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Procore

Créer un modèle de réunion

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Objectif

Créer des modèles de réunion personnalisés à utiliser dans l'outil Réunions des projets de votre compagnie.

Contexte

Si vous êtes le titre Administrateur Procore, vous pouvez créer des modèles de réunion à utiliser sur les projets de votre compagnie dans l’outil Réunions au niveau du projet de Procore. La création de modèles de réunion au niveau de la compagnie est le moyen le plus simple de créer des ordres du jour de réunion, car il aide votre organisation à développer des modèles de réunion communs qui fonctionnent bien pour vos équipes de projet. Il limite également la quantité de saisie de données répétitive pour les membres de votre équipe de projet, en minimisant le besoin de re-saisir complètement un nouvel ordre du jour chaque semaine. Une fois que les modèles de réunion de votre compagnie sont créés à l’aide du Steps ci-dessous, Les membres de l’équipe de projet peuvent utiliser l’outil Réunions du projet pour Créer une réunion à partir d’un modèle.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau de la compagnie.
  • Champs pris en charge :
    Vous pouvez créer des modèles de réunion qui comprennent les champs suivants :
    • Nom de la réunion (ce champ est obligatoire)
    • Aperçu
    • Pièces jointes
    • Réunion privée
    • Catégories de réunion
      • Nom de la catégorie
    • Items de réunion
      • N° de l’agenda
      • Titre
      • La description
      • Pièce jointe
      • Priorité
  • Information supplémentaire :
    • Il est recommandé de ne PAS inclure d’informations spécifiques à un projet sur un modèle de réunion, car le modèle que vous créez sera mis à la disposition des utilisateurs dans l'outil Réunions pour tous les projets de votre compagnie.
    • Après avoir enregistré un nouveau modèle de réunion, il devient disponible pour les utilisateurs disposant de permissions suffisantes en tant que sélection dans l’outil Réunions du projet. Voir Créer une réunion à partir d’un modèle.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie.
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur Réunions.
  3. Cliquez sur Créer un modèle de réunion.

    btn-create-meet-temp.png
     
  4. Dans la page Nouveau modèle de réunion, procédez comme suit :

    • Nom de la réunion  : Saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

    • Réunion privée : Cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que pour les participants attendus et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions.

    • Aperçu : Entrez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de mise en forme pour formater votre aperçu.

    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

      • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.
  5. Cliquez sur Créer et passer à l'agenda.
    Cela crée un nouveau modèle de réunion et le place en mode Édition.
  6. Faites défiler jusqu'à la section Ordre du jour de la réunion . Suivez les étapes ci-dessous pour remplir les catégories et les items de l'ordre du programme de réunion.
    Remarque
    Les nouveaux modèles de réunion incluent une catégorie par défaut intitulée « 1-Items non classés ». Cliquez sur le nom de la catégorie 1-Items non classés pour le remplacer par votre propre nom de catégorie de réunion. Par exemple, tapez : Ouverture de compagnie. 
    • Pour ajouter un item à une catégorie pour un modèle de réunion:
      1. Dans la catégorie correspondante, cliquez sur + Ajouter un item.
      2. Saisissez un titre pour l'item.
        Par exemple, tapez : Présence/Appel nominal
      3. Sélectionnez Faible, Moyen ou Élevé dans le menu déroulant Priorité .
      4. Assurez-vous que la catégorie appropriée est sélectionnée dans la liste Catégorie .
      5. Saisissez toutes les informations ou directives nécessaires dans le champ Description .
      6. Dans le champ Pièces jointes , ajoutez toutes les pièces jointes pertinentes en cliquant sur le lien Joindre des fichiers ou en déplaçant des fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer des fichiers.
      7. Choisissez parmi ces options :
        • Pour enregistrer l'item de réunion sans en créer un autre, cliquez sur Enregistrer.
          OU
        • Pour enregistrer l'item de réunion et créer un autre élément, cliquez sur Enregistrer et en créer un autre. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter un autre item de réunion.
    • Pour créer une nouvelle catégorie pour un modèle de réunion:
      1. Cliquez sur + Créer une catégorie.
      2. Saisissez un nom de catégorie.
        Par exemple, saisissez : Mises à jour des statuts
      3. Cliquez sur Créer.
        Le système ajoute votre nouvelle catégorie à l'ordre du jour de la réunion.
    • Pour réorganiser les catégories et items de réunion dans un modèle de réunion:
      1. Cliquez et faites glisser sur l'icône plus de menu (≡) à côté de l' item de réunion .
      2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer l'item ou la catégorie jusqu’à l’endroit souhaité.
  7. Lorsque vous avez terminé de créer votre modèle de réunion, cliquez sur Mettre à jour . 
    Le système crée un nouveau modèle de réunion.

    meeting-template-created.png

    Le modèle sera désormais disponible pour les utilisateurs sous forme de sélection de menu déroulant sur le projet. Voir Créer une nouvelle réunion à partir d'un modèle. 

Voir également