Créer un dossier d’appel d’offres avec Expérience améliorée de la gestion des appels d’offres

Contexte

L’expérience de gestion améliorée des appels d’offres pour la création d’un dossier d’appel d’offre est conçue pour rationaliser votre flux de travail. Il se concentre sur la simplification de la création du dossier d’appel d’offre, qui est un ensemble complet de documents (y compris les plans, les devis et l’étendue des travaux). Cette trousse fournit toutes les informations dont les entrepreneurs potentiels ont besoin pour préparer une proposition précise et concurrentielle.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
• Information supplémentaire :
  • Le projet n’a pas besoin d’être à l’étape d’appel d’offres pour créer un dossier d’appel d’offre.
  • Des permissions de niveau « Admin » sont requises pour être désigné en tant que contact principal de soumission.

Conditions préalables

• Mise à jour de la nouvelle expérience de gestion des appels d’offres

Étapes

1. Accédez à l’outil Appel d’offres du projet.
2. Cliquez sur + Créer un dossier d’appel d’offres.
3. Saisissez les informations suivantes :
   • Renseignements:
     • Nom* : Entrezun nom pour votre dossier d’appel d’offre. Cela apparaîtra sur la page de liste de l’outil Appel d’offres et dans le courriel que vos sous-traitants recevront.
     • Numéro : Entrez un numéro pour votre dossier d’appel d’offre. Si vous avez des dossiers d’appel d’offres existants, ce champ sera rempli avec le numéro suivant de la séquence.
     • Statut : Sélectionnez « Ouvrir » si le dossier d’appel d’offre est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l’appel d’offres a été attribué et fermé. Une fois qu’un appel d’offres est « fermé », les soumissionnaires ne pourront pas voir les informations de l’appel d’offres.
     • Contact principal de soumission* : Spécifiez un contact principal à partir duquel vous souhaitez que l’invitation à soumissionner soit envoyée.
       • Le contact principal de soumission sera inscrit dans toute correspondance de soumission et recevra tous les courriels liés à l’appel d’offres au lieu du créateur du dossier d’appel d’offre.
     • Notifications de soumission : Ajoutez des membres à cette liste qui seront informés lorsque les soumissions seront soumises.
       • Les utilisateurs disposant de permissions « Lecture seule » ou « Standard » recevront l’accès au dossier d’offre lorsqu’ils seront ajoutés au champ Notifications de soumission d’offres .
   • Dates:
     • Date d’échéance de l’appel d’offres* : Définissezla date et l’heure auxquelles cette soumission sera due. Si l’appel d’offres est prolongé, modifiez immédiatement la date afin que les soumissionnaires puissent saisir les montants. 
       Remarque : Vous pouvez cocher la case à cocher « À déterminer » si la date d’échéance de l’appel d’offres est indéterminée.
     • Date limite pour les QRT : Définissez une date limite pour les QRT.
     • Date d’attribution prévue: Définissez une date d’attribution prévue.
     • Date de la Revue générale du site: définissez la date de la Revue générale.
       • Revue générale : Entrez les informations pertinentes sur la revue générale.
   • Appel d’offres :
     • Description du projet* : Entrez une description qui apparaîtra sur le courriel d’invitation envoyé aux soumissionnaires invités.
     • Directives de soumission* : Entrez les directives de soumission et un lien vers la page de support aux soumissions de Procore pour que les soumissionnaires trouvent rapidement des conseils de téléchargement de documents.
       • Définissez une valeur par défaut pour les champs Description du projet et Directives d’appel d’offres dans l’outil Admin de la compagnie à remplir automatiquement chaque fois que vous créez un dossier d’appel d’offre. Voir Définir la configuration d’appel d’offres par défaut de la compagnie.
   • Paramètres généraux : 
     • Date d’échéance flexible de l’appel d’offres : Cochez la case pour accepter les soumissions après la date d’échéance. 
       • Vous pouvez également activer les soumissions tardives pour tous les dossiers d’appel d’offres de projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Soumissionner pour plus d’informations . 
     • Documents d’appel d’offres : Cochez la case pour inclure les documents en tant que fichiers téléchargeables dans le courriel d’invitation à soumissionner.
       • Vous pouvez également inclure des documents sous forme de fichiers téléchargeables pour tous les dossiers d’appel d’offres de projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Soumissionner pour plus d’informations . 
     • Courriels de rappel de soumission : Entrez le nombre de jours avant la date d’échéance de l’appel d’offres pour commencer à envoyer des courriels de rappel.
       • Les courriels de rappel des soumissions sont envoyés tous les jours à 11 h 30 UTC (3 h 30 PST).
       • Vous pouvez également activer les courriels de rappel d’appel d’offres pour tous les dossiers d’appel d’offres de projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Soumissionner pour plus d’informations . 
     • Appels d’offres hors ligne : Cochez la case pour n’autoriser que les soumissions hors ligne.
       Remarque : Les soumissionnaires ne pourront pas soumettre d’offres dans Procore lorsque ce paramètre est activé.
     • Message de confirmation de soumission : Entrez un message qui sera envoyé aux soumissionnaires une fois qu’ils auront soumis leur soumission.
       Remarque : Définissez une valeur par défaut pour ce champ dans l’outil Admin de la compagnie pour qu’il se remplisse automatiquement chaque fois que vous créez un dossier d’appel d’offre. Voir Définir la configuration d’appel d’offres par défaut de la compagnie.
   • Paramètres de confidentialité et de Visibilité : 
     • Soumission à l’aveugle : Cochez la case pour activer les soumissions à l’aveugle. Soumission à l’aveugle masque toutes les soumissions jusqu’à ce que la date d’échéance de la soumission soit passée. Voir Qu’est-ce qu’une soumission à l’aveugle?
       • Une fois activé, vous avez la possibilité de sélectionner un gestionnaire. L’attribution d’un gestionnaire contournera la date d’échéance de l’appel d’offres et permettra au gestionnaire de révéler les offres à tout moment.
         • Vous pouvez également activer la soumission à l’aveugle pour tous les dossiers d’appel d’offres de projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Soumissionner pour plus d’informations . 
     • Entente de non-divulgation (LDN) : Cochez la case pour exiger un accord de non-divulgation. Les soumissionnaires devront signer un accord de confidentialité pour voir le nom et les détails du projet. Voir la FAQ sur l’accord de non-divulgation (NDA) pour plus d’informations. 
       • Une fois activé, vous avez la possibilité de cocher la case à côté de Afficher le nom du projet avant la signature de l’accord de confidentialité. Cela permet aux soumissionnaires de voir le nom du projet avant de signer l’accord de non-divulgation. Tous les autres détails du projet seront masqués.
       • Cliquez sur Téléverser un fichier pour téléverser votre fichier NDA. 1 seul fichier peut être ajouté à cette section.

Étapes suivantes

• Créez un formulaire d’appel d’offres avant de pouvoir ajouter des soumissionnaires. Voir Créer un formulaire d’appel d’offres et Ajouter des soumissionnaires à un formulaire d’appel d’offres.