Comment synchroniser les données entre Workforce Planning et Procore ?

Étapes

1. Travaillez avec votre équipe de compte Procore pour identifier vos systèmes d'enregistrement où vous ajouterez et gérerez des personnes et des projets. Voir Planification de la main-d'œuvre et Mappage détaillé des données Procore .
2. Travaillez avec votre équipe de compte Procore pour déterminer si vous souhaitez que toutes les personnes soient synchronisées ou si vous souhaitez que seuls les utilisateurs (personnes marquées comme « Utilisateurs » ou « Les deux » dans Workforce Planning) soient synchronisés.
3. Identifiez si vous avez des personnes qui existent actuellement dans Workforce Planning (anciennement LaborChart) et Procore et mettez à jour leurs informations afin que leurs enregistrements d'utilisateurs puissent être liés.

   Remarque

   Il est important que les données soient nettoyées au préalable, sinon des enregistrements en double peuvent être créés.

   Si tous les champs ci-dessous ne correspondent pas, il y a une forte possibilité que la synchronisation soit interrompue et ne puisse pas se reconnecter, créant ainsi des enregistrements en double.

   Les personnes inactives ne sont pas synchronisées dans cette configuration initiale. Cependant, une fois ce processus de configuration initial terminé, les enregistrements des personnes inactivées seront synchronisés entre Workforce Planning et Procore.

   ​​​​​Si des personnes existent dans les deux systèmes, suivez ces étapes afin que les données puissent être liées entre Workforce Planning et Procore :
   1. Passez en revue vos champs de données de personnes entre la liste des personnes dans Workforce Planning et votre répertoire Procore (utilisateurs et contacts). Les champs suivants doivent correspondre entre la liste des personnes et le répertoire de votre compagnie Procore avant d'activer la synchronisation des personnes :
      • Prénom
      • Nom de famille
      • Adresse courriel
      • Identifiant de l'employé
      • Cochez la case « Est un employé » pour les utilisateurs dans le répertoire Procore.
   2. Assurez-vous que les utilisateurs de votre répertoire d'entreprise Procore que vous souhaitez gérer dans Workforce Planning sont « Utilisateurs » ou « Les deux » dans votre liste de personnes Workforce Planning. Si les utilisateurs se trouvent dans le répertoire de la compagnie, mais pas encore dans la liste des personnes, procédez comme suit :
      1. Accédez au répertoire de la compagnie.
      2. Localisez l'utilisateur qui doit être ajouté dans Workforce Planning et cliquez sur Modifier .
      3. Assurez-vous que la case Est un employé est cochée. 
      4. Mettez à jour la permission de l'utilisateur pour avoir un accès en lecture seule ou supérieur à l'outil Planification de la main-d'œuvre.
      5. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
      6. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
      7. Cliquez sur Nouveau .
      8. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
         • Prénom . Le prénom de la personne.
         • Nom de famille . Le nom de famille de la personne.
         • Courriel . L'adresse courriel de la personne.
           Remarque : Cela doit correspondre à l'adresse courriel dans le répertoire de la compagnie.
         • Tapez . Sélectionnez Utilisateur ou Les deux .
         • Permissions.Sélectionnez le niveau d'autorisation de l'utilisateur. 
           Remarque : Lors de la détermination du niveau de permissions approprié pour un utilisateur, vous devrez peut-être créer un nouveau niveau de permissions dans Workforce Planning pour vous assurer que vous n'accordez pas trop peu ou trop d'accès.
         • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour la planification de la main-d'œuvre .
      9. Cliquez sur Enregistrer.
      10. Une fois que vous avez défini vos utilisateurs Procore comme « Utilisateurs » ou « Les deux », ils reçoivent un courriel de LaborChart pour configurer leur mot de passe. Voir Comment configurer mon compte dans Workforce Planning?
      11. Une fois que l'utilisateur a défini son mot de passe dans LaborChart, il peut se connecter via login.procore.com.
      12. Pour accéder à la planification de la main-d'œuvre, les utilisateurs accèdent à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie. 
      13. La première fois que l'utilisateur accède à l'outil Planification de la main-d'œuvre, il lui est demandé « d'autoriser la planification de la main-d'œuvre ». Ils doivent cliquer sur Autoriser .
          L'utilisateur peut désormais accéder à Workforce Planning via Procore et doit continuer à accéder à Workforce Planning ici.
   3. Assurez-vous que les contacts de votre répertoire de la compagnie Procore que vous souhaitez gérer dans Workforce Planning sont des personnes « assignables » dans votre liste de personnes Workforce Planning.
      Remarque : ignorez cette étape si vous avez choisi de synchroniser uniquement les utilisateurs.
      1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
      2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
      3. Cliquez sur Nouveau .
      4. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
         • Prénom . Le prénom de la personne.
         • Nom de famille . Le nom de famille de la personne.
         • Identifiant d'employé . L'identifiant d'employé de la personne.
           Remarque : Cela doit correspondre à l'ID d'employé dans le répertoire de la compagnie.
         • Tapez . Sélectionnez Attribuable .
         • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour la planification de la main-d'œuvre .
      5. Cliquez sur Enregistrer.
4. Identifiez si vous avez des projets qui existent actuellement dans Workforce Planning (anciennement LaborChart) et Procore.
   • Assurez-vous que les numéros de projet correspondent entre les projets de planification de la main-d'œuvre et les projets Procore. Voir Modifier les détails du projet dans Workforce Planning et Mettre à jour les informations générales du projet .
5. Contactez votre point de contact Procore pour lancer la synchronisation des données. Cela peut être fait par courriel ou en envoyant un courriel à support@procore.com . 
6. L'équipe de votre compte Procore exécutera un processus de liaison de données ponctuel qui garantira que les données existantes du projet et des employés sont liées entre Procore et Workforce Planning. 
7. Procore lancera la synchronisation des données entre Workforce Planning et Procore.
8. À l'avenir, tous les nouveaux projets de votre système d'enregistrement seront synchronisés entre Workforce Planning et Procore.
9. À l'avenir, toutes les nouvelles personnes sont gérées dans la liste des personnes dans Workforce Planning et resteront synchronisées entre Workforce Planning dans Procore. Voir Ajouter des personnes à la planification de la main-d'œuvre .
   Remarques :
   • Gérez tous les employés via la planification de la main-d'œuvre pour vous assurer que votre liste de personnes et votre répertoire d'entreprise sont toujours synchronisés et évitez de maintenir deux listes.
   • Les personnes sont synchronisées avec le répertoire de la compagnie Procore après la fin de chaque synchronisation horaire des données. 
   • Lors de la détermination du niveau d'autorisation approprié pour un utilisateur, vous devrez peut-être créer un nouveau niveau d'autorisation dans l'outil WFP pour vous assurer que vous n'accordez pas trop peu ou trop d'accès.
   • Si vous ajoutez un utilisateur au répertoire de la compagnie Procore, les données ne seront pas synchronisées car cette synchronisation de données est unidirectionnelle de la liste des personnes au répertoire de la compagnie Procore.  

Personnes

Pour les projets utilisant la planification de la main-d'œuvre et les outils de productivité sur le terrain, vous pouvez gérer votre main-d'œuvre à l'aide de la liste des personnes dans la planification de la main-d'œuvre. Les personnes que vous ajoutez ici peuvent être utilisées pour les affectations de main -d'œuvre , ainsi que dans les outils Équipes et Feuilles de temps. Voir Ajouter des personnes à la planification de la main-d'œuvre .

Vous avez trois options lors de la création de personnes dans Workforce Planning :

• Utilisateur . Les personnes créées en tant qu'« utilisateurs » peuvent se connecter à Procore en fonction de leur groupe et de leur niveau de permissions. Les utilisateurs seuls ne peuvent PAS être affectés en tant que ressources pour les projets de planification de la main-d'œuvre. 
• Assignable. Les personnes créées comme « assignables » peuvent être affectées en tant que ressources dans les projets de planification de la main-d'œuvre. Les personnes attribuables ne peuvent PAS se connecter à Workforce Planning.
• Les deux . Les personnes créées en tant que « Les deux » sont créées en tant qu'utilisateur et peuvent se connecter à Procore. De plus, ils peuvent être affectés en tant que ressources dans les projets de planification de la main-d'œuvre. 

Les gens se synchronisent à sens unique entre l'outil Planification de la main-d'œuvre et le répertoire de Procore. Lors de l'ajout d'une personne qui est un « utilisateur » ou « Les deux » dans Workforce Planning, l'utilisateur est ajouté au répertoire de la compagnie en tant qu'employé de votre compagnie. Lorsque vous ajoutez une personne « assignable » à Procore, elle est ajoutée en tant que contact au répertoire de la compagnie et son enregistrement peut être consulté dans l'onglet « Contacts » du répertoire de la compagnie.

Remarques : 

• Toutes les personnes dans l'outil de planification de la main-d'œuvre sont considérées comme des employés, elles seront donc toutes synchronisées avec le répertoire Procore en tant qu'employés.
• Les données doivent être synchronisées pour que les personnes ajoutées dans Workforce Planning soient ajoutées au répertoire de la compagnie. La synchronisation des données a lieu une fois toutes les heures. Pour plus d'informations, voir Pourquoi est-ce que je vois des personnes dans Workforce Planning, mais pas dans Procore ?

Les champs suivants sont synchronisés de Workforce Planning vers le répertoire de la compagnie :

Les champs dans Workforce Planning sans mappage direct, comme les groupes et les champs personnalisés, ne se synchronisent pas avec le répertoire de la compagnie, mais sont disponibles dans Workforce Planning. 

Projets

Les projets peuvent être créés dans Procore ou Workforce Planning, mais votre compagnie doit en choisir un comme système d'enregistrement. 

Avec votre équipe de compte Procore, votre compagnie décidera si le système d'enregistrement pour la création et la gestion de projet sera la planification de la main-d'œuvre ou Procore. À l'avenir, tous les projets seront créés dans Procore et synchronisés avec Workforce Planning.

Si Procore est le système d'enregistrement (recommandé), les projets créés dans Procore seront synchronisés avec Workforce Planning.

Remarques :

• Les projets créés dans Procore seront affectés à tous les groupes dans Workforce Planning.
• Si Procore est le système d'enregistrement, les projets peuvent toujours être créés dans Workforce Planning, mais ne seront pas synchronisés avec Procore. Si vous souhaitez vous assurer que les projets sont les mêmes dans les deux applications, nous vous recommandons de désactiver la permission de planification de la main-d'œuvre pour « créer des projets » et « supprimer des projets ». Pour plus d'informations, voir Créer des modèles de permissions pour la planification de la main-d'œuvre.

Si Workforce Planning est le système d'enregistrement , les projets créés dans Workforce Planning seront synchronisés avec Procore. Voir Créer des projets dans Workforce Planning .
Remarque : Si Workforce Planning est le système d'enregistrement, les projets peuvent toujours être créés dans Procore, mais ne seront pas synchronisés avec Workforce Planning. Si vous souhaitez vous assurer que les projets sont les mêmes dans les deux applications, nous vous recommandons de désactiver le paramètre Procore pour « Créer de nouveaux projets » dans le répertoire de la compagnie en suivant ces étapes :

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie .
2. Localisez le profil de l'utilisateur. Cliquez ensuite sur Modifier .
3. Faites défiler jusqu'à la zone « Paramètres du projet ».
4. Sous la zone Paramètres du nouveau projet, décochez la case pour autoriser [Nom d'utilisateur] à créer de nouveaux projets. 
5. Cliquez sur Enregistrer.

Les champs suivants sont synchronisés de Workforce Planning vers le répertoire du projet :

Qu'est-ce que la liaison de données?

La liaison d'enregistrements vous permet de lier les personnes dans Workforce Planning (anciennement LaborChart) avec les utilisateurs et les contacts dans Procore. Il vous permet également de lier des projets dans Workforce Planning à des projets dans Procore.

Nous vous recommandons d'effectuer cette étape avant la synchronisation pour éviter les doublons dans l'ensemble du système. La liaison de données est effectuée en interne chez Procore. Vous devez contacter votre Point de contact Procore pour lier vos enregistrements.

Qu'est-ce que la synchronisation des données?

La synchronisation des enregistrements transmet les informations entre Workforce Planning et Procore afin que les informations soient disponibles à la fois dans la plateforme Procore et dans l'outil Workforce Planning.

À quelle fréquence les données sont-elles synchronisées?

Les personnes et les projets sont synchronisés entre Workforce Planning et le reste de Procore une fois par heure.

Les modèles de projet sont-ils appliqués lors de la synchronisation de Workforce Planning vers Procore?

Non. Si les projets sont gérés dans Workforce Planning, lorsqu'ils sont synchronisés avec les projets Procore, ils sont créés sans appliquer de modèle.

Si Procore est le « système d'enregistrement » des projets, dans quels groupes apparaîtront-ils dans la planification de la main-d'œuvre?

Par défaut, les projets seront ajoutés à tous les groupes. Cela peut être modifié dans la planification de la main-d'œuvre. Voir Modifier les détails du projet dans Workforce Planning .

Si je modifie des utilisateurs dans le répertoire de la compagnie, verrai-je ces changements dans la planification de la main-d'œuvre?

Non. Les informations sont synchronisées dans un sens de Workforce Planning vers le répertoire de la compagnie. 

Si vous apportez une modification à l'un des champs ci-dessus dans le répertoire de la compagnie, les informations seront réinitialisées à ce qui est dans Workforce Planning la prochaine fois que les données sont synchronisées. Si vous devez apporter des modifications au profil d'un utilisateur, vous devrez le faire à partir de l'outil Personnes dans Planification de la main-d'œuvre.

Les rôles et les affectations du projet sont-ils transférés de Workforce Planning à Procore?

Non. Les champs ci-dessus sont les seules données relatives aux utilisateurs et aux contacts qui se synchronisent entre Workforce Planning et le répertoire de la compagnie.

Comment fonctionnent les permissions lors de la migration vers Workforce Planning?

Actuellement, il existe deux niveaux de permissions.

1. Pour accéder à l'outil Planification de la main-d'œuvre dans Procore, vous avez besoin des permissions « Lecture seule » ou supérieures pour l'outil dans le répertoire au niveau de la compagnie. Ceci est binaire, ce qui signifie que les utilisateurs auront accès à l'outil de planification de la main-d'œuvre, ou ne le verront pas comme une option de menu.
   Vous pouvez accorder des permissions en mettant à jour les modèles de permissions de votre compagnie ou en mettant à jour les permissions d'un utilisateur dans son profil utilisateur au niveau de la compagnie. Voir Modifier un modèle de permissions de compagnie .
2. Les permissions dans l'outil Planification de la main-d'œuvre sont gérées dans les paramètres de l'outil Planification de la main-d'œuvre. Voir Créer des modèles de permissions pour la planification de la main-d'œuvre .
   Les permissions et les paramètres précédents de LaborChart resteront en place pour chaque utilisateur tant que son adresse courriel est la même. La gestion de ces permissions sera la même expérience que vous aviez précédemment.

Quel niveau de permissions dans Procore est accordé aux utilisateurs lorsqu'ils sont synchronisés ?

Pour les utilisateurs existants dans Procore qui ont déjà un modèle de permissions qui leur est attribué, nous ne modifierons PAS les permissions. Vous devez mettre à jour manuellement leurs permissions en « Lecture seule » ou un accès supérieur pour l'outil Planification de la main-d'œuvre. Vous pouvez accorder des permissions en mettant à jour les modèles de permissions de votre compagnie ou en mettant à jour les permissions de l'utilisateur dans son profil. Voir Modifier un modèle de permissions de compagnie ou Modifier un compte d'utilisateur dans le répertoire de la compagnie .

Pour les nouveaux utilisateurs de Procore, nous leur accorderons un accès « Standard » à l'outil Planification de la main-d'œuvre et le niveau de permissions le plus bas possible pour tous les autres outils Procore.

Remarque : Les permissions « Lecture seule » ou supérieures pour l'outil Planification de la main-d'œuvre permettent uniquement à un utilisateur d'accéder à l'outil Planification de la main-d'œuvre. Leurs permissions dans l'outil Planification de la main-d'œuvre sont (encore) gérées dans les paramètres de l'outil Planification de la main-d'œuvre.

Les nouveaux utilisateurs ajoutés dans Workforce Planning recevront-ils automatiquement une invitation à définir leur mot de passe avec Procore ?

Non. Les administrateurs du répertoire doivent envoyer les invitations séparément. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Accédez au répertoire de la compagnie.
2. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez inviter.
3. Sous Actions en bloc , sélectionnez Inviter .
4. Cliquez sur Inviter .

Voir Ajouter des personnes à la planification de la main-d'œuvre pour des directives complètes.

Les personnes « assignables » dans Workforce Planning recevront-elles un identifiant Procore ?

Non. Les utilisateurs marqués comme « Attribuables » dans Workforce Planning et non comme « Utilisateur » ou « Les deux » sont synchronisés dans Procore en tant que contact, ce qui ne leur permet pas de se connecter.

Que se passe-t-il lorsque je modifie une ressource attribuable à un utilisateur dans Workforce Planning ? Quel impact cela a-t-il sur mon répertoire d'entreprise?

Si un enregistrement de personne est lié dans le répertoire de la compagnie et la liste des personnes, la personne est un « contact » dans le répertoire de la compagnie. Si le type de la personne est modifié dans la liste des personnes, de « Affectable » à « Utilisateur » ou « Les deux », après la synchronisation des données, l'enregistrement de contact dans le répertoire de la compagnie est désactivé et Procore tente de créer un nouvel enregistrement d'utilisateur dans le Procore Répertoire de la compagnie.

J'ai accidentellement ajouté un utilisateur dans le répertoire de ma compagnie au lieu de la liste des personnes dans la planification de la main-d'œuvre. Que dois-je faire?

Pour les projets utilisant la planification de la main-d'œuvre, les personnes doivent être ajoutées à l'aide de l'outil Personnes dans la planification de la main-d'œuvre. Les personnes ajoutées dans le répertoire au niveau de la compagnie ne seront pas disponibles pour la planification de la main-d'œuvre.

Les personnes ajoutées dans Workforce Planning seront ajoutées au répertoire au niveau de la compagnie en tant qu'utilisateurs ou contacts.

Si vous avez créé un utilisateur en dehors de Workforce Planning et que vous devez le synchroniser, procédez comme suit :

1. Accédez au répertoire de la compagnie .
2. Localisez l'utilisateur qui doit être ajouté dans Workforce Planning et cliquez sur Modifier .
3. Cochez la case Est un employé du compte [Nom de la compagnie] .
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
6. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
7. Cliquez sur Nouveau .
8. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
   • Prénom . Le prénom de la personne.
   • Nom de famille . Le nom de famille de la personne.
   • Courriel . L'adresse courriel de la personne.
     Remarque : Cela doit correspondre à l'adresse courriel dans le répertoire de la compagnie.
   • Permissions.Sélectionnez le niveau d'autorisation de l'utilisateur. 
   • Tapez . Sélectionnez Utilisateur ou Les deux .
   • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour la planification de la main-d'œuvre .
9. Cliquez sur Enregistrer.
10. Contactez votre Point de contact Procore afin qu'il puisse lier les enregistrements .

Les utilisateurs se synchroniseront en fonction de l'adresse courriel et l'utilisateur sera disponible dans Workforce Planning.

Si vous avez créé un contact en dehors de Workforce Planning et que vous devez le synchroniser, procédez comme suit :

1. Accédez au répertoire de la compagnie.
2. Cliquez sur Contacts .
3. Localisez le contact qui doit être ajouté dans Workforce Planning et cliquez sur Modifier .
4. Entrez leur identifiant d'employé .
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
7. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
8. Cliquez sur Nouveau .
9. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
   • Prénom . Le prénom de la personne.
   • Nom de famille . Le nom de famille de la personne.
   • Identifiant d'employé . L'identifiant d'employé de la personne.
     Remarque : Cela doit correspondre à l'ID d'employé dans le répertoire de la compagnie.
   • Tapez . Sélectionnez Attribuable .
   • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour la planification de la main-d'œuvre .
10. Cliquez sur Enregistrer.
11. Contactez votre Point de contact Procore afin qu'il puisse lier les enregistrements .

Les contacts seront synchronisés en fonction de l'ID de l'employé et l'utilisateur sera disponible dans Workforce Planning.

Puis-je connecter un seul compte Procore à plusieurs comptes LaborChart?

Non. Étant donné que nous intégrons LaborChart en tant qu'outil au niveau de la compagnie dans Procore, il n'est possible de le mapper qu'à un seul compte Procore. La synchronisation des données pour l'intégration, qui garantira que les employés et les projets dans Procore sont synchronisés avec les listes de personnes et de projets de LaborChart, nécessite un mappage 1:1 entre les comptes. 

Pour les clients de ce scénario, nous vous proposons de sélectionner un compte Procore dans lequel LaborChart peut être intégré. Vous pouvez soit utiliser l'un de vos comptes existants, soit créer un nouveau compte Procore pour accéder à l'outil Planification de la main-d'œuvre (expérience LabourChart intégrée).