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Procore

Créer un modèle de réunion

Objectif

Créer des modèles de réunion personnalisés à utiliser avec l'outil Réunions du projet.

Contexte

Si vous êtes l’Administrateur Procore de votre compagnie, vous pouvez créer des modèles de réunion à utiliser pour les projets de votre compagnie dans l'outil Réunions au niveau du projet de Procore. La création de modèles de réunion au niveau de la compagnie est la manière la plus simple de créer des agendas de réunions, car cela aide votre organisation  à élaborer des modèles de réunion communs qui fonctionnent bien pour vos équipes de projet. Cela limite également la quantité de données à saisir de manière répétitive pour les membres de votre équipe de projet, en réduisant au minimum la nécessité de saisir un nouvel agenda chaque semaine. Une fois que les modèles de réunion de votre compagnie sont créés à l'aide des étapes ci-dessous, les membres de l'équipe de projet peuvent utiliser l'outil Réunions du projet pour Créer une réunion à partir d'un modèle.

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Admin de la compagnie.
  • Champs pris en charge :
    Vous pouvez créer des modèles de réunion qui comprennent les champs suivants :
    • Nom de la réunion (ce champ est obligatoire)
    • Aperçu
    • Pièces jointes
    • Réunion privée
    • Catégories de réunion
      • Nom de la catégorie
    • Items de réunion
      • N° de l’agenda
      • Titre
      • Description
      • Pièce jointe
      • Priorité
  • Information supplémentaire :
    • Il est recommandé de ne PAS inclure d’informations spécifiques à un projet sur un modèle de réunion, car le modèle que vous créez sera mis à la disposition des utilisateurs dans l'outil Réunions pour tous les projets de votre compagnie.
    • Après avoir enregistré un nouveau modèle de réunion, celui-ci devient disponible pour les utilisateurs disposant de droits suffisants sous forme de sélection dans l'outil Réunions du projet. Voir Créer une réunion à partir d'un modèle
  • Plateformes prises en charge :
    • Procore Web

 

le flux de travail

Étapes

  1. Naviguez vers l'outil Admin de la compagnie.
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur Réunions. 
  3. Cliquez sur Créer un modèle de réunion.
  4. Dans la page Nouveau modèle de réunion, faites ce qui suit :
    • Nom de la réunion  : Saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

    • Réunion privée : cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que pour les participants programmés et les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau «Admin» sur l'outil Réunions.

    • Vue d'ensemble : saisissez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de mise en forme pour mettre en forme votre vue d'ensemble.

    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous avez les options suivantes :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichier s, puis choisissez l'option appropriée dans le menu de raccourcis qui apparaît.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur dans la zone grise  Glissez et déposez les fichiers .
  5. Cliquez sur Créer et passer à l'agenda.
    Cela crée un nouveau modèle de réunion et le place en mode édition. Par défaut, un nouveau modèle de réunion comprend les champs suivants :
    • 1-Articles non classés. Il s'agit d'une catégorie par défaut. Cliquez sur ce champ et remplacez le nom par celui de la catégorie souhaitée. Par exemple, tapez : Ouverture d'une entreprise.
    • Procéder à l'ajout de tout item de réunion à cette catégorie.  
  6. Sous la rubrique Agenda de la réunion, personnalisez les éléments suivants pour votre modèle de réunion : 
    1. Ajouter un point de réunion à une catégorie dans un modèle de réunion :
      1. Dans la catégorie souhaitée, cliquez sur +Ajouter un item.
        La fenêtre Ajouter un point de réunion apparaît. 
      2. Entrez un titre pour l'item.
        Par exemple, tapez : Présence/Appel nominal
      3. Sélectionnez Faible, Moyenne ou Élevée dans la liste des priorités
      4. Assurez-vous que la catégorie souhaitée est sélectionnée dans la liste Catégorie.
      5. Saisissez les informations ou instructions souhaitées dans le champ Description.
      6. Dans le champ Pièces jointes, ajoutez les pièces jointes souhaitées en cliquant sur le lien Joindre le(s) fichier(s) ou en déplaçant les fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer des fichiers.
      7. Choisissez parmi ces options :
        • Pour enregistrer l'item de réunion sans en créer un autre, cliquez sur Enregistrer.
          OU
        • Pour enregistrer l'item de réunion et créer un autre élément, cliquez sur Enregistrer et en créer un autre. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter un autre item de réunion.
    2. Ajouter une catégorie à un modèle de réunion :
      1. Cliquez sur +Créer une catégorie.
        La fenêtre Ajouter une catégorie apparaît.
      2. Entrez un nom de catégorie.
        Par exemple, tapez : Mises à jour des statuts
      3. Cliquez sur Créer.
        Le système ajoute votre nouvelle catégorie à l'ordre du jour de la réunion.
    3. Réorganiser les catégories et items de réunion dans un modèle de réunion
      1. Saisissez le bouton hamburger (≡)  à côté du point ou de la catégorie de la réunion.
      2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer l'item ou la catégorie jusqu’à l’endroit souhaité.
  7. Une fois votre modèle de réunion créé, cliquez sur Terminé.
    Le système crée un nouveau modèle de réunion.



    Le modèle sera désormais disponible pour les utilisateurs sous forme de sélection de menu déroulant sur le projet. Voir Créer une nouvelle réunion à partir d'un modèle.

Voir également