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Procore

Envoyer une facture au propriétaire par courriel

Objectif

Envoyer une facture au propriétaire du projet pour demander le paiement.

Contexte

Après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer au propriétaire par courriel. Si le propriétaire répond à ce courriel, la réponse apparaîtra dans l'onglet Courriels de la facture.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par courriel pour envoyer une copie PDF de l'onglet Détails aux destinataires. L'onglet PDF configurable n'est PAS inclus dans le courriel sortant.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Propriétaire. Cliquez ensuite sur le contrat principal avec lequel vous souhaitez travailler.
  3. Cliquez sur l'onglet Factures.
  4. Cliquez sur Afficher à côté de la facture que vous souhaitez envoyer par courriel.
  5. Cliquez sur Envoyer la facture.
     Remarque
    Le bouton Envoyer la facture par courriel pour envoyer une copie PDF de l'onglet Détails aux destinataires. L'onglet PDF configurable n'est PAS inclus dans le courriel sortant.
  6. Remplissez les champs suivants :
    • À. Entrez les noms de tous les destinataires. Il s'agit généralement d'un propriétaire à qui vous demandez le paiement.
    • Cc : Entrez les noms des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer une copie conforme du courriel.
    • Privé. Cochez cette case pour limiter l'accès au courriel de facturation aux destinataires. Les utilisateurs avec la permission « Admin » ont toujours la permission d'accéder au courriel de facturation.
    • Sujet. Ce champ se remplit automatiquement avec le numéro de la facture.
    • Pièces jointes. Joignez tous les documents ou fichiers associés.
    • Message. Incluez tout message concernant la facture que vous souhaitez envoyer aux destinataires.
  7. Cliquez sur Envoyer.
    Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît. Procore envoie une copie de l'onglet Détails sous forme de pièce jointe PDF au(x) destinataire(s) désigné(s) sous forme de message électronique. Un enregistrement du message sortant est enregistré dans l'onglet « Courriels » de la facture. Toutes les réponses au courriel doivent être envoyées à l'adresse « À » et sont également enregistrées dans l'onglet « Courriels ».

 

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