Mettre à jour les fichiers d'appel d'offres

Objectif

Mettre à jour des documents, des devis et des plans inclus dans votre dossier d’appel d’offres.

Éléments à considérer

• Permissions d’utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
• Information supplémentaire :
  • Les dossiers d’appel d’offres affichent un instantané statique des documents, des plans et des devis joints à partir de la date et de l’heure à laquelle ils ont été joints (comme indiqué dans l’horodatage).
  • Si vous avez apporté des mises à jour à votre documents de la soumission en dehors de votre dossier d’appel d’offres (par exemple, à partir de l’outil Documents, Devis ou Plans), vous verrez une bannière qui vous informe des modifications apportées aux fichiers lorsque vous revenez au dossier d’appel d’offres. Vous pouvez ensuite mettre à jour les documents d’appel d’offres dans votre dossier d’appel d’offres pour qu’ils correspondent aux mises à jour effectuées en dehors du dossier d’appel d’offres en cliquant sur Mettre à jour.
    Remarque : Les liens vers les documents d’appel d’offres trouvés dans un courriel d’invitation à soumissionner seront mis à jour lorsque le bouton Mettre à jour de la bannière est cliqué.
    
    
     
    • Vous verrez la bannière dans les cas suivants :
      • Nouvelle révision de document est ajoutée au ou aux dossiers d’appel d’offres dans l’outil Documents.
      • De nouveaux documents sont ajoutés au ou aux dossiers d’appel d’offres.
      • Les révisions de plan sont ajoutées aux ensembles joints.
      • Les plans sont déplacés vers un ensemble de plans différent.
      • Les plans sont déplacés d’un secteur de plans à un autre.
      • Les révisions des devis sont ajoutées aux ensembles joints.
    • Vous ne verrez pas la bannière dans les cas suivants :
      • Un dossier de documents vide est ajouté.
      • Les plans sont supprimés du ou des ensembles joints.
      • Les devis sont supprimés des ensembles joints.
      • Les documents sont supprimés des dossiers joints.
      • Tous les documents associés sont supprimés des dossiers joints.
      • Tous les plans associés sont supprimés du ou des dossiers joints.
      • Un nouveau sous-dossier de document est ajouté à un dossier parent joint où tous les sous-dossiers ne sont pas sélectionnés.

Conditions préalables

• Créer un dossier d’appel d’offres

Étapes

Note: Les étapes suivantes décrivent comment joindre de nouveaux fichiers à votre dossier d’appel d’offres (plutôt que de les mettre à jour pour qu’ils correspondent aux mises à jour effectuées en dehors du dossier d’appel d’offres comme décrit ci-dessus).

1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
2. Cliquez sur Afficher à côté du dossier d’appel d’offres pour lequel vous souhaitez mettre à jour les fichiers d’appel d’offres.
3. Cliquez sur l’onglet Fichiers.
4. Cliquez sur Modifier.
5. Désélectionnez et sélectionnez les fichiers et/ou dossiers nécessaires. Par exemple, plans, documents et devis.
6. Une fois que vous avez effectué vos modifications, cliquez sur Mettre à jour.
7. Envoyez une nouvelle correspondance dans l'outil Appel d'offres pour informer vos soumissionnaires du changement.
   Remarque : les compagnies qui ont déjà reçu votre invitation à soumissionner auront un lien vers les documents d'appel d'offre d'origine, vous devrez donc créer une correspondance pour les alerter du changement. Les compagnies qui n'ont pas encore été invitées à soumissionner verront les documents d'appel d'offres mis à jour.

Voir également

• Afficher les fichiers d'appel d'offres
• Envoyer une nouvelle correspondance dans l’appel d’offres trop