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Procore

Créer un dossier d’appel d’offres

Objectif

Créer un dossier d'appel d'offres à l'aide de l'outil Appel d'offres du projet.

Contexte

L'outil Gestion des appels d'offres de Procore permet aux compagnies de distribuer des documents d'appel d'offres, de gérer des listes d'appels d'offres et d'inviter des soumissionnaires par courriel. Une fois invités, les soumissionnaires peuvent se connecter à Procore pour récupérer les documents d'appel d'offres et soumettre leur offre.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Le projet peut être à n'importe quelle étape de la construction pour créer un dossier d'appel d'offres et pour que vos subordonnés répondent à une soumission.
    • Les utilisateurs ne peuvent voir qu’une soumission pour laquelle ils figurent sur la liste et à laquelle ils ont été invités. 

Conditions préalables

  • Suivez les étapes décrites dans Configurer les paramètres avancés : Soumissions.
  • Créez un dossier dans votre outil Documents pour vos documents de soumission et vos plans (par exemple, « Documents de soumission »). Sous ce dossier, vous pouvez créer un nombre illimité de sous-dossiers pour chaque dossier de soumission et téléverser les documents pertinents dans chacun.
    • Seuls les dossiers et sous-dossiers contenant des fichiers pourront être téléchargés à l'aide du lien de téléchargement dans le courriel d'invitation.
    • Pour savoir comment créer un dossier à l'aide de votre outil Documents, voir Créer un dossier.

Vidéo

 

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Étapes

  1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
  2. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.
  3. Entrez les informations suivantes :
    Remarque : les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
  • Informations générales
    • * Titre du dossier : entrez un titre pour votre dossier d'appel d'offres (par exemple, plomberie). Cela apparaîtra sur la page de liste de l'outil Appel d'offres et dans le courriel que vos sous-traitants recevront.
    • Numéro : Entrez un numéro pour votre offre. Si vous avez des dossiers d'appel d'offres existants, ce champ sera rempli avec le numéro suivant de la séquence.
    • Statut : Sélectionnez « Ouvrir » si le dossier d'appel d'offres est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l'appel d'offres a été attribué et fermé. Une fois qu'un appel d'offres est « fermé », les soumissionnaires ne pourront pas voir les informations de l'appel d'offres.
    • * Date d'échéance de l'appel d'offres : définissez la date et l'heure auxquelles cet appel d'offres sera dû. Si vous recevez la permission de prolonger l'appel d'offres, vous devrez modifier la date d'échéance de l'appel d'offres pour refléter cela; sinon, les soumissionnaires pourraient ne pas être en mesure d'entrer leurs montants s'ils tentent d'entrer leurs devis après la date d'échéance de l'appel d'offres initiale.
      Vous pouvez activer l'option permettant les soumissions d'apple d'offres après la date d'échéance. Voir Configurer les paramètres avancés : soumissionner pour plus d'informations. Cela apparaîtra sur le courriel d'invitation que vos sous-traitants recevront.
      Remarque : vous pouvez cocher la case « À déterminer » si la date d'échéance de l'appel d'offres est indéterminée.
    • *Méthode de comptabilité du document d'appel d'offres : Choisissez si vous souhaitez une méthode de comptabilité basée sur le montant ou basée sur l'unité/quantité sur votre document d'appel d'offres.
    • Désactiver les soumissions détaillées : cochez cette case si vous souhaitez autoriser les soumissionnaires à soumettre des offres qui ne sont pas détaillées, ce qui transforme une soumission spécifique à un poste à une somme forfaitaire.
      Remarques :
      • Cette option ne sera disponible que si vous avez sélectionné Selon le montant comme méthode de comptabilité du document d'appel d'offres. 
      • Si cette option est activée, les codes de coût seront désactivés dans le dossier d'appel d'offres.
    • * Contact principal de l'appel d'offres : Choisissez d'envoyer des courriels d'invitation d'appel d'offres à partir d'un nom personnel ou de « Procore Mailer ». Dans les deux cas, les soumissionnaires recevront des appels d'offres de l'adresse courriel automatisée de Procore (notifications@procoretech.com). Pour modifier la première partie de l'adresse courriel automatisée (par exemple les notifications), contactez votre point de contact Procore.
      Remarque : Si vous choisissez d'envoyer à partir d'un nom personnel, le nom du contact principal apparaîtra sur l'invitation d'appel d'offres et dans toute correspondance et recevra tous les courriels d'appel d'offres au lieu du créateur du dossier d'appel d'offres.
    • Groupe CC d'appel d'offres : ajoutez des membres à cette liste qui seront informés lorsque les soumissions seront présentées.
      Remarque : les utilisateurs doivent être ajoutés au groupe CC d'appel d'offres pour agir sur les notes de soumission. Voir Ajouter des notes à la liste des soumissions.
    • Description du projet : entrez une description qui apparaîtra sur le courriel d'invitation envoyé aux soumissionnaires invités.
      Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de la compagnie pour le pré-remplir à chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration par défaut de l'appel d'offres de la compagnie.
    • Instructions de soumissions : entrez les instructions qui apparaîtront dans la feuille de soumission et incluez un lien vers la page de support aux soumissions de Procore pour fournir aux soumissionnaires un accès rapide sur la façon de télécharger les documents de soumission.
      Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de la compagnie pour qu'il soit prérempli chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration de soumission par défaut de la compagnie.
  • Informations préalables à la soumission
    • Date d'échéance de la QRT : cliquez pour activer une date d'échéance pour la QRT préalable à la soumission. Définissez une date et une heure.
    • Présentation du site : Cliquez pour activer la présentation avant la soumission. Définissez une date et une heure.
    • Remarques sur la procédure détaillée : entrez les informations pertinentes sur la procédure détaillée.
  • Paramètres avancés
    • Date d'attribution prévue : définissez une date d'attribution prévue pour le dossier. Cette date apparaîtra dans la feuille de soumission.
    • Courriels de compte à rebours : Cliquez pour activer l'envoi de courriels de compte à rebours quotidien à tous les soumissionnaires qui n'ont pas refusé l'appel d'offres, à partir du nombre de jours spécifié avant la date d'échéance.
    • Accepter les soumissions après la date d'échéance : cliquez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à envoyer des soumissions après la date d'échéance spécifiée.
    • Activer les appels d'offres aveugles : Cliquez si vous ne souhaitez pas voir les montants des appels d'offres ou recevoir des courriels de notification lorsque les offres sont placées jusqu'à la date d'échéance. Voir Que sont les appels d'offres aveugles?
    • Désactiver la soumission électronique des appels d'offres : Cliquez sur les projets qui ne permettent pas aux sous-traitants de soumissionner par voie électronique.
    • Inclure les documents de soumission : cliquez si vous souhaitez inclure les documents de soumission sous forme de fichiers téléchargeables dans le courriel d'invitation du dossier d'appel d'offres.
    • Message de confirmation de soumission à l'appel d'offres : Entrez un message qui sera envoyé aux soumissionnaires une fois qu'ils auront soumis leur offre.
      Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de la compagnie pour les préremplir à chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de la compagnie.
  1. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.

Joindre les documents de soumission
Remarque : vous pouvez sauter une étape ou revenir en arrière.

  1. Sélectionnez les fichiers et/ou dossiers individuels que vous souhaitez ajouter au dossier d'appel d'offres parmi les suivants :
  • Plans : dans le module, sélectionnez Plans. Cochez la case à côté du ou des dossiers et/ou des plans individuels que vous souhaitez joindre.
    Remarques :
    • Si vous avez activé les secteurs de plans, vous ne pouvez sélectionner des plans que dans un seul secteur de plans à la fois. Voir Activer ou désactiver les secteurs de plans pour plus d'informations.
    • Vous pouvez filtrer les plans par Ensemble, Discipline ou Recherche par mot-clé.
    • Vous pouvez changer l'affichage en arborescence ou en miniature (thumbnail or tree view.jpg) lors de la sélection de plans.
  • Documents : Dans le module, sélectionnez Documents et cochez la case à côté du ou des dossiers et/ou des documents individuels que vous souhaitez inclure dans le dossier d'appel d'offres.
  • Devis : Dans le module, sélectionnez Devis et cochez la case à côté des dossiers Devis et/ou des devis individuels que vous souhaitez joindre.
    Remarque : Si l'outil Devis est activé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les sections de devis de cet outil, et il s'affichera sous forme de lien lors de l'enregistrement du dossier d'appel d'offres. Si l'outil Devis est désactivé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les valeurs de l'outil Admin du projet.
  1. Cliquez sur Joindre des fichiers.

Ajouter des soumissionnaires
Remarque : vous pouvez sauter ou revenir à l'étape précédente.

  1. Sélectionnez vos soumissionnaires de l'une des manières suivantes :
  2. Cliquez sur Ajouter des soumissionnaires .
    Vous êtes dirigé vers l'onglet Soumissionnaires du dossier d'appel d'offres.

Étapes suivantes


Une fois que vous avez invité les utilisateurs à soumissionner sur votre projet, les informations que vous avez remplies ici seront envoyées par courriel à ces utilisateurs. Les informations apparaîtront comme ceci :

 

1 bid invitee email part 1.jpg
1 part 2 bid invitee email.jpg

Voir aussi

 

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