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Procore

Créer une modification du budget

Objectif

Transférer de l'argent sur un budget (verrouillé) d'un poste à un autre sans utiliser un ordre de changement au contrat principal.

Contexte

La fonction de modification du budget est conçue pour fournir aux chefs de projet la possibilité d'ajuster avec précision le budget actuel d'un projet. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer des modifications qui transfèrent des fonds alloués entre des postes budgétaires, ce qui vous offre la flexibilité d'ajuster avec précision le budget à mesure que les montants d'allocation changent au cours d'un projet de construction.

Remarques

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer des modifications de budget, des permissions de niveau « Standard » ou plus dans l'outil Budget du projet.
    • Pour configurer l'outil Budget, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Restrictions :
    • Par défaut, l'outil Budget prend en charge les modifications qui transfèrent des montants d'un (1) poste budgétaire à un autre, ce qui entraîne une transaction « nulle » et met à jour les montants du budget d'origine et de la modification du budget.
      Remarque : Si vous souhaitez que le budget de votre projet effectue des additions/soustractions pour augmenter/diminuer ses totaux, un utilisateur avec la permission « Admin » dans l'outil Budget peut cliquer sur l'icône Configurer les paramètres puis placez une coche dans la case « Permettre les modifications de budget qui modifient le total ».
    • Les modifications de budget peuvent ne pas être visibles pour votre client.
    • Si vous avez ajouté un poste budgétaire de 0 USD après avoir verrouillé le budget, vous ne serez pas autorisé à supprimer ce poste budgétaire si il était associé à une modification du budget.
    • Si vous utilisez la fonction de calcul des coûts de main-d'œuvre, vous ne pouvez pas réviser les unités budgétisées en créant une modification budgétaire. Voir Ajouter un affichage budgétaire pour le calcul du coût de la main-d'œuvre en temps réel.
  • Pour les entreprises utilisant Intégrations ERP :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l'outil Budget du projet.  
  2. Déterminez où vous allez apporter vos modifications budgétaires. N'oubliez pas de noter les codes de coûts et les catégories spécifiques des postes concernés. Par exemple, 02-900; M.
    Remarque
    Si votre compagnie utilise l'outil Intégrations ERP, les valeurs de la colonne « Catégorie » correspondent aux types de coûts dans votre système ERP intégré. Voir Affecter des types de coûts par défaut aux codes de coûts.

    budget-original-mod.png
  3. Cliquez sur Créer des modifications budgétaires.
    Remarques

    Ce bouton n'est visible et disponible que lorsque :

    • Le budget est verrouillé. Voir Verrouiller un budget.
    • Vous disposez de permissions de niveau « Standard » ou supérieur dans l'outil Budget du projet.
  4. Entrez les détails sur les fonds transférés :
    1. De. Sélectionnez le poste budgétaire dont vous souhaitez retirer des fonds.
    2. À. Sélectionnez le poste budgétaire auquel vous souhaitez ajouter des fonds.
    3. Montant du transfert. Saisissez le montant total du transfert de fonds.
    4. Remarque. Saisissez une brève explication descriptive du transfert de fonds. Il n'y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.
      Dans l'exemple ci-dessous, 2 000,00 $ sont transférés du code de coût du gestionnaire de projet et ajoutés au code de coût du surintendant.
      Remarques
      • Pour effectuer automatiquement des additions/soustractions ou pour augmenter/diminuer automatiquement les totaux du budget, un utilisateur avec la permission « Admin » dans l'outil Budget peut cliquer sur Configurer les paramètres , puis cochez la case « Permettre les modifications budgétaires qui modifient le total général ».
      • Pour créer plusieurs modifications budgétaires, cliquez sur Ajouter un poste et saisissez les divisions de code de coût et le montant. Vous pouvez créer jusqu'à sept (7) modifications budgétaires à la fois.

      create-multiple-budget-modifications.png
  5. Cliquez sur Créer.
  6. Les changements sont mis en évidence dans la colonne « Modifications budgétaires ». Les sous-totaux associés refléteront également les changements en conséquence. Les montants soustraits sont entre parenthèses. (par exemple (2 000,00 $)) Les résultats de l'exemple 1 sont présentés ci-dessous.

    budget-mods.png
  7. N'oubliez pas que vous pouvez afficher le rapport de modifications de budget pour afficher un enregistrement détaillé de toutes les modifications, y compris le nom de la personne qui a effectué la modification, ainsi qu'un horodatage. Un lien vers le rapport se trouve dans le volet droit de l'outil Budget.

    budget-mods-report.png

Étape suivante

Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :

 

If you would like to learn more about Procore’s budget management software and how it can help your business, please visit our construction budgeting software product page here.