Objectif
Modifier une transmission dans l'outil Transmissions du projet.
Contexte
À l'aide de l'outil Transmissions du projet, vous pouvez créer un enregistrement des informations du projet qui ont été envoyées à d'autres via les canaux de télécopie et de livraison. Lorsque vous créez un envoi et que vous en envoyez une copie par courriel à vos destinataires, toutes les informations sont capturées et stockées avec votre projet Procore, y compris les noms de l'expéditeur, du destinataire et toutes les dates pertinentes. Par exemple, le système de messagerie d'un utilisateur est peut-être en panne et la seule façon d'envoyer une réponse officielle est par fax ou par appel téléphonique. Dans de tels cas, vous souhaiterez créer une transmission afin de garder une trace de la correspondance, de sorte qu'un enregistrement historique soit disponible à des fins d'audit dans Procore.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour modifier une transmission, les permissions de niveau « Admin » dans l'outil Transmission du projet.
OU
- Pour modifier une transmission que vous avez créée, des permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Transmissions du projet.
- Informations complémentaires :
- Les onglets « Items reliés », « Courriels » et « Historique des modifications » deviennent visibles et disponibles après la création d'une transmission.
Étapes
Modifier les informations générales
- Accédez à l'outil Transmissions du projet.
- Localisez la transmission souhaitée dans la liste. Choisissez ensuite l'une de ces options :
- Cliquez sur Modifier. Cela ouvre la transmission en mode édition.
OU
- Cliquez sur Afficher. Cela ouvre la transmission en mode affichage. Cliquez ensuite sur Modifier.
- Dans la zone « Informations générales », vous pouvez modifier les champs suivants :
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Numéro : Procore attribue automatiquement des numéros aux nouvelles transmissions dans un ordre séquentiel. Vous pouvez modifier ce numéro comme vous le souhaitez.
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Sujet : Un sujet descriptif pour la transmission.
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À : Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Cette action attribue la transmission aux personnes nommées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par courriel (ou « Enregistrer et envoyer par courriel » si vous êtes un utilisateur « Admin » modifiant un envoi existant), le système enverra automatiquement une notification au sujet de l'envoi aux destinataires.
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CC : Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Cette action envoie une copie de la transmission aux personnes nommées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par courriel (ou « Enregistrer et envoyer par courriel » si vous êtes un utilisateur « Admin » modifiant un envoi existant), le système enverra automatiquement une notification au sujet de l'envoi aux destinataires.
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Envoyé via : Sélectionnez Joint pour joindre un item de Procore à la transmission ou Sous une couverture distincte. Si vous sélectionnez Sous une couverture distincte, vous pouvez également sélectionner l'une de ces options: Courriel, US Mail, livraison en mains propres, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Télécopieur et autres.
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Privé : Cochez cette case pour masquer la transmission à tout le monde, à l'exception des utilisateurs de niveau « Admin », des utilisateurs désignés dans les champs « À » et « CC », et des membres du groupe de distribution par défaut (voir Configurer les paramètres avancés : Transmissions).
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Soumis pour : Cochez les cases correspondant à la raison pour laquelle la transmission est soumise. Vous avez les choix suivants : approbation, votre utilisation, sur demande, révision et commentaire ou traitement complémentaire.
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Action comme notée : Cochez les cases correspondant à l'action souhaitée. Vous avez les choix suivants : Sortie pour signature, Approuvé comme soumis, Approuvé comme noté, Soumettre, Soumis à nouveau, Renvoyé, Renvoyé pour corrections, Soumettre à nouveau, Échéance, Reçu, Reçu comme noté et Date d'envoi. (Remarque : Il est recommandé de travailler avec la gestion de votre projet pour définir l'utilisation appropriée de chacune de ces actions par défaut dans votre environnement).
- Choisissez parmi les options suivantes :
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la transmission sans l'envoyer par courriel aux destinataires dans les champs « À » et « Cc ».
OU
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer par courriel pour enregistrer la transmission et l'envoyer par courriel aux destinataires désignés dans les champs « À » et « Cc ».
La bannière de transmission mise à jour apparaît.
