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Procore

Créer une transmission

Objectif

Créer une transmission à l'aide de l'outil Transmissions du projet.

Contexte

À l'aide de l'outil Transmissions du projet, vous pouvez créer un enregistrement des informations du projet qui ont été envoyées à d'autres via les canaux de télécopie et de livraison. Lorsque vous créez un envoi et que vous en envoyez une copie par courriel à vos destinataires, toutes les informations sont capturées et stockées avec votre projet Procore, y compris les noms de l'expéditeur, du destinataire et toutes les dates pertinentes. Par exemple, le système de messagerie d'un utilisateur est peut-être en panne et la seule façon d'envoyer une réponse officielle est par fax ou par appel téléphonique. Dans de tels cas, vous souhaiterez créer une transmission afin de garder une trace de la correspondance, de sorte qu'un enregistrement historique soit disponible à des fins d'audit dans Procore.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une transmission, des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Transmissions du projet.
    • Pour être ajouté aux champs « À » ou « Cc » sur une transmission, l'utilisateur doit être ajouté au répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet.

Étapes

Créer une transmission

  1. Accédez à l'outil Transmissions du projet.
  2. Cliquez sur Créer.
    create-transmittal.png
  3. Continuez avec ces étapes :

Ajouter des informations générales à la transmission

    • Faites défiler jusqu'à Informations générales.
    • Complétez l'entrée des données comme suit :
    • Numéro: Procore attribue automatiquement des numéros aux nouveaux envois dans l'ordre séquentiel. Vous pouvez modifier ce numéro à votre guise. Cependant, les numéros en double ne sont pas autorisés.

    • Sujet: Un sujet descriptif pour la transmission.

    • À: sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Cette action affecte la transmission aux personnes nommées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par e-mail (ou «Enregistrer et envoyer par e-mail» si vous êtes un utilisateur «Admin» modifiant un envoi existant), le système enverra automatiquement une notification sur l'envoi aux destinataires.

    • CC: sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Cette action copie au carbone la transmission aux individus nommés. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par e-mail (ou «Enregistrer et envoyer par e-mail» si vous êtes un utilisateur «Admin» modifiant un envoi existant), le système enverra automatiquement une notification sur l'envoi aux destinataires.

    • Envoyé via: sélectionnez Attaché pour attacher un élément de Procore à la transmission ou sous pli séparé. Si vous sélectionnez Sous couverture séparée , vous pouvez également sélectionner l'une de ces options: Email , US Mail , Hand Delivery , FedEx , UPS , DHL , Express Mail , Fax et autres .

    • Privé: cochez cette case pour masquer la transmission à tout le monde sauf aux utilisateurs de niveau 'Admin', aux utilisateurs désignés dans les champs 'À' et 'Cc' et aux membres du groupe de distribution par défaut (voir Configurer les paramètres avancés: Transmissions ).

    • Soumis pour: cochez les cases correspondant à la raison pour laquelle l'envoi est soumis. Vous avez les choix suivants: approbation , votre utilisation , sur demande , révision et commentaire ou traitement ultérieur .

    • Action notée: cochez les cases correspondant à l'action souhaitée. Vous avez les choix suivants: Envoyé pour signature, Approuvé comme soumis, Approuvé comme noté, Soumettre, Soumis à nouveau, Renvoyé, Renvoyé pour corrections, Soumettre de nouveau, Échéance, Reçu, Reçu comme noté et Date d'envoi . ( Remarque : il est recommandé de travailler avec la direction de votre projet pour définir la bonne utilisation de chacune de ces actions par défaut dans votre environnement).

  1. Continuez avec Ajouter des items à la transmission.

Ajouter des items à la transmission

  1. Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Items.
  2. Sélectionnez un item dans le menu déroulant Format.
    Remarques :
    • Vous pouvez ajouter plusieurs items à une transmission.
    • Lors de l'ajout d'items à une transmission, le système vous permet de joindre plusieurs fichiers à la fois pour ces formats : Documents, Pans , Impressions , Échantillons et Dessins d'atelier. Voir Comment joindre plusieurs fichiers à la fois à une transmission?



      En fonction des outils Procore activés dans votre environnement, vous pouvez avoir ces options :
      • Stock de grenier: sélectionnez cette option pour créer un transfert pour n'importe quel stock de grenier. Entrez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez le nombre de copies.

      • CD: sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un disque compact. Saisissez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et saisissez le nombre de copies.

      • Contrat d'engagement: sélectionnez cette option pour créer un transfert pour le contrat de sous-traitance (voir Créer un contrat de sous-traitance). Ensuite, sélectionnez un sous-contrat dans la liste Description, la date du sous-contrat est capturée automatiquement, puis saisissez un nombre de copies.

      • Communication: sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un e-mail dans l'outil E-mails du projet.

      • Document: lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un document dans l'outil Documents du projet.

      • Autre: pour créer un autre type de soumission, sélectionnez cette option. Saisissez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et saisissez un nombre de copies.

      • Plans: sélectionnez cette option pour créer un transfert pour tous les plans de construction. Saisissez ensuite une description, joignez des fichiers à l'élément, sélectionnez une date dans le calendrier et saisissez un nombre de copies.

      • Ordre de modification potentiel: lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un ordre de modification potentiel à partir de l'outil Prime Contracts du projet.

      • Contrat principal: lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner une ligne de contrat dans l'outil Contrats principaux du projet.

      • Impressions: sélectionnez cette option pour créer un transfert pour les impressions. Ensuite, entrez une description des impressions, joignez un fichier de l'impression, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies.

      • Élément de la liste des perforations: lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un élément de la liste des perforations dans l'outil Liste des perforations du projet.

      • Contrat de commande d'achat: sélectionnez cette option pour créer une transmission pour une commande d'achat (voir Créer une commande d'achat ). Sélectionnez ensuite une commande d'achat dans la liste Description, le système définit la date automatiquement et saisissez un nombre de copies.

      • RFI: lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner une RFI dans l'outil RFI du projet.

      • Échantillons: sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un échantillon. Tapez ensuite une description de l'échantillon, joignez un fichier à l'élément, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies.

      • Dessins d'atelier: sélectionnez cette option pour créer un transfert pour le dessin d'atelier. Tapez ensuite une description du dessin d'atelier, joignez un fichier à l'article, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies.

      • Journal des soumissions: sélectionnez cette option pour créer une transmission pour une soumission . Sélectionnez ensuite une soumission dans la liste Description et spécifiez le nombre de copies.

      • Package de soumission: lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un package de soumission à partir de l'outil Soumissions du projet.

  3. Cliquez sur Ajouter.
    Remarque : Si vous avez joint plusieurs fichiers à la transmission, chaque fichier est ajouté en tant que poste distinct.
  4. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires.
    L'illustration ci-dessous vous montre un exemple d'une zone d'item terminée.
    Remarque : Le système ne vous permet PAS de modifier les items existants. Si vous avez besoin de corriger un item, cliquez sur le « x » ROUGE pour le supprimer. Puis ajoutez à nouveau l'item.


  5. Continuez avec Ajouter des commentaires à la transmission.

Ajouter des commentaires à l'envoi

  1. Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Commentaires.
  2. Tapez toute information supplémentaire sur la transmission dans la zone Commentaires.
  3. Continuez avec Créer ou Créer et envoyer la transmission.

Créer ou créer et envoyer la transmission

  1. Faites défiler vers le bas de la page Nouvelle transmission.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Pour créer la transmission sans envoyer de courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer la transmission et envoyer une notification par courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer et envoyer un courriel.
      Remarques  : Une fois la transmission créée, le système rend visibles les onglets Items associés, Courriels et Historique des modifications. L'onglet Courriels donne aux utilisateurs la possibilité de transférer une transmission à d'autres membres de l'équipe de projet. Voir Transférer une transmission par courriel.

 

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