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Procore

Ajouter des personnes à la planification de la main-d’œuvre

Objectif

Ajouter des personnes pour la planification de la main-d’œuvre.

Contexte

Pour les projets utilisant les outils de planification de la main-d’œuvre et de productivité du chantier, vous pouvez gérer votre main-d’œuvre à l’aide de la liste des personnes dans Planification de la main-d’œuvre. Les personnes que vous ajoutez ici peuvent être utilisées pour les affectations de main-d’œuvre, ainsi que dans les outils Équipes et Feuilles de temps .

Vous avez trois options lors de la création de personnes dans Workforce Planning : « Utilisateur », « Affectable » ou « Les deux ». Les synchronisations de données peuvent être activées entre la liste des personnes de Workforce Planning et le répertoire de la compagnie Procore afin que les personnes ajoutées dans Workforce Planning soient également ajoutées au répertoire au niveau de la compagnie. Voir Éléments à considérer pour plus d'informations.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Renseignements supplémentaires
    • Pour les projets utilisant les outils de planification de la main-d’œuvre et de productivité du chantier, les utilisateurs et les contacts DOIVENT être ajoutés à l’aide de la liste des personnes dans Planification de la main-d’œuvre. Les personnes ajoutées dans le répertoire de la compagnie ne seront PAS disponibles pour la planification de la main-d’œuvre.
    • Vous avez trois options lors de la création de personnes dans Planification de la main-d’œuvre :
      • Utilisateur. Les personnes créées en tant que « Utilisateurs » peuvent se connecter à Procore en fonction de leur groupe et de leur niveau de permission. Les utilisateurs seuls ne peuvent PAS être affectés comme ressources pour les projets de planification de la main-d’œuvre.Voir Créer une affectation de main-d’œuvre.
      • Assignable. Les personnes créées comme « assignables » peuvent être affectées en tant que ressources dans les projets de planification de la main-d'œuvre. Les personnes attribuables ne peuvent PAS se connecter à Workforce Planning.  Voir Créer une affectation d'effectif.
      • Tous les deux. Les personnes créées en tant que « Les deux » sont créées en tant qu’utilisateur et peuvent se connecter à Procore. De plus, ils peuvent être affectés en tant que ressources dans les projets de planification de la main-d’œuvre.Voir Créer une affectation de main-d’œuvre.
    • Lorsque vous ajoutez des « Utilisateurs » ou « Les deux » dans Workforce Planning, vous devez également leur envoyer une invitation à partir du répertoire de la compagnie afin qu'ils puissent définir leur mot de passe dans Procore. Voir les directives ci-dessous .
    • Si les synchronisations de données sont activées :
      •  Les personnes ajoutées dans Workforce Planning sont automatiquement ajoutées au répertoire de la compagnie en tant qu'utilisateurs ou contacts.
        Remarque : Il faut généralement une heure pour que les personnes ajoutées dans Workforce Planning soient ajoutées au répertoire de la compagnie. Voir Pourquoi est-ce que je vois des personnes dans Workforce Planning, mais pas dans Procore?
      • Vous pouvez choisir de synchroniser toutes les personnes ou uniquement les utilisateurs (personnes ajoutées dans Workforce Planning en tant qu'« Utilisateur » ou « Les deux »).
        • Les personnes ajoutées dans La planification de la main-d’œuvre en tant qu'« utilisateur » ou « Les deux » sont créées en tant qu’utilisateurs dans le répertoire de la compagnie et sont ajoutées en tant qu’employés de votre compagnie.
        • Les personnes ajoutées comme « assignables » sont créées en tant que contacts dans le répertoire de la compagnie.
      • Pour voir quelles informations sont ajoutées au répertoire de la compagnie, voir Quelles informations sur les personnes sont synchronisées entre Workforce Planning et le répertoire de la compagnie Procore?
      • La liste des personnes vous permet d’ajouter des champs supplémentaires liés à vos utilisateurs et contacts qui n’apparaissent pas dans le répertoire de la compagnie.
      • La liste des personnes ne vous permet PAS de créer des utilisateurs ou des contacts en double.

Étapes

L'ajout de personnes à la planification de la main-d'œuvre est un processus en deux étapes. La deuxième étape du processus diffère selon que vous avez activé ou non la synchronisation des données. Pour ajouter des personnes à vous, vous devez :

  1. Ajouter des personnes à la planification de la main-d’œuvre
  2. Ajouter des personnes au répertoire de la compagnie Procore.Ce processus diffère si les synchronisations de données sont :

Ajouter des personnes à la planification de la main-d’œuvre

  1. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et liste de personnes dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur Nouveau.
  4. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
    • Prénom. Saisissez le prénom de la personne.
    • Nom de famille. Entrez le nom de famille de la personne.
    • Titre du poste. Sélectionnez le titre du poste de la personne dans la liste déroulante.
    • Email. Saisissez l’adresse courriel de la personne.
      Remarque : Si vous créez un utilisateur, un courriel est requis.
    • Téléphone. Entrez le numéro de téléphone de la personne.
    • Id d’employé. Entrez le numéro d’identification de l’employé de la personne.
    • Tapez. Sélectionnez si la personne doit être un « utilisateur », « assignable » ou « les deux ». 
      • Utilisateur. Un « utilisateur » est une personne qui peut se connecter à Procore. Les utilisateurs seuls ne peuvent PAS être affectés comme ressources pour les projets de planification de la main-d’œuvre.
      • Assignable. Une personne « assignable » est une personne qui peut se voir attribuer une affectation de main-d'œuvre, mais ne peut pas se connecter à Workforce Planning.
      • Tous les deux. Une personne qui est « Les deux » peut se connecter à Procore et se connecter à une affectation de main-d’œuvre.
    • Activer les SMS. Indiquez si la personne doit recevoir des messages SMS (Short Message Service) de Procore concernant ses affectations de main-d'œuvre. VoirQu'est-ce qu'une alerte d'affectation dans la planification de la main-d'œuvre?
      Remarques : 
      • Des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer.
      • Si vous activez les notifications par SMS, un numéro de téléphone est requis.
    • Activer le courriel. Indiquez si la personne doit recevoir des courriels de Procore concernant ses affectations de main-d'œuvre. VoirQu'est-ce qu'une alerte d'affectation dans la planification de la main-d'œuvre?
      Remarque : L'adresse courriel de la personne est requise lorsque vous sélectionnez Activer le courriel.
    • Niveau d'autorisation. Sélectionnez le niveau d'autorisation de la personne pour l'outil Planification de la main-d'œuvre. Voir Créer des modèles de permissions pour la planification de la main-d'œuvre
      Remarque : Ce champ est obligatoire si la personne est ajoutée en tant qu'« Utilisateur » ou « Les deux ».
    • Groupe. Sélectionnez l'accès de la personne aux groupes dans l'outil Planification de la main-d'œuvre.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Facultatif : Ajoutez des informations supplémentaires sur la personne sur sa page de détails. Voir Modifier les personnes dans Workforce Planning .

Ajouter des personnes au répertoire de la compagnie Procore

L'ajout de personnes à Procore est différent selon que vous avez activé ou non la synchronisation des données entre Procore et Workforce Planning. Suivez les instructions ci-dessous en fonction de la configuration de votre synchronisation de données :

Ajouter des personnes avec la synchronisation des données activée

Si les synchronisations de données sont activées, les personnes qui sont « Utilisateurs » ou « Les deux » sont automatiquement ajoutées au répertoire de la compagnie toutes les heures. Une fois cette synchronisation terminée, vous devez envoyer une invitation à partir du répertoire de la compagnie afin que l'utilisateur puisse définir son mot de passe dans Procore.

Sinon, si vous avez effectué un téléversement de données unique pour la planification de la main-d'œuvre, vous devez inviter vos utilisateurs à Procore afin que l'utilisateur puisse définir son mot de passe dans Procore.

  1. Accédez à l'outil Répertoire de la compagnie une fois que Workforce Planning et Procore ont été synchronisés.
  2. Cliquez sur Utilisateurs.
  3. Localisez la personne que vous souhaitez inviter.
  4. Dans la colonne « Invitation » à l'extrême droite, choisissez l'option appropriée :
    • Si l'utilisateur n'a PAS été invité sur Procore, cliquez sur Inviter

      invite-user-in-directory.png

      OU
    • Si l'utilisateur a déjà été invité sur Procore, cliquez sur Réinviter .

      reinvite-user-in-directory.png

      Procore envoie à la personne une invitation à Procore en utilisant son adresse courriel dans le répertoire de la compagnie.
      • Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le système a envoyé un courriel de bienvenue à cette personne.
      • Si c'est la première fois que vous invitez cette personne à rejoindre Procore, l’étiquette du bouton passe de « Inviter » à « Réinviter ». 
      • Si vous avez déjà invité cette personne à rejoindre Procore, l’étiquette du bouton indiquera toujours « Réinviter ».

Une fois qu'un utilisateur a accepté son invitation et défini un mot de passe, il peut se connecter à Procore et accéder à Workforce Planning.

Ajouter des personnes dont la synchronisation des données est désactivée

Si les synchronisations de données sont désactivées, les utilisateurs sont gérés séparément dans Workforce Planning et Procore. Pour accéder à Workforce Planning, les utilisateurs doivent avoir des mots de passe définis dans les deux systèmes pour la même adresse courriel. Ces étapes consistent à ajouter le nouvel utilisateur de Workforce Planning au répertoire de la compagnie dans Procore.

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur .
  3. Complétez cette entrée de données :

    directory-add-user-to-company-level.png
     
    1. Prénom . Saisissez le prénom du nouvel utilisateur. 
    2. Nom de famille . Entrez le nom de famille du nouvel utilisateur. 
    3. Adresse courriel . Entrez l'adresse courriel du nouvel utilisateur. 
      Remarque : Cette adresse courriel doit correspondre à l'adresse courriel ajoutée à Workforce Planning.
    4. Admin seulement. Modèle de permissions de projet (par défaut) . Sélectionnez l'une de ces options dans la liste déroulante :
      Remarque : Pour en savoir plus sur les modèles d'autorisations de projet, voir Gérer les modèles d'autorisations de projet .
    5. Admin seulement. Modèle de permissions de la compagnie. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Appliquer le modèle de permissions ultérieurement. Sélectionnez cette option pour définir ultérieurement les permissions de l'utilisateur sur les outils au niveau de la compagnie. Si vous sélectionnez cette option et qu'un modèle de permissions de la compagnie n'est pas appliqué, les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie peuvent ajuster les permissions de cet utilisateur dans les pages des paramètres de configuration pour la plupart des outils au niveau de la compagnie.
        OU
      • Sélectionnez un modèle de permissions de compagnie dans le menu déroulant. Voir Créer un modèle de permissions de compagnie .
  4. Cliquez sur Créer .
    Vous êtes redirigé vers le profil de l'utilisateur dans le répertoire au niveau de la compagnie où vous pouvez mettre à jour les informations de sa compagnie, ses informations personnelles et d'autres paramètres de projet comme décrit ci-dessous.
  5. Cochez la case Est un employé de [Nom du client] .
  6. Localisez la section « Modèles de permissions de la compagnie » et activez les permissions Prêt uniquement ou supérieures pour l'outil de planification de la main-d'œuvre.
  7. Facultatif : Mettez à jour toutes les informations supplémentaires sur la personne que vous ajoutez.
  8. Cliquez sur Enregistrer et envoyer l'invitation à Procore .

Une fois qu'un utilisateur a accepté son invitation et défini un mot de passe, il peut se connecter à Procore et accéder à Workforce Planning.