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Procore

Créer et modifier un modèle de plan d'action au niveau du projet

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Objectif

Pour créer un modèle de plan d'action à partir du niveau du projet pour l'outil Plans d'action.

Contexte

Les modèles peuvent être créés au niveau de la compagnie ou du projet, ce qui vous permet d'utiliser facilement la même structure de plan d'action dans l'ensemble de votre projet sans avoir à recréer plusieurs fois des modèles avec des exigences similaires. Les modèles peuvent être créés à partir de zéro ou peuvent être construits à partir de modèles qui ont été précédemment créés au niveau de la compagnie. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Plans d'action du projet avec la permission granulaire « Créer et modifier des modèles de projet » activée sur votre modèle de permissions.
  • Informations complémentaires :
    • Les informations générales par défaut et les sections et items par défaut peuvent être modifiés lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle par les utilisateurs disposant des permissions appropriées.
    • Chaque champ d'un modèle de projet peut être rempli et sera copié dans les plans d'action créés à l'aide de ce modèle. 
    • Vous pouvez définir les modèles sur « Privé » par défaut. Cependant, lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle, les utilisateurs peuvent choisir de rendre le plan d'action privé ou non.

Conditions préalables

  • Créer des types de plans d'action
  • Facultatif : Téléchargez les fichiers ci-dessous avec des exemples de modèles de plan d'action.
    1. Cliquez ici pour télécharger le fichier compressé d'exemples de plan d' action ou cliquez ici pour télécharger le fichier compressé d'exemples de plan d'action des propriétaires Procore .
      Remarque: Ces fichiers sont fournis à titre de guides de référence uniquement et ne peuvent pas être téléversés ou importés directement dans Procore .
    2. Consultez les exemples de modèles.
    3. En suivant les étapes du didacticiel ci-dessous, ajoutez les informations que vous souhaitez inclure à partir des exemples de modèles.

Étapes

Ajouter des informations générales par défaut

  1. Accédez à l'outil Plans d'action au niveau du projet.
  2. Cliquez sur l'engrenage des paramètres pour accéder aux paramètres des plans d'action.
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Cliquez sur + Créer un modèle.
     Modèle à partir de zéro vs modèle de la compagnie
    Si vous créez à partir d'un modèle d'entreprise, lorsque vous cliquez sur + Créer un modèle , vous verrez une liste déroulante avec les modèles d'entreprise précédemment créés ou l'option permettant de créer un modèle à partir de zéro. Si vous choisissez un modèle de compagnie précédemment créé, un nouveau modèle de projet s'ouvrira (un clone du modèle de compagnie) et il est déjà considéré comme « créé », donc il ne s'agira pas d'un bouton Créer et ajouter des sections . 
  5. Entrez les informations dans les champs suivants :
    • Nom. Obligatoire. Entrez un nom par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
      Remarque
      Les modèles de projet peuvent avoir le même nom que les modèles gérés au niveau de la compagnie. Cependant, si vous essayez de créer un modèle de projet avec le même nom qu'un modèle de projet existant, vous obtiendrez une erreur « Déjà utilisé ».
    • Tapez. Obligatoire. Sélectionnez un type par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle. Voir Créer des types de plan d'action.
      OU
      Pour créer un nouveau type lors de la création du modèle de plan d'action :
      • Cliquez sur + Créer un type.
      • Saisir un nom pour le type.
      • Cliquez sur Créer.
    • Privé. Cochez cette case à cocher pour que les plans d'action créés à partir de ce modèle ne soient visibles que par défaut pour certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d'action privés?
    • Description. Entrez une description par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
  6. Cliquez sur Créer et ajouter des sections.
    Une bannière s'affichera pour confirmer que le plan d'action est créé. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et items ». Voir Ajouter des sections et des items par défaut ci-dessous.
    Remarque
    Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer le modèle de plan d'action en mode « Modifier ». En mode « Modifier », toutes les modifications apportées aux « Informations générales » ou aux « Sections et items » du modèle de plan d'action sont automatiquement enregistrées. Le message « Toutes les modifications ont été enregistrées » s'affiche en bas de l'écran pour confirmer que les modifications ont été enregistrées.

Ajouter des sections et des items par défaut

  1. Entrez un nom pour la première section.
  2. Complétez ce qui suit pour le premier item de la première section :
    • Dans la colonne « Titre », entrez un nom pour l'item.
    • Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet item.
    • Dans la colonne « Références », cliquez sur + Ajouter des références pour ajouter des fichiers de votre ordinateur au plan d'action, pour référence.
      • Dans la fenêtre « Ajouter des références », sélectionnez un outil et un objet à référencer ou joignez un ou plusieurs fichiers de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
        Remarque : Les utilisateurs disposant des permissions appropriées pour créer un plan d'action peuvent supprimer ces pièces jointes ou ajouter leurs propres pièces jointes lors de la création d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur + Modifier les personnes assignées pour affecter les parties responsables à l'item et désigner les signatures demandées.
      Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :
      • Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (Voir
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
        )
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais permettra aux items libérés dans d'autres sections d'être terminés.
        • Signature du de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
        • Aucun. Cela permettra à d'autres items libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet item ajoute sa signature.
          Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
      • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
        Remarque : Des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personne assignée lors de l'exécution de plans d'action.
      • Cliquez sur Sélectionner la méthode de Vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'item. Voir Créer des méthodes de Vérification de plan d'action.
        OU
        Pour créer une nouvelle méthode de vérification lors de la création du modèle de plan d'action :
        • Cliquez sur + Créer une nouvelle méthode de vérification.
        • Entrez un nom pour la méthode de vérification.
        • Cliquez sur Créer.
      • Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : Cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les items restants dans la section ou dans le plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
      • Cliquez sur + Ajouter une personne assignée pour ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
      • Cliquez sur Enregistrer.
        Remarques :
        • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
        • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur + Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'item.
      • Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d' inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'item.
        Remarque : Des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Inspections au niveau du projet sont requises pour demander des enregistrements à l'aide de modèles d'inspections de projet.
      • Cliquez sur Correspondance et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des items de correspondance pour l'item.Remarque : Des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l'un des types de correspondance du projet sont requises pour demander des enregistrements de correspondance.
      • Cliquez sur Livrables, Réunions, Pièces jointesou Photos et cochez la case à cocher pour demander cet enregistrement.
      • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'item.
  3. Cliquez sur + Ajouter un item pour ajouter un nouvel item dans la section.
  4. Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
  5. Continuez à ajouter des sections et des items si nécessaire.
  6. Pour supprimer une section ou un item :
    • Passez votre curseur sur la fin de la ligne et cliquez sur l'icône icon-delete-trash4.png qui s'affiche.
    • Dans la fenêtre « Supprimer la section » ou « Supprimer l'item », cliquez sur Supprimer.
  7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des items, cliquez sur Terminé pour terminer la création du modèle de plan d'action.
    Remarque : Cliquer sur Terminé fait passer le modèle de plan d'action en mode « Affichage » où il peut être utilisé pour créer un nouveau plan d'action dans un projet.

Copier des sections et des items sur un modèle au niveau du projet

  1. Accédez à l'outil Plans d'action au niveau du projet.
  2. Cliquez sur l'engrenage des paramètres pour accéder aux paramètres des plans d'action .
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Si vous créez un nouveau modèle, cliquez sur +Créer un modèle .
    OU
    Si vous modifiez un modèle existant, cliquez sur Modifier à côté du modèle que vous souhaitez modifier.
  5. Sous « Sections et items », localisez la section ou l'item que vous souhaitez copier.
  6. Si vous copiez une section, passez votre souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
    OU
    Si vous copiez un item, passez votre souris sur l'item et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
  7. Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l'item nouvellement créé.
  8. Cliquez sur Enregistrer l'ébauche .
    OU
    Cliquez sur Publier.

 

Afficher et modifier un modèle au niveau de la compagnie au niveau du projet

  1. Accédez à l'outil Plans d'action au niveau du projet.
  2. Cliquez sur l'engrenage des paramètres pour accéder aux paramètres des plans d'action.
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Sélectionnez le modèle de compagnie que vous souhaitez gérer.
    Remarque : Le symbole vectoriel icon-company-level.png indique que le modèle de plan d'action est géré au niveau de la compagnie.
  5. Cliquez sur le bouton Modifier pour apporter des modifications au modèle.
  6. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Publier.
    Remarque : Les modifications sont automatiquement enregistrées.

Étapes suivantes