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Procore

(Bêta) Examiner une facture de sous-traitant en tant qu’Admin à partir de l’outil Facturation avancée

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 Version échelonnée : Nouveaux affichages Admin et Collaborateur pour les factures des sous-traitants
Le 23 mars 2022, l'expérience de facturation des sous-traitants modernisée a été activée dans tous les projets Procore utilisant les outils de gestion des factures de Procore. Pour vous donner le temps de prévisualiser les modifications de conception, Procore offre aux utilisateurs la possibilité de basculer entre l'expérience modernisée et héritée jusqu'en septembre 2023. Après septembre 2023, la possibilité de quitter la nouvelle expérience sera supprimée et l'ancienne expérience ne sera plus disponible dans Procore.Pour en savoir plus, voir Gestion financière : Nouveaux affichages Admin et Collaborateur pour la facturation des sous-traitants .
Remarque
Si vous avez la version généralement disponible du factures de sous-traitant, suivez les étapes décrites dans Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur au lieu de celle ci-dessous.
 Version limitée
flag-us.pngflag-canada.png L'outil Facturation proportionnelle n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée) . 

Objectif

Approuver ou rejeter les postes d’un facture en aval en tant que facture administrateur.

Contexte

Si vous êtes un administrateur de factures pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour prendre en charge cela, Procore vous offre la possibilité d'approuver ou de rejeter des postes individuels sur la carte Ventilation des coûts d'une facture. Pour approuver ou rejeter les postes, votre compte d'utilisateur Procore doit disposer des permissions d'utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois que vous avez obtenu les permissions appropriées, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour examiner les factures soumises à votre équipe pour paiement. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour consulter une facture de sous-traitant en tant qu'Admin à partir de l'outil de Facturation, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. 
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Information supplémentaire :
    • Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n’importe quel facture et ne sont PAS limités à réviser uniquement les facture les plus récentes. Cependant, il est important de garder à l’esprit que le rejet d’un poste ne changera PAS la valeur de la facture.
    • Pour savoir comment consulter un facture de projet à l’aide de l’outil Engagements du projet, voir Réviser les factures de sous-traitant en tant qu’administrateur.

Étapes

  1. Accédez à l’un des outils Facturations avancées du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez le facture à réviser. Cliquez ensuite sur son lien N° de facture .
  4. Faites défiler jusqu'à la carte Ventilation des coûts . 
  5. Cliquez sur le bouton Modifier sur la carte. 
  6. Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
    Remarques

    Lorsque vous passez en revue chaque poste, gardez à l’esprit :

    • Les administrateurs de factures peuvent examiner les postes sur n’importe quel facture et ne sont PAS limités à réviser uniquement les facture les plus récentes. Cependant, il est important de garder à l’esprit que le rejet d’un poste ne changera PAS la valeur de la facture.
    • Si vous avez activé l'option Activer les montants proposés par les sous-traitants dans les paramètres d'engagement, la colonne « Montant proposé » apparaît. Pour en savoir plus, voir Créer un échéancier de paiement .
    • La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu'un contact de facturation a soumis, un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » peut ajuster séparément les colonnes « Travail terminé cette période » et « Matériaux actuellement stockés » pour définir les montants appropriés.
    • Pour en savoir plus sur la ventilation des coûts dans une facture de sous-traitant, voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation .
    • Pour approuver un poste , cliquez sur la coche GRISE pour l'approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste budgétaire.
      sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Pour rejeter un poste :
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. 
        Cela ouvre la case Raison (facultatif). 
      2. Entrez une raison dans la case Raison (Facultatif).
      3. Cliquez sur Ajouter.
         Important
        • Les commentaires saisis dans la case « Raison (Facultatif) » ne sont PAS inclus dans le courriel automatisé envoyé au contact facture. Cependant, vous pouvez exporter un PDF qui comprend un tableau « Raisons de la différence » qui affiche les commentaires tels qu’ils sont saisis. Voir Exporter une facture de sous-traitant.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Faites défiler jusqu'à la carte Informations générales .
  9. Cliquez sur le bouton Modifier.
  10. Modifiez le statut de la facture si nécessaire :
    • Si vous rejetez l'un des postes, Procore recommande de définir le statut de la facture sur « Réviser et soumettre à nouveau ». 
    • Si vous avez approuvé tous les postes, Procore recommande de définir le statut sur « Approuvé », « Approuvé comme noté » ou « En attente d'approbation du propriétaire » (selon votre situation).