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Comment utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration dans Workforce Planning?

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Contexte

Les étiquettes sont des critères spécifiques qui peuvent être créés et ajoutés à la fois aux personnes et aux projets dans Workforce Planning. Pour les personnes, les étiquettes peuvent stocker des dates d'expiration qui peuvent aider à suivre quand des mesures doivent être prises, par exemple lorsqu'une personne doit assister à une formation ou mettre à jour une certification. Les étiquettes courantes incluent la RCP, le chariot élévateur, l'OSHA, etc. Vous pouvez configurer des profils de notification pour recevoir des alertes sur les balises qui expirent ou suivre les dates d'expiration à l'aide du rapport Balises nécessitant une action.

Réponse

Pour utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration, procédez comme suit :

  1. Configurer les balises pour la planification de la main-d'œuvre
  2. Attribuer des étiquettes aux personnes
  3. Configurer et attribuer des profils de notification
  4. Exporter le rapport des balises nécessitant une action

1. Configurer les balises pour la planification de la main-d'œuvre

Tout d'abord, créez les balises que vous souhaitez suivre. Lors de la configuration de l'étiquette, cochez la case pour suivre la date d'expiration et entrez un nombre de jours pour être averti avant l'expiration de l'étiquette.

  1. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètresicons-settings-gear.png .
  3. Cliquez sur Étiquettes.
  4. Optionnel: Pour regrouper les étiquettes dans les catégories, cliquez sur Les étiquettes de groupe dans les catégories? basculez vers ACTIVÉ.
    1. Pour créer une nouvelle catégorie d’étiquette, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».
    2. Entrez le nom de la catégorie.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Dans la section Étiquettes, cliquez sur Nouveau.
  6. Configurez votre étiquette avec les propriétés suivantes :
    1. Nom*. Entrez le nom de l’étiquette.
    2. Couleur. Entrez la couleur de l’étiquette.
    3. Date d'expiration requise . Cochez cette case si l'étiquette nécessite une date d'expiration.
      Remarque : Si une date d'expiration est requise, la date d'expiration doit être ajoutée lors de l'ajout de l'étiquette au profil d'une personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d'une personne. Pour plus d'informations, voir Comment utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration ?
    4. Nombre de jours d’avertissement avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance que la personne sera informée lorsque sa étiquette expire.
    5. Accessible globalement à tous les groupes. Cochez ce case à cocher si vous souhaitez rendre cette étiquette disponible dans tous les groupes. Voir Configurer les groupes pour la planification de la main-d’œuvre.
    6. Groupes*. Si vous choisissez de ne pas rendre l’étiquette disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes auxquels avoir accès à l’étiquette.
    7. Abréviations (5 caractères).Entrez le abréviation de l’étiquette.
    8. Catégories. Si vous avez choisi de classer vos étiquettes, sélectionnez les catégories dans lesquelles l’étiquette doit apparaître.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

2. Attribuer des étiquettes aux personnes

Ensuite, attribuez l'étiquette aux personnes et entrez la date d'expiration. La date d'expiration peut être la date à laquelle une personne doit suivre un cours ou la date à laquelle sa certification expire.

Suivez ces étapes pour :

Ajouter des étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Localisez l'enregistrement de l'utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur leur nom .
  4. Localisez la section « Étiquettes » et cliquez sur Nouveau .
  5. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'étiquette souhaitée et cliquez sur Enregistrer .
  6. Facultatif : Téléversez tous les fichiers liés à l'étiquette, par exemple une preuve de certification.
  7. Si l'étiquette nécessite une date d'expiration, ajoutez la date d'expiration .
    Remarque : Ceci est couramment utilisé lors de l'ajout d'étiquettes pour les certifications.
  8. Cliquez sur Terminé.

Modifier les étiquettes des personnes

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Localisez l'enregistrement de l'utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur le nom .
  4. Localisez la section « Étiquettes » et cliquez sur Modifier .
  5. Cliquez sur l’icône Engrenage icon-gear-wfp.png à côté de l’étiquette que vous souhaitez modifier.
  6. Facultatif : Téléversez tous les fichiers liés à l'étiquette, par exemple une preuve de certification.
  7. Facultatif : Mettez à jour la date d'expiration .
  8. Cliquez sur Terminé.

Supprimer les étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Localisez l'enregistrement de l'utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur leur nom .
  4. Localisez la section « Étiquettes » et cliquez sur Modifier .
  5. Cliquez sur Supprimer icon-gear-wfp.png à côté de l'étiquette que vous souhaitez supprimer.
  6. Cliquez sur Supprimer l'étiquette .

3. Configurer et attribuer des profils de notification

Pour recevoir des alertes sur l'expiration des balises, créez ou mettez à jour un profil de notification existant et attribuez ce profil aux utilisateurs qui devraient recevoir les alertes.
Remarque : Les utilisateurs ne peuvent avoir qu'un seul profil de notification à la fois.

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
  3. Sélectionnez Profils de notification .
  4. Cliquez sur Nouveau.
  5. Entrez le nom du profil de notification.
  6. Sélectionnez les notifications souhaitées sur les balises que l'utilisateur doit recevoir :
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez configuré le profil de notification, attribuez-le à l'utilisateur qui doit recevoir l'alerte :

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Localisez l'enregistrement de l'utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur leur nom .
  4. Localisez la section « Info » et cliquez sur Modifier .
  5. Recherchez « Profil de notification » et sélectionnez le profil contenant les notifications que l'utilisateur doit recevoir.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

4. Exporter le rapport des balises nécessitant une action

Pour voir un rapport des balises expirées ou dans leur fenêtre d'avertissement, vous pouvez exporter le rapport Balises nécessitant une action.

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Rapports et sélectionnez Balises nécessitant une action .
  3. Dans la liste déroulante, choisissez la catégorie de balises.
  4. Cochez les cases des balises à inclure dans le rapport.
    Remarque : Vous ne pouvez choisir que des balises configurées avec une date d'expiration.
  5. Configurez votre rapport avec les options suivantes :
    • Pour « Inclure les étiquettes qui n'ont pas expiré mais qui se trouvent dans leur plage d'avertissement », déplacez la bascule en position ON . Voir Comment utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration dans Workforce Planning?
      Remarque : Si cette bascule est désactivée, seules les balises expirées sont incluses dans votre rapport.
    • Pour « Afficher le numéro d'employé », déplacez la bascule en position ACTIVÉ .
    • Pour « Afficher le titre du poste de l'employé », déplacez la bascule en position ACTIVÉ .
    • Sélectionnez si vous souhaitez afficher l'étiquette par nom , abréviation ou les deux .
    • Pour « Afficher la date d'expiration », déplacez la bascule en position ON .
    • Pour « Afficher le temps jusqu'à l'expiration », déplacez la bascule en position ON .
  6. Cliquez sur l' exportation icon-export-wfp.png , puis sélectionnez pour télécharger un fichier CSV ou PDF . 
    • Si vous exportez un PDF, sélectionnez l' orientation de la page et le format du papier .
  7. Cliquez sur Exporter CSV ou Exporter PDF .
 Conseil

Si un rapport n'est pas téléchargé immédiatement, vous pouvez vérifier le statut en accédant à Rapports et téléchargement en file d'attente .