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Procore

Rechercher et inviter des soumissionnaires

Objectif

Inviter les utilisateurs à faire une soumission pour votre dossier d’appel d’offres.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permission de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Inviter plusieurs soumissionnaires à partir d’un seul écran. Utilisez la fonction de recherche de Procore pour trouver des soumissionnaires, puis marquez d’un simple clic les compagnies que vous souhaitez inclure dans le dossier d’appel d’offres.
    • Une fois que vous avez envoyé une invitation à soumissionner à une compagnie, toute personne de cette compagnie qui figure sur la liste des destinataires peut se connecter pour envoyer une soumission, ou la personne invitée peut répondre au courriel d'invitation à soumissionner en indiquant le montant de la soumission. Voir Attribuer une soumission gagnante et la convertir en un bon de commande ou Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance pour plus d' informations.
    • Les utilisateurs ne peuvent voir qu’une soumission pour laquelle ils figurent sur la liste et à laquelle ils ont été invités. 
    • Pour en savoir plus sur les renseignements qui figurent dans le courriel d’invitation, voir Créer un dossier d’appel d’offres.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Soumissions du projet.
  2. Cliquez sur Afficher à côté du dossier d’appel d’offres pour lequel vous souhaitez inviter les soumissionnaires à faire une offre. Vous pouvez également créer un nouveau dossier d’appel d’offres. Pour plus d’informations, voir Créer un dossier d’appel d’offres.
    Remarque : Vous serez automatiquement dirigé vers l'onglet des soumissionnaires.
  3. Cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.

Rechercher et ajouter des soumissionnaires

  1. Localisez les soumissionnaires en recherchant le nom de la compagnie ou du fournisseur dans la barre de recherche en haut de la page.
  2. Si vous souhaitez copier la liste d’appel d’offres d’un autre dossier d’appel d’offres, sélectionnez le dossier que vous souhaitez copier en cliquant sur le menu déroulant sous Utiliser les soumissionnaires précédents.
    Remarques :
    • Vous ne pouvez copier que les listes d’appels d’offres des projets « actifs » pour lesquels vous disposez des permissions requises.
    • Il s’agit d’une sorte de filtre. Vous pouvez rechercher des soumissionnaires dans la liste d’appel offres du dossier « Béton » avec le code de coût « 01-000 Objet », avec un métier, un mot clé et des options avancées en même temps pour affiner votre recherche.
  3. Localisez les soumissionnaires en filtrant par métier, code de coût, proximité du chantier, pays, État, note moyenne, type de main-d'œuvre, autorisation et préqualification.
    Remarque : Les soumissionnaires autorisés sont ajoutés à la liste autorisée et recevront des appels d'offres. Vous pouvez utiliser ce filtre lorsque vous recherchez des métiers à utiliser dans votre dossier d'appel d'offres.
  4. Cliquez sur Filtres supplémentaires pour plus d’options de filtrage, y compris, mais sans s’y limiter, les entreprises gérées par des femmes, les entreprises gérées par des personnes issues de minorités, les petites entreprises, les salaires prédominants, les entreprises hispaniques, les entreprises afro-américaines, les entreprises autochtones, les entreprises asiatiques, les entreprises à action positive, les entreprises certifiées, etc.
    Remarque : Cliquez sur « Effacer tout » dans la partie supérieure de la barre latérale des filtres pour supprimer tous les filtres ou cliquez sur « Effacer » pour supprimer un filtre individuel.

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  5. Cochez la case à côté de chaque compagnie que vous souhaitez inviter à soumissionner, ou cliquez sur la case du haut pour sélectionner toutes les compagnies.
    Remarque : Les soumissionnaires qui figurent déjà sur la liste du dossier d’offres seront affichés comme étant déjà marqués dans la liste des compagnies.

    select bidders.jpg
     
  6. Une fois que vous aurez sélectionné le ou les soumissionnaires, ils seront affichés dans la section des soumissionnaires sélectionnés, sur le côté droit de la page. Au fur et à mesure que vous sélectionnez d’autres compagnies, Procore assure leur suivi alors que vous accédez à d’autres recherches par mot-clé/code de coûts/métier/etc.
  7. Si vous souhaitez ajouter une compagnie et un contact de soumission qui ne figurent pas actuellement dans le répertoire de la compagnie, un administrateur du répertoire du projet peut ajouter une compagnie et un contact directement à partir du dossier d’appel d’offres. Voir Ajouter de nouvelles compagnies et de nouveaux contacts au répertoire de la compagnie à partir de l’outil Appel d’offres.
  8. Lorsque vous avez terminé votre recherche, cliquez sur Ajouter des soumissionnaires dans la partie inférieure de la page.
    Remarque : Vous pouvez toujours revenir à votre liste d’appel d’offres et en ajouter d’autres, mais vous devrez ajouter vos sélections à votre liste d’appel d’offres pour Procore afin de sauvegarder votre progression.

Inviter les soumissionnaires

  1. Lorsque vous êtes prêt à envoyer des invitations à soumissionner, accédez au sous-onglet Soumissionnaires de votre dossier d’appel d’offres (vous serez automatiquement dirigé vers cette page dès que vous aurez cliqué sur « Ajouter des soumissionnaires »). Si vous avez des invitations à faire un appel d’offres en cours, vous verrez une bannière bleue qui vous invitera à envoyer les invitations en une seule fois. 

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  2. Cliquez sur Envoyer les invitations.
  3. Cela vous mènera à la page « Inviter les soumissionnaires » où vous pourrez attribuer un code de coût à chaque compagnie et désigner la personne à qui l’invitation à faire un appel d’offres sera adressée. Vous pouvez également désélectionner les utilisateurs pour qu’ils ne reçoivent pas d’invitation à partir de cette page.
    Remarques :
    • Vous ne pouvez ajouter que les destinataires qui sont associés à la compagnie dans le répertoire de la compagnie.
    • Si vous avez plus de 50 invitations d’appels d’offres à envoyer, cliquer sur Envoyer les invitations vous amènera à une page avec les 50 premiers soumissionnaires, vous permettant de définir le contact pour ces compagnies 50 à la fois. Cliquez sur Envoyer ces 50 invitations pour envoyer des invitations aux soumissionnaires que vous avez configurés. Ensuite, vous serez amené à la page suivante des soumissionnaires. Ce processus se poursuivra jusqu’à ce que les invitations aient été envoyées à tous les soumissionnaires figurant dans votre liste. Cependant, si vous quittez la page, les options ne seront plus affichées. Dans ce cas, vous devrez retourner à votre liste de soumissionnaires où sont inscrits les soumissionnaires auxquels vous n’avez pas envoyé d’invitation et les envoyer à partir de là.
  4. Cliquez sur Envoyer ces invitations pour distribuer les invitations à tous les contacts des compagnies sélectionnées.
    Remarque : Les compagnies peuvent mettre en place plusieurs dossiers d’appel d’offres répartis par métier ou par phase de projet. Chaque dossier d’appel d’offres peut comporter un ensemble distinct de documents d’appel d’offres, de directives et de soumissionnaires.
  5. Vous pouvez revenir à tout moment tout au long de l’étape d’appel d’offres pour ajouter d’autres soumissionnaires à vos dossiers d’appels offres.