Ajouter un item de réunion

Objectif

Pour ajouter des items de réunion à une réunion.

Contexte

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
• Information supplémentaire :
  • Les items de réunion sont automatiquement numérotés dans l'ordre de leur création.
  • Si vous souhaitez organiser vos items de réunion dans une catégorie spécifique, vous devez d'abord créer une catégorie. Voir Créer une catégorie de réunion. Si vous ne créez pas ou ne spécifiez pas de catégorie pour un item de réunion, il est placé par défaut dans la zone « Items non classés ».

Étapes

1. Accédez à l’outil Réunions du projet.
2. Choisissez parmi ces options :
   • Si vous n'avez pas encore créé de réunion, cliquez sur Créer une réunion. Voir Créer une réunion.
     OU
   • Si vous souhaitez ajouter des items de réunion à une réunion existante, recherchez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Modifier.
     Cela place la réunion en mode édition.
3. Si vous souhaitez créer des catégories pour regrouper les items de votre ordre du jour, terminez Créer une catégorie de réunion. Cliquez ensuite sur Ajouter un item.
   
   
   
   Cela ouvre la fenêtre « Ajouter un item de réunion ».
4. Dans la fenêtre « Ajouter une réunion », procédez comme suit :
   
   
   

   • Titre : Saisissez un titre de réunion descriptif.

   • Affectation : Saisissez le nom de la personne responsable de l’achèvement de l’item. Lorsque vous commencez à taper, le système recherche dans le répertoire du projet la personne qui correspond à votre entrée. Pour être affectée à un item de réunion, la personne doit être ajoutée au répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.

     Note: Les notifications courriel ne sont pas envoyés au destinataire d’un item de réunion. Cependant, l’item apparaîtra sur leur liste Mes items ouverts sur la page d’accueil du projet. Voir Afficher mes items ouverts dans l’outil Portefeuille.

   • Date d'échéance : Utilisez le contrôle de calendrier pour spécifier une date d'échéance pour l'item de réunion.

   • Statut : Définissez le statut à « Ouvert », « En attente » ou « Fermé ». Cela permet aux responsables désignés dans le champ Affectation de savoir s'ils doivent ou non prendre des mesures supplémentaires. Le paramètre par défaut pour un nouvel item de réunion est « Ouvert ».

   • Priorité : Définissez la priorité à « Élevée », « Moyenne » ou « Faible ». La définition de la priorité des items d'une réunion donne aux parties responsables une meilleure idée des items à traiter en premier et des items qui peuvent être abordés en dernier et/ou déplacés à une réunion de suivi.

   • Catégorie : Sélectionnez la catégorie de votre item de réunion. Si vous créez un item réunion dans une catégorie spécifique, le système affichera cette catégorie par défaut. Les autres sélections s'affichent par ordre alphabétique. Si vous n'avez pas encore nommé de catégorie, la sélection « Non classé » s'affiche par défaut.

   • Description : Rédigez une description de l'item de réunion qui décrit l'élément de manière plus détaillée que le titre.

   • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

     • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
       OU
     • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.
5. Choisissez parmi ces options :
   • Si vous souhaitez enregistrer l'item, cliquez sur Enregistrer.
     OU
   • Si vous souhaitez enregistrer l’item et créer immédiatement l’item de réunion suivante, cliquez sur Enregistrer et en créer un autre.
     Remarque : La colonne Origine de la réunion reflète le numéro de la réunion dans laquelle l’item a été créé.

Étapes suivantes

• Distribuer un ordre du jour de réunion

Voir également

• Ajouter un commentaire à un item de réunion