Objectif
Modifier le statut d'un item de correspondance.
Contexte
Lorsque vous modifiez un item de correspondance, vous pouvez changer son statut. Si les items associés à la correspondance ont été complétés et que vous souhaitez la fermer, choisissez le statut Fermé.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour modifier n’importe quel item de correspondance :
- Permissions de niveau « Admin » sur le type de correspondance de l’item.
- Pour modifier un item de correspondance « Ébauche » que vous avez créé :
- Permissions de niveau « Standard » sur le type de correspondance de l’item.
OU
- Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
- Pour modifier un item de correspondance « Ouvert » que vous avez créé :
- Information supplémentaire :
- Si l’on a demandé à Procore d’activer le paramètre « non modifiable » au niveau de la compagnie, seuls les items de correspondance « Ébauche » sont modifiables, quelles que soient les permissions de l’utilisateur. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément .
- Si vous avez été affecté ou associé à un item de correspondance et que vous souhaitez ajouter une réponse à l’item, voir Répondre à un item de correspondance.
- Si un flux de travail est appliqué à l’item et que l’item est émis, les différences suivantes existent :
- « Statut » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec les informations du flux de travail.
- « Date d’échéance » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec les dates déterminées par le flux de travail et dont le nom a changé en « Date d’échéance de l’étape actuelle ».
- « Personnes assignées » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec l’utilisateur affecté à l’étape en cours, tel que déterminé par le flux de travail. Le nom du champ devient « Personne assignée de l’étape actuelle », mais le champ « Personnes assignées » reste un champ unique à déclarer répertoriant toutes les personnes assignées dans le flux de travail.
- « Membre de la distribution » : tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés une fois le flux de travail lancé. La sélection manuelle de membres de distribution supplémentaires est autorisée sur l’item de correspondance, et ceux-ci peuvent être supprimés si vous le souhaitez. Les notifications ne sont envoyées qu’aux membres sur le flux de travail liste de distribution, pas sur le item de correspondance liste de distribution.
- 'Bouton « Publier la réponse et modifier le statut » : n’est plus disponible à moins que les « Réponses » ne soient activées dans l’ensemble de champs paramétrables.
- Informations de notification par courriel :
- La modification d'un item de correspondance « Ouvert » se traduit par une notification par courriel au créateur de l'item et à toute personne figurant dans les champs «Personne assignée», « Membre de la distribution » ou « Reçu de », si un administrateur a activé les notifications par courriel « Item mis à jour » pour la type de correspondance.
- Des notifications par courriel sont envoyées pour tous les items de correspondance jusqu'à ce que leur statut passe à « Fermé ».
- Voir Qui reçoit des courriels d’item de correspondance et poussez-notifications ? pour plus de détails.
Remarque
- Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
- Contactez votre Point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas afficher ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
- Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
Étapes
- Accédez à l'outil Correspondance du projet.
- Localisez l'item de correspondance dont vous souhaitez modifier le statut.
- Cliquez sur Modifier.
Remarque : S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « non modifiable » au niveau de la compagnie afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les items « Ouverts » et « Fermés » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément.
- Sélectionnez un statut dans la liste Statuts :
- Ébauche : Indique que l' item de correspondance est en mode ébauche et n'a pas été émis.
- Ouvert : La correspondance est ouverte.
- Fermé réussi : La correspondance est fermée et a réussi.
- Fermé infructueux : La correspondance est fermée et a échoué ou n'a pas été approuvée.
- Statut personnalisé : Vous pouvez sélectionner un statut personnalisé le cas échéant. Voir Gérer les statuts personnalisés pour les types de correspondance.
- Cliquez sur Enregistrer.
