Gestion des documents : FAQ générale
Contexte
L'outil de gestion de documents de Procore permet aux utilisateurs d'organiser, d'accéder, de collaborer, d'approuver et de gérer les permissions pour les documents tout au long du cycle de vie de la construction. Voir Gestion des documents , Gestion des documents (iOS) et Gestion des documents (Android) .
Réponse
Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l'outil de gestion de documents. Pour des articles plus détaillés, consultez l' tab FAQ .
Pourquoi Procore a-t-il décidé de créer un nouvel outil pour Documents ?
Alors que l'outil Documents d'origine de Procore est toujours largement apprécié dans l'industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont dictés par des exigences réglementaires telles que ISO 19650 et 9001. D'autres besoins sont motivés par le désir d'optimiser les flux de travail pour prendre en charge un meilleur accès aux informations et une meilleure collaboration avec elles.
L'objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins des clients en matière de conformité et de flux de travail, mais également de le faire d'une manière entièrement intégrée à la plateforme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de vraiment gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction -construction à la clôture.
Quelle est la différence entre les documents de Procore et les outils de gestion de documents?
Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion des documents » dans Procore?
Comment les utilisateurs sur le terrain peuvent-ils afficher les documents de construction approuvés sur leur appareil mobile?
Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l'outil Gestion des documents sur les applications mobiles Procore pouriOS et Android . Vous pouvez restreindre leur accès aux documents approuvés uniquement. Lorsqu'un utilisateur ouvre un document pour l'afficher, il est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.
Quelles métadonnées peuvent être automatiquement renseignées?
Qui peut ajouter des annotations à un document?
Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un fichier . pdf documenter. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion des documents .
L'outil Gestion des documents prend-il en charge les dossiers ?
Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l'outil Gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu'un document perde sa source unique de vérité.
Pour organiser les fichiers d'une manière visuelle similaire aux dossiers, vous pouvez créer des « affichages enregistrés » qui permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les affichages enregistrés affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des permissions de document tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.
Comment regrouper et organiser mes documents pour une navigation facile?
Vous pouvez créer des « affichages enregistrés » personnalisés pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres affichages personnels, et les utilisateurs disposant de permissions « Admin » sur l'outil Gestion de documents peuvent créer des affichages que tout le monde sur le projet pourra utiliser.
Outre les affichages enregistrés, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :
- Vous pouvez appliquer des filtres, qui sont persistants et personnalisés à chaque utilisateur et à chaque onglet dans Gestion de documents, et trier deux colonnes à la fois par ordre croissant ou décroissant. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l'outil de gestion de documents.
- Triez deux colonnes à la fois par ordre croissant ou décroissant. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l'outil de gestion de documents.
- Vous pouvez afficher, masquer ou réorganiser n'importe quelle colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l'outil de gestion de documents.
Comment les utilisateurs sont-ils avertis lorsque de nouveaux documents sont disponibles ?
Les utilisateurs affectés à une étape de flux de travail d'approbation seront informés par courriel lorsque ce sera à leur tour d'approuver un document. Aucune autre notification automatisée ne sera envoyée par l'outil de gestion des documents pour le moment.
Puis-je afficher les modifications apportées aux documents et à quel moment?
Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d'un document, ainsi que le moment où ces modifications ont eu lieu. Voir Afficher l'historique des modifications des documents dans l'outil de gestion des documents .
L'outil Gestion des documents s'intègre-t-il à l'outil Plans?
Non, il n'y a actuellement aucune intégration avec l'outil Plans. Si vous souhaitez téléverser des plans de l'outil Gestion des documents vers l'outil Plans, vous devrez d'abord les télécharger à partir de l'outil Gestion des documents. Voir Télécharger des documents à partir de l'outil de gestion des documents et Téléverser des plans .
La gestion des documents s'intègre-t-elle aux applications tierces?
Bien qu'il n'y ait pas encore d'intégration avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l'outil de gestion de documents.
L'outil de gestion des documents s'intègre-t-il à l'outil Documents au niveau de la compagnie?
Non, il n'y a pas d'intégration avec les outils Documents au niveau de la compagnie ou du projet.
Y aura-t-il une migration des fichiers de l'outil Documents vers l'outil Gestion des documents ?
Non, il n'y aura pas de migration automatisée des données entre les documents et l'outil de gestion des documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devrez télécharger les documents à partir de l'outil Documents et les téléverser dans l'outil Gestion des documents.