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Procore

Créer une transmission

Objectif

Créer une transmission à l'aide de l'outil Transmissions du projet.

Contexte

À l'aide de l'outil Transmissions du projet, vous pouvez créer un enregistrement des informations du projet qui ont été envoyées à d'autres via les canaux de télécopie et de livraison. Lorsque vous créez un envoi et que vous en envoyez une copie par courriel à vos destinataires, toutes les informations sont capturées et stockées avec votre projet Procore, y compris les noms de l'expéditeur, du destinataire et toutes les dates pertinentes. Par exemple, le système de messagerie d'un utilisateur est peut-être en panne et la seule façon d'envoyer une réponse officielle est par fax ou par appel téléphonique. Dans de tels cas, vous souhaiterez créer une transmission afin de garder une trace de la correspondance, de sorte qu'un enregistrement historique soit disponible à des fins d'audit dans Procore. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une transmission, des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Transmissions du projet.
    • Pour être ajouté aux champs « À » ou « Cc » sur une transmission, l’utilisateur doit être ajouté au répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.

Étapes

Créer une transmission

  1. Accédez à l'outil Transmissions du projet.
  2. Cliquez sur Créer.
    create-transmittal.png
  3. Continuez avec ces étapes :

Ajoutez des informations générales à la transmission

  1. Faites défiler la page jusqu'aux Informations générales.
  2. Complétez l'entrée des données comme suit :
    • CC : Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Cette action envoie une copie de la transmission aux personnes nommées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par courriel (ou « Enregistrer et envoyer par courriel » si vous êtes un utilisateur « Admin » modifiant un envoi existant), le système enverra automatiquement une notification au sujet de l'envoi aux destinataires.

  3. Continuez avec Ajouter des items à la transmission.

Ajouter des items à la transmission

  1. Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Items.
  2. Sélectionnez un item dans le menu déroulant Format.
    Remarques :
    • Vous pouvez ajouter plusieurs items à une transmission.
    • Lors de l'ajout d'items à une transmission, le système vous permet de joindre plusieurs fichiers à la fois pour ces formats : Documents, Pans , Impressions , Échantillons et Dessins d'atelier. Voir Comment joindre plusieurs fichiers à la fois à une transmission?

      items-format-list.png

      En fonction des outils Procore activés dans votre environnement, vous pouvez avoir ces options :
      • Communication : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un courriel dans l'outil Courriels du projet.

      • Document : Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un document dans l'outil Documents du projet.

      • Programmes : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour tous les programmes de construction. Entrez ensuite une description, joignez des fichiers à l'item, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies. 

  3. Cliquez sur Ajouter.
    Remarque : Si vous avez joint plusieurs fichiers à la transmission, chaque fichier est ajouté en tant que poste distinct.
  4. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires.
    L'illustration ci-dessous vous montre un exemple d'une zone d'item terminée.
    Remarque : Le système ne vous permet PAS de modifier les items existants. Si vous avez besoin de corriger un item, cliquez sur le « x » ROUGE pour le supprimer. Puis ajoutez à nouveau l'item.

    transmittal-items.png
  5. Continuez avec Ajouter des commentaires à la transmission.

Ajoutez des commentaires à la transmission

  1. Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Commentaires.
  2. Tapez toute information supplémentaire sur la transmission dans la zone Commentaires.
  3. Continuez avec Créer ou Créer et envoyer la transmission.

Créez ou Créez et envoyez la transmission

  1. Faites défiler vers le bas de la page Nouvelle transmission.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Pour créer la transmission sans envoyer de courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer la transmission et envoyer une notification par courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer et envoyer un courriel.
      Remarques  : Une fois la transmission créée, le système rend visibles les onglets Items associés, Courriels et Historique des modifications. L'onglet Courriels donne aux utilisateurs la possibilité de transférer une transmission à d'autres membres de l'équipe de projet. Voir Transférer une transmission par courriel.

 

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