   • Métier : Recherchez et sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'item de correspondance.

   • Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à associer à l'item de correspondance.

   • Tâches de l'échéancier : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches de l'échéancier dans l'échéancier du projet à associer à l'item de correspondance.

5. Appuyez sur Enregistrer comme ébauche, si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version ébauche qui peut être distribuée aux utilisateurs répertoriés sur l'item de correspondance à une date ultérieure.
   OU
   Appuyez sur Créer, si vous souhaitez envoyer la correspondance aux utilisateurs répertoriés sur l'item de correspondance qui seront notifiés par courriel.

Voir également

• Répondre à un item de correspondance (Android)
• Modifier un item de correspondance (Android)