Créer une modification du budget

Contexte

La fonction de modification budgétaire est conçue pour fournir aux chefs de projet la possibilité d’ajuster avec précision le budget actuel d’un projet. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer des modifications qui transfèrent les fonds alloués entre les postes budgétaires, ce qui vous offre la possibilité d’ajuster avec précision le budget à mesure que les montants alloués changent au cours d’un projet de construction. Par exemple, vous souhaiterez peut-être transférer de l’argent d’un poste de Contingence de votre budget pour couvrir un coût imprévu d’un autre poste budgétaire.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :

  • Pour créer des modifications budgétaires, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.

  • Pour configurer l’outil Budget, permissions de niveau 'Admin' dans l’outil Budget du projet.

• Information supplémentaire :

  • Les items avec un «? » ne permettra pas à un utilisateur de créer une modification budgétaire dans/à partir du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

  • Pour afficher un enregistrement détaillé de toutes les modifications budgétaires, voir rapports de modification budgétaire.
    Remarque: L’outil 'Rapports doit être un outils actifs sur le projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

  • Une fois qu’une modification budgétaire est créée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée.

• Restrictions :

  • Par par défaut, l’outil Budget supporte les modifications qui transfèrent les montants d’une (1) ligne du budget à l’autre, ce qui se traduit par une transaction « nette zéro » et met à jour les montants du Budget d’origine et des modifications budgétaires.
    Remarque: si vous souhaitez que le budget de votre projet effectue des additions/soustractions pour augmenter/diminuer ses totaux, un utilisateur avec 'Admin' permission sur l’outil Budget peut cliquer sur l’icône Configurer les paramètres , puis placer un coche dans le champ « Autoriser les modifications budgétaires qui modifient la case « total ».

  • Votre client n'a pas accès aux modifications de budget.

  • Si vous avez ajouté un poste budgétaire de 0 $ après avoir verrouillé le budget, vous ne serez pas autorisé à supprimer ce poste budgétaire si il était associé à une modification budgétaire.

  • Si vous utilisez la fonction de coût de la main-d’œuvre, vous ne pouvez pas réviser les unités budgétisées en créant une modification budgétaire. Voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.

• Pour les entreprises utilisant Intégrations ERP :

  • Voir Puis-je exporter les modifications budgétaires Procore vers un système ERP intégré?

Conditions préalables

• Verrouiller un budget

Étapes

1. Accédez à l’outil Budget du projet.

2. Déterminez où vous allez apporter vos modifications budgétaires. Assurez-vous de noter les codes de coût spécifiques et les catégories des items concernés. Par exemple, 02-900; M.

   Remarque

   Si votre entreprise utilise l’outil Intégrations ERP, les valeurs de la colonne « Catégorie » correspondent aux types de coûts dans votre système ERP intégré. Voir Affecter des types de coût Par défaut aux codes de coût.
   
   

3. Cliquez sur Créer des modifications budgétaires.

   Remarques

   Ce bouton n'est visible et disponible que lorsque :

   • Le budget est verrouillé. Voir Verrouiller un budget.
   • Vous disposez de permissions de niveau « Standard » ou supérieur dans l’outil Budget du projet.

4. Entrez les détails des fonds transférés :

   • De. Sélectionnez le poste budgétaire dont vous souhaitez retirer des fonds.

   • À. Sélectionnez le poste budgétaire auquel vous souhaitez ajouter des fonds.

   • Montant du transfert. Entrez le montant total du transfert de fonds.

   • Remarque. Entrez une brève explication descriptive du transfert de fonds. Il n’y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.
     Dans l’exemple ci-dessous, 2 000,00 $ sont transférés du code de coût du chef de projet et ajoutés au Surintendant code de coût.

     Remarques

     • Pour effectuer automatiquement des additions/soustractions ou pour augmenter/diminuer automatiquement budget totaux, un utilisateur avec 'Admin' permission sur l’outil Budget peut cliquer sur l’icône Configurer les paramètres , puis placer un coche dans le bouton « Autoriser modification budgétaire qui modifient la case « total ».
     • Pour créer plusieurs modifications budgétaires, cliquez sur Ajouter un Item de ligne et saisissez les divisions et le montant du code de coût. Vous pouvez créer jusqu’à sept (7) modifications budgétaires à la fois.
     
     

5. Cliquez sur Créer.

6. Les changements sont mis en évidence dans la colonne « modifications budgétaires ». Les sous-totaux connexes refléteront également les changements en conséquence. Les montants soustraits sont entre parenthèses. (p. ex. (2 000,00 $)) Les résultats de l’exemple 1 sont présentés ci-dessous.
   
   

7. N’oubliez pas que vous pouvez afficher le rapport des modifications budgétaires pour afficher un enregistrement détaillé de tous les changements, y compris le nom de la personne qui a effectué la modification, ainsi qu’un horodatage. Un lien vers le rapport se trouve dans le volet de droite de l’outil Budget.