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Procore

Importer des déficiences

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IMPORTANT! Afin de protéger l’intégrité des données de votre compagnie, les employés de Procore ne peuvent pas modifier les données que les clients soumettent dans tous les modèles d’importation Procore. Cette restriction s’applique à toutes les modifications de données, y compris la correction d’erreurs typographiques. Si Procore détermine que des erreurs sont présentes dans n’importe quel modèle d’importation Procore que vous soumettez à Procore, il vous sera retourné pour correction. Veuillez noter que le processus d’importation peut prendre jusqu’à 72 heures pour traiter.

 

Objectif

Soumettre une demande à Procore pour importer une liste d’items dans l’outil Liste de déficiences de votre projet. 

Contexte

Au cours du processus de mise en œuvre de Procore, un membre de l'équipe Procore peut importer votre liste d'items dans l'outil Liste de déficiences du projet. Pour ce faire, un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Liste de déficiences du projet doit soumettre un modèle XLSX correctement formaté contenant une liste de vos déficiences. Après avoir reçu votre modèle d'importation mis à jour, votre Point de contact Procore examinera la soumission et s'assurera que les données sont formatées pour répondre aux exigences d'importation. Une fois le processus d'importation terminé, vous pouvez vous connecter à Procore pour vérifier que les données ont été importées comme prévu.

Sinon, si vous avez déjà rempli le modèle d’importation, vous pouvez accélérer le processus d’importation en effectuant votre propre importation à l’aide de l’application Importations Procore.  Voir Importer des déficiences dans l’outil Liste de déficiences au niveau du projet (Importations Procore) pour plus d’informations.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permission de niveau « Admin » dans l'outil Liste de déficiences du projet pour demander une importation. vers l'outil Liste de déficiences.
    • Permission de niveau « Admin » dans l’outil Admin du projet.
    • Permission de niveau « Standard » ou supérieure dans l'outil Répertoire du projet.
  • Exigences du modèle d’importation :
    • Pour des considérations générales, voir Comment préparer mes données pour l’importation dans Procore?.
      • Le modèle terminé doit être soumis à Procore au format XLSX.
      • Le fichier XLSX doit être formaté en tant que tableau.
    • Données de colonnes requises :
      • Important! Pour éviter les erreurs d'importation, n’ajoutez  pas de lignes vides, n’ajoutez PAS de colonnes vides, n'ajoutez PAS de  nouvelles colonnes de données et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation de contacts. 
      • La première ligne du tableau doit inclure  l’en-tête , qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre compagnie dans Procore.
        • Les en-têtes suivants sont obligatoires et un astérisque (*) indique que des données sont requises dans la ligne : Nom de l'item*, N° de la déficience*, Type de déficience, Date d'échéance, Lieu, Code de coût, Impact sur l'échéancier, Jours d'impact sur l'échéancier, Impact financier, Montant de l'impact financier, Priorité, Référence, Créé par*, Description, Assigné et Commentaires.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
    • Données de ligne requises :
      • Important! Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à une déficience. Au minimum, chaque enregistrement nécessite une valeur pour le nom de l'item. Les autres colonnes et cellules d'une même ligne peuvent être laissées vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à une déficience.
    • Taille maximale du fichier : 
      • La taille de fichier maximale pour une importation de liste de déficiences est de 1 Mo. 

Conditions préalables

Étapes

Pour collecter vos données, l’administrateur Procore de votre organisation doit effectuer les opérations suivantes :

Télécharger le modèle d'importation

  1. Téléchargez le modèle d'importation de la liste de déficiences : import-punch-list.xlsx
  2. Ouvrez le fichier dans Microsoft Excel. 
  3. Révisez les instructions et les exemples de données dans la feuille de travail « Données de l’échantillon ». 
  4. Continuez avec Mettre à jour le modèle d’importation et l'envoyer à Procore.

Mettre à jour le modèle d'importation et l'envoyer à Procore

  1. Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, cliquez sur la feuille de calcul « Ajouter des données ici ».
    Remarque : Vous pouvez saisir vos données même lorsque la feuille de calcul est verrouillée. Vous devez commencer à entrer vos données dans la cellule A2 de la feuille de calcul « Ajouter des données ici ». 
  2. Pour chaque ligne de la feuille de calcul, complétez la saisie de données comme suit :
    Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Nom de l'item*
      Entrez un titre descriptif pour la déficience. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques. Ceci est un champ obligatoire.
    • N° de déficience*
      Entrez une valeur numérique dans cette case pour chaque ligne de données. Les valeurs de la colonne sont couramment saisies dans l’ordre numérique croissant (par exemple, 1, 2, 3, etc.). Les valeurs en double sont autorisées. Cependant, ce champ ne peut pas être vide.
    • Gestionnaire de déficience*
      Saisissez l'adresse courriel complète de l'utilisateur qui servira de gestionnaire de déficience. Saisissez toujours l'adresse courriel telle qu'elle apparaît dans le répertoire du projet.
      Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences, ou un utilisateur « Standard » et une permission spéciale pour agir en tant que gestionnaire de déficience.
    • Créé par*
      Saisissez l'adresse courriel complète de l'utilisateur qui a créé la liste de déficiences. Saisissez toujours l'adresse courriel telle qu'elle apparaît dans le répertoire du projet.
      Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences.
    • Assigné à
      Entrez l'adresse courriel complète de la personne responsable de la fermeture de la déficience.
      Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Standard » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences et sera automatiquement désigné comme la personne responsable pour la déficience.
      Important! Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires à ce champ, mais chaque courriel DOIT être séparé par le symbole de tuyau (« | »).
    • Approbateur final*
      Saisissez l'adresse courriel complète de l'utilisateur qui servira d'approbateur final. Saisissez toujours l'adresse courriel telle qu'elle apparaît dans le répertoire du projet.
      Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences, ou un utilisateur « Standard » et disposer d'une permission spéciale pour agir en tant qu'approbateur final.
    • Lieu
      Saisissez le lieu exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans Procore.
      Important! Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez entrer le lieu exactement tel qu'il apparaît dans Procore et séparer chaque niveau avec le symbole supérieur à (>) et aucun ESPACE entre les niveaux (par exemple, Lot 1> Section A).
    • Commerce
      Entrez le nom du métier exactement tel qu’il apparaît dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Ajouter ou supprimer des noms de métier.
    • Impact sur l'échéancier
      Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque item de la liste de déficiences. Toute entrée autre que celles ci-dessous entraînera une entrée vide après l'importation :
      • À déterminer : C'est l'abréviation de « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l'impact sur l'échéancier n'est pas encore déterminé.
      • n_a : Il s'agit de l'abréviation de « Sans objet ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
      • no_impact : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences n'a aucun impact sur l'échéancier du projet. 
      • yes_unknown : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences aura un impact sur l'échéancier du projet, mais l'impact n'est pas connu.  
      • yes_known : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences a un impact sur l'échéancier du projet et que le nombre de jours pendant lesquels l'échéancier du projet sera affecté est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez saisir un nombre de jours dans le champ « Jours d'impact de l'échéancier ».
    • Programmer les jours d'impact
      Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact sur l'échéancier », entrez le nombre de jours pendant lesquels l'échéancier du projet sera affecté.
    • Code de coût
      Associer un code de coût à une déficience. Le code de coût doit être formaté « division - code de coût » écrit avec le montant exact des chiffres répertoriés dans votre projet ou compagnie dans Procore. Voir Modifier et ajouter des codes de coût et des descriptions.
    • Type de déficience
      Entrez un type d'item pour classer l'item de la liste de déficiences (par exemple, électrique, instrumentation ou mécanique). Pour une importation réussie, les types doivent être ajoutés à l'outil Liste de déficiences avant le processus d'importation, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences : Ajouter des types de déficience.
    • Date d'échéance
      Entrez la date à laquelle la déficience doit être complétée en utilisant le format MM/JJ/AAAA (par exemple,  06/01/2016).
      Important!  N'entrez PAS les dates en format M/J/AAAA (par exemple, n'entrez PAS 6/1/2016), sinon l'importation échouera.
      Remarque : Si la colonne Excel ne vous permet pas d'ajouter un zéro, sélectionnez la colonne entière, choisissez Format > Cellules, puis créez un format numérique « Personnalisé » nommé « mm/jj/aaaa » dans l'onglet Numéro. Voir Créer ou supprimer un format numérique personnalisé dans Excel.
    • Priorité
      Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque item de la liste de déficiences afin d'indiquer leurs niveaux de priorité.
      • faible
      • moyen
      • élevé
    • Impact financier
      Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque item de la liste de déficiences. Toute entrée autre que celles-ci laissera le champ vide.
      • À déterminer : C'est l'abréviation de « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l'impact financier n'est pas encore déterminé.
      • n_a : Il s'agit de l'abréviation de « Sans objet ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
      • no_impact : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences n'a pas d'impact financier.
      • yes_unknown : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences a un impact sur les coûts, mais que le montant du coût n'est pas connu.  
      • yes_known : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences a un impact sur les coûts et que le montant du coût est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez également saisir un montant en dollars dans le champ « Montant de l'impact financier ».
    • Montant de l'impact financier
      Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact financier », entrez le montant en dollars ici. N'incluez PAS le symbole du dollar ($).
    • Référence
      Entrez un mot-clé ou une phrase pertinente à utiliser comme référence d’item. Il s'agit d'un champ de texte libre à utiliser comme spécifié par votre organisation. Par exemple, si l’item a été créé à la demande du client, entrez « demande du client ».
    • Description
      Entrez des informations descriptives supplémentaires relatives à la réalisation de la déficience. Vous pouvez saisir jusqu’à 255 caractères alphanumériques.
    • Commentaires
      Entrez les commentaires supplémentaires que vous pourriez avoir sur la déficience. Vous pouvez entrer jusqu'à 255 caractères alphanumériques.  
  3. Envoyez par courriel la demande d’importation de la liste de déficiences à imports@procore.com et ajoutez le fichier XLSX sous forme de pièce jointe.
  4. Lorsque votre Point de contact Procore vous informe que l'importation est terminée, continuez avec Validez l'importation. 

Valider l'importation

  1. Accédez à l'outil Liste de déficiences du projet. 
  2. Dans la page qui s'affiche, vérifiez que les déficiences importées s'affichent comme prévu.