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Procore

Créer un PDF configurable d'une facture de propriétaire

Objectif

Créer un PDF personnalisé pour une facture au propriétaire à l'aide des options de PDF configurables. 

Contexte

Lorsque vous travaillez avec une facture propriétaire dans Procore, l'onglet Détails et l'onglet PDF configurable de la facture affichent ses éléments de ligne. L'onglet PDF configurable vous permet de personnaliser la façon dont les éléments de campagne s'affichent sur une facture du propriétaire. Avec les fonctionnalités de cet onglet, vous pouvez regrouper et résumer les données de votre facture comme vous le souhaitez avant de la présenter au propriétaire que vous facturez.

Dans un PDF configurable, un groupe est un objet qui organise les postes de facture ensemble. Dans Procore, les groupes par défaut disponibles dans un PDF configurable sont : Sous-projet (si activé), Division, Code de coût et Type de coût. Vous pouvez également créer des groupes personnalisés contenant des items personnalisés pour ensuite appliquer ces items personnalisés à votre PDF. 

Exemples
  • Comment organiser un PDF configurable à l'aide d'un groupe par défaut
    Supposons que votre équipe ait créé différents sous-projets sur un projet Procore pour représenter différentes phases du projet (voir Ajouter un sous-projet à un projet Procore). Dans cet exemple, vous souhaitez créer un fichier PDF configurable qui regroupe les postes sur la facture au propriétaire dans la phase de projet appropriée. En supposant que vous ayez créé les noms de sous-projets « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 », vous pouvez choisir « Sous-projet » dans la liste déroulante « Ajouter un groupe ». Vous pouvez ensuite placer tous les postes classés comme « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 » dans des groupes distincts. 
  • Comment organiser un PDF à l'aide d'un groupe personnalisé
    Supposons que votre équipe utilise son propre système de codes de facturation personnalisés. Vous pouvez créer un nouveau groupe pour le fichier PDF configurable nommé « Groupe de facturation 1 » pour héberger vos codes. Vous pouvez ensuite créer de nouveaux items dans le groupe pour représenter vos codes de facturation. Par exemple, « Code de facturation A », « Code de facturation », « Code de facturation C », etc. Une fois votre groupe et vos codes créés, vous pouvez appliquer le groupe au PDF configurable, puis attribuer vos codes de facturation personnalisés aux postes individuels de la facture. 

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
    • Pour afficher un PDF configurable sur un contrat principal, permissions « Lecture seule » sur l'outil Contrats principaux 
  • Informations complémentaires :

Conditions préalables

démo

Cette image animée vous montre comment ajouter un nouveau groupe et ajouter des items à un groupe. Elle vous montre également comment associer les postes individuels sur une facture au propriétaire aux items d'un groupe, afin que vous puissiez organiser les données dans votre PDF configurable pour les afficher comme vous le souhaitez.  

demo-configurable-pdf-groups.gif

Étapes

  1. Gérer les groupes personnalisés
  2. Attribuer les postes de la facture à un item d'un groupe

Gérer les groupes personnalisés

Ces étapes vous montrent comment accéder à la fenêtre Gérer les groupes personnalisés.

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet. 
  2. Localisez le contrat principal associé à la facture propriétaire contenant le PDF configurable. Cliquez ensuite sur Afficher .
  3. Cliquez sur l'onglet Factures.
  4. Recherchez la facture que vous souhaitez personnaliser dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher .
  5. Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
  6. Ouvrez la liste déroulante Ajouter un filtre.
  7. Cliquez sur Gérer les groupes personnalisés .
  8. Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, continuez avec :

Ajouter un nouveau groupe au menu Ajouter un groupe

Ces étapes vous montrent comment créer un groupe personnalisé pour qu'il apparaisse comme une option dans la liste déroulante «Ajouter un groupe» dans l'onglet PDF configurable.

  1. Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, cliquez sur Ajouter un groupe.
    manage-custom-groups-add-group.png
  2. Tapez une étiquette pour le groupe dans la zone Entrer le nom du groupe. Appuyez ensuite sur ENTRÉE. Ajoutez autant de groupes que vous le souhaitez.
    nom-groupe.png
    Remarque
    • Une fois que vous avez appuyé sur ENTRÉE, le système enregistre automatiquement le nom du groupe et l'ajoute en tant que sélection dans la liste déroulante Ajouter un groupe de l'onglet PDF configurable.
    • Pour supprimer un groupe, cliquez sur le (x) à côté du nom du groupe pour le supprimer définitivement et tous les items associés au groupe sélectionné.
  3. Continuez avec Ajouter des items à un groupe.

Ajouter des éléments à un groupe

Ces étapes vous montrent comment ajouter des codes de facturation à un groupe personnalisé. 

  1. Dans la fenêtre Ajouter des groupes personnalisés, recherchez le groupe auquel vous souhaitez ajouter des codes de facturation.
  2. Cliquez sur Ajouter un item.
  3. Dans la zone Entrer le nom de l'élément , saisissez une étiquette pour le code. Appuyez ensuite sur ENTRÉE.
    add-items-to-group.png
    Remarque
    • Ajoutez autant d'items que vous le souhaitez à chaque groupe. 
  4. Cliquez sur la case de fermeture (X).
  5. Continuez avec Affecter les éléments de ligne de la facture à un élément d'un groupe .

Attribuer les postes de la facture à un item d'un groupe

Une fois que vous avez créé les groupes et les éléments que vous souhaitez utiliser pour votre facture, vous pouvez commencer à organiser vos éléments de campagne afin qu'ils s'affichent comme vous le souhaitez.

  1. Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
  2. Cochez les éléments de ligne de facture que vous souhaitez attribuer à un élément personnalisé.
    Remarque : cette action modifie le libellé de la liste déroulante "Ajouter un groupe" en "Modifier".
  3. Dans la liste déroulante Modifier, sélectionnez le groupe contenant les items personnalisés que vous souhaitez attribuer aux postes de votre facture.
    attribuer des éléments personnalisés à des éléments de campagne.png
  4. Cliquez sur Enregistrer.
 Conseil
  • Tout poste de facture non attribué à un item personnalisé dans un groupe apparaîtra dans une section intitulée « [Nom du groupe de facturation]Non spécifié » . Il n'y a aucune option pour supprimer cette convention de dénomination.
  • Si vous ne souhaitez pas que le "[Nom du groupe de facturation] non spécifié" apparaisse sur votre facture, il est recommandé d'ajouter un élément nommé "Aucun" ou "Autre" (ou un terme de votre choix) à votre groupe. Attribuez ensuite les éléments de ligne de votre facture à cet élément dans le groupe.

 

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