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Procore

Créer une nouvelle allocation des dépenses

Objectif

Créer une nouvelle allocation de dépenses pour un projet Procore afin de pouvoir facturer les coûts de votre technologie Procore au propriétaire.

Contexte

Procore a conçu une nouvelle fonction d'allocation des dépenses dans l'outil Admin au niveau de la compagnie pour fournir aux entrepreneurs généraux une déclaration d'allocation des coûts au niveau du projet. Cela permet aux entrepreneurs généraux de facturer les coûts Procore au propriétaire. En tant qu’entrepreneur général, les coûts de votre investissement dans la technologie Procore peuvent être remboursés. Cette fonction crée la déclaration d'affectation nécessaire afin de garantir que vous disposez de la documentation PDF adéquate pour récupérer le coût de votre investissement Procore.

Pour utiliser cette fonction, vous devrez sélectionner le projet actif à attribuer et remplir trois (3) champs relatifs à ce projet :

  1. Date de début estimée
  2. Date de fin estimée
  3. Valeur estimée du contrat

Sur la base de ces informations, Procore produira une déclaration de répartition des coûts en multipliant le taux de tarification de vos points de base à la date d'attribution par la valeur du contrat. Procore génère ensuite cette déclaration en format PDF, que vous pouvez soumettre au propriétaire pour remboursement et conserver dans vos dossiers.

Il est important de noter que le montant total des coûts alloués ne peut pas dépasser le coût de votre licence licence annuelle Procore.

Éléments à considérer

  • Permission d'utilisateur requise :
    • Permission de niveau « Admin » dans l'outil Admin de la compagnie
  • Exigences :
    • Les utilisateurs finaux doivent saisir les données dans TOUS les champs. 
    • Les utilisateurs finaux ne peuvent créer qu'une (1) allocation de dépenses par projet Procore par période de facturation d'un (1) an.
    • Une allocation de dépenses ne peut pas s'étendre sur plusieurs périodes de facturation.
  • Limites :
    • Vous ne pouvez créer qu'une (1) seule allocation de dépenses par projet.
    • Les utilisateurs finaux ne peuvent pas supprimer une allocation de dépenses. 
  • Informations complémentaires :
    • Le terme allocation de dépenses représente la période de facturation du compte Procore de votre compagnie. Si vous avez des questions spécifiques sur les coûts de votre compagnie pour Procore pendant la durée d'un projet, nous vous recommandons de contacter votre Procore point of contact.
    • La période de facturation pour une allocation de dépenses n'a AUCUN rapport avec les périodes de facturation de votre projet. 
    • IMPORTANT ! Une allocation de dépenses ne peut pas être antidatée. Les périodes de facturation de Procore sont toujours définies par tranches d'un (1) an. Par exemple, si la date de début du contrat Procore de votre compagnie était le 1er janvier 2019, la fin de votre période de facturation d'un (1) an serait le 31 décembre 2019. Si la date de début de votre contrat était le 1er mars 2019, la fin de votre période de facturation d'un (1) an serait le 29 février 2020. 
    • Vous pouvez créer une nouvelle allocation de dépenses à n'importe quelle date dans une période de facturation d'un (1) an. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une allocation des dépenses qui s'étend sur plusieurs périodes de facturation Procore. Si vous voulez facturer un propriétaire pour un projet qui s'étend sur plus d'une (1) période de facturation annuelle, vous devez créer une allocation de dépenses distincte pour chaque période de facturation annuelle. 
    • La valeur annuelle du contrat (VAC) de votre contrat Procore est utilisée pour calculer le total pour le propriétaire sur l'allocation des dépenses. Si la VAC de votre compagnie change au cours d'une période de facturation et que vous créez une nouvelle allocation des dépenses, la nouvelle VAC sera toujours utilisée pour calculer le montant de la facture. 

Démo

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Étapes

  1. Naviguez vers l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  2. Sous Paramètres administratifs, cliquez sur Allocations de dépenses.
  3. Cliquez sur Nouvelle allocation de dépenses.
  4. Remplissez les champs obligatoires suivants :
    • Projet. Sélectionnez le projet souhaité dans la liste. Seuls les projets Procore actifs figurent dans cette liste. 
      Remarques :
      • Si vous sélectionnez un projet actif avec une allocation de dépenses existante, le message d'erreur « Le projet a déjà été pris » apparaît.
      • Vous ne pouvez créer qu'une (1) seule allocation de dépenses pour un projet pendant la période de facturation d'un (1) an. Par exemple, si votre compagnie a un contrat Procore d'un an qui a débuté le 1er janvier 2019, vous pouvez créer jusqu'à une (1) allocation de dépenses au plus tard le 31 décembre 2019. Si votre compagnie a un contrat pluriannuel Procore qui a débuté le 1er janvier 2019, la première période de facturation se terminera le 30 décembre 2019. La période de facturation de la deuxième année commencerait le 1er janvier 2020 et se terminerait le 31 décembre 2020. 
    • Date de début estimée. Entrez la date de début estimée du projet.
      Remarques :
      • Cette date doit correspondre à la date saisie dans le champ Date de début estimée de l'outil Admin au niveau du projet sur la page Général
      • Cette date doit se situer dans la période de facturation actuelle de votre compagnie, à savoir les dates de début et de fin de votre contrat Procore.
    • Date de fin estimée. Indiquez la date de fin de projet prévue.
      Remarque : cette date doit correspondre à la date saisie dans le champ  Date de fin estimée de l'outil Admin au niveau du projet sur la page Général.
    • Valeur estimée du contrat. Indiquez la valeur estimée du contrat initial. 
      Remarque : cette valeur doit correspondre au montant saisi dans le champ Valeur estimée du projet de l'outil Admin au niveau du projet sur la page Général
  5. Cliquez sur Créer.
  6. Si vous souhaitez exporter une copie du PDF, cliquez sur l'icône PDF à droite de l’item d’allocation des dépenses.
    Remarque : Vos points de base n'apparaîtront PAS dans le PDF.