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Procore

Créer une réunion de suivi

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Objectif

Créer une réunion de suivi basée sur une réunion existante qui a déjà eu lieu.

Contexte

Dans Procore, vous pouvez créer des réunions de suivi lorsque vous souhaitez discuter de sujets récurrents ou de sujets qui n'ont pas été fermés lors d'une réunion précédente. Lorsque vous créez une réunion de suivi, le système copie la réunion source dans la nouvelle réunion de suivi.

La création d'une réunion de suivi est utile dans ces situations :

  • Lorsque vous avez besoin de créer des réunions récurrentes. Par exemple, des réunions qui ont lieu régulièrement avec des items à l'ordre du jour définis à chaque fois (par exemple, réunion de pré-construction, réunion quotidienne de projet, réunion hebdomadaire d'avancement de la construction, etc.).
  • Lorsque vous avez besoin de créer des réunions de suivi. Par exemple, supposons que le temps ait manqué lors d'une réunion précédente. Vous devez maintenant créer une réunion de suivi afin que les participants puissent poursuivre la discussion et résoudre les éventuels items ouverts (par exemple, une réunion du CAO, une réunion de sécurité, etc.).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Le titre, l'heure, le lieu et les sections d'aperçu de la nouvelle réunion reprendront par défaut les informations de la réunion sur laquelle le suivi est basé.
    • Tous les champs peuvent être modifiés lors d'une réunion de suivi, à l'exception du titre de la réunion.
    • Le nombre maximum de réunions de suivi pouvant être créées sur une réunion individuelle est de 475. Lorsque le nombre maximum de réunions de suivi a été atteint, les utilisateurs recevront une invite à les alerter pour créer une nouvelle réunion pour tenir des réunions de suivi subséquentes.
    • Tout item commercial « Ouvert » ou « En attente » de la réunion source sera copié dans la nouvelle réunion de suivi. Pour éviter qu'un item commercial ne soit reporté à une réunion de suivi, assurez-vous que le statut de l'item est défini sur le statut « Fermé ». 
    • Le « numéro de la réunion » pour les réunions de suivi ne peut pas être modifié.

Conditions préalables

Étapes

Créer une réunion de suivi à partir de la page d'affichage d'une réunion

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
    Cela affiche la page Ordres du jour/comptes-rendus de la réunion.
  2. Localisez la réunion désirée. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Dans le volet droit, cliquez sur Réunion de suivi.
    create-follow-up-meeting-from-meeting-view-page.png
    Remarques :
    • Voir Modifier une réunion pour les prochaines étapes.
    • Si vous souhaitez modifier le nom de la séquence de réunion, enregistrez vos modifications dans la réunion de suivi, revenez au registre de la réunion et cliquez sur Modifier à côté de l'une des réunions.
    • La réunion devra être en mode compte-rendu pour qu'une réunion de suivi puisse y être ajoutée.

Créer une réunion de suivi à partir de la page Ordre du jour/Compte rendu de la réunion

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
    Cela affiche la page Ordres du jour/comptes-rendus de la réunion.
  2. Localisez la réunion souhaitée dans la liste.
  3. Cliquez sur le bouton Suivi.
    Remarques :
    • Le bouton Suivi n’est disponible que lorsqu’une réunion est en mode Procès-verbal , comme illustré ci-dessous. Voir Convertir une réunion du mode ordre du jour au mode procès-verbal.
      meeting-in-minutes-mode.png
       
    • Si vous avez plusieurs réunions portant le même nom (par exemple, réunion hebdomadaire sur l'avancement de la construction), comme illustré ci-dessous, tenez compte de ce qui suit :
      • Le suivi n'est disponible que lorsque toutes les réunions sont en mode Compte-rendu. Comme indiqué ci-dessous, si une ou plusieurs réunions ne sont PAS à l'état de compte-rendu, aucun bouton n'apparaît. Cliquez plutôt sur Afficher à côté de la réunion souhaitée. Suivez ensuite les étapes décrites dans Créer une réunion de suivi à partir d'une page d'affichage des réunions ci-dessus.

        no-follow-up-agenda.png
      • Si toutes les réunions sont en mode Procès-verbal , cliquez sur le bouton pour créer une réunion de suivi pour la dernière réunion de la série.
        create-follow-up-meeting.png
         
  4. Modifiez la nouvelle réunion de suivi comme vous le souhaitez. Les options sont similaires à celles de la création d'une réunion. Voyez Créer une réunion et Modifier une réunion.
    Conseil! Veillez toujours à mettre à jour la Date de la réunion et les Dates d'échéance dans la nouvelle réunion de suivi. 
  5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur l'onglet Réunion, puis sur Mettre à jour.
    Une bannière « Réunion mise à jour avec succès » apparaît.