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Procore

Répondre à un livrable en tant qu'approbateur

Objectif

Pour répondre à un livrable en tant qu'approbateur dans l'outil Livrables du projet. 

Contexte

Le créateur d'une soumission ajoute un ou plusieurs approbateurs au flux de travail de soumission (voir Ajouter des utilisateurs au flux de travail de soumission ). Chaque approbateur doit ensuite soumettre une réponse comme décrit dans les étapes ci-dessous. Si la réponse d'un approbateur est en retard, le système envoie un e-mail de rappel automatisé au réviseur jusqu'à ce qu'une réponse soit soumise. Si aucune réponse n'est reçue, un rappel est envoyé une fois par jour pendant 45 jours.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Livrables du projet et être responsable actuel du livrable.
  • Pour les compagnies utilisant la fonctionnalité Réponses de livrable personnalisées :
  • Information supplémentaire :

Conditions préalables

Facultatif : Examinez les pièces jointes PDF du livrable

Vidéo

 

Le contenu vidéo peut ne pas refléter avec précision l'état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

Étapes

Si vous recevez un courriel de Procore avec la ligne d'objet « Action requise pour le livrable » procédez comme suit :

Révisez le courriel Action requise pour le livrable

  1. Ouvrez votre programme de messagerie. Ouvrez ensuite le courriel avec la ligne d'objet Action requise pour le livrable. 

    review-submittal-email.png
     
  2. Révisez le contenu du message. Cliquez ensuite sur l'une des options suivantes :
    • Afficher en ligne. Cela ouvre le programme Procore au livrable approprié. 
      Remarques :
      • Si vous n'êtes pas actuellement connecté à Procore, vous serez invité à vous connecter. 
      • Si vous souhaitez répondre au livrable maintenant, continuez avec Répondez à un livrable dans Procore ci-dessous. 
    • Afficher le PDF . Cela ouvre une copie PDF des informations de la soumission dans un nouvel onglet de votre navigateur Web.

Répondez à un livrable dans Procore

  1. Cliquez sur Afficher en ligne dans le courriel Action requise.
    OU
  2. Accédez à l'outil Livrables du projet et cliquez sur Afficher à côté du livrable qui nécessite votre réponse. Votre nom sera inscrit dans le champ « Responsabilité ».
  3. Passez en revue les informations du livrable et toutes les pièces jointes incluses. Voir Examiner les pièces jointes PDF du livrable.
  4. Cliquez sur Répondre à côté de votre nom dans le tableau « Flux de travail du livrable ».

    submittals-respond-to-submittal-as-approver-3.png
     
  5. Ajoutez les informations suivantes :
    • Réponse . Sélectionnez la réponse appropriée dans le menu déroulant.
    • Commentaires. Facultatif. Saisissez les commentaires à inclure dans la réponse.
    • Joindre des fichiers. Facultatif. Joignez tous les fichiers à inclure avec la réponse.

      OU
      Transférer le livrable à un autre utilisateur pour qu'il y réponde en tant que « réviseur ». Voir Transférer un livrable pour révision.

      submittals-respond-to-submittal-as-approver-1.png
  6. Cliquez sur Prévisualisation.
  7. Prévisualisez les informations et cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Cliquez sur Répondre pour enregistrer vos informations et répondre au livrable.
    • Cliquez sur Retour si vous devez modifier les informations que vous avez ajoutées.
    • Cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre et revenir à la page de soumission. Remarque: toutes les informations que vous avez ajoutées avant de fermer la fenêtre ne seront pas enregistrées.

      Remarque : S'il y a une autre étape dans le flux de travail de la soumission, le nom de l'utilisateur ou le groupe de noms d'utilisateurs à l'étape suivante s'affichera dans le champ «Suivant dans le flux de travail».

      submittals-respond-to-submittal-as-approver-2.png

    •  

Le système envoie une notification par courriel à tous les types d'utilisateurs sélectionnés dans la configuration de courriel « Le rôle d'approbateur répond (via le flux de travail) » après avoir enregistré votre réponse. Voir Quand l'outil Livrables envoie-t-il des notifications par courriel aux utilisateurs de Procore?

Le système attend que tous les utilisateurs requis à chaque étape du flux de travail d'un livrable répondent avant de définir le responsable de l'étape suivante.

Voir également