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Procore

Attribuer une soumission gagnante et la convertir en bon de commande

Objectif

Sélectionner la soumission gagnante et la convertir en un nouveau bon de commande que vous pouvez envoyer par courriel au fournisseur à qui la portée des travaux a été confiée.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans les outils Soumissions et Engagements de votre projet.
  • Conditions préalables :
    • L’outil Engagements doit être activé pour pouvoir convertir les soumissions gagnantes.
    • Pour attribuer un contrat à une soumission gagnante, ce qui suit doit être vrai :
      • Le document d’appel d’offres doit avoir dépassé sa date d’échéance/heure prévue.
      • Au moins une (1) soumission doit être soumise par un soumissionnaire invité (c.-à-d. un sous-traitant/fournisseur).
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
    • Le bouton Convertir en bon de commande  est pris en charge.
    • Important! Pour synchroniser des données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût (voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût »?) sur les bons de commande comme suit : 
      • Integration by Procore. Utilisez le type de coût de code de coût par défaut défini pour Viewpoint® Spectrum® au cours du processus d’implémentation.
      • Integration by Ryvit. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour Viewpoint® Vista™
      • QuickBooks® . Le type de coût pour les bons de commande doit toujours être réglé sur Autre « O ».
      • Sage 100 Contractor®. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le bon de commande
      • Sage 300 CRE®. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le bon de commande.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Soumission du projet.
  2. Localisez votre dossier de soumissions.
  3. Cliquez sur Afficher.
  4. Dans le sous-onglet Soumissionnaires, localisez la compagnie dont la soumission a été retenue. 
  5. Cliquez sur Afficher.
    view-bidder.png
  6. Dans la barre latérale de droite, cliquez sur Convertir en bon de commande .

    convert-bid-to-purchase-order.png

    Remarques :
    • La compagnie avec la soumission gagnante est automatiquement ajoutée au répertoire de projets du compte Procore de votre compagnie. Les utilisateurs individuels associés à la compagnie ne sont PAS automatiquement ajoutés au répertoire de projets.
    • Si la conversion est réussie, une bannière jaune s’affiche pour le confirmer.
      convert-bid-successful.png
      Le système vous redirige automatiquement vers l’outil Engagements du projet et ouvre l’onglet Général du nouveau contrat en mode d’affichage. Le contrat comprend l’ensemble des informations appropriées converties à partir de la soumission gagnante de l’outil Soumissions du projet.
  7. Dans l’onglet Général du bon de commande, cliquez sur le sous-onglet Ventilation des coûts pour voir une répartition de la portée du travail.
  8. Si vous souhaitez informer la compagnie à propos de la soumission gagnante, cliquez sur Envoyer le contrat par courriel.
    Cette action affiche l’onglet Courriels de l’engagement.

    email-bid-contract.png
     
  9. Dans l’onglet Courriels, procédez comme suit :
    • À. Sélectionnez les noms des destinataires souhaités.
    • CC. Sélectionnez les noms des personnes qui doivent être copiées dans le courriel.
    • Privé. Cochez la case si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant d’une permission de niveau « Admin » dans l’outil Engagements puissent voir le courriel. Il s’agit du paramètre par défaut. 
    • Pièces jointes. Ajoutez un ou plusieurs fichiers à un courriel. Si cela convient à votre situation, nous vous recommandons de toujours ajouter le formulaire de contrat officiel de votre compagnie en pièce jointe.
    • Message. Entrez le corps de votre courriel. Nous vous recommandons de toujours donner des directives claires à vos destinataires (c’est-à-dire aux sous-traitants et aux fournisseurs) en ce qui concerne la manière dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en pièce jointe à la réponse par courriel.
      Remarque : Le courriel inclura automatiquement les détails du contrat. 
  10. Cliquez sur Envoyer.
    Le système envoie le contrat aux destinataires désignés.