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Créer et lier une QRT, un événement de changement ou un autre item de correspondance à un item de correspondance existant

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Objectif

Créer et lier une QRT, un événement de changement ou un nouvel item de correspondance à un item de correspondance existant.

Contexte 

Les items de correspondance sont souvent utilisés comme processus commerciaux précurseurs d'une QRT, d'un événement de changement ou d'un type de correspondance différent. Un exemple courant de ceci est lorsqu'un ADR (notification de retard) est approuvé et converti en un EOT (prolongation du délai) pour prolonger la durée du projet. L'action Créer et lier un nouvel item sur les items de correspondance permet aux utilisateurs de créer rapidement de nouveaux items, de reporter toutes les informations essentielles et les pièces jointes de l' item de correspondance d'origine, puis de lier les items afin que les utilisateurs puissent facilement référencer l'événement d'origine ainsi que toute autre entreprise processus liés à un item de correspondance individuel .

Éléments à considérer 

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer et lier une « ébauche » de QRT :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item source avec permission granulaire « Créer un item » et permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil QRT du projet.
    • Pour créer et lier une QRT« ouverte » ou « fermée » :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item source avec permission granulaire « Créer un item » et permissions de niveau « Admin » sur l'outil QRT du projet.
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item source avec permission granulaire « Créer un item » et permissions de niveau « Standard » sur l'outil QRT du projet avec la permission granulaire « Agir en tant que gestionnaire de QRT » activée sur votre modèle de permissions.
      Pour créer et lier un événement de changement :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item source et permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Événements de changement du projet.
    • Pour créer et lier un item de correspondance :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item source et permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance du nouvel item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item source et permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance du nouvel item.
  • Une fois qu'un item est lié à une item de correspondance, cette action ne peut pas être annulée. 

Étapes  

Créer et lier une QRT

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Liste.
  3. Cliquez sur le numéro à côté de l' item de correspondance auquel vous souhaitez créer et associer une QRT .
  4. Cliquez sur Lier
  5. Sélectionner Créer et lier un nouvel item
  6. Sélectionnez QRT.
    Vous êtes redirigé vers la page Nouvelle QRT .
    Les champs suivants incluent automatiquement les informations suivantes :
    • Le champ Lieu correspond au champ Lieu de l’item de correspondance source.
    • Le champ Question correspond au champ Description de l’item de correspondance source.
    • Les pièces jointes comprennent les pièces jointes qui ont été téléversées dans l’item de correspondance source (sans inclure les pièces jointes ajoutées à toutes les réponses dans la section Activité de l’item de correspondance).
  7. Optionnel: Mettez à jour les informations dans les champs Lieu, Question et Pièces jointes si nécessaire.
  8. Terminez la création de la QRT. Voir Créer une QRT pour plus d'informations.
    Une fois la QRT créée, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers la QRT.
    Remarque : Une fois qu'un item est lié à une item de correspondance, cette action ne peut pas être annulée. 

Créer et lier un événement de changement 

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Liste.
  3. Cliquez sur le numéro à côté de l' item de correspondance que vous souhaitez créer et associez un événement de changement.
  4. Cliquez sur Lier
  5. Sélectionner Créer et lier un nouvel item
  6. Sélectionnez Événement de changement.
    Vous êtes redirigé vers la page Nouvel événement de changement .
    Les champs suivants incluent automatiquement les informations suivantes :
    • Le champ Origine comprend le numéro et l’objet de l’item de correspondance source.
    • Le champ Titre correspond au champ Objet de l’item de correspondance source.
    • Le champ Description correspond au champ Description de l’item de correspondance source.
    • Les pièces jointes comprennent les pièces jointes qui ont été téléversées dans l’item de correspondance source (sans inclure les pièces jointes ajoutées à toutes les réponses dans la section Activité de l’item de correspondance).
  7. Optionnel: Mettez à jour les informations dans les champs Origine, Titre, Description et Pièces jointes si nécessaire.
  8. Terminez la création de l'événement de changement. Voir Créer un événement de changement pour plus d'informations.
    Une fois l'événement de changement créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers l'événement de changement.
    Remarque : Une fois qu'un item est lié à une item de correspondance, cette action ne peut pas être annulée. 

Créer et lier un item de correspondance

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Liste.
  3. Cliquez sur le numéro à côté de l' item de correspondance que vous souhaitez créer et associez un autre item de correspondance .
  4. Cliquez sur Lier
  5. Sélectionner Créer et lier un nouvel item
  6. Sélectionnez le type de correspondance que vous souhaitez utiliser.
    Vous êtes redirigé vers la page Nouveau [Type de correspondance] .
    Les champs suivants incluent automatiquement les informations suivantes :
    • Le champ Objet correspond au champ Objet de l’item de correspondance source.
    • Le champ Personnes assignées correspond au champ Personnes assignées à partir de l’item de correspondance source.
    • Le champ Lieu correspond au champ Lieu de l’item de correspondance source.
    • Le champ Reçu de correspond au champ Reçu de l’item de correspondance source.
    • Le champ Distribution correspond au champ Distribution de l’item de correspondance source.
    • Le champ Description correspond au champ Description de l’item de correspondance source.
      Remarque
      Si le type de correspondance utilisé pour le nouvel item de correspondance a une description par défaut configurée (voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance), la description de l’item de correspondance correspondra à la description par défaut du type de correspondance au lieu de la description par défaut de l’item de correspondance source.
    • Les pièces jointes téléversées dans l' item de correspondance source sont incluses en tant que pièces jointes dans cette nouvelle correspondance. Cependant, les pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité de l'item de correspondance source ne sont pas incluses. Le maximum de pièces jointes pour chaque item de correspondance est de 2 500 fichiers joints. 
      Remarque
      Si les mêmes champs personnalisés ont été ajoutés aux groupes de champs configurables pour les types de correspondance utilisés pour l’item de correspondance source et le nouvel item de correspondance (ou si les items de correspondance utilisent le même ensemble de champs paramétrables avec des champs personnalisés), les champs personnalisés et leurs données de l’item de correspondance source seront ajoutés au nouvel item de correspondance.
  7. Optionnel: Mettez à jour les informations dans les champs Objet, Personnes assignées, Lieu, Reçu de, Distribution, Description et Pièces jointes si nécessaire.
  8. Terminez la création de l' item de correspondance. Voir Créer un item de correspondance pour plus d'informations.
    Une fois le nouvel item de correspondance créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance d'origine (source) avec un lien vers le nouvel item de correspondance. La section Liens est également ajoutée au nouvel item de correspondance avec un lien vers la correspondance d'origine.
    Remarque : Une fois qu'un item est lié à une item de correspondance, cette action ne peut pas être annulée.