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Procore

Modifier une réunion

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Objectif

Modifier une réunion dans l'outil Réunions du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Réunions du projet.
  2. Localisez la réunion que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Mettez à jour l'un des champs suivants :

    • Numéro de réunion : Indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore attribue automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore attribue à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : Ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs.

      L'option de modification du numéro de la réunion n'est disponible que s'il y a une réunion.

    • Nom de la réunion  : Saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

    • Lien de vidéoconférence : Copiez et collez le lien de vidéoconférence auquel vos participants pourront accéder.
      Remarque : L'URL complète du lien de la réunion (commençant par https://) doit être incluse pour qu'il s'affiche sous forme d'hyperlien.

    • Réunion privée : Cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que pour les participants attendus et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions.

    • Ébauche de réunion : Cochez cette case pour enregistrer la nouvelle réunion en tant que « Ébauche ».

    • Date de la réunion : Utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

    • Fuseau horaire : Sélectionnez un fuseau horaire pour la réunion.

    • Heure de début : Saisissez une heure de début pour la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de début.

    • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin pour la réunion. Inclure am ou pm après l'heure de fin.

    • Lieu de la réunion : L'endroit où se tiendra la réunion (par exemple, salle de conférence A, salle de conférence B, etc.).

    • Aperçu : Entrez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de mise en forme pour formater votre aperçu.

    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

      • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.

    • Notes : Saisissez des notes de réunion supplémentaires.
      Remarque : Ce champ n'est disponible que pour les réunions en mode « Procès-verbal ». Voir Conversion d'une réunion du mode ordre du jour au mode procès-verbal.

    • Participants attendus : Ajoutez des participants à la réunion en sélectionnant des personnes dans ce menu déroulant. Pour apparaître comme sélection dans cette liste, une personne doit avoir un profil utilisateur Procore dans le répertoire de projets. En outre, si un modèle de permissions est appliqué à la personne, les permissions doivent inclure « Lecture seule » ou plus dans l'outil Réunions.

  4. Cliquez sur Mettre à jour.
    Le système enregistre vos modifications dans les informations générales et les participants programmés.
  5. Si vous souhaitez continuer à modifier l'agenda, cliquez sur le bouton Modifier.
    Cela place la réunion en mode édition.
  6. Dans l'onglet Réunion, mettez à jour les informations de la section Agenda comme suit :
  7. Cliquez sur Terminé.
    Le système enregistre vos modifications dans l'agenda.