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Procore

Créer une réunion

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Contexte

Vous pouvez utiliser l’outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l’heure, le lieu et les participants. Ce processus est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez passer à la création de catégories, qui sont utilisées pour regrouper les points de l’ordre du jour en sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les items individuels de l’ordre du jour à vos catégories.

Éléments à considérer

Étapes

  1. Accédez à l’outilRéunions du projet. 
  2. Cliquez sur + Créer une réunion.
  3. Sélectionnez + Nouveau ou sélectionnez un modèle de réunion dans la liste.
  4. Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.

  • Numéro de réunion : Indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore attribue automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore attribue à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : Ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs.

  • Nom de la réunion  : Saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

  • Lien de la réunion : Copiez et collez le lien de vidéoconférence pour que vos participants puissent y accéder.
    Remarque : Le URL complet du lien de réunion (commençant par https://) doit être inclus pour qu’il s’affiche en tant que créer un hyperlien.

  • Réunion privée : Cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que pour les participants attendus et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions.

  • Ébauche de réunion : Cochez cette case pour enregistrer la nouvelle réunion en tant que « Ébauche ».

  • Date de la réunion : Utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

  • Fuseau horaire : Sélectionnez un fuseau horaire pour la réunion.

  • Heure de début : Saisissez une heure de début pour la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de début.

  • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin pour la réunion. Inclure am ou pm après l'heure de fin.

Remarque: Si aucune heure de début ou de fin n’est sélectionnée, Procore les définira automatiquement sur 12h00.

  • Lieu de la réunion : L'endroit où se tiendra la réunion (par exemple, salle de conférence A, salle de conférence B, etc.).

  • Aperçu : Entrez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de mise en forme pour formater votre aperçu.

  • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

    • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.

  • Ajouter des participants: ajoutez des participants à la réunion en sélectionnant des personnes dans cette liste déroulante. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, une personne doit avoir un profil d’utilisateur Procore dans le Répertoire de projets. En outre, si un modèle de permissions est appliqué à la personne, les permissions doivent inclure « Lecture seule » ou plus dans l’outil Réunions. 

5. Ajouter des pièces jointes : Cliquez sur Joindre des fichiers pour ouvrir le modal de téléversement. Vous pouvez obtenir des fichiers à partir des emplacements suivants :

  • Mon ordinateur : Téléversez des fichiers directement ou utilisez la superficie Glisser-déposer.

  • Photos : Joignez des images directement à partir de l’outil Photos du projet.

  • Plans : Lier des feuilles spécifiques à partir de l’outil Plans.

  • Formulaires : Joindre des formulaires remplis à partir de l’outil Formulaires.

  • Documents : Sélectionnez les fichiers déjà stockés dans l’outil Documents du projet.

  • Gestion de documents : Joignez des fichiers à partir de l’outil Gestion de documents.

    Pièces jointes de réunion

6. Ajoutez des participants:

  • Sélectionnez des utilisateurs dans le menu déroulant. (Les utilisateurs doivent disposer de permissions « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Réunions pour apparaître ici).
    Remarque : La sélection de « Oui » dans le champ Approbation du procès-verbal demandée déclenche un flux de travail de réponse pour le participant.

7. Cliquez sur Créer et passez à l’agenda.

Remarque

  • Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et que le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour »

  • Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à votre réunion, voir Créer une catégorie de réunion.

  • Si vous souhaitez ajouter des items de réunion (ou des items de l’ordre du jour) à votre réunion, consultez Ajouter un Item de réunion.

  • Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie, nommée « Items non classés », à la réunion. Vous pouvez renommer cette catégorie en tapant sur le nom.