Mettre à jour les documents d'appel d'offres

Objectif

Pour mettre à jour les documents et plans inclus dans votre dossier d'appel d'offres. 

Éléments à considérer

• Permission d’utilisateur requise : « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet. 
• Les dossiers d'appel d'offres affichent un instantané statique des documents, des plans et des devis, joints à partir de la date et de l'heure auxquelles ils ont été joints (comme indiqué dans l'horodatage).
• Si vous avez mis à jour vos documents d'appel d'offres en dehors de votre dossier d'appel d'offres (par exemple à partir des documents, devis, ou plans), vous verrez une bannière vous informant que des modifications ont été apportées à ces documents lorsque vous revenez au dossier d'appel d'offres. Vous pouvez ensuite mettre à jour les documents d'appel d'offres dans le dossier pour qu’ils correspondent aux mises à jour effectuées en dehors du dossier en cliquant sur Mettre à jour.
  (Remarque : Les liens vers les documents d'appel d'offres trouvés dans un courriel d’invitation à soummissionner seront mis à jour lorsque vous cliquez sur le bouton Mettre à jour dans la bannière).
  • Vous verrez la bannière dans les cas suivants :
    • Une nouvelle révision de document est ajoutée au répertoire(s) d'appel d'offres dans l'outil Documents.
    • Les nouveaux documents sont ajoutés au répertoire(s) d'appel d'offres .
    • Les révisions de plan sont ajoutées à l'ensemble joint.
    • Les révisions de devis sont ajoutées à l'ensemble joint.
  • Vous ne verrez pas la bannière dans les cas suivants :
    • Un répertoire de documents vide est ajouté.
    • Les plans sont supprimés de l'ensemble joint.
    • Les devis sont supprimés de l’ensemble joint.
    • Les documents sont supprimés du répertoire joint.
    • Tous les documents associés sont supprimés du répertoire joint.
    • Tous les plans associés sont supprimés du répertoire joint.

Étapes

Remarque : Les étapes suivantes expliquent comment joindre de nouveaux documents et plans à votre ensemble soumission (au lieu de les mettre à jour pour correspondre aux mises à jour effectuées en dehors de l’ensemble soumission comme décrit ci-dessus).

1. Accédez à l’outil Appel d'offres du projet.
2. Cliquez sur Modifier à côté du dossier d'appel d'offres pour lequel vous voulez mettre à jour les documents d'appel d'offres.
3. Supprimez les pièces jointes que vous souhaitez mettre à jour.
4. Rejoignez les plans ou les documents.
5. Une fois que vous avez apporté vos modifications, cliquez sur Mettre à jour le dossier d'appel d'offres. 
   (Remarque : Si vous avez supprimé des plans, des documents ou des devis du dossier ou des documents d'appel d'offres joints au dossier, cliquez sur Mettre à jour dans la bannière d'actualisation ne supprimera pas ces items. Pour refléter les suppressions, modifiez le dossier d'appel d'offres, supprimez l'ensemble, joignez-le à nouveau et cliquez sur Mettre à jour.)
6. Envoyez une nouvelle correspondance dans l’outil Appel d'offres pour informer vos soumissionnaires du changement. Les compagnies ayant déjà reçu votre invitation à soumissionner auront un lien vers les documents d'appel d'offres originaux, vous devrez donc créer une correspondance pour les alerter du changement. Les compagnies qui n'ont pas encore été invitées à soumissionner verront les documents d'appel d'offres mis à jour.