Créer un modèle de plan d'action au niveau de la compagnie

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Objectif

Créer un modèle de plan d'action au niveau de la compagnie à utiliser dans l'outil Plans d'action du projet.

Contexte

La création de modèles de plan d'action au niveau de la compagnie permet à votre compagnie d'utiliser facilement des plans d'action identiques ou similaires dans vos projets sans avoir à recréer complètement les plans d'action plusieurs fois. En créant des modèles de plan d'action, votre compagnie peut établir des normes pour votre processus qualité afin de servir de point de départ pour les plans d'action de vos projets que vos équipes de projet peuvent modifier au besoin pour répondre aux besoins uniques de chaque projet.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Admin au niveau de l'entreprise
Information supplémentaire :
- Les informations générales par défaut et les sections et items par défaut peuvent être modifiés lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle par les utilisateurs disposant des permissions appropriées.
- Vous pouvez définir les modèles sur « Privé » par défaut. Cependant, lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle, les utilisateurs peuvent choisir de rendre le plan d'action privé ou non.

Conditions préalables

Créer des types de plans d'action
Facultatif : Téléchargez les fichiers ci-dessous avec des exemples de modèles de plan d'action.
1. Cliquez ici pour télécharger le fichier compressé d'exemples de plan d' action ou cliquez ici pour télécharger le fichier compressé d'exemples de plan d'action des propriétaires Procore.
  Remarque : Ces fichiers sont fournis à titre de guides de référence uniquement et ne peuvent pas être téléversés ou importés directement dans Procore.
2. Consultez les exemples de modèles.
3. En suivant les étapes du didacticiel ci-dessous, ajoutez les informations que vous souhaitez inclure à partir des exemples de modèles.

Étapes

Ajouter des informations générales par défaut
Ajouter des sections et des items par défaut
Copier des sections et des items

Ajouter des informations générales par défaut

Naviguez vers l'outil Admin au niveau de la compagnie.
Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur sur Plans d'action.
Accédez à l'onglet « Modèles ».
Cliquez sur + Créer un modèle.
Entrez les informations dans les champs suivants :
- Nom. Obligatoire. Entrez un nom par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
- Tapez . Obligatoire . Sélectionnez un type par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle. Voir Créer des types de plan d'action .
  OU
  Pour créer un nouveau type lors de la création du modèle de plan d'action :
  - Cliquez sur + Créer un type.
  - Saisir un nom pour le type.
  - Cliquez sur Créer.
- Privé.Cochez cette case pour rendre les plans d'action créés à partir de ce modèle visibles uniquement à certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d'action privés?
  Remarque : Les utilisateurs peuvent décocher cette case lors de la création d'un plan d'action à partir du modèle.
- Description. Entrez une description par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
Cliquez sur Créer et ajouter des sections .
Une bannière s'affiche pour confirmer que le plan d'action est créé. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et items ». Voir Ajouter des sections et des items par défaut ci-dessous.

Remarque
Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer le modèle de plan d'action en mode « Modifier ». En mode « Modifier », toutes les modifications apportées aux « Informations générales » ou aux « Sections et items » du modèle de plan d'action sont automatiquement enregistrées. Le message « Toutes les modifications ont été enregistrées » s'affiche en bas de l'écran pour confirmer que les modifications ont été enregistrées.

Ajouter des sections et des items par défaut

Entrez un nom pour la première section.
Complétez ce qui suit pour le premier item de la première section :
- Dans la colonne « Titre », entrez un nom pour l'item.
- Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet item.
- Dans la colonne « Références », cliquez sur + Ajouter des références pour ajouter des fichiers de votre ordinateur au plan d'action, pour référence.
  - Dans la fenêtre « Ajouter des références », joignez un ou plusieurs fichiers de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
    Remarque : Les utilisateurs disposant des permissions appropriées pour créer un plan d'action peuvent supprimer ces pièces jointes ou ajouter leurs propres pièces jointes lors de la création d'un plan d'action.
- Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur + Modifier les personnes assignées pour affecter les parties responsables à l'item et désigner les signatures demandées.
  Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :
  - Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (Voir
    What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
    )
    - Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais permettra aux items libérés dans d'autres sections d'être terminés.
    - Signature du de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
    - Aucun. Cela permettra à d'autres items libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet item ajoute sa signature.
      Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
  - Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
    Remarque : Des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personne assignée lors de l'exécution de plans d'action.
  - Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'item. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action .
    OU
    Pour créer une nouvelle méthode de vérification lors de la création du modèle de plan d'action :
    - Cliquez sur + Créer une nouvelle méthode de vérification.
    - Entrez un nom pour la méthode de vérification.
    - Cliquez sur Créer.
  - Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : Cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les items restants dans la section ou dans le plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
  - Cliquez sur + Ajouter une personne assignée pour ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
  - Cliquez sur Enregistrer.
    Remarques :
    - Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
    - Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
- Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur + Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'item.
  - Pour demander l'ajout ou la création d'inspections pour l'item, cliquez sur Inspections dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
    - Cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d'inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'item.
      Remarque : Des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Inspections au niveau de la compagnie sont requises pour demander des enregistrements à l'aide de modèles d'inspections de la compagnie.
  - Pour demander l'ajout ou la création d'items de correspondance pour l'item, cliquez sur Correspondance dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
    - Cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des items de correspondance pour l'item.
  - Pour demander l'ajout ou la création de livrables pour l'item, cliquez sur Livrables dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
    - Cochez la case à cocher« Sélectionner pour demander un livrable pour cet item » .
  - Pour demander l'ajout d'une pièce jointe pour l'item, cliquez sur Pièces jointes dans la fenêtre « Ajouter les dossiers demandés » et procédez comme suit :
    - Cochez la case « Sélectionner pour demander une pièce jointe pour cet item ».
  - Pour demander l'ajout d'une photo pour l'item, cliquez sur Photos dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
    - Cochez la case « Sélectionner pour demander une photo pour cet item ».
  - Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'item.
Cliquez sur + Ajouter un item pour ajouter un nouvel item dans la section.
Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
Continuez à ajouter des sections et des items si nécessaire.
Pour supprimer une section ou un item :
- Passez votre curseur sur la fin de la ligne et cliquez sur l'icône qui s'affiche.
- Dans la fenêtre « Supprimer la section » ou « Supprimer l'item », cliquez sur Supprimer.
Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des items, cliquez sur Terminé pour terminer la création du modèle de plan d'action.
Remarque : Cliquer sur Terminé fait passer le modèle de plan d'action en mode « Affichage » où il peut être utilisé pour créer un nouveau plan d'action dans un projet.

Copier des sections et des items sur un modèle au niveau de la compagnie

Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie.
Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur Plans d'action .
Accédez à l'onglet « Modèles ».
Si vous créez un nouveau modèle, cliquez sur +Créer un modèle .
OU
Si vous modifiez un modèle existant, cliquez sur Modifier à côté du modèle que vous souhaitez modifier.
Sous « Sections et items », localisez la section ou l'item que vous souhaitez copier.
Si vous copiez une section, passez votre souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer .
OU
Si vous copiez un item, passez votre souris sur l'item et cliquez sur Dupliquer .
Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l'item nouvellement créé.
Cliquez sur Enregistrer l'ébauche .
OU
Cliquez sur Publier.

Étapes suivantes

Créer un Plan d'action