Attribuer une soumission gagnante et la convertir en bon de commande

Objectif

Sélectionner une soumission gagnante et la convertir en un nouveau bon de commande.

Contexte

Lorsque vous sélectionnez une soumission gagnante, vous avez la possibilité de la convertir en bon de commande comme indiqué ci-dessous. Après la conversion, vous pouvez également envoyer le bon de commande par courriel au fournisseur qui s'est vu attribuer l'étendue des travaux.

Vous pouvez également convertir une soumission gagnante en un contrat de sous-traitance. Pour plus de détails, voir Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet
    ET
  • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
• Pour les compagnies utilisant le ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
  • Le bouton Convertir en bon de commande est pris en charge.
  • Important! Pour synchroniser les données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût (voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept « Type de coût »?) sur les bons de commande comme suit :
    • Intégration par Procore. Utilisez le type de coût de code de coût par défaut configuré pour Viewpoint® Spectrum® lors du processus d'implémentation.
    • Intégration par Ryvit. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour Viewpoint® Vista™
    • QuickBooks® Desktop . Le type de coût pour les bons de commande doit toujours être réglé sur Autre « O ».
    • Sage 100 Contractor®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le bon de commande
    • Sage 300 CRE®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le bon de commande.
    • Xero™. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.

Conditions préalables

• Ajoutez l'outil Engagements au projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet .
• Pour attribuer un bon de commande au soumissionnaire retenu, les conditions suivantes doivent être remplies :
  • Le document d’appel d’offres doit avoir dépassé sa date d’échéance/heure prévue.
  • Au moins une (1) offre doit être soumise par un soumissionnaire invité.

Étapes

1. Accédez à du l'outil Appel d' offres du projet.
2. Localisez votre dossier de soumissions.
3. Cliquez sur Afficher.
4. Dans l'onglet Soumissionnaires, localisez la compagnie avec la soumission gagnante.
5. Cliquez sur Afficher.
   
6. Dans la barre latérale droite, cliquez sur Convertir en bon de commande.
   
   
   
   Remarques :
   • La compagnie avec la soumission gagnante est automatiquement ajoutée au répertoire de projets du compte Procore de votre compagnie. Les utilisateurs individuels associés à la compagnie ne sont PAS automatiquement ajoutés au répertoire de projets.
   • Si la conversion a réussi, une bannière jaune apparaît pour la confirmer.
     
     Procore lance l’outil Engagements du projet et ouvre l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de la soumission gagnante sont automatiquement remplies dans le nouveau contrat.
7. Dans l’onglet Général du contrat, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts. Pour en savoir plus, consultez Ventilation des coûts.
8. Si vous souhaitez informer la compagnie de la soumission gagnante, cliquez sur Envoyer le contrat par courriel.
   Cela ouvre l’onglet Courriels du contrat.
   
   
    
9. Dans l'onglet Courriels, procédez comme suit :
   • À. Sélectionnez les noms des destinataires souhaités.
   • Cc. Sélectionnez les noms des personnes qui doivent être copiées dans le courriel.
   • Privé. Cochez la case si vous ne voulez que les destinataires et les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Engagements pour voir le courriel. Ce sont les paramètres par défauts.
   • Pièces jointes. Ajoutez un ou plusieurs fichiers à un courriel. Si cela convient à votre situation, nous vous recommandons de toujours ajouter le formulaire de contrat officiel de votre compagnie en pièce jointe.
   • Message. Tapez le corps de votre courriel. Il est recommandé de toujours fournir des directives claires à vos destinataires (par exemple, sous-traitants/fournisseurs) en ce qui concerne la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en tant que pièce jointe dans leur réponse par courriel.
     Remarque : le courriel inclura automatiquement les détails du contrat.
10. Cliquez sur Envoyer.
    Le système envoie le contrat aux destinataires désignés. 

Voir également

• Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance