Créer un PDF configurable d'une facture au propriétaire (hérité)
Objectif
Créer un PDF personnalisé pour une facture au propriétaire à l'aide des options de PDF configurables.
Contexte
Lorsque vous travaillez avec une facture au propriétaire dans Procore, l'onglet Détail et l'onglet PDF configurable de la facture affichent ses postes. L'onglet PDF configurable vous permet de personnaliser la façon dont les postes s'affichent sur une facture au propriétaire. Avec les fonctionnalités de cet onglet, vous pouvez regrouper et résumer les données de votre facture comme vous le souhaitez avant de la présenter au propriétaire que vous facturez.
Dans un PDF configurable, un groupe est un objet qui organise les postes de facture ensemble. Dans Procore, les groupes par défaut disponibles dans un PDF configurable sont : Sous-projet (si activé), Division, Code de coût et Type de coût. Vous pouvez également créer des groupes personnalisés contenant des items personnalisés pour ensuite appliquer ces items personnalisés à votre PDF.
Exemples
- Comment organiser un PDF paramétrable à l'aide d'un groupe par défaut
Supposons que votre équipe ait créé différents sous-projets sur un projet Procore pour représenter différentes phases du projet. Dans cet exemple, vous souhaitez créer un PDF paramétrable qui regroupe les postes sur la facture propriétaire dans la phase de projet appropriée. En supposant que vous ayez créé des noms de sous-projets « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 », vous pouvez choisir « Sous-projet » dans la liste déroulante « Ajouter un groupe ». Vous pouvez ensuite placer tous les postes qui ont été classés comme « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 » dans des groupes séparés. - Comment organiser un PDF à l'aide d'un groupe personnalisé
Supposons que votre équipe utilise son propre système de codes de facturation personnalisés. Vous pouvez créer un nouveau groupe pour le fichier PDF configurable nommé « Groupe de facturation 1 » pour héberger vos codes. Vous pouvez ensuite créer de nouveaux items dans le groupe pour représenter vos codes de facturation. Par exemple, « Code de facturation A », « Code de facturation », « Code de facturation C », etc. Une fois votre groupe et vos codes créés, vous pouvez appliquer le groupe au PDF configurable, puis attribuer vos codes de facturation personnalisés aux postes individuels de la facture.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
- Pour afficher un PDF configurable sur un contrat principal, permissions « Lecture seule » sur l'outil Contrats principaux
- Information supplémentaire :
- Vous pouvez exporter une copie PDF de l'onglet PDF configurable à partager avec le propriétaire. Voir Exporter un PDF paramétrable d'une facture au propriétaire.
- Vous pouvez envoyer par courriel l'onglet Détails d'une facture. Pour en savoir plus, consultez Envoyer une facture au propriétaire par courriel.
Conditions préalables
- Créez un contrat principal. Voir Créer des contrats principaux.
- Ajoutez les VDC postes au contrat principal. Voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal.
- Confirmez que toutes les parties au contrat principal sont d’accord avant de changer son statut en « Approuvé ». Voir Approuver un contrat principal.
- Ajoutez une facture au propriétaire au contrat principal. Voir Créer des factures de propriétaire.
Étapes
Gérer les groupes personnalisés
Ces étapes vous montrent comment accéder à la fenêtre Gérer les groupes personnalisés.
- Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
- Localisez le contrat principal associé à la facture du propriétaire contenant le PDF configurable. Cliquez ensuite sur le lien Numéro.
- Cliquez sur l'onglet Factures.
- Localisez la facture que vous souhaitez personnaliser dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
- Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
- Ouvrez la liste déroulante Ajouter un groupe.
- Sélectionnez l'un des groupes par défaut dans la liste.
- Facultatif : Cliquez sur Gérer les groupes personnalisés.
- Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, continuez avec :
Ajouter un nouveau groupe au menu Ajouter un groupe
Ces étapes vous montrent comment créer un groupe personnalisé afin qu'il apparaisse comme une option dans la liste déroulante « Ajouter un groupe » dans l'onglet PDF configurable.
- Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, cliquez sur Ajouter un groupe.
- Entrez une étiquette pour le groupe dans la zone Entrer le nom du groupe. Appuyez ensuite sur ENTRÉE. Ajoutez autant de groupes que vous le souhaitez.
Remarque
- Après avoir appuyé sur ENTRÉE, le système enregistre automatiquement le nom du groupe et l'ajoute en tant que sélection dans la liste déroulante Ajouter un groupe sur l'onglet PDF configurable.
- Pour supprimer un groupe, cliquez sur le (x) à côté du nom du groupe pour le supprimer définitivement et tous les items associés au groupe sélectionné.
- Continuez avec Ajouter des items à un groupe.
Ajouter des items à un groupe
Ces étapes vous montrent comment ajouter des codes de facturation à un groupe personnalisé.
- Dans la fenêtre Ajouter des groupes personnalisés, recherchez le groupe auquel vous souhaitez ajouter des codes de facturation.
- Cliquez sur Ajouter un item.
- Dans la zone Entrer le nom de l’item, saisissez une étiquette pour le code. Appuyez ensuite sur ENTRÉE.
Remarque
- Ajoutez autant d'items que vous le souhaitez à chaque groupe.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Une bannière VERTE « Groupes enregistrés » apparaît en bas de la page. - Continuez avec Affecter les postes de la facture à un item d’un groupe.
Attribuer les postes de la facture à un item d'un groupe
Après avoir créé les groupes et les items que vous souhaitez utiliser pour votre facture, vous pouvez commencer à organiser vos postes afin qu'ils apparaissent comme vous le souhaitez.
- Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
- Placez une coche à côté des postes de facture que vous souhaitez affecter à un item personnalisé.
Remarque : Cette action modifie l'étiquette de la liste déroulante « Ajouter un groupe » en « Modifier ». - Dans la liste déroulante Modifier , sélectionnez le groupe contenant les items personnalisés que vous souhaitez attribuer aux postes de votre facture.
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseils
- Tout poste de facture non attribué à un item personnalisé dans un groupe apparaîtra dans une section intitulée « [Nom du groupe de facturation]Non spécifié » . Il n'y a aucune option pour supprimer cette convention de dénomination.
- Si vous ne souhaitez pas que « [Nom du groupe de facturation] non spécifié » apparaisse sur votre facture, il est recommandé d'ajouter un item nommé « Aucun » ou « Autre » (ou un terme de votre choix) à votre groupe. Attribuez ensuite les postes de votre facture à cet item dans le groupe.