Réaliser un plan d'action

Objectif

Pour exécuter un plan d'action dans l'outil Plans d'action du projet.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour ajouter ou supprimer des enregistrements sur plan d'action items :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Plans d’action du projet.
      OU
    • Permission de niveau « Lecture seule » dans l’outil Plans d’action du projet avec les permissions granulaires « Ajouter des enregistrements » ou « Supprimer des enregistrements » activées sur votre modèle de permissions.
  • Pour enregistrer une signature pour une personne assignée :
    • Pour vous-même :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » dans l’outil Plans d’action du projet avec la permission granulaire « Signer en tant que personne assignée du plan d’action » activée sur votre modèle de permissions.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Plans d’action du projet.
    • Pour un autre utilisateur de votre compagnie :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Plans d’action du projet avec la permission granulaire « Signer en tant que personne assignée de plan d’action pour les utilisateurs de la même compagnie » activée sur votre modèle de permissions.
    • Pour toute personne :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Plans d’action du projet avec la permission granulaire « Signer en tant que personne assignée du plan d’action pour tout utilisateur » activée sur votre modèle de permissions.
        OU
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
  • Pour être sélectionné comme utilisateur lorsqu’une signature est enregistrée pour une personne assignée : 
    • Vous devez être un utilisateur actif ou un contact dans l’outil Répertoire au niveau du projet.
  • Pour demander des enregistrements non demandés à l'origine sur les items du plan d'action : 
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Plans d'action du projet avec les autorisations granulaires « Ajouter des demandes d'enregistrement aux plans publiés en tant que personne assignée » activées sur votre modèle de permissions.
• Restrictions :
  • Le plan d'action ne peut pas être effectué tant qu’il est en mode « Modifier ».

Conditions préalables

• Créer un Plan d'action
• Approuver un plan d'action à exécuter

Étapes

1. Accédez à l'outil Plans d'action du projet.
2. Cliquez sur Afficher à côté du plan d'action que vous souhaitez exécuter.
   Remarque : Si le bouton « Afficher » n'est pas cliquable, le plan d'action est en mode « Modifier » et n'est accessible qu'aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
3. Passez en revue les sections et les items.
   Note: Certaines sections et items peuvent ne pas être disponibles si un ou plusieurs autres items ont été ajoutés avec « Fonctionnalité de blocage ». VoirWhat is 'Blocking Functionality' in an action plan?
4. Définir le statut des items individuels (Ouvert, En cours, Retardé, Fermé)
5. Optionnel: Dans la colonne « Date d’échéance », modifiez ou supprimez la date d’échéance des items.
   Note: Les dates d’échéance ne peuvent être modifiées que par :
   • Utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Plans d’action du projet.
     OU
   • Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Plans d’action du projet avec la permission granulaire « Modifier la date d’échéance dans les plans publiés » activée sur leur modèle de permissions.
6. Dans la colonne « Destinataires », complétez les informations suivantes pour les items nécessitant des signatures :
   Remarque : Les signatures requises des personnes assignées qui sont marquées d'un astérisque (*) ont une « fonctionnalité de blocage » configurée et doivent être complétées pour libérer d'autres items à compléter.
   • Pour enregistrer une signature d’une entité (« Entrepreneur », par exemple) :
     • Cliquez sur le lien de l’entité pour laquelle vous souhaitez enregistrer une signature.
     • Sélectionnez vous ou une autre personne dans le menu déroulant.

       Remarque

       • Les utilisateurs disposant de la permission granulaire « Signer en tant que personne assignée du plan d’action » ne peuvent se sélectionner que dans ce menu déroulant.
       • Si quelqu’un (y compris vous-même) est déjà désigné comme personne assignée, il ne peut pas être sélectionné dans ce menu déroulant.
       • Si vous vous êtes sélectionné, ajoutez votre signature et cliquez sur Signer.
         OU
       • Si vous avez sélectionné un autre utilisateur, demandez-lui d'ajouter sa signature et cliquez sur Signer.

          Important

         En cliquant sur « Signer », vous signez ce formulaire électroniquement et acceptez que votre signature électronique équivaut à votre signature manuelle
   • Pour enregistrer une signature pour vous ou une autre personne :
     • Cliquez sur le lien pour vous ou la personne pour laquelle vous souhaitez enregistrer une signature.
     • Si vous vous êtes sélectionné, ajoutez votre signature et cliquez sur Signer.
       OU
     • Si vous avez sélectionné un autre utilisateur, demandez-lui d'ajouter sa signature et cliquez sur Signer.

        Important

       En cliquant sur « Signer », vous signez ce formulaire électroniquement et acceptez que votre signature électronique équivaut à votre signature manuelle.
7. Dans la colonne « Destinataires », procédez comme suit pour ajouter des destinataires supplémentaires à un item :
   • Cliquez sur + Ajouter des personnes assignées. Dans la fenêtre « Ajouter des personnes assignées » :
     • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez la partie responsable (une entité ou une personne spécifique).
       OU : Cliquez sur Sélectionner la personne assignée , puis sur Créer une personne pour ajouter un nouveau contact en tant que personne assignée. Voir Qu’est-ce qu’un « contact » dans Procore et quels outils de projet prennent en charge l’concept?
     • Cliquez sur + Ajouter une personne assignée pour ajouter des parties responsables supplémentaires.
     • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'item. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action .
       OU
       Pour créer une méthode de vérification lors de l'exécution du plan d'action avec des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau de la compagnie :
       • Cliquez sur + Créer une nouvelle méthode de vérification.
       • Entrez un nom pour la méthode de vérification. 
       • Cliquez sur Créer.
     • Cliquez sur Enregistrer.
       Remarques :
       • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
       • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
       • La « fonctionnalité de blocage » ne peut être configurée que lorsqu'un plan d'action est en cours de création ou d'édition.
8. Dans la colonne « Enregistrements », remplissez ce qui suit pour les items qui nécessitent une nouvelle inspection à effectuer ou une inspection existante à lier au plan d'action :
   • Cliquez sur le lien de l'item (par exemple, Inspection de la sécurité du site).
   • Dans la barre latérale qui s’affiche, cliquez sur Créer de nouvelles ou d’inspections de lien.
     • Créer nouveau : Cliquez sur cette option pour accéder à l’outil Inspections au niveau du projet où vous pouvez créer une nouvelle inspection (à l’aide du modèle sélectionné) qui peut être liée à l’plan d'action une fois l’inspection créée.
       Notes:
       • Seuls les utilisateurs disposant des permissions appropriées dans l’outil Inspections au niveau du projet peuvent créer une inspection. Voir Créer une inspection au niveau du projet.
       • Une fois l’inspection créée, revenez à l’plan d'action et cliquez sur Lier les inspections (voir ci-dessous) pour l’ajouter à la plan d'action.
     • Lier les inspections : Cliquez sur cette option pour lier une inspection existante à l’plan d'action.
       • Dans la fenêtre « Lier des inspections », cochez une ou plusieurs cases à côté des inspections que vous souhaitez lier au plan d'action et cliquez sur Enregistrer.

          Conseil

         Vous ne voyez pas la demande d'enregistrement que vous recherchez?

         • Demandez des enregistrements qui n'ont pas été initialement ajoutés au plan d'action en cliquant sur « Ajouter un enregistrement » dans la colonne « Enregistrements ». 
9. Dans la colonne « Enregistrements », complétez les informations suivantes pour les items qui nécessitent la création d'un item de correspondance avec le plan d'action :
   • Cliquez sur le lien de l'item (par exemple, Correspondance générale ).
   • Dans la barre latérale qui s'affiche, cliquez sur Créer une nouvelle correspondance ou Lier une correspondance .
     • Créer nouveau : Cliquez sur cette option pour accéder à l'outil Correspondance du projet où vous pouvez créer un nouvel item de correspondance (en utilisant le type de correspondance sélectionné) qui peut être lié au plan d'action une fois l'item de correspondance créé.
       Remarques :
       • Seuls les utilisateurs disposant des permissions appropriées sur le type de correspondance peuvent créer un item de correspondance. Voir Créer un item de correspondance .
       • Une fois l'item de correspondance créé, revenez au plan d'action et cliquez sur Lier la correspondance (voir ci-dessous) pour l'ajouter au plan d'action.
     • Lier la correspondance : Cliquez sur cette option pour lier un item de correspondance existant au plan d'action.
       • Dans la fenêtre « Lier la correspondance », cochez une ou plusieurs cases à côté des items de correspondance que vous souhaitez lier au plan d'action et cliquez sur Enregistrer .
10. Dans la colonne « Dossiers », complétez les informations suivantes pour les items nécessitant l'ajout d'une pièce jointe :
    • Cliquez sur Pièces jointes demandées.
    • Dans la barre latérale « Pièces jointes demandées », cliquez sur + Ajouter une pièce jointe.
    • Pour ajouter une pièce jointe à partir de votre ordinateur :
      • Faites glisser et déposez une ou plusieurs pièces jointes depuis leurs lieux sur votre ordinateur.
        OU
        Cliquez sur Joindre des fichiers et joignez une ou plusieurs pièces jointes à partir de leurs lieux sur votre ordinateur.
    • Pour ajouter un document en tant que pièce jointe :
      • Cliquez sur Documents et cochez la ou les cases des documents à ajouter.
        Remarque : Les documents ajoutés en tant qu'enregistrements reflètent la version du document au moment de son ajout en tant qu'enregistrement.
    • Cliquez sur Enregistrer.
11. Dans la colonne « Enregistrements », procédez comme suit pour les items nécessitant l’ajout d’une photo :
    • Cliquez sur Photos demandées.
    • Dans la barre latérale « Photos », cliquez sur + Ajouter une photo.
    • Faites glisser et déposez une ou plusieurs photos de leurs lieux sur votre ordinateur.
      OU
      Cliquez sur Joindre des fichiers et joignez une ou plusieurs photos de leurs lieux sur votre ordinateur.
    • Cliquez sur Enregistrer.
12. Dans la colonne « Dossiers », complétez les éléments suivants pour les items qui nécessitent l'ajout d'un livrable :
    • Cliquez sur Livrables.
    • Dans la barre latérale« Livrables », cliquez sur + Créer un nouveau livrable ou Lier des livrables.
    • Créer nouveau : Cliquez sur cette option pour accéder à l'outil Livrables du projet où vous pouvez créer un livrable qui peut être lié au plan d'action une fois qu'il est créé.
      Remarques :
      • Seuls les utilisateurs disposant des permissions appropriées dans l'outil Livrables peuvent créer un livrable. Voir Créer un livrable.
    • Lier les livrables : Cliquez sur cette option pour lier un livrable existant au plan d'action.
    • Cliquez sur Enregistrer.

Étapes suivantes

Signer un plan d'action complété

Voir également

• Créer un Plan d'action
• Modifier un plan d'action