Démarrer avec la gestion de documents - Présentation de l'outil
À propos de l'outil
L'outil de gestion de documents de Procore est un système de gestion de documents qui organise automatiquement vos documents en fonction de leurs attributs. Trouvez rapidement les documents dont vous avez besoin en étant sûr que vous ouvrez la dernière révision approuvée et que seules les personnes qui devraient la voir y ont accès.
Cet outil est conçu pour les compagnies qui ont besoin d'une solution unifiée et paramétrable pour gérer les informations et les approbations à toutes les étapes d'un projet de construction.
Avec l'outil de gestion de documents, les compagnies peuvent :
- Configurez les permissions de document en fonction des attributs de chaque révision tels que le statut, le type ou la discipline.
- Aidez les membres de l'équipe à accéder, réviser, approuver et gérer les documents de manière simplifiée à partir d'un système centralisé.
- Bénéficiez des mêmes avantages que ceux de l'outil Documents d'origine de Procore, tout en ajoutant des fonctionnalités telles que des flux de travail d'approbation de documents avec des annotations, des permissions plus précises, des balises de métadonnées et des conventions de dénomination exécutoires.
Pour des didacticiels, des vidéos et des ressources supplémentaires, consultez Gestion de documents (Web) | (iOS) | (Android).
Vidéo
Afficher les fonctionnalités
Processus d'outil général
Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus loin dans ce guide), le processus général de l'outil de gestion de documents comprend les actions suivantes :
Remarque
Les sujets tels que les paramètres et les permissions des outils, les affichages enregistrés et les flux de travail d'approbation seront couverts plus tard dans ce guide.Diagramme des flux de travail
Téléverser, réviser et soumettre des documents
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Téléversement de documents
Les documents sont téléversés vers l'outil de gestion de documents, de la même manière que les fichiers sont téléversés vers l'outil Documents d'origine de Procore. Cependant, l'outil de gestion de documents utilise apprentissage machine sur le contenu du document et le nom du fichier pour renseigner automatiquement les données (telles que le type de document, le numéro de plan et la description du plan).
Remarque : Vous configurerez vos champs, vos normes de dénomination et vos exigences de téléversement dans la section suivante de ce guide.
VOIR LE TUTORIELRéviser et compléter les attributs du document
Une fois le traitement des téléversements terminé, tous les champs obligatoires restants devront être examinés et complétés avant de pouvoir être soumis au projet pour un accès plus large.
Remarque : Vous pourrez configurer ces exigences dans une section ultérieure de ce guide.
Soumission et approbation de documents
Une fois que les documents ont tous les champs obligatoires remplis, ils peuvent être soumis au projet et accessibles sous l'onglet « Tous les documents ».
Réviser des documents avec des flux de travail
Si les documents ont des flux de travail d'approbation configurés avec l'outil Flux de travail de travail, ils seront déplacés vers l'onglet « En révision » où les personnes assignées du flux de travail de travail pourront réviser, fournir des commentaires et répondre avec un résultat d'approbation.
Affichage, téléchargement et partage de documents
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Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des permissions appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont elles ont besoin.
Remarque : Vous configurerez les permissions de document plus tard dans ce guide.
Affichage de documents
Les documents soumis sont affichés dans les onglets « Tous les documents » et « En cours de révision ». Les informations sur le document peuvent être affichées dans le tableau ou ouvertes dans le visualiseur de documents de Procore. La dernière révision dans un conteneur de document donné est affichée par par défaut, mais les révisions précédentes sont également rapidement accessibles.
Les documents sont également facilement accessibles et visualisables sur l'application mobile de Procore pour iOS et Android.
Téléchargement de documents
Les documents peuvent être téléchargés individuellement à partir du tableau ou du visualiseur, et en masse à partir du tableau de l'application Web de Procore.
Partage de documents
Les documents peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes pour des items (tels que des transmissions) dans l'outil Correspondance.
Les documents peuvent ensuite être affichés et téléchargés par les destinataires de la correspondance qui ont la permission de ces documents dans l'outil de gestion de documents.
