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Procore

Envoyer une facture au propriétaire par courriel à partir de l'outil Facturation (hérité)

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 Contenu hérité
Cette page détaille l'expérience de facture au donneur d'ouvrage hérité. Une expérience modernisée est également disponible. 

Objectif

Envoyer une facture propriétaire au collaborateur en amont de votre projet Procore par courriel. 

Contexte

Après avoir créé une facture au propriétaire qui se base sur un contrat principal, vous pouvez envoyer une copie de l'onglet « Détails » de la facture à votre collaborateur en amont pour examen. Une fois examiné, votre collaborateur peut alors répondre directement à ce message pour indiquer qu'il a approuvé votre facture pour le paiement (ou pour vous fournir une raison pour rejeter votre facture). Pour s'assurer que la réponse de votre collaborateur est capturée par écrit, Procore enregistre toutes les réponses à l'adresse « De » de votre message sortant dans l'onglet Courriels de la facture. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux .
  • Information supplémentaire :
    • Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par courriel à pour envoyer une copie de l'onglet « Détails » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec ce courriel. 

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à la Facturationau niveau du projet outil. 
  2. Cliquez sur l'onglet Propriétaire.
  3. Localisez la facture à envoyer. 
  4. Cliquez sur le lien # de facture pour l'ouvrir. 
  5. Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par courriel. 
    Cela lance la fenêtre « Transférer la facture n°[#] pour le contrat principal n°[#] - [Début de la période de facturation - Fin de la période de facturation]' dans l'onglet Courriels de la facture. 
    Remarques
    • Le bouton Envoyer la facture par courriel envoie une copie de l'onglet « Détails » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec ce courriel. 
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  6. Remplissez les champs suivants :
    • À. Entrez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.
    • CC . Entrez les noms des personnes que vous souhaitez copier sur le fil de discussion. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut. 
    • Privé. Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l'administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/Cc.
    • Sujet. Ce champ sera renseigné avec le numéro de la facture.
    • Pièces jointes. Joignez tous les documents ou fichiers associés.
    • Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.
  7. Cliquez sur Envoyer .
    Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d'attente des courriels sortants de Procore.
    Remarque
    • Un enregistrement de votre message sortant est enregistré dans l'onglet « Courriels » de la facture.
    • Tous les messages envoyés à l'adresse « De » sur votre message sortant sont automatiquement enregistrés dans l'onglet « Courriels » de la facture. Cela offre aux destinataires de vos messages la possibilité d'utiliser la fonction de réponse dans leur programme de messagerie. Il capture également les réponses écrites d'approbation ou de rejet de vos collaborateurs. 

Voir également