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Créer et lier une QRT, un événement de changement ou un autre item de correspondance à un item de correspondance existant

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Objectif

Créer et lier une QRT, un événement de changement ou un autre item de correspondance à un item de correspondance existant.

Contexte 

Les items de correspondance sont souvent utilisés comme processus opérationnels précurseurs d'une QRT, d'un événement de changement ou d'un autre type de correspondance. Un exemple courant est celui où une ADR (Avis de retard) est approuvé et converti en PDD (Prolongation de délai) pour prolonger la durée du projet. L'action Créer et lier les items de correspondance permet aux utilisateurs de créer rapidement de nouveaux items, de reporter toutes les informations essentielles et les pièces jointes de l'item de correspondance d'origine, puis de lier les items afin que les utilisateurs puissent facilement référencer l'événement d'origine ainsi que tout autre processus commercial lié à un item de correspondance individuel.

Éléments à considérer 

  • Permission d'utilisateur requise :
    • Permission de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Correspondance du projet.

Étapes  

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance de votre projet. 
  2. Dans l'affichage Items , localisez la correspondance dans la liste.
  3. Ouvrez la correspondance en cliquant sur le lien Numéro ou Objet. 
  4. Cliquez sur Créer et lier et sélectionnez l'option QRT, Événement de changement ou un autre item de correspondance dans la liste déroulante.
  5. Sous la rubrique Informations générales, vous pouvez conserver les champs préremplis ou les ajouter/modifier comme vous le souhaitez.
  6. Si vous avez créé une QRT, choisissez l'une de ces options :
    • Si vous ne souhaitez pas publier la QRT (si vous n'êtes PAS prêt à l'envoyer aux destinataires par courrier électronique), cliquez sur Créer comme ébauche. Cela permet d'enregistrer la QRT dans l'état Ébauche dans l'affichage Liste.
      OU
      Si vous souhaitez envoyer la demande de renseignements aux destinataires par courrier électronique, cliquez sur Créer comme ouvert. Cela permet d'enregistrer la QRT dans le statut Ouvert dans l'affichage Liste.
    • Si vous avez créé un événement de changement, cliquez sur Enregistrer. Cela permet d'enregistrer l'événement de changement dans le statut Ouvert dans l'affichage Liste.
    • Si vous avez créé un autre type de correspondance, choisissez l'une de ces options :
      • Si vous ne souhaitez pas émettre l'item de correspondance (c'est-à-dire si vous n'êtes PAS prêt à l'envoyer aux destinataires par courrier électronique), cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Cela permet d'enregistrer l'item de correspondance dans le statut Ébauche dans l'affichage Liste.
        OU
        Si vous souhaitez envoyer la correspondance aux destinataires par courrier électronique, cliquez sur Créer et envoyer. Cela permet d'enregistrer l'item de correspondance dans le statut Ouvert dans l'affichage Liste.

 

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