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Comment utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration dans Workforce Planning?

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Contexte

Les étiquettes sont des critères spécifiques qui peuvent être créés et ajoutés à la fois aux personnes et aux projets dans Workforce Planning. Pour les personnes, les étiquettes peuvent stocker des dates d'expiration qui peuvent aider à suivre quand des mesures doivent être prises, par exemple lorsqu'une personne doit assister à une formation ou mettre à jour une certification. Les étiquettes courantes incluent la RCP, le chariot élévateur, l'OSHA, etc. Vous pouvez configurer des profils de notification pour recevoir des alertes sur les balises qui expirent ou suivre les dates d'expiration à l'aide du rapport Balises nécessitant une action.

Réponse

Pour utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration, procédez comme suit :

  1. Configurer les balises pour la planification de la main-d'œuvre
  2. Attribuer des étiquettes aux personnes
  3. Configurer et attribuer des profils de notification
  4. Exporter le rapport des balises nécessitant une action

1. Configurer les balises pour la planification de la main-d'œuvre

Tout d'abord, créez les balises que vous souhaitez suivre. Lors de la configuration de l'étiquette, cochez la case pour suivre la date d'expiration et entrez un nombre de jours pour être averti avant l'expiration de l'étiquette.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
  3. Cliquez sur Balises.
  4. Facultatif : Pour regrouper les étiquettes en catégories, cliquez sur le bouton à bascule Regrouper les étiquettes dans les catégories ? sur ACTIVÉ.
    1. Pour créer une nouvelle catégorie de balise, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».
    2. Entrez le nom de la catégorie.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Dans la section Balises, cliquez sur Nouveau.
  6. Configurez votre balise avec les propriétés suivantes :
    1. Nom*. Saisissez le nom de l’étiquette.
    2. Couleur. Entrez la couleur de l’étiquette.
    3. Exiger une date d’expiration. Cochez cette case si la balise nécessite une date d’expiration.
      Remarque : Si vous avez besoin d’une date d’expiration, la date d’expiration doit être ajoutée lors de l’ajout de l’étiquette au profil d’une personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d’une personne. Pour plus d’informations, consultez Comment utiliser des balises avec des dates d’expiration ?
    4. # Avertissement de jours avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance pendant lesquels la personne sera informée de l’expiration de son étiquette.
    5. Accessible à tous les groupes dans le monde entier. Cochez cette case à cocher si vous souhaitez rendre cette étiquette disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour planifications des ressources.
    6. Groupes*. Si vous choisissez de ne pas rendre la balise disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès à la balise.
    7. Abréviations (5 caractères). Saisissez l’abréviation de l’étiquette.
    8. Catégories. Si vous avez choisi de catégoriser vos balises, sélectionnez les catégories dans lesquelles la balise doit apparaître.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

2. Attribuer des étiquettes aux personnes

Ensuite, attribuez l'étiquette aux personnes et entrez la date d'expiration. La date d'expiration peut être la date à laquelle une personne doit suivre un cours ou la date à laquelle sa certification expire.

Procédez comme suit pour :

Ajouter des étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Recherchez le dossier de l’utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur son nom.
  4. Localisez la section « Étiquettes » et cliquez sur Nouveau.
  5. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’étiquette souhaitée et cliquez sur Enregistrer.
  6. Facultatif : téléchargez tous les fichiers liés à la balise, par exemple une preuve de certification.
  7. Si l’étiquette nécessite une date d’expiration, ajoutez la date d’expiration.
    Remarque : Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout de balises pour les certifications.
  8. Cliquez sur Terminé.

Modifier les étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Recherchez le dossier de l’utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur le nom.
  4. Localisez la section « Étiquettes » et cliquez sur Modifier.
  5. Cliquez sur l’icône d’engrenage icon-gear-wfp.png à côté de l’étiquette que vous souhaitez modifier.
  6. Facultatif : téléchargez tous les fichiers liés à la balise, par exemple une preuve de certification.
  7. Facultatif : Mettre à jour la date d’expiration.
  8. Cliquez sur Terminé.

Supprimer les étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Recherchez le dossier de l’utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur son nom.
  4. Localisez la section « Étiquettes » et cliquez sur Modifier.
  5. Cliquez sur l’icône Reremove icon-gear-wfp.png à côté de la balise que vous souhaitez supprimer.
  6. Cliquez sur Supprimer l’étiquette.

3. Configurer et attribuer des profils de notification

Pour recevoir des alertes sur l'expiration des balises, créez ou mettez à jour un profil de notification existant et attribuez ce profil aux utilisateurs qui devraient recevoir les alertes.
Remarque : Les utilisateurs ne peuvent avoir qu'un seul profil de notification à la fois.

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
  3. Sélectionnez Profils de notification .
  4. Cliquez sur Nouveau.
  5. Entrez le nom du profil de notification.
  6. Sélectionnez les notifications souhaitées sur les balises que l'utilisateur doit recevoir :
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez configuré le profil de notification, attribuez-le à l'utilisateur qui doit recevoir l'alerte :

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Recherchez le dossier de l’utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur son nom.
  4. Localisez la section « Info » et cliquez sur Modifier.
  5. Localisez « Profil de notification » et sélectionnez le profil contenant les notifications que l’utilisateur doit recevoir.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

4. Exporter le rapport des balises nécessitant une action

Pour voir un rapport des balises expirées ou dans leur fenêtre d'avertissement, vous pouvez exporter le rapport Balises nécessitant une action.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Rapports et sélectionnez Balises nécessitant une action.
  3. Dans la liste déroulante, choisissez la catégorie de balises.
  4. Cochez les cases des balises à inclure dans le rapport.
    Remarque : Vous ne pouvez choisir que des balises configurées avec une date d’expiration.
  5. Configurez votre rapport avec les options suivantes :
    • Pour « Inclure les balises qui ne sont pas expirées mais dans leur plage d’avertissement », placez le bouton en position ACTIVÉ . Voir Comment utiliser des balises avec des dates d’expiration dans la planifications des ressources ?
      Remarque : Si cette option est désactivée, seules les balises expirées sont incluses dans votre rapport.
    • Pour « Afficher le numéro d’employé », placez le commutateur en position ON .
    • Pour « Afficher le titre du poste de l’employé », déplacez le curseur sur la position ACTIVÉ .
    • Indiquez si vous souhaitez afficher la balise par nom, abréviation ou les deux.
    • Pour « Afficher la date d’expiration », placez la bascule en position ON .
    • Pour « Afficher le temps jusqu’à l’expiration », placez la bascule en position ON .
  6. Cliquez sur l’icône d’exportation icon-export-wfp.png , puis sélectionnez cette option pour télécharger un fichier CSV ou PDF. 
    • Si vous exportez un PDF, sélectionnez l’orientation de la page et le format du papier.
  7. Cliquez sur Exporter CSV ou Exporter PDF.
 Conseil

Si un rapport n’est pas téléchargé immédiatement, vous pouvez en vérifier l’état en accédant à Rapports et Téléchargement en file d’attente.