Créer et modifier un modèle de plan d'action au niveau du projet
Objectif
Pour créer un modèle de plan d'action à partir du niveau du projet pour l'outil Plans d'action.
Contexte
Les modèles peuvent être créés au niveau de la compagnie ou du projet, ce qui vous permet d'utiliser facilement la même structure de plan d'action dans l'ensemble de votre projet sans avoir à recréer plusieurs fois des modèles avec des exigences similaires. Les modèles peuvent être créés à partir de zéro ou peuvent être construits à partir de modèles qui ont été précédemment créés au niveau de la compagnie.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Plans d'action du projet avec la permission granulaire « Créer et modifier des modèles de projet » activée sur votre modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
- Informations complémentaires :
- Les informations générales par défaut et les sections et items par défaut peuvent être modifiés lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle par les utilisateurs disposant des permissions appropriées.
- Les modèles de projet peuvent avoir le même nom que les modèles gérés au niveau de la compagnie.
- Chaque champ d'un modèle de projet peut être rempli et sera copié dans les plans d'action créés à l'aide de ce modèle.
- Vous pouvez définir les modèles sur « Privé » par défaut. Cependant, lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle, les utilisateurs peuvent choisir de rendre le plan d'action privé ou non.
Conditions préalables
Étapes
- Ajouter des informations générales par défaut
- Ajouter des sections et des items par défaut
- Copier des sections et des items
- Modifier des items en bloc
- Réorganiser des sections ou des items
- Supprimer des sections ou des items
- Afficher et modifier un modèle au niveau de la compagnie au niveau du projet
Ajouter des informations générales par défaut
- Accédez à l'outil Plans d'action au niveau du projet.
- Cliquez sur les paramètres des plans d'action
icône. - Accédez à l'onglet « Modèles ».
- Cliquez sur + Créer un modèle.
- Sélectionnez cette option pour créer un nouveau modèle à partir d'un modèle de compagnie existant ou pour créer un nouveau modèle à partir de zéro.
- Entrez les informations générales.
- Continuez et ajoutez des sections et des items par défaut ou cliquez sur Enregistrer le brouillon ou Publier.
Ajouter des sections et des items par défaut
- Entrez un nom pour la section.
- Remplissez les informations pour chaque item dans la section :
- Dans la colonne « Titre », entrez un nom pour l'item.
- Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet item.
- Cliquez sur + Ajouter un document pour ajouter des photos, des plans, des formulaires, des documents et des pièces jointes au plan d'action pour référence.
- Les plans d'action font toujours référence à la dernière version des plans téléversés.
- Cliquez sur + Ajouter un item Procore pour ajouter des items tels que des devis, de la correspondance, des livrables, des observations et des réunions.
- Le plan d'action référencera toujours la dernière version d'un devis.
- Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur + Modifier les personnes assignées pour affecter les parties responsables à l'item et désigner les signatures demandées.
Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :- Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (Voir)
- Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais permettra aux items libérés dans d'autres sections d'être terminés.
- Signature du de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée est nécessaire pour que tous les items de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
- Aucun. Cela permettra à d'autres items libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet item ajoute sa signature.
Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
- Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
Remarque : Des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personne assignée lors de l'exécution de plans d'action. - Cliquez sur Sélectionner la méthode de Vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'item. Voir Créer des méthodes de Vérification de plan d'action.
OU
Pour créer une nouvelle méthode de vérification lors de la création du modèle de plan d'action :- Cliquez sur + Créer une nouvelle méthode de vérification.
- Entrez un nom pour la méthode de vérification.
- Cliquez sur Créer.
- Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : Cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les items restants dans la section ou dans le plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
- Cliquez sur + Ajouter une personne assignée pour ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarques :- Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
- Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
- Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (Voir)
- Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur + Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'item.
- Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d' inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'item.
Remarque : Des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Inspections au niveau du projet sont requises pour demander des enregistrements à l'aide de modèles d'inspections de projet. - Cliquez sur Correspondance et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des items de correspondance pour l'item.
Remarque : Des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l'un des types de correspondance du projet sont requises pour demander des enregistrements de correspondance. - Cliquez sur Formulaires et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque formulaire que vous souhaitez joindre en tant qu'enregistrement
Remarque : Des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Formulaires au niveau du projet sont requises pour demander des enregistrements de formulaire. - Cliquez sur Livrables, Réunions, Observations, Pièces jointesou Photos et cochez la case pour demander cet enregistrement.
- Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'item.
- Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d' inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'item.
- Cliquez sur + Ajouter un item pour ajouter un nouvel item dans la section.
- Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
- Continuez à ajouter des sections et des items si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer le brouillon ou Publier.
Copier des sections et des items sur un plan d'action
- Sous « Sections et items », recherchez la section ou l'item que vous souhaitez copier.
- Si vous copiez une section, passez la souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer
.
OU
Si vous copiez un item, passez la souris sur l'item et cliquez sur Dupliquer. - Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l'item nouvellement créé.
- Cliquez sur Enregistrer le brouillon.
OU
Cliquez sur Publier.
Modifier des items en bloc
- Cochez les cases à côté des items que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez pour ajouter, modifier ou remplacer des personnes assignées en fonction de la modification que vous souhaitez apporter.
- Vous pouvez ajouter des personnes assignées, des enregistrements ou des références.
- Vous pouvez modifier les critères d'acceptation, les dates d'échéance ou le statut de l'item.
- Vous pouvez remplacer les personnes assignées et mettre à jour leur méthode de vérification.
- Entrez les nouvelles informations.
- Cliquez sur Enregistrer.
Réorganiser des sections ou des items
- Passez votre curseur sur le début de la ligne contenant la section ou l'item que vous souhaitez déplacer.
- Cliquez et maintenez la poignée verticale (⋮⋮) icône.
- Faites glisser et déposez la ligne pour la déplacer vers le haut ou vers le bas dans l'ordre du tableau.
Supprimer une section ou un item
- Passez votre curseur sur la fin de la ligne.
- Cliquez sur le
icône. - Cliquez sur Supprimer.
Afficher et modifier un modèle au niveau de la compagnie au niveau du projet
- Accédez à l'outil Plans d'action au niveau du projet.
- Cliquez sur l'engrenage des paramètres pour accéder aux paramètres des plans d'action.
- Accédez à l'onglet « Modèles ».
- Sélectionnez le modèle de compagnie que vous souhaitez gérer.
Remarque : Le symbole vectoriel
indique que le modèle de plan d'action est géré au niveau de la compagnie. - Cliquez sur le bouton Modifier pour apporter des modifications au modèle.
- Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Publier.
Remarque : Les modifications sont automatiquement enregistrées.