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Procore

Rechercher et inviter des soumissionnaires

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 Contenu hérité

Si l'outil Appel d'offres de votre projet a été mis à jour vers Expérience améliorée de la gestion des soumissions, consultez Rechercher et filtrer des compagnies et Inviter des soumissionnaires pour les étapes mises à jour.

Objectif

Inviter les utilisateurs à faire une soumission pour votre dossier d’appel d’offres.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Inviter plusieurs soumissionnaires à partir d’un seul écran. Utilisez la fonction de recherche de Procore pour trouver des soumissionnaires, puis marquez d’un simple clic les compagnies que vous souhaitez inclure dans le dossier d’appel d’offres.
    • Une fois que vous avez envoyé une invitation à soumissionner à une compagnie, toute personne de cette compagnie qui figure sur la liste des destinataires peut se connecter pour envoyer une soumission, ou la personne invitée peut répondre au courriel d'invitation à soumissionner en indiquant le montant de la soumission. Voir Attribuer une soumission gagnante et la convertir en un bon de commande ou Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance pour plus d' informations.
    • Les utilisateurs ne peuvent voir qu’une soumission pour laquelle ils figurent sur la liste et à laquelle ils ont été invités. 
    • Pour en savoir plus sur les renseignements qui figurent dans le courriel d’invitation, voir Créer un dossier d’appel d’offres.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Soumissions du projet.
  2. Cliquez sur Afficher à côté du dossier d’appel d’offres pour lequel vous souhaitez inviter les soumissionnaires à faire une offre. Vous pouvez également créer un nouveau dossier d’appel d’offres. Pour plus d’informations, voir Créer un dossier d’appel d’offres.
    Remarque : Vous serez automatiquement dirigé vers l'onglet des soumissionnaires.
  3. Cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.

Rechercher et ajouter des soumissionnaires

  1. Localisez les soumissionnaires en recherchant le nom de la compagnie ou du fournisseur dans la barre de recherche en haut de la page.
  2. Si vous souhaitez copier la liste d’appel d’offres d’un autre dossier d’appel d’offres, sélectionnez le dossier que vous souhaitez copier en cliquant sur le menu déroulant sous Utiliser les soumissionnaires précédents.
    Notes:
    • Vous ne pouvez copier que les listes d’appels d’offres des projets « actifs » pour lesquels vous disposez des permissions requises.
    • Il s’agit d’une sorte de filtre. Vous pouvez rechercher des soumissionnaires dans la liste d’appel offres du dossier « Béton » avec le code de coût « 01-000 Objet », avec un métier, un mot clé et des options avancées en même temps pour affiner votre recherche.
  3. Localisez les soumissionnaires en filtrant pour les métiers, les codes de coût, la proximité du chantier, le pays, l’État, la cote moyenne, le type de main-d’œuvre, l’autorisation et la préqualification.
    Note: Les soumissionnaires autorisés sont ajoutés au liste sécurisée et recevront des soumissions. Vous pouvez utiliser ce filtre lorsque vous recherchez des métiers à utiliser dans votre dossier d’appel d’offres.
  4. Cliquez sur Filtres supplémentaires pour plus d’options de filtre, y compris, mais pas seulement à, entreprise féminine, entreprise minoritaire, petite entreprise, salaire dominant, entreprise hispanique, entreprise africaine américaine, entreprise américaine native, entreprise asiatique, action affirmative, Entreprise agréée, etc.
    Note: Cliquez sur « Effacer tout » en haut de la barre latérale Filtres pour supprimer tous les filtres ou cliquez sur « Effacer » pour supprimer un filtre individuel.

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  5. Cochez la case à côté de chaque compagnie que vous souhaitez inviter à soumissionner ou cliquez sur la case supérieure pour sélectionner toutes les compagnies.
    Remarque : Les soumissionnaires qui sont déjà sur la liste d’appel d’offres de votre dossier s’afficheront comme déjà marqués dans la liste Compagnies.

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  6. Une fois que vous aurez sélectionné le ou les soumissionnaires, ils seront affichés dans la section des soumissionnaires sélectionnés, sur le côté droit de la page. Au fur et à mesure que vous sélectionnez d’autres compagnies, Procore assure leur suivi alors que vous accédez à d’autres recherches par mot-clé/code de coûts/métier/etc.
  7. Si vous souhaitez ajouter une compagnie et un contact de soumission qui ne figurent pas actuellement dans le répertoire de la compagnie, un administrateur du répertoire du projet peut ajouter une compagnie et un contact directement à partir du dossier d’appel d’offres. Voir Ajouter de nouvelles compagnies et de nouveaux contacts au répertoire de la compagnie à partir de l’outil Appel d’offres.
  8. Lorsque vous avez terminé votre recherche, cliquez sur Ajouter des soumissionnaires en bas de la page.
    Remarque : Vous pouvez toujours revenir à votre liste d’appels d’offres et en ajouter d’autres, mais vous devrez ajouter vos sélections à votre liste d’appel d’offres pour Procore pour enregistrer votre progression.

Inviter les soumissionnaires

  1. Lorsque vous êtes prêt à envoyer des invitations à soumissionner, accédez au sous-onglet Soumissionnaires de votre dossier d’appel d’offres (vous serez automatiquement dirigé vers cette page une fois que vous aurez cliqué sur Ajouter des soumissionnaires). Si vous avez des invitations à soumissionner en suspens, vous verrez une bannière bleue qui vous invitera à envoyer les invitations à la fois.

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  2. Cliquez sur Envoyer les invitations.
  3. Cela vous mènera à la page « Inviter les soumissionnaires » où vous pouvez attribuer un code de coût à chaque compagnie et désigner la personne à qui le invitation pour soumissionner allez. Vous pouvez également désélectionner les utilisateurs pour qu’ils reçoivent une invitation de cette page.
    Notes:
    • Vous ne pouvez ajouter que les destinataires qui sont associés à la compagnie dans le répertoire de la compagnie.
    • Si vous avez plus de 50 invitations d’appels d’offres à envoyer, cliquer sur Envoyer les invitations vous amènera à une page avec les 50 premiers soumissionnaires, vous permettant de définir le contact pour ces compagnies 50 à la fois. Cliquez sur Envoyer ces 50 invitations pour envoyer des invitations aux soumissionnaires que vous avez configurés. Ensuite, vous serez amené à la page suivante des soumissionnaires. Ce processus se poursuivra jusqu’à ce que les invitations aient été envoyées à tous les soumissionnaires figurant dans votre liste. Cependant, si vous quittez la page, les options ne seront plus affichées. Dans ce cas, vous devrez retourner à votre liste de soumissionnaires où sont inscrits les soumissionnaires auxquels vous n’avez pas envoyé d’invitation et les envoyer à partir de là.
  4. Cliquez sur Envoyer ces invitations pour distribuer les invitations à tous les contacts des compagnies sélectionnées.
    Note: Les compagnies peuvent configurer plusieurs dossiers d’appel d’offres ventilés par métier ou phase de projet. Chaque dossier d’appel d’offres peut avoir un ensemble distinct de documents de la soumission, de directives et d’ensemble de soumissionnaires.
  5. Vous pouvez revenir à tout moment tout au long de votre appel d'offres pour ajouter d'autres soumissionnaires à vos dossiers d'appel d'offres. 
    Après avoir invité les utilisateurs à soumissionner sur votre projet, les informations que vous avez remplies ici seront envoyées par courriel à ces utilisateurs (voir l'image ci-dessous).

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