Créer un dossier d’appel d’offres

Objectif

Pour créer un dossier d'appel d'offres dans l'outil Appel d'offres d'un projet.

Contexte

L'outil Appel d'offres de Procore permet aux entreprises de distribuer les documents d'appel d'offres, de gérer les listes d'appel d'offres et d'inviter les soumissionnaires par courriel. Une fois invités, les soumissionnaires peuvent se connecter à Procore pour récupérer les documents d'appel d'offres et soumettre leur soumission.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
• Information supplémentaire :
  • Le projet n'a pas besoin d'être à l'étape d'appel d'offres pour créer un dossier d'appel d'offres.

Conditions préalables

• Confirmez les paramètres par défaut des dossiers d'appel d'offres dans l'outil Configurer les paramètres. Voir Configurer les paramètres avancés : Soumissionner.

Vidéo

Étapes

1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
2. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.
3. Entrez les informations suivantes :
   Remarque : Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
   • Informations générales:
     • Titre dudossier * : Saisissez un titre pour votre dossier d'appel d'offres (p. ex. Plomberie). Cela apparaîtra sur la page de liste de l'outil Appel d'offres et dans le courriel que vos sous-traitants recevront.
     • Numéro: Entrez un numéro pour votre dossier d'appel d'offres. Si vous avez déjà des dossiers d'appel d'offres, ce champ sera renseigné avec le numéro suivant de la séquence.
     • Statut: Sélectionnez « Ouvert » si le dossier d'appel d'offres est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l'appel d'offres a été attribué et fermé. Une fois qu'une soumission est « fermée », les soumissionnaires ne pourront pas voir les informations de la soumission.
     • Date d'échéance de la soumission* : Définissez la date et l'heure auxquelles cette soumission sera due. Si vous recevez l'autorisation de prolonger l'appel d'offres, vous devrez modifier la date d'échéance de l'appel d'offres pour refléter cela; Sinon, les soumissionnaires pourraient ne pas être en mesure de saisir leurs montants s'ils tentent de saisir leurs prix après la date d'échéance initiale de la soumission. Vous pouvez activer l'option pour autoriser les soumissions après la date d'échéance. Voir Configurer les paramètres avancés : Soumissionner pour plus d'informations. Cela apparaîtra sur le courriel d'invitation que vos sous-traitants recevront. Remarque : Vous pouvez cocher la case à cocher « À déterminer » si la date d'échéance de l'appel d'offres est indéterminée.
     • Méthode comptable du document d'appel d'offres* : Choisissez si vous souhaitez une méthode comptable basée sur le montant ou l'unité/la Quantité sur votre document d'appel d'offres.
     • Désactiver l'appel d'offres détaillé: Cochez cette case si vous souhaitez autoriser les soumissionnaires à soumettre des offres qui ne sont pas détaillées, ce qui modifie l'appel d'offres d'un poste spécifique à un montant forfaitaire.
       Remarque : Cette option ne sera disponible que si vous avez sélectionné Basé sur le montant comme méthode comptable de la feuille de soumission. Si activé, les codes de coût seront désactivés sur le dossier d'appel d'offres.

        Important

       Pour les nouveaux projets utilisant l'expérience améliorée de gestion des appels d'offres, les paramètres « Méthode de comptabilité du document d'appel d'offres » et « Désactiver les appels d'offres détaillés » ne sont plus disponibles.

       Au lieu d'être limité à une méthode comptable pour un dossier d'appel d' dossier d'appel d'offre entier, vous avez la possibilité de choisir une méthode comptable pour chaque poste dans la colonne « Type de réponse de champ » sur les formulaires d'appel d'offres. Pour plus d'informations, voir Appel d' offres : Types de réponse flexibles.

   • Contenu de l'emballage:
     • Contact principal d'appel d'offres* : Spécifiez un contact principal au nom duquel vous souhaitez que l'invitation à soumissionner soit envoyée.
       Remarque : Le nom du contact principal apparaîtra sur l'invitation à soumissionner et toute correspondance, et il recevra tous les courriels de soumission à la place du créateur du dossier d'appel d'offres.
     • Groupe CC d'appeld'offres : Ajoutez des membres à cette liste qui seront informés lorsque les soumissions seront soumises.
   • Description du projet: Saisissez une description qui apparaîtra sur le courriel d'invitation envoyé aux soumissionnaires invités.
     Remarque : Vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de la compagnie pour qu'il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de la compagnie.
   • Directives de soumission : Saisissez les directives qui apparaîtront sur la feuille de soumission et incluez un lien vers la page Support de soumission deProcorepour fournir aux soumissionnaires un accès rapide sur la façon de télécharger les documents d'appel d'offres.
     Remarque : Vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de la compagnie pour qu'il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de la compagnie.
   • Informations préalables à la soumission:
     • Date limite deQRT: Cliquez pour activer une date limite de QRT avant la soumission.
       • Définissez une date et une heure.
     • Présentation du site: Cliquez pour activer la présentation avant la soumission.
       • Définissez une date et une heure.
       • Remarquessur la procédure pas à pas : Saisissez toute information pertinente sur la procédure pas à pas.
   • Paramètres avancés:
     • Dated'attribution prévue : Définissez une date d'attribution anticipée pour le paquet. Cette date s'affichera sur la feuille de soumission.
     • Courriels de compte à rebours: Cliquez pour activer l'envoi de e-mails de compte à rebours quotidiens à tous les soumissionnaires qui n'ont pas refusé de soumissionner, à partir du nombre de jours spécifié avant la date d'échéance.
     • Accepter les soumissions après la dated'échéance : Cliquez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à soumettre des soumissions après la date d'échéance spécifiée.
     • Activer les soumissions à l'aveugle: Cliquez si vous ne souhaitez pas voir les montants des soumissions ou recevoir des courriels de notification lorsque les soumissions sont placées jusqu'à la date d'échéance. Voir Qu'est-ce qu'une soumission à l'aveugle?
       • Facultatif :  Lorsque les soumissions à l'aveugle sont activées, un responsable peut être affecté à partir du Répertoire du projet en tant qu'utilisateur chargé de révéler les soumissions lorsqu'elles sont prêtes à être examinées. Voir Afficher ou masquer les appels d'offres aveugles dans un dossier d'appels d'offres.  Le gestionnaire des appels d'offres à l'aveugle recevra une notification par courriel une fois le dossier d'appel d'offre créé. Si aucun gestionnaire n'est affecté, les appels d'offres soumis seront révélés à la date d'échéance des appels d'offres.
     • Désactiver la soumission électronique des soumissions: Cliquez sur pour les projets qui ne permettent pas aux sous-traitants de soumettre des soumissions par voie électronique.
     • Inclure les documents d'appel d'offres: Cliquez si vous souhaitez inclure les Documents d'appel d'offres sous forme de fichiers téléchargeables dans le courriel d'invitation du dossier d'appel d'offres.
     • Message de Confirmation de soumissionde la soumission : Saisissez un message qui sera envoyé aux soumissionnaires une fois qu'ils auront soumis leur soumission.
       Remarque : Vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de la compagnie pour qu'il soit prérempli chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de la compagnie.
4. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.
5. Si vous souhaitez joindre des fichiers au dossier de soumission, consultez la section « Joindre les documents de soumission » ci-dessous. Cliquez sur Ignorer si vous souhaitez les ajouter plus tard.

Étapes suivantes

• Pour les projets avec une expérience améliorée de la gestion des soumissions, voir Créer un formulaire de soumission.
• Pour les projets avec l'expérience Legacy, voir Inviter des soumissionnaires.

Voir également

• Modifier un dossier d'appel d'offres
• Créer un formulaire de soumission