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Procore

Créer un plan d'action

Objectif

Créer un plan d'action à partir de l'outil Plans d'action du projet.

Contexte

L'outil Plans d'action permet de garantir que les exigences spécifiques à votre compagnie et à votre projet sont clairement définies, centralisées et organisées. Les plans d'action créés dans Procore sont examinés pour approbation par les principales parties prenantes du projet avant d'être exécutés, puis réexaminés (avec tous les enregistrements connexes fournis à titre de preuve) après leur achèvement pour confirmer que la norme de qualité définie a été respectée.

Éléments à considérer

  • Permissions utilisateur requises :
    • Pour créer un plan d'action, permissions de niveau « Admin » sur l'outil Plans d'action du projet et permissions granulaires « Créer et modifier un plan d'action » activées sur votre modèle de permissions.
    • Pour être ajouté en tant que gestionnaire de programme, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant qu'approbateur de plan d'action, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant que récepteur de plan d'action terminé, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.

Étapes

Ajouter des renseignements généraux

  1. Accédez à l'outil Plans d'action du projet.
  2. Pour créer un plan d'action sans modèle, cliquez sur + Créer et sur + Créer un nouveau plan.
    OU
    Pour créer le plan d'action à partir d'un modèle, cliquez sur + Créer et cliquez sur le nom du modèle sous « Modèles ».
    Remarque : les modèles de plan d'action qui sont en mode « Modifier » ne peuvent pas être sélectionnés.
  3. Complétez ce qui suit sous « Informations générales ».
    • Nom. Obligatoire. Saisissez un nom pour le plan d'action.
    • Gestionnaire de plan. Sélectionnez l'utilisateur chargé de superviser toutes les étapes du plan d'action tout au long de son cycle.
    • Type. Obligatoire. Sélectionnez un type dans la liste. Voir Créer des types de plan d'action.
      OU
      Pour créer un type lors de la création du plan d'action avec des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau de la compagnie :
      • Cliquez sur + Créer un type.
      • Entrez un nom pour le type.
      • Cliquez sur Créer.
    • Lieu. Sélectionnez un lieu dans la liste.
      OU
      Cliquez sur + Créer un lieu, entrez un nom de lieu et cliquez sur Créer.
    • Description. Entrez une description pour le plan d'action.
    • Approbateurs du plan d'action. Cliquez sur Ajouter des approbateurs et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste pour les ajouter en tant qu'approbateurs du plan d'action.
    • Destinataires du plan d'action terminé. Cliquez sur Destinataires du Plan d'action terminé et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste pour les ajouter en tant que « Destinataires du plan d'action terminé ».
  4. Cliquez sur Créer et ajouter des sections.
    Une bannière s'affiche pour confirmer la création du plan d'action. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et items ». Voir Ajouter des sections et des items ci-dessous.
     Remarque
    Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer plan d'action en mode « Modifier ». En mode « Modifier », toutes les modifications apportées aux « Informations générales » ou aux « Sections et items » du plan d'action sont automatiquement enregistrées. Le message « Toutes les modifications ont été enregistrées » s'affiche en bas de l'écran pour confirmer que les modifications ont été enregistrées.

Ajouter des sections et des items

  1. Saisissez un nom pour la première section.
  2. Complétez ce qui suit pour le premier item de la première section :
    • Dans la colonne « Titre », entrez un nom pour l'item.
    • Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet item.
    • Dans la colonne « Références », cliquez sur + Ajouter des références pour joindre un ou plusieurs fichiers de votre ordinateur ou pour lier une ou plusieurs sections du devis du projet.
      • Pour lier les sections de devis, remplissez les sections suivantes dans la fenêtre « Ajouter des références » :
        • Cliquez sur Spécifications.
          Remarque : le plan d'action fera toujours référence à la dernière version de la spécification. Si vous faites référence à la version 1.0 et aux versions ultérieures, téléversez la version 1.1, le plan d'action référencera la dernière version.
        • Cochez une ou plusieurs cases à côté des divisions ou sections que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Enregistrer.
      • Pour lier des plans, procédez comme suit dans la fenêtre « Ajouter des références » :
        • Cliquez sur Plans.
          Remarque : Les plans d'action font toujours référence à la dernière version des plans téléversés.
        • Sélectionnez le nom et la discipline du plan applicables dans la liste déroulante.
        • Cochez une ou plusieurs cases à côté des images que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Enregistrer.
      • Pour joindre des fichiers depuis votre ordinateur, procédez comme suit dans la fenêtre « Ajouter des références » :
        • Cliquez sur Pièces jointes.
          Remarque : si vous créez un plan d'action à l'aide d'un modèle de plan d'action, toutes les pièces jointes ajoutées au modèle de plan d'action peuvent être supprimées en cliquant sur le X à côté du nom de fichier.
        • Joignez un ou plusieurs fichiers de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
    • Dans la colonne « Date d'échéance », sélectionnez une date à laquelle l'item doit être terminé.
      Remarque : la date d'échéance de l'item peut être modifiée ou supprimée par un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action lors de l'exécution du plan d'action.
    • Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur + Modifier les personnes assignées pour affecter les parties responsables à l'item et désigner les signatures demandées.
      Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :
      • Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (Voir Qu'est-ce que la « fonctionnalité de blocage » dans un plan d'action?)
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais permettra aux items libérés dans d'autres sections d'être terminés.
        • Signature du de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
        • Aucun. Cela permettra à d'autres items libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet item ajoute sa signature.
          Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
      • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
        Remarque : des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personnes assignées lorsque le plan d'action est en cours d'exécution.
      • Cliquez sur Créer une personne pour ajouter une personne assignée individuelle. Cela vous permet d'ajouter une seule personne en tant que partie responsable.
      • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'item. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action.
        OU
        Pour créer une méthode de vérification lors de la création du plan d'action avec des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau de la compagnie :
        • Cliquez sur + Créer une nouvelle méthode de vérification.
        • Entrez un nom pour la méthode de vérification. 
        • Cliquez sur Créer.
      • Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : Cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les items restants dans la section ou dans le plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
      • Cliquez sur + Ajouter une personne assignée pour ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
      • Cliquez sur Enregistrer.
        Remarques :
        • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
        • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur + Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'item.
      • Pour demander que des modèles d'inspection soient complétés pour l'item, cliquez sur Inspections dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d'inspection que vous souhaitez demander à remplir.
          Remarque : Les permissions « Lecture seule » et « Standard » ou supérieures sont requises sur l'outil Inspections au niveau de la compagnie pour demander des enregistrements à partir de l'outil Inspections.
          ET
          Permissions granulaires activées sur votre modèle de permissions Plans d'action. Pour les utilisateurs disposant de permissions « Lecture seule », les permissions granulaires doivent être activées. Pour les utilisateurs avec des permissions « Standard » et supérieures, les permissions granulaires sont activées par défaut.
      • Pour demander l'ajout d'une pièce jointe pour l'item, cliquez sur Pièces jointes dans la fenêtre « Ajouter les dossiers demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez la case « Sélectionner pour exiger une pièce jointe pour cet item ».
      • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'item.
  3. Cliquez sur + Ajouter un item pour ajouter un nouvel item dans la section.
  4. Cliquez sur + Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
  5. Continuez à ajouter des sections et des items si nécessaire.
  6. Pour supprimer une section ou un item :
    • Passez votre curseur sur la fin de la ligne et cliquez sur l'icône qui s'affiche.
    • Dans la fenêtre « Supprimer la section » ou « Supprimer l'item », cliquez sur Supprimer.
  7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des items, cliquez sur Terminé pour terminer la création du plan d'action.
     Remarque
    Un clic sur Terminé fait passer le plan d'action en mode « Afficher » où il peut être approuvé et exécuté.
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