Objectif
Créer une transmission à l'aide de l'outil Transmissions du projet.
Contexte
À l'aide de l'outil Transmissions du projet, vous pouvez créer un enregistrement des informations du projet qui ont été envoyées à d'autres via les canaux de télécopie et de livraison. Lorsque vous créez un envoi et que vous en envoyez une copie par courriel à vos destinataires, toutes les informations sont capturées et stockées avec votre projet Procore, y compris les noms de l'expéditeur, du destinataire et toutes les dates pertinentes. Par exemple, le système de messagerie d'un utilisateur est peut-être en panne et la seule façon d'envoyer une réponse officielle est par fax ou par appel téléphonique. Dans de tels cas, vous souhaiterez créer une transmission afin de garder une trace de la correspondance, de sorte qu'un enregistrement historique soit disponible à des fins d'audit dans Procore.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer une transmission, des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Transmissions du projet.
- Pour être ajouté aux champs « À » ou « Cc » sur une transmission, l’utilisateur doit être ajouté au répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
Étapes
Créer une transmission
- Accédez à l'outil Transmissions du projet.
- Cliquez sur Créer.
- Continuez avec ces étapes :
Ajoutez des informations générales à la transmission
- Faites défiler la page jusqu'aux Informations générales.
- Complétez l'entrée des données comme suit :
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Number: Procore automatically assigns numbers to new transmittals in sequential order. You may change this number as desired.
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Subject: A descriptive subject for the transmittal.
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To: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action assigns the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients.
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CC: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action carbon copies the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients.
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Sent Via: Select Attached to attach an item from Procore to the transmittal or Under Separate Cover. If you select Under Separate Cover, you can also select one of these options: Email, US Mail, Hand Delivery, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Fax, and Other.
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Private: Mark this checkbox to hide the transmittal from everyone except 'Admin' level users, designated users in the 'To' and 'Cc' fields, and members of the default distribution group (see Configure Advanced Settings: Transmittals).
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Submitted For: Mark the checkboxes that correspond to the reason the transmittal is being submitted. You have these choices: Approval, Your Use, As Requested, Review and Comment, or Further Processing.
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Action as Noted: Mark the checkboxes that correspond to the desired action. You have these choices: Out for Signature, Approved as Submitted, Approved as Noted, Submit, Resubmitted, Returned, Returned for Corrections, Resubmit, Due By, Received, Received as Noted, and Sent Date. (Note: It is recommended that you work with your project's management to define the proper use for each of these default actions in your environment).
- Continuez avec Ajouter des items à la Transmission.
Ajouter des items à la transmission
- Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Items.
- Sélectionnez un item dans le menu déroulant Format.
Remarques :
- Vous pouvez ajouter plusieurs items à une transmission.
- Lors de l’ajout d’éléments à une transmission, le système vous permet de joindre plusieurs fichiers à la fois pour les formats suivants : documents, plans, impressions, échantillons et dessins d’atelier. Voir Comment joindre plusieurs fichiers à la fois à une transmission?
Selon les outils Procore activés dans votre environnement, vous pouvez avoir les options suivantes :
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Attic Stock: Select this option to create a transmittal for any attic stock Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies.
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CDs: Select this option to create a transmittal for a compact disc. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies.
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Commitment Contract: Select this option to create a transmittal for subcontract (see Create a Subcontract). Next, select a subcontract from the Description list, the date of the subcontract is captured automatically, and then enter a number of copies.
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Communication: Select this option to create a transmittal for an email message in the project's Emails tool.
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Document: When you select this option, the system prompts you to select a document from the project's Documents tool.
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Other: To create a different type of submittal, select this option. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Plans: Select this option to create a transmittal for any construction plans. Then enter a description, attach any files to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Potential Change Order: When you select this option, the system prompts you to select a potential change order from the project's Prime Contracts tool.
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Prime Contract: When you select this option, the system prompts you to select a contract line item from the project's Prime Contracts tool.
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Prints: Select this option to create a transmittal for prints. Next, enter a description of the print(s), attach a file of the print, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Punch List Item: When you select this option, the system prompts you to select a punch list item from the project's Punch List tool.
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Purchase Order Contract: Select this option to create a transmittal for a purchase order (see Create a Purchase Order). Then select a purchase order from the Description list, the system sets the date automatically, and enter a number of copies.
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RFI: When you select this option, the system prompts you to select an RFI from the project's RFIs tool.
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Samples: Select this option to create a transmittal for a sample. Then type a description of the sample, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Shop Drawings: Select this option to create a transmittal for shop drawing. Then type a description of the shop drawing, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Submittal Log: Select this option to create a transmittal for a submittal. Then select a submittal from the Description list and specify the number of copies.
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Submittal Package: When you select this option, the system prompts you to select a submittal package from the project's Submittals tool.
- Cliquez sur Ajouter.
Remarque : Si vous avez joint plusieurs fichiers à la transmission, chaque fichier est ajouté en tant que poste distinct.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires.
L’illustration ci-dessous vous montre un exemple d’une zone d’éléments terminée.
Remarque: Le système ne vous permet PAS de modifier les items existants. Si vous avez besoin de corriger un item, cliquez sur le « x » ROUGE pour le supprimer. Puis ajoutez à nouveau l’item.
- Continuez avec Ajouter des commentaires à la Transmission.
Ajoutez des commentaires à la transmission
- Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Commentaires.
- Tapez toute information supplémentaire sur la transmission dans la zone Commentaires.
- Continuez avec Créer ou Créer et envoyer la Transmission.
Créez ou Créez et envoyez la transmission
- Faites défiler vers le bas de la page Nouvelle transmission.
- Choisissez parmi ces options :
- Pour créer la transmission sans envoyer de courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer.
OU
- Pour créer la transmission et envoyer une notification par courriel aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « Cc », cliquez sur Créer et envoyer un courriel.
Remarques : Une fois la transmission créée, le système rend visibles les onglets Items associés, Courriels et Historique des modifications. L'onglet Courriels donne aux utilisateurs la possibilité de transférer une transmission à d'autres membres de l'équipe de projet. Voir Transférer une transmission par courriel.
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