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Procore

Envoyer une facture de financement par courriel

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 Version limitée
flag-us.png L’outil Financement est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les propriétaires. Pour en savoir plus, voir Quels noms d’outils et termes sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés ?

Objectif

Pour envoyer une facture en amont au collaborateur en amont de votre projet Procore par courriel. 

Contexte

Après avoir créé une facture en amont qui est facturée en fonction d'un contrat client , d' un financement ou d' un contrat principal , vous pouvez envoyer une copie de l'onglet « Détail » de la facture à votre collaborateur en amont pour qu'il l'examine. Une fois examiné, votre collaborateur peut alors répondre directement à ce message pour indiquer qu'il a approuvé votre facture pour le paiement (ou pour vous fournir une raison pour laquelle vous rejetez votre facture). Pour garantir que la réponse de votre collaborateur est capturée par écrit, Procore enregistre toutes les réponses à l'adresse « De » de votre message sortant dans l'onglet Courriels de la facture. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises
  • Information supplémentaire :
    • En cliquant sur le bouton Envoyer la facture par courriel , vous envoyez une copie de l'onglet « Détails » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec ce courriel. 

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l'outil Contrat principal du projet.
  2. Dans le tableau, localisez le contrat. 
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir. 
  4. Cliquez sur l'onglet Factures
  5. Localisez la facture à envoyer dans le tableau.
  6. Cliquez sur le lien # de facture pour l'ouvrir.
  7. Cliquez sur Facture par courriel. 
    Cela lance la fenêtre « Facture de transfert n°[n] pour [contrat ou financement] n°[n] - [Début de la période de facturation - Fin de la période de facturation] » dans l'onglet Courriels de la facture.
    Remarques
    • Le bouton Envoyer la facture par courriel envoie une copie de l'onglet « Détails » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec ce courriel. 
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  8. Remplissez les champs suivants :
    • À. Entrez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.
    • CC . Entrez les noms des personnes que vous souhaitez copier sur le fil de discussion. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut. 
    • Cci. Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez copier sur le fil de courriel. 
    • Privé. Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l'administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/Cc.
    • Sujet. Ce champ sera renseigné avec le numéro de la facture.
    • Pièces jointes. Joignez tous les documents ou fichiers associés.
    • Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.
  9. Cliquez sur Envoyer .
    Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d'attente des courriels sortants de Procore.
Remarques
  • Un enregistrement de votre message sortant est enregistré dans l'onglet « Courriels » de la facture.
  • Tous les messages envoyés à l'adresse « De » sur votre message sortant sont automatiquement enregistrés dans l'onglet « Courriels » de la facture. Cela offre aux destinataires de vos messages la possibilité d'utiliser la fonction de réponse dans leur programme de messagerie. Il capture également les réponses écrites d'approbation ou de rejet de vos collaborateurs.