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Procore

Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation

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Objectif

Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation.

Contexte

Si vous êtes le « contact de facturation » désigné pour une compagnie sous-traitante, le facture administrateur créera une période de facturation dans Procore. Une fois la période de facturation ouverte, le gestionnaire de l’facture vous enverra également un courriel avec la ligne d’objet « Nom du projet : Nom d’utilisateur vous a invité à facturer ». Ce message « Invitation à facturer » est envoyé sous forme de rappel courtois pour vous assurer que vous créez un nouveau sous-traitant facture avant la « Date d’échéance » de la période de facturation. Vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser l’invitation à facturer.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour accepter ou refuser le courriel « Inviter à facturer », permissions de niveau « Lecture seule » dans l’outil Engagements du projet.
      ET
    • Votre compte utilisateur doit être désigné comme contact de facturation sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Étapes

  1. Ouvrez votre boîte de réception de courriels.
  2. Recherchez le courriel contenant la ligne d'objet « Nom du projet : nom d'utilisateur vous a invité à facturer. »
  3. Ouvrez l’invitation à facturer.
    invite-to-bill-this-period.png
  4. Vérifiez les détails de la facture :
    • Période de facturation. Indique la plage de dates du cycle de facturation en cours pour lequel vous pouvez soumettre une facture.
    • Invité par. Le nom de l'utilisateur Procore qui vous a envoyé le message « Invitation à facturer ». Il s'agit généralement de l'administrateur de facturation.
    • Date d'échéance. La date à laquelle votre facture est due. Vous ne pouvez pas soumettre une facture dans Procore après cette date.
  5. Répondez à la question Voulez-vous facturer cette période? question :
    • Oui. Si vous êtes prêt à créer une nouvelle facture pour cette période de facturation, cliquez sur ce bouton pour ouvrir la nouvelle page de facture dans l’application Web Procore. Procore change le statut de l’facture à « Accepté ».
      Remarques
      • Si vous n'êtes pas actuellement connecté à votre compte utilisateur Procore, vous devrez entrer vos identifiants de connexion pour valider que vous avez obtenu la permission appropriée pour ouvrir la page Nouvelle facture.
      • Si vous ne créez PAS le facture maintenant, vous ne pourrez pas afficher votre facture en utilisant l’onglet « Factures » de l’engagement jusqu’à ce que vous suiviez les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
      • Si vous essayez de vous connecter après la « date d’échéance » de la période de facturation, un message bannière apparaît pour vous informer que la date d’échéance est passée et vous ne serez pas autorisé à soumettre un facture pour le moment.
      • Si vous souhaitez soumettre une facture après la « date d'échéance », vous devez contacter la compagnie pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation.
    • Non. Si vous ne souhaitez PAS créer de nouvelle facture pour cette période de facturation, cliquez sur ce bouton. Procore enregistre votre réponse et affiche le message de confirmation suivant pour vous indiquer que vous ne souhaitez pas facturer cette période.

      no-response-invite-to-bill.png
       Conseil
      Si vous avez égaré ou supprimé par inadvertance votre « Invitation à facturer », voir Un contact chargé de la facturation a-t-il besoin d'une « Invitation à facturer » pour soumettre une facture?