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Procore

Créer une réunion

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Contexte

You can use the Meetings tool to create detailed agendas for your project meetings. The first step in the process is to create the meeting. This process lets you set the date, time, location, and attendees. This process is described in the Steps below. Once the meeting is created, you can move on to create categories, which are used to group agenda items into subjects. Then, you can add the individual agenda items to your categories.

Éléments à considérer

Étapes

  1. Accédez à l’outilRéunions du projet. 
  2. Cliquez sur + Créer une réunion.
  3. Sélectionnez + Nouveau ou sélectionnez un modèle de réunion dans la liste.
  4. Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.

  • Numéro de réunion : Indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore attribue automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore attribue à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : Ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs.

  • Nom de la réunion  : Saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

  • Meeting Link: Copy and paste the video conferencing link for your attendees to access.
    Note: The full URL of the meeting link (starting with https://) must be included in order for it to display as a hyperlink.

  • Réunion privée : Cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que pour les participants attendus et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions.

  • Ébauche de réunion : Cochez cette case pour enregistrer la nouvelle réunion en tant que « Ébauche ».

  • Date de la réunion : Utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

  • Fuseau horaire : Sélectionnez un fuseau horaire pour la réunion.

  • Heure de début : Saisissez une heure de début pour la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de début.

  • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin pour la réunion. Inclure am ou pm après l'heure de fin.

Note: If no Start Time or End Time is selected, Procore will automatically set these to 12:00 AM.

  • Lieu de la réunion : L'endroit où se tiendra la réunion (par exemple, salle de conférence A, salle de conférence B, etc.).

  • Aperçu : Entrez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de mise en forme pour formater votre aperçu.

  • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

    • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.

  • Ajouter des participants: ajoutez des participants à la réunion en sélectionnant des personnes dans cette liste déroulante. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, une personne doit avoir un profil d’utilisateur Procore dans le Répertoire de projets. En outre, si un modèle de permissions est appliqué à la personne, les permissions doivent inclure « Lecture seule » ou plus dans l’outil Réunions. 

5. Add Attachments: Click Attach File(s) to open the upload modal. You can source files from the following locations:

  • My Computer: Upload files directly or use the Drag & Drop area.

  • Photos: Attach images directly from the project’s Photos tool.

  • Drawings: Link specific sheets from the Drawings tool.

  • Forms: Attach filled-out forms from the Forms tool.

  • Documents: Select files already stored in the project's Documents tool.

  • Document Management: Attach files from the Document Management tool.

    meeting-attachments

6. Add Attendees:

  • Select users from the drop-down list. (Users must have 'Read Only' or higher permissions on the Meetings tool to appear here).
    Note: Selecting 'Yes' in the Minutes Approval Requested field triggers a response workflow for the attendee.

7. Click Create and Proceed to Agenda.

Remarque

  • A banner appears to confirm that the meeting was created and the page title changes to 'Meeting Agenda for '

  • If you want to add additional categories to your meeting, see Create a Meeting Category.

  • If you want to add meeting items (a.k.a., agenda items) to your meeting, see Add a Meeting Item.

  • Procore automatically adds one (1) category, name 'Uncategorized Items,' to the meeting. You can rename this category by typing over the name.