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Procore

Créer un nouveau type de correspondance

Objectif

Créer un type de correspondance personnalisé.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer des types de correspondance afin de gérer les pratiques commerciales courantes en matière de correspondance, telles que les instructions, les prorogations de délai et la correspondance générale au sein de Procore.

 Important
L'outil Correspondance ne s'affichera pour aucun projet au niveau du projet tant qu'un type de correspondance n'aura pas été créé et qu'au moins un type de correspondance n'aura pas été appliqué à un projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  • Informations complémentaires :
    • Vous pouvez créer jusqu'à 30 types de correspondance par compagnie.

Étapes

Étape 1: créer un type de correspondance

Chaque correspondance nécessite un type de correspondance associé, vous pouvez en créer un nouveau si un type approprié n'existe pas encore.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur Correspondance.
  3. Cliquez sur l'onglet Types.
  4. Cliquez sur + Créer.
  5. Complétez les informations suivantes pour le nouveau type de correspondance :
    • Nom du champ : Entrez un nom pour le champ.
    • Numéro de préfixe : Tapez un préfixe à trois chiffres.
    • Cochez la case Privé par défaut si vous souhaitez que tous les items créés sous ce type de correspondance soient privés par défaut.
  6. Cliquez sur Créer.

    Le nouveau type est ajouté à la page Types et le groupe de champs associé est ajouté à la page Groupes de champs. Vous pouvez modifier le groupe de champs.

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Étape 2 (facultative) : Mettre à jour les paramètres de l'ensemble de champs paramétrables

Si l'ensemble de champs paramétrables par défaut ne convient pas à votre correspondance, vous pouvez le mettre à jour pour ajouter ou supprimer des champs existants.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

Gérez les paramètres du groupe de champs en cliquant sur l'une des options suivantes pour chaque champ :

  • Placez sur l'interrupteur à bascule en position ACTIVÉicon-toggle-on.png pour rendre le champ visible dans la section.
  • Placez le commutateur en position OFF icon-toggle-off.png pour masquer le champ dans la section.
  • Cochez la case « Obligatoire » pour désigner un champ comme requis ou facultatif.
    Une case cochée icon-checkbox-marked.png indique que les utilisateurs devront remplir le champ de la section.
    Remarque : Si vous ne parvenez pas à cliquer sur une option, cela indique que le champ est une valeur par défaut Procore qui ne peut pas être modifiée.

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Étape 3 (facultative: Ajouter un champ personnalisé à un ensemble de champs paramétrables

Si un champ que vous souhaitez ajouter n'est pas répertorié dans les paramètres du groupe de champs, vous pouvez ajouter un champ personnalisé au groupe de champs.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

  1. Facultatif : Pour ajouter un champ personnalisé, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé et choisissez l'une des options suivantes :

    correspondence-add-custom-field-dropdown.png

    • Cliquez sur Créer nouveau pour créer un nouveau champ personnalisé et suivez les étapes 5 et 6 de Créer un champ personnalisé à utiliser dans les jeux de champs de correspondance.
    • Cliquez sur Choisissez parmi les existants et dans la boîte de dialogue Ajouter un champ personnalisé, cliquez sur Ajouter en face du champ à ajouter.

      Remarque : Vous pouvez ajouter jusqu'à 15 champs personnalisés à un ensemble de champs paramétrables.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Cliquez à nouveau sur Enregistrer pour enregistrer l'ensemble de champs paramétrables sans l'appliquer à aucun projet.
    OU
    Si vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs paramétrables à des projets existants, cliquez sur Affecter des projets et cochez les cases en face des projets auxquels vous souhaitez affecter les ensembles de champs.

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