Objectif
Créer une transmission à l'aide de l'outil Transmissions du projet.
Contexte
À l'aide de l'outil Transmissions du projet, vous pouvez créer un enregistrement des informations du projet qui ont été envoyées à d'autres via les canaux de télécopie et de livraison. Lorsque vous créez un envoi et que vous en envoyez une copie par courriel à vos destinataires, toutes les informations sont capturées et stockées avec votre projet Procore, y compris les noms de l'expéditeur, du destinataire et toutes les dates pertinentes. Par exemple, le système de messagerie d'un utilisateur est peut-être en panne et la seule façon d'envoyer une réponse officielle est par fax ou par appel téléphonique. Dans de tels cas, vous souhaiterez créer une transmission afin de garder une trace de la correspondance, de sorte qu'un enregistrement historique soit disponible à des fins d'audit dans Procore.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer une transmission, des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Transmissions du projet.
- Pour être ajouté aux champs « À » ou « Cc » sur une transmission, l’utilisateur doit être ajouté au répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
Étapes
Créer une transmission
- Accédez à l'outil Transmissions du projet.
- Cliquez sur Créer.
- Continuez avec ces étapes :
Ajoutez des informations générales à la transmission
- Faites défiler la page jusqu'aux Informations générales.
- Complétez l'entrée des données comme suit :
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Numéro : Procore attribue automatiquement des numéros aux nouvelles transmissions dans un ordre séquentiel. Vous pouvez modifier ce numéro comme vous le souhaitez.
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Sujet : Un sujet descriptif pour la transmission.
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À : Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Cette action attribue la transmission aux personnes nommées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par courriel (ou « Enregistrer et envoyer par courriel » si vous êtes un utilisateur « Admin » modifiant un envoi existant), le système enverra automatiquement une notification au sujet de l'envoi aux destinataires.
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CC : Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Cette action envoie une copie de la transmission aux personnes nommées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par courriel (ou « Enregistrer et envoyer par courriel » si vous êtes un utilisateur « Admin » modifiant un envoi existant), le système enverra automatiquement une notification au sujet de l'envoi aux destinataires.
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Envoyé via : Sélectionnez Joint pour joindre un item de Procore à la transmission ou Sous une couverture distincte. Si vous sélectionnez Sous une couverture distincte, vous pouvez également sélectionner l'une de ces options: Courriel, US Mail, livraison en mains propres, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Télécopieur et autres.
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Privé : Cochez cette case pour masquer la transmission à tout le monde, à l'exception des utilisateurs de niveau « Admin », des utilisateurs désignés dans les champs « À » et « CC », et des membres du groupe de distribution par défaut (voir Configurer les paramètres avancés : Transmissions).
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Soumis pour : Cochez les cases correspondant à la raison pour laquelle la transmission est soumise. Vous avez les choix suivants : approbation, votre utilisation, sur demande, révision et commentaire ou traitement complémentaire.
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Action comme notée : Cochez les cases correspondant à l'action souhaitée. Vous avez les choix suivants : Sortie pour signature, Approuvé comme soumis, Approuvé comme noté, Soumettre, Soumis à nouveau, Renvoyé, Renvoyé pour corrections, Soumettre à nouveau, Échéance, Reçu, Reçu comme noté et Date d'envoi. (Remarque : Il est recommandé de travailler avec la gestion de votre projet pour définir l'utilisation appropriée de chacune de ces actions par défaut dans votre environnement).
- Continuez avec Ajouter des items à la transmission.
Ajouter des items à la transmission
- Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Items.
- Sélectionnez un item dans le menu déroulant Format.
Remarques :
- Vous pouvez ajouter plusieurs items à une transmission.
- Lors de l'ajout d'items à une transmission, le système vous permet de joindre plusieurs fichiers à la fois pour ces formats : Documents, Pans , Impressions , Échantillons et Dessins d'atelier. Voir Comment joindre plusieurs fichiers à la fois à une transmission?
En fonction des outils Procore activés dans votre environnement, vous pouvez avoir ces options :
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Surplus de stock : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour tout surplus de stock. Entrez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez le nombre de copies.
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CD : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un disque compact. Entrez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez le nombre de copies.
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Contrat d’engagement : Sélectionnez cette option pour créer une transmission de contrat de sous-traitance (voir Créer un contrat de sous-traitance). Ensuite, sélectionnez un contrat de sous-traitance dans la liste Description, la date du contrat de sous-traitance est capturée automatiquement, puis entrez un nombre de copies.
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Communication : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un courriel dans l'outil Courriels du projet.
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Document : Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un document dans l'outil Documents du projet.
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Autre : Pour créer un autre type de livrable, sélectionnez cette option. Saisissez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et saisissez un nombre de copies.
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Programmes : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour tous les programmes de construction. Entrez ensuite une description, joignez des fichiers à l'item, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies.
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Ordre de changement potentiel : Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un ordre de changement potentiel dans l'outil Contrats principaux du projet.
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Contrat principal : Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un poste de contrat dans l'outil Contrats principaux du projet.
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Impressions : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour les impressions. Ensuite, entrez une description de la ou des impressions, joignez un fichier de l'impression, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies.
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Déficiences : Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner une déficience perforations dans l'outil Liste de déficiences du projet.
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Contrat de bon de commande : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un bon de commande (voir Créer un bon de commande). Sélectionnez ensuite un bon de commande dans la liste Description, le système définit automatiquement la date et entrez un certain nombre de copies.
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QRT : :Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner une QRT dans l'outil QRT du projet.
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Échantillons : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un échantillon. Tapez ensuite une description de l'échantillon, joignez un fichier à l'item, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies.
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Dessins d'atelier : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour les dessins d'atelier. Tapez ensuite une description du dessin d'atelier, joignez un fichier à l'item, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez un nombre de copies.
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Registre de livrables : Sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un livrable. Sélectionnez ensuite un livrable dans la liste Description et spécifiez le nombre de copies.
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Paquet de livrables : Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un paquet de livrables dans l'outil Livrables du projet.
- Cliquez sur Ajouter.
Remarque : Si vous avez joint plusieurs fichiers à la transmission, chaque fichier est ajouté en tant que poste distinct.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires.
L'illustration ci-dessous vous montre un exemple d'une zone d'item terminée.
Remarque : Le système ne vous permet PAS de modifier les items existants. Si vous avez besoin de corriger un item, cliquez sur le « x » ROUGE pour le supprimer. Puis ajoutez à nouveau l'item.
- Continuez avec Ajouter des commentaires à la transmission.
Ajoutez des commentaires à la transmission
- Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Commentaires.
- Tapez toute information supplémentaire sur la transmission dans la zone Commentaires.
- Continuez avec Créer ou Créer et envoyer la transmission.
Créez ou Créez et envoyez la transmission
- Faites défiler vers le bas de la page Nouvelle transmission.
- Choisissez parmi ces options :
- Pour créer la transmission sans envoyer de courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer.
OU
- Pour créer la transmission et envoyer une notification par courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer et envoyer un courriel.
Remarques : Une fois la transmission créée, le système rend visibles les onglets Items associés, Courriels et Historique des modifications. L'onglet Courriels donne aux utilisateurs la possibilité de transférer une transmission à d'autres membres de l'équipe de projet. Voir Transférer une transmission par courriel.
