Envoyer une nouvelle correspondance dans l'outil Appel d'offres
Objectif
Envoyez une nouvelle correspondance à partir de l'outil Appel d'offres pour informer vos soumissionnaires des addenda ou autres changements aux informations du dossier d'appel d'offres.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
- Information supplémentaire :
- Dans Procore, une correspondance est un addendum ou un courriel à vos soumissionnaires invités.
- Si vous iv déjà mis à jour des documents dans un dossier Documents d'appel d'offres sélectionné dans l'outil Documents du projet, il n'est pas nécessaire de joindre ces fichiers à la correspondance. Le nouvel ensemble de documents d'appel d' documents d'appel d'offres dans les documents sera disponible pour les destinataires via un lien dans le courriel.
Conditions préalables
Étapes
- Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
- Ouvrez le dossier d'appel d'offres à partir duquel vous souhaitez envoyer une nouvelle correspondance.
- Cliquez sur l' tab Correspondance .
- Cliquez surAjouter une nouvelle correspondance.
- Remplir les champs décrits ci-dessous.
- Cci: Cette section se remplit automatiquement avec tous les soumissionnaires invités qui figurent sur la « liste des destinataires », à moins qu'ils n'aient indiqué qu'ils « ne soumissionneraient pas ».
Remarque : Vous ne pouvez ajouter que les contacts qui ont été invités à soumissionner sur ce dossier d'appel d'offres.- Si vous souhaitez supprimer tous les soumissionnaires invités afin de pouvoir ajouter des destinataires individuellement, cliquez sur Supprimer tout. Ou cliquez sur l'icône X rouge pour supprimer un destinataire à la fois.
- Si vous souhaitez ajouter tous les destinataires invités, cliquez sur Ajouter tout. Ou sélectionnez les destinataires et les listes de distribution individuellement.
Remarque : Les destinataires ne peuvent pas être sélectionnés si tous les soumissionnaires invités sont déjà sélectionnés.Important
Si votre projet a été mis à jour vers l'expérience améliorée de la gestion des soumissions, il existe une section Formulaire de soumission dans la liste de sélection. Si vous sélectionnez un formulaire d'appel d'offres dans la liste, il ajoute automatiquement les destinataires invités pour ce formulaire d'appel d'offres.
- Objet : C'est l'objet du courriel.
- Pièces jointes : Joignez tous les fichiers pertinents à cette correspondance en cliquant sur Joindre des fichiers ou en les faisant glisser-déposer depuis votre ordinateur.
Note: Les documents de soumission du dossier d’appel d’offres seront automatiquement joints à chaque correspondance. - Message : Inclure un message pour la correspondance
- Cci: Cette section se remplit automatiquement avec tous les soumissionnaires invités qui figurent sur la « liste des destinataires », à moins qu'ils n'aient indiqué qu'ils « ne soumissionneraient pas ».
- Passez en revue votre correspondance et cliquez sur Envoyer.
Notes:- Cela enverra un courriel avec votre message, les pièces jointes et l'objet aux utilisateurs de la liste Cci.
- Tous les utilisateurs à qui vous envoyez ce message ne verront pas les autres contacts à qui vous avez envoyé la correspondance.
- Les utilisateurs auxquels vous envoyez ce message ne pourront pas répondre au courriel de correspondance.