Créer un item de correspondance (Android)

Objectif

Créer un item de correspondance dans l'outil Correspondance d'un projet à l'aide d'un appareil mobile Android.

Contexte 

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un item de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale ou un avis de retard. Cet article utilisera l'avis de retard (ADR) comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'item de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Avis de retard » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre à créer un item de correspondance pour ce type de correspondance. De plus, vous pouvez définir une correspondance sur privée pour limiter le nombre de collaborateurs ayant accès à une correspondance.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l’item.
• Différences pour les éléments auxquels un flux de travail a été appliqué :
  • Les champs suivants se comportent différemment lorsqu’un flux de travail est appliqué  et que l’item est émis, car le flux de travail les remplit et les contrôle automatiquement : Statut, Date d’échéance, Personnes assignées et Membre de distribution. 

Étapes

1. Accédez à l'outil Correspondance du projet à l'aide d'un appareil mobile Android.
2. Appuyez sur le plus icône.
   
   
    
3. Sur l'écran Sélectionner le type, appuyez sur le bouton radio du type de correspondance que vous souhaitez créer.
4. Remplissez les champs suivants :
   • Objet : Fournissez un objet descriptif pour l'item de correspondance.
   • Statut: Sélectionnez « Ébauche », « Ouverte » ou « Fermée » ou pour indiquer l’état de la correspondance.
     Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, le modèle de flux de travail contrôle le statut une fois l’item créé et émis. 
     • Ébauche : Sélectionnez Ébauche si vous souhaitez que l'item de correspondance soit enregistré en tant qu'ébauche afin qu'il ne soit pas encore envoyé aux destinataires. 
     • Ouvert : Sélectionnez ce statut si vous souhaitez que l'item de correspondance soit envoyé aux destinataires spécifiés.
     • Fermé : Définissez l'item de correspondance sur ce statut une fois que toutes les tâches associées sont terminées et que la correspondance est considérée comme terminée.
   • Description: Fournissez des détails sur l'item de correspondance que vous souhaitez communiquer.
   • Facultatif : Joignez un ou plusieurs fichiers à la correspondance à l'aide des options suivantes.
     • Appareil photo : Appuyez pour ouvrir l'appareil photo de votre appareil et prendre une photo.
     • Bibliothèque : Appuyez pour sélectionner une image dans la bibliothèque de votre appareil.
     • Fichiers : Appuyez pour sélectionner un fichier enregistré à partir des fichiers de votre appareil.
     •     Gestion des documents : Si votre compte Procore dispose de l’option Gestion des documents Outil, sélectionnez un fichier dans le référentiel de cet outil. 
   • Privé :
     • Appuyez sur le bouton ACTIVÉ pour définir l'item de correspondance à Privé afin qu'il ne puisse être consulté que par les utilisateurs de niveau « Admin » et ceux sélectionnés dans les champs « Personnes assignées » et « Liste de distribution ».
     • Appuyez sur le bouton DÉSACTIVÉ si vous souhaitez que l'item de correspondance soit visible par tous les utilisateurs disposant des permissions en « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Correspondance du projet.

   • Date d’échéance: Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour l’échéance de la réponse.
     Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.

   • Reçu de: Ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être informées de cet item de correspondance. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.

   • Personnes assignées: Attribuez la responsabilité de répondre à l’item de correspondance à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs du Répertoire. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à l’item de correspondance.
     Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, ce champ est remplacé par « Personne assignée de l’étape actuelle » et est en lecture seule. 

   • Lieu : Sélectionnez le lieu correspondant à l'item de correspondance dans la liste déroulante. 
     Remarque : Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil ), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 

   • Liste de distribution: Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
     Remarque : Si un flux de travail est appliqué, une fois que l’item de correspondance est émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés.

   • Quantité : Entrez un nombre, puis sélectionnez une unité de mesure dans le menu déroulant UdM .

   • Métier : Recherchez et sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'item de correspondance.

   • Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à associer à l'item de correspondance.

   • Tâches de l'échéancier : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches de l'échéancier dans l'échéancier du projet à associer à l'item de correspondance.

5. Appuyez sur Enregistrer comme ébauche, si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version préliminaire qui peut être distribuée aux utilisateurs répertoriés sur l’item de correspondance à une date ultérieure.
   OU
   Appuyez sur Créer, si vous souhaitez envoyer la correspondance aux utilisateurs répertoriés sur l’item de correspondance qui seront notifiés par courriel.
   Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, vous êtes invité à confirmer que la création et l’émission de l’item déclenchent automatiquement le début du flux de travail assigné.

Voir également

• Répondre à un item de correspondance (Android)
• Modifier un item de correspondance (Android)