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Procore

Afficher un dossier d’appel d’offres

Objectif

Afficher un dossier d’appel d’offres dans l’outil Appel d’offres du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d’offres du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Appel d’offres du projet et ajoutées au groupe CC d’appel d’offres.
      Note: Les utilisateurs ne peuvent voir le dossier d’appel d’offres que si les invités à soumissionner ont reçu le invitation pour soumissionner via le groupe CC d’appel d’offres.

À propos de votre dossier d'appel d'offres Procore

Lorsque vous créez un dossier d’appel d’offres dans Procore, vos informations sur l’appel d’offres seront accessibles dans l’outil Appel d’offres du projet et dans l’outil Salle de planification de votre compagnie. Lorsque vous cliquez sur un dossier d’appel d’offres, il y a six (6) sous-onglets qui vous aident à suivre et à organiser l’activité sur et les informations sur votre dossier d’appel d’offres.

Aperçu

Les informations générales sur votre dossier d'appel d'offres sont stockées sous l'onglet Aperçu, qui comprend le titre, les dates importantes, les préférences du dossier d'appel d'offres, ainsi que les informations incluses dans le courriel d'invitation à soumissionner.

Les actions suivantes peuvent être effectuées à partir de cet onglet :

Fichiers

Vous pouvez afficher, modifier et exporter les fichiers qui ont été joints au dossier d'appel d'offres. Voir Mettre à jour les fichiers d'appel d'offres pour plus d'informations.

Soumissionnaires

Vous pouvez afficher des informations sur les soumissionnaires potentiels du dossier dans l'onglet Soumissionnaires. Cela comprend les éléments suivants :

  • Nom de la compagnie : Le nom de chaque compagnie qui peut être invitée à soumissionner sur ce dossier d'appel d'offres spécifique.
  • Liste des destinataires : La personne spécifique de l'entreprise soumissionnaire à qui le courriel d'invitation a été envoyé.
  • Coordonnées de l'entreprise : Le numéro de téléphone de chaque entreprise qui peut être invitée à soumissionner sur ce dossier d'appel d'offres spécifique.
  • Dernière activité : L'activité la plus récente du soumissionnaire est répertoriée.
    Remarque : Si vous cliquez dans la case Dernière activité, l'activité complète du soumissionnaire peut être affichée.
  • Invitation à soumissionner dernière envoyée : Horodatage du moment où le courriel invitation pour soumissionner a été envoyé au contact de la compagnie soumissionnaire.
    Note: « s.o. » sera affiché si le courriel invitation pour soumissionner n’a pas été envoyé à la compagnie d’appel d’offres.
  • Intention de soumissionner : Indique le intention de la compagnie soumissionnaire à soumissionner sur le projet. Les soumissionnaires peuvent déclarer leurs intentions directement dans le courriel invitation pour soumissionner.
    Note: Si un soumissionnaire a déclaré un intention à soumissionner, vous souhaiterez peut-être lui envoyer un courriel de rappel pour soumettre sa soumission menant à la date limite de soumission.
  • Statut de la soumission : Indique si le soumissionnaire a ou non soumis une soumission avec succès.
  • Montant de l'appel d'offres : Le montant total de l'appel d'offres. Si vous avez sélectionné « Soumission à l'aveugle » pour la configuration du dossier d'appel d'offres, les montants des soumissions seront masqués jusqu'à ce que la date limite des soumissions soit passée.
  • Codes de coût : Les codes de coût associé à chaque compagnie.
  • Métiers : Les métiers associés à chaque compagnie. 
  • Remarque : Toute information pertinente sur chaque entreprise.

Gérez vos soumissionnaires en effectuant les actions suivantes :

  • Exportez les informations du dossier d'appel d'offres, qui comprennent également des informations sur la compagnie, vers un fichier PDF en cliquant sur l'icône PDF.
  • Supprimez la compagnie de la liste d'appel d'offres uniquement si la compagnie n'a pas reçu de courriel d'invitation. Cliquez sur le X pour supprimer la compagnie de la liste d'appel d'offres.
  • Si vous avez ajouté des soumissionnaires à votre dossier d’appel d’offres que vous n’avez pas invité à soumissionner, une bannière bleue apparaîtra en haut de la liste d’appel d’offres en tant que rappel visuel du nombre d’invitations en suspens qui n’ont pas encore été envoyées.
    Note: Vous pouvez voir quels soumissionnaires n’ont pas encore été invités en voyant quels ont le bouton Inviter dans leur ligne, plutôt qu’un bouton Réinviter. Vous pouvez également inviter et réinviter vos soumissionnaires individuellement en cliquant sur ces boutons.
  • Recherchez des soumissionnaires en cliquant sur le bouton Ajouter des soumissionnaires. Voir Rechercher et inviter des soumissionnaires pour plus d'informations.
  • Renvoyer les invitations à soumissionner à tous vos soumissionnaires précédemment invités en cliquant sur le bouton Renvoyer les invitations dans le menu déroulant vertical ellipsis (⋮) en haut de la page.
    Note: Ce bouton n’enverra pas de courriel aux soumissionnaires qui n’ont pas encore été invités.
  • Supprimez le dossier d'appel d'offres en cliquant sur le bouton Supprimer le dossier d'appel d'offres dans le menu déroulant vertical ellipsis (⋮) en haut de la page. Voir Supprimer un dossier d'appel d'offres pour plus d'informations.

Options de filtrage et de regroupement

Si vous avez une longue liste de soumissionnaires avec plus d'un métier, une intention de soumissionner et/ou un statut de soumission, vous pouvez filtrer votre liste d'appel d'offres. Ceci est également utile si vous avez une liste d'appel d'offres plus petite, mais que vous souhaitez voir si vous disposez d'une couverture d'appel d'offres suffisante pour chaque métier dans le dossier d'appel d'offres. Voir Filtrer et regrouper la liste d'appel d'offres.

Configurer les colonnes 

Vous pouvez configurer les colonnes de votre liste d'appel d'offres pour sélectionner les colonnes que vous souhaitez afficher et masquer. Vous pouvez également réorganiser les colonnes de votre liste d'appel d'offres ou réinitialiser pour afficher les colonnes par défaut dans la liste d'appel d'offres. Voir Personnaliser l'affichage des colonnes dans l'outil Appel d'offres pour plus d'informations.

Effectuer des actions en bloc

Si vous souhaitez effectuer la même action pour un groupe de soumissionnaires, vous pouvez effectuer des actions groupées pour gagner du temps. Voir Envoyer des correspondances en bloc et Inviter des soumissionnaires en bloc pour plus d'informations.

Correspondance

Gérez tout ajout (appelé correspondance) lié à ce dossier d'appel d'offres à partir de ce sous-onglet. Vous pouvez envoyer une nouvelle correspondance, ainsi qu'afficher des correspondances plus anciennes et y répondre. Voir Envoyer une nouvelle correspondance dans l'outil Appel d'offres.

Registre de téléchargement

Utilisez le registre de téléchargement pour suivre le téléchargement des documents d'appel d'offres. Chaque fois qu'un soumissionnaire télécharge des documents d'appel d'offres, ces derniers seront stockés dans cette liste comme référence utile. Par exemple, si vous avez apporté des modifications aux documents d'un dossier d'appel d'offres, vous pouvez utiliser le registre de téléchargement pour déterminer qui a pu télécharger une version obsolète. Si un soumissionnaire a déclaré son intention de soumissionner mais n'a pas encore téléchargé les documents d'appel d'offres, vous pouvez envoyer un rappel à télécharger les documents. En règle générale, les soumissionnaires n'enverront pas une soumission à temps s'ils n'ont pas téléchargé tous les documents d'appel d'offres à un moment antérieur.

Historique des modifications

Ce registre enregistre toutes les modifications apportées aux informations du dossier d'appel d'offres sur le sous-onglet Aperçu, y compris la date de création du dossier, les changements de titre, les changements de date, etc.

 

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