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Procore

Créer un nouveau type de correspondance

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 Accès anticipé
Les documents suivants décrivent des fonctionnalités qui ne sont pas actuellement disponibles dans tous les comptes. Veuillez contacter votre gestionnaire de compte Procore pour plus d'informations.

Objectif

Créer un type de correspondance personnalisé.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer des types de correspondance afin de gérer les pratiques commerciales courantes en matière de correspondance, telles que les instructions, les prorogations de délai et la correspondance générale au sein de Procore.

 Important
L'outil Correspondance ne s'affichera pour aucun projet au niveau du projet tant qu'un type de correspondance n'aura pas été créé et qu'au moins un type de correspondance n'aura pas été appliqué à un projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez créer jusqu'à 30 types de correspondance par compagnie.

Étapes

Étape 1 : Créer un type de correspondance 

Chaque correspondance nécessite un type de correspondance associé, vous pouvez en créer un nouveau si un type approprié n'existe pas encore.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

  1. Naviguez vers l'outil  Admin au niveau de la compagnie. 
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur Correspondance.
  3. Cliquez sur l'onglet Types.
  4. Cliquez sur + Créer.
  5. Complétez les informations suivantes pour le nouveau type de correspondance :
    • Nom du champ : Entrez un nom pour le champ.
    • Numéro de préfixe : Tapez un préfixe à trois chiffres.
    • Cochez la case Privé par défaut si vous souhaitez que tous les items créés sous ce type de correspondance soient privés par défaut.
  6. Cliquez sur Créer.

    Le nouveau type est ajouté à la page Types et le groupe de champs associé est ajouté à la page Groupes de champs. Vous pouvez modifier le groupe de champs.

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Étape 2 (facultative) : Mettre à jour les paramètres du groupe de champs

Si le groupe de champs par défaut ne convient pas à votre correspondance, vous pouvez le mettre à jour pour ajouter ou supprimer des champs existants.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

Gérez les paramètres du groupe de champs en cliquant sur l'une des options suivantes pour chaque champ :

  • Placez l'interrupteur à bascule en position ACTIVÉ icon-toggle-on.png pour rendre le champ visible dans la section.
  • Placez l'interrupteur à bascule en position DÉSACTIVÉ icon-toggle-off.png pour masquer le champ dans la section.
  • Cochez la case « Obligatoire » pour désigner un champ comme obligatoire ou facultatif.
    Une case cochée icon-checkbox-marked.png indique que les utilisateurs devront remplir le champ dans la section.
    Remarque : Si vous ne pouvez pas cliquer sur une option, cela indique qu'il s'agit d'un champ par défaut de Procore qui ne peut pas être modifié.

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Étape 3 (facultative) : Ajouter un champ personnalisé à un groupe de champs

Si un champ que vous souhaitez ajouter n'est pas répertorié dans les paramètres du groupe de champs, vous pouvez ajouter un champ personnalisé au groupe de champs.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

  1. Facultatif : Pour ajouter un champ personnalisé, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé et choisissez l'une des options suivantes :

    correspondence-add-custom-field-dropdown.png

    • Cliquez sur Créer un nouveau pour créer un nouveau champ personnalisé et suivez les étapes 5 et 6 de Créer un champ personnalisé à utiliser dans les groupes de champs de correspondance
    • Cliquez sur Choisissez parmi les champs existants et dans  Ajouter un champ personnalisé , cliquez sur Ajouter à côté du champ que vous voulez ajouter.

      Remarque : Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 champs personnalisés à un groupe de champs.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Cliquez sur Enregistrerà nouveau pour enregistrer le groupe de champs sans l'appliquer à aucun projet.
    OU
    Si vous souhaitez appliquer le groupe de champs à des projets existants, cliquez sur  Attribuer les projets et faites ce qui suit :
    1. Cochez les cases à côté des projets auxquels vous voulez attribuer les groupes de champs.
      OU
      Cliquez sur Sélectionner tout pour sélectionner tous les projets.
    2. Cliquez sur Mettre à jour.
    3. Cliquez sur Confirmer pour confirmer que vous souhaitez appliquer le groupe de champs aux projets sélectionnés.
      Remarque : Les groupes de champs par défaut de Procore dans les projets sélectionnés seront remplacés par les groupes de champs que vous avez configurés.

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