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Procore

Créer une réunion

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Objectif

Pour créer une réunion à l'aide de l'outil Réunions du projet. 

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l'heure, le lieu et également d'inviter les participants. Ce processus est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez passer à la création de catégories (voir Créer une catégorie de réunion), qui sont utilisées pour regrouper les items de l'ordre du jour en sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les items individuels de l'ordre du jour (voir Ajouter un item de réunion) à vos catégories. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une réunion :
      • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Réunions du projet,
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions du projet avec la permission granulaire « Créer une réunion » activée sur votre modèle de permissions.
    • Pour être ajoutée à la liste des « participants prévus » à une réunion, ​​​​​​​la​​​​​​​personne doit avoir un profil dans le répertoire du projet.
      ​​​​​​​Remarque: Si vous gérez les permissions des utilisateurs avec un modèle de permissions, les utilisateurs doivent disposer d'une permission « Lecture seule » ou supérieure dans l'outil Réunions. Voir Gérer les modèles de permissions de projet.
    • Pour afficher une réunion à laquelle vous avez été invité, les permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur l'outil Réunions.  
  • Information supplémentaire :
    • La réunion doit être en mode Ordre du jour. Il s'agit du paramètre par défaut lorsque vous créez une nouvelle réunion. Pour savoir comment convertir une réunion en mode Procès verbal, consultez Convertir une réunion en mode Procès verbal. 

Vidéo

 

Le contenu vidéo ne peut pas refléter avec précision l’état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

Étapes

  1. Accédez à l’outilRéunions du projet. 
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Pour créer une nouvelle réunion basée sur un modèle de réunion, suivez les étapes décrites dans Créer une réunion à partir d'un modèle.
      OU
    • Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur Créer une réunion.

      create-meeting-button.png
  3. Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.

create-a-new-meeting.png

  • Numéro de réunion : Indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore attribue automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore attribue à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : Ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs.

  • Nom de la réunion  : Saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

  • Lien de visioconférence : Copiez et collez le lien de visioconférence pour que vos participants y accèdent.
    Note: L’URL complète du lien de la réunion (à partir de https://) doit être incluse afin qu’elle s’affiche sous forme d’hyperlien.

  • Réunion privée : Cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que pour les participants attendus et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions.

  • Ébauche de réunion : Cochez cette case pour enregistrer la nouvelle réunion en tant que « Ébauche ».

  • Date de la réunion : Utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

  • Fuseau horaire : Sélectionnez un fuseau horaire pour la réunion.

  • Heure de début : Saisissez une heure de début pour la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de début.

  • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin pour la réunion. Inclure am ou pm après l'heure de fin.

  • Lieu de la réunion : L'endroit où se tiendra la réunion (par exemple, salle de conférence A, salle de conférence B, etc.).

  • Aperçu : Entrez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de mise en forme pour formater votre aperçu.

  • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

    • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.

  • Participants attendus : Ajoutez des participants à la réunion en sélectionnant des personnes dans ce menu déroulant. Pour apparaître comme sélection dans cette liste, une personne doit avoir un profil utilisateur Procore dans le répertoire de projets. En outre, si un modèle de permissions est appliqué à la personne, les permissions doivent inclure « Lecture seule » ou plus dans l'outil Réunions.

  1. Cliquez sur Créer.
    Notes:
    • Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour '
    • Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à votre réunion, consultez Créer une catégorie de réunion. 
    • Si vous souhaitez ajouter des items de réunion (ou des items de l'ordre du jour) à votre réunion, consultez Ajouter un item de réunion. 
    • Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie, nommée « Items non classés », à la réunion. Vous pouvez renommer cette catégorie en tapant sur le nom. Vous avez maintenant ces options :