Gestion de documents - Guide de démarrage
Table des matières
- Bienvenue
- Introduction à la gestion de documents
- Champs du document
- Norme de dénomination
- Exigences de téléversement
- Permissions de document
- Approbations de documents avec Flux de travail de travail
- Organisation du document avec affichages enregistrés
- Distribution du document avec correspondance
- Conclusion
Bienvenue
Ce guide vous aide à configurer l'outil de gestion de documents de Procore pour la première fois en fournissant les éléments suivants :
- Une introduction à l'outil et aux processus de gestion de documents.
- Aperçus des rubriques, meilleures pratiques, exemples et mesures de suivi.
- Vidéos et directives étape par étape.
Nous vous recommandons de commencer par un projet test en utilisant les valeurs par défaut de Procore tout en vous familiarisant avec l'outil.
Conditions préalables pour ce guide
- Votre compagnie fait partie de la version limitée de Document Management (bêta).
- L'outil de gestion de documents est activé pour un projet.
- Les permissions suivantes sont activées dans Procore :
- Permissions Admin de la compagnie:
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
- Permissions de l'outil de gestion de documents:
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil de gestion de documents.
- Ajouté à un groupe de permissions avec les permissions « Téléverser de nouveaux fichiers » et « Soumettre de nouveaux fichiers » activées.
Remarque : Procore fournit un groupe de permissions par défaut « Contrôleur de document » auquel vous pouvez vous ajouter.
- Facultatif : Permissions de l'outil Flux de travail de travail et correspondance:
- Pour la configuration et le démarrage des flux de travail pour les documents, permissions de niveau « Admin » sur l'outil Flux de travail de travail au niveau de la compagnie.
- Pour joindre des documents à des items de correspondance dans l'outil Correspondance d'un projet :
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance de l'item .
OU
Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur le modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance de l'item .
- Permissions Admin de la compagnie:
Leçon suivante : Introduction à la gestion de documents
Aperçu de l’outil
À propos de l'outil
L'outil de gestion de documents de Procore est un système de gestion de documents qui organise automatiquement vos documents en fonction de leurs attributs. Trouvez rapidement les documents dont vous avez besoin en étant sûr que vous ouvrez la dernière révision approuvée et que seules les personnes qui devraient la voir y ont accès.
Cet outil est conçu pour les compagnies qui ont besoin d'une solution unifiée et paramétrable pour gérer les informations et les approbations à toutes les étapes d'un projet de construction.
Avec l'outil de gestion de documents, les compagnies peuvent :
- Configurez les permissions de document en fonction des attributs de chaque révision tels que le statut, le type ou la discipline.
- Aidez les membres de l'équipe à accéder, réviser, approuver et gérer les documents de manière simplifiée à partir d'un système centralisé.
- Bénéficiez des mêmes avantages que ceux de l'outil Documents d'origine de Procore, tout en ajoutant des fonctionnalités telles que des flux de travail d'approbation de documents avec des annotations, des permissions plus précises, des balises de métadonnées et des conventions de dénomination exécutoires.
Pour des didacticiels, des vidéos et des ressources supplémentaires, consultez Gestion de documents (Web) | (iOS) | (Android).
Vidéo
Afficher les fonctionnalités
Processus d'outil général
Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus loin dans ce guide), le processus général d'utilisation de l'outil de gestion de documents est le suivant :
Remarque
Des sujets supplémentaires tels que les paramètres et les permissions de l'outil, les affichages enregistrés et les flux de travail d'approbation sont traités plus loin dans ce guide.Diagramme des flux de travail
Téléverser, réviser et soumettre des documents
Vidéo
Téléversement de documents
L'outil de gestion de documents téléverse les documents de la même manière que l'outil Documents d'origine de Procore. Cependant, l'outil de gestion de documents utilise apprentissage machine sur le contenu du document et le nom du fichier pour renseigner automatiquement les données, telles que le type de document, le numéro de plan et la description du plan.
Remarque : Vous configurerez vos champs, vos normes de dénomination et vos exigences de téléversement dans la section suivante de ce guide.
Réviser et compléter les attributs du document
Une fois les téléchargements effectués, tous les champs obligatoires restants sont examinés et complétés afin de pouvoir être soumis au projet pour un accès plus large. Vous configurerez ces exigences dans une section ultérieure de ce guide.
Soumission et approbation de documents
Les documents avec les champs obligatoires remplis sont soumis au projet afin qu'ils puissent être consultés sur l'onglet « Documents ».
Réviser des documents avec des flux de travail
Si les documents ont des flux de travail d'approbation configurés avec l'outil Flux de travail de travail, les utilisateurs peuvent y accéder dans des affichages enregistrés tels que « Qui me sont assignés » afin qu'ils puissent réviser, fournir des commentaires et répondre avec un résultat d'approbation.
Affichage, téléchargement et partage de documents
Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des permissions appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont elles ont besoin.
Remarque : Les permissions de document sont définies plus tard dans ce guide.
Vidéo
Affichage de documents
Les documents soumis sont accessibles via l'onglet « Documents ». Les informations sur le document peuvent être affichées dans le tableau ou ouvertes dans le visualiseur de documents de Procore. En fonction de la façon dont l'administrateur a configuré les collections du projet et de l'affichage enregistré que vous affichez, la dernière révision dans un conteneur de documents donné peut être affichée par défaut, mais les révisions précédentes sont également rapidement accessibles.
Les documents sont également facilement accessibles et affichés sur l'application mobile de Procore pour iOS et Android.
|
|
Vidéo - Afficher sur un Appareil mobile |
Téléchargement de documents
Les documents peuvent être téléchargés individuellement à partir du tableau ou du visualiseur, et en masse à partir du tableau de l'application Web de Procore.
Partage de documents
Les documents peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes pour des items (tels que des transmissions) dans l'outil Correspondance.
Les documents peuvent ensuite être affichés et téléchargés par les destinataires de la correspondance qui ont la permission de ces documents dans l'outil de gestion de documents.
Leçon suivante : Champs de document - Aperçu
Aperçu des champs
Contexte
Dans la construction, les erreurs et les reprises sont souvent causées par des fichiers de projet obsolètes qui ont été dupliqués dans un certain nombre de dossiers ou d'outils. Pour atténuer ce risque, l'outil de gestion de documents de Procore organise et contrôle automatiquement l'accès aux fichiers en fonction des attributs (champs de document) de chaque révision de document. C'est pourquoi il est particulièrement important de configurer ces valeurs de champ avant de commencer avec l'outil.
Comment ça marche
L'outil de gestion de documents de Procore utilise les métadonnées et les champs de document pour accorder automatiquement l'accès et organiser les révisions de document, les rendant plus faciles à trouver. Les champs de document d'un projet sont configurés dans l'outil Admin au niveau de la compagnie via des ensembles de champs paramétrables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Remarque : Champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Révision.
Important
Il est important que votre norme de dénomination et vos exigences de téléversement soient configurées pour l'outil de gestion de documents avant de téléverser des documents. Cela garantit la standardisation et la conformité et permet de remplir automatiquement les champs. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents?Remarque : Vous configurerez les champs obligatoires pour chaque document, par type de document, dans la section Exigences de téléversement de ce guide.
Ensembles de champs paramétrables et options de champ pour les documents
Les administrateurs de la compagnie peuvent gérer des ensembles de champs paramétrables et des options de champ par défaut sur la page de l'outil Gestion de documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie.
Gérer les ensembles de champs paramétrables
Créez de nouveaux ensembles de champs paramétrables ou modifiez ceux existants, puis affectez-les à vos projets. Cela vous permet de définir les champs obligatoires sur les documents de tous vos projets.
Bientôt disponible
L'outil de gestion de documents ajoutera des champs personnalisés afin que vous puissiez créer vos propres champs ou masquer ceux dont vous n'avez pas besoin.
Gérer les options de champ Par défaut
Vous pouvez configurer les options de champ par défaut pour les champs de gestion de documents suivants :
- Classification
- Discipline
- Statut
- Type
- Volume/Système
Remarque
La plupart des champs ont un code qui se remplit automatiquement au début du champ. Le code est basé sur la norme de dénomination. Par exemple, un document de type de plan serait renseigné avec « DR » dans le champ Type. Au fur et à mesure que les informations sont saisies, les codes sont automatiquement séquencés pour créer un nouveau champ Nom pour le document.
Vous configurerez votre norme de dénomination de document dans la section « Norme de dénomination » de ce guide.
Afficher ou masquer les options de champ dans un projet
Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer les options de champ pour les champs déroulants à sélection unique (tels que Statut, Type et Discipline) au Niveau projet sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Champs supplémentaires dans Procore
Les champs suivants sont utilisés pour l'outil de gestion de documents mais sont configurés dans d'autres zones de Procore (illustrés sur la page « Configurer » pour les champs de document) :
- Projet: Le code du projet doit être une abréviation du nom du projet, comme « VTX » pour Vortex Business Center. Le champ « Code » de l' outil Admin au Niveau projet remplit le champ « Projet » pour les documents.
- Auteur: Champ indiquant de qui provient un document. Par exemple, une personne associée à « Compagnie ABC » dans le Répertoire téléverse un document, donc « Compagnie ABC » doit être sélectionnée pour le champ Auteur. Le champ « Nom abrégé » pour les compagnies dans l' outil Répertoire au Niveau projet s'affiche comme des options pour le champ « Auteur ».
- Lieu: Ce champ représente le lieu associé à un document. Les lieux ajoutés dans l' outil Admin au Niveau projet s'affichent sous forme d'options pour le champ « Lieu » des documents.
- Étape: Ce champ représente la phase de construction pour laquelle un document a été créé. « Étapes du projet » sur la page « Par défaut » de l' outil Admin au niveau de la compagnie s'affichent comme des options pour le champ « Étape » des documents.
Meilleures pratiques
Avant de configurer les champs de document pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels champs sont importants pour vos besoins en gestion de documents?
- Les exigences sur le chantier doivent-elles varier d'un projet à l'autre ou sont-elles cohérentes dans toute votre compagnie?
- Pour les champs obligatoires (comme « Statut » et « Type »), quelles valeurs doivent-ils être disponibles?
- Quels « codes » doivent être associés à chaque valeur de champ (comme « DR » pour Plan) afin qu'ils soient reconnaissables dans votre norme de dénomination de document?
Leçon suivante : Champs de document - Configurez-les
Configurer - Champs
Maintenant que vous en savez plus sur les champs de document dans l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
Vidéo
1. Créer des ensembles de champs configurables
Dans l'outil Admin au niveau de la compagnie, créez un nouvel ensemble de champs paramétrables pour l'outil de gestion de documents que vous appliquerez à votre projet. Cela vous permet de définir les champs à définir sur les documents de tous vos projets.
Note: Dans l’avenir, vous pourrez ajouter de nouveaux champs personnalisés aux ensembles de champs paramétrables ainsi que masquer les champs que vous n’avez pas l’intention d’utiliser.
2. Modifier les champs Par défaut
Dans l'outil Admin au niveau de la compagnie, décidez des valeurs que vous souhaitez rendre disponibles pour les champs de document tels que le statut, le type de document et la discipline du document. Ces options de champ s'appliqueront à tous les fichiers de l'outil de gestion de documents dans les projets de votre compagnie.
3. Facultatif : Examiner les options de chantier pour un projet
Les administrateurs de l'outil de gestion de documents ont la possibilité de masquer certaines valeurs de champ dans des projets individuels. Pour ce faire, accédez à la configuration des paramètres de l'outil Gestion de documents d'un projet, examinez les options des champs et masquez ceux que vous ne souhaitez pas rendre disponibles pour la sélection.
4. Configurer des champs Procore supplémentaires
En fonction des exigences de vos projets, il se peut que vous souhaitiez configurer quelques champs supplémentaires avant de commencer. Si vous prévoyez d'utiliser une norme de dénomination de document, le code du projet et le code d'origine sont particulièrement importants.
Code du projet
Saisissez un code pour le projet dans le champ « Code » de l'outil Admin au Niveau projet . Celui-ci sera utilisé dans le champ « Projet » pour les documents.
VOIR LES ÉTAPES
Code d'expéditeur (champ « Nom abrégé »)
Dans l'outil Répertoire au niveau du projet ou de la compagnie, ajoutez des codes « Nom abrégé » pour toute compagnie dont les documents de projet peuvent provenir. Ces noms de compagnie abrégés pourront être sélectionnés dans le champ « Auteur ». 
VOIR LES ÉTAPES
Code de lieu
Sur la page Lieux de l'outil Admin au Niveau projet , ajoutez ou gérez des lieux et des codes pour le projet selon vos besoins. Celles-ci s'afficheront comme options pour le champ « Lieu ».
Assurez-vous de :
- Sélectionnez le paramètre « Inclure un code facultatif ».
- Ajoutez un code pour chaque lieu.
Code d'étape
Sur la page « Par défaut » de l'outil Admin au niveau de la compagnie, consultez la section « Étapes du projet » et ajoutez ou supprimez des étapes selon vos besoins. Ces étapes s'afficheront sous forme d'options pour le champ « Étape ».
VOIR LES ÉTAPES
Aperçu de la norme de dénomination
Contexte
Votre équipe connaîtra facilement l'auteur et le but de chaque document grâce aux normes de dénomination des documents cohérentes dans tous vos projets. L'outil de gestion de documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées (attributs), simplifiant ainsi le processus de téléversement. Il détermine si un téléversement doit être associé à des révisions précédentes ou devenir un tout nouveau document.
Comment ça marche
L'outil de gestion de documents peut utiliser des codes d'attribut de document pour appliquer une norme de dénomination de document. Lorsque de nouvelles révisions sont téléversées avec un nom et un format identiques à ce qui existe déjà, le système empile ces révisions dans un seul conteneur de document avec un nom unique. Cela réduit le risque de duplication de fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les dernières informations.
Sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour certains ou tous les documents de votre projet.
Important
Étant donné que l'outil de gestion de documents utilise le nom et le format du document (par exemple PDF) pour identifier automatiquement les révisions ultérieures, il est important que vos normes de dénomination contiennent l'ensemble complet des champs qui identifient de manière unique un conteneur de document, mais pas chaque révision indépendante qu'il contient.
Si vous souhaitez que les révisions d'un même document soient suivies dans un seul conteneur de documents, votre norme de dénomination ne doit PAS inclure des champs spécifiques à la révision tels que le statut, le code de révision, l'auteur ou des dates de toute nature.
Meilleures pratiques
Il est important de définir la structure de votre norme de dénomination de document le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela évite les incohérences et les remaniements en cours de route.
Avant de configurer la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels types de documents nécessitent l'application d'une norme de dénomination?
- Quelle combinaison et quel ordre d'informations dans le nom aideraient votre équipe à mieux comprendre l'objectif d'un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire?
- Quelle combinaison d'informations dans le nom garantirait que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement?
- Par exemple, vous pouvez décider que sur un projet moins complexe, seuls vos plans et vos soumissions techniques doivent être nommés en tant que numéro de discipline de type de projet (par exemple ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, comme les rapports ou les suivis, peuvent conserver leur nom de fichier d'origine.
Exemple
Imaginez que vous gérez un projet appelé « Duke Hospital (DH) » situé à Londres, au Royaume-Uni, et que votre projet respecte les normes ISO 19650. Vous avez établi cette convention de dénomination structurée pour vos plans :
Projet - Auteur - Volume/Système - Lieu - Type - Discipline - Numéro.
Considérons un plan d'architecture pour le quatrième étage avec la désignation de volume/système « ZZ » et numéroté « 401 ». Ce plan a été émis par John Moore & Associates (JMA), l'architecte du projet.
Conformément à votre convention de dénomination, le fichier de ce plan serait étiqueté comme suit : DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si cette norme de dénomination était configurée dans l'outil de gestion de documents, le système nécessiterait chacun de ces champs lors du téléversement, puis générerait le nom du document pour vous. De plus, si ce document était téléversé sur le système avec ce nom déjà intact, tous ces champs de document seraient automatiquement étiquetés pour la révision, sans aucun effort manuel.
Cette approche de dénomination systématique garantit la clarté et la cohérence, ce qui facilite l'identification et l'organisation des documents de projet, même dans des projets complexes comme l'hôpital Duke.
Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurez-la
Configurer - Norme de dénomination
Maintenant que vous avez appris à nommer les normes dans l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
Modifier la norme de dénomination
Dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres, consultez la norme de dénomination « Procore Par défaut» et apportez les modifications nécessaires.
Vidéo
Remarque : Dans la section suivante de ce guide, vous déciderez des types de documents à associer à cette norme de dénomination.
Leçon suivante : Exigences de téléversement - Aperçu
Téléverser l'aperçu des exigences
Contexte
Comme expliqué dans les leçons précédentes, l'outil de gestion de documents utilise les attributs du document pour contrôler les permissions des utilisateurs sur les révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour une récupération facile. Donc, si les documents téléversés n'ont pas assez d'attributs, il y a un gros risque que vous ne les retrouviez pas facilement plus tard. C'est pourquoi il est extrêmement important de définir les champs obligatoires avant le téléversement de fichiers. De plus, ces exigences de téléversement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.
Important
Les champs Nom, Type, Statut et Révision sont toujours obligatoires pour chaque document.Comment ça marche
Dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres de l'outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s'appliquent qu'à certains types de documents.
Ces règles déterminent quels champs de métadonnées doivent être remplis pour les documents téléversés ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée.
Meilleures pratiques
Avant de configurer les exigences de téléversement pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quelles exigences en matière d'attribut et de dénomination doivent exister pour chaque révision téléversée vers le système, quel que soit son type?
- Quelles exigences devraient varier en fonction du type de document?
Remarque : Vous ne pouvez avoir qu'une seule norme de dénomination pour l'ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l'appliquer ou non pour chaque type de document. - Votre projet autorisera-t-il les identifiants de révision en double? Par défaut, le champ Révision est défini comme un champ modifiable tandis que le champ Version est toujours un identifiant unique non modifiable. La possibilité de modifier manuellement le champ Révision pour qu'il corresponde au numéro de révision d'un téléversement précédent permet aux utilisateurs de téléverser un fichier comportant des modifications mineures sans le considérer comme une toute nouvelle révision. Cependant, les administrateurs peuvent exiger que les révisions soient uniques pour certains types de documents, s'ils le préfèrent.
Leçon suivante : Exigences de téléversement - Configurez-les
Configurer - Exigences de téléversement
Maintenant que vous avez appris les exigences de téléversement pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
Vidéo
1. Modifier la règle Par défaut
Dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres, examinez la règle par défaut et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez choisir si la norme de dénomination doit être appliquée, sélectionner les champs qui seront requis pour les documents téléversés et décider si les identifiants de révision en double sont autorisés.
Remarque : Les champs Statut, Type, Révision et Nom sont toujours obligatoires, ainsi que tous les autres champs que vous avez décidé d'exiger dans l'ensemble de champs paramétrables de votre compagnie pour l'outil de gestion de documents.
2. Créer des règles conditionnelles
Si certains types de documents ont besoin d'exigences différentes de la règle par défaut, créez une ou plusieurs règles conditionnelles dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres. Par exemple, choisissez différents champs obligatoires ou décidez de ne pas appliquer la norme de dénomination.
Leçon suivante : Permissions de document - Aperçu
Aperçu des permissions de document
Contexte
Un seul document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de version mineures tout au long de sa vie. Chacune de ces révisions est adaptée à une étape, un objectif et un public différents au travail. Sur de nombreux projets, ces révisions sont dispersées dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des permissions. Cependant, avec l'outil de gestion de documents de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les permissions sur chaque révision de document individuelle dans un « conteneur ». L'outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l'étape, le type ou la discipline pour déterminer automatiquement les permissions.
Comment ça marche
L'outil de gestion de documents utilise deux niveaux de permissions : les permissions générales de l'outil Procore pour accorder l'accès à l'outil lui-même et les groupes de permissions flexibles pour accorder l'accès aux révisions de documents individuelles en fonction de leurs attributs.
Des groupes de permissions peuvent être créés pour différents rôles d'utilisateur ou compagnies du projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement les révisions de document auxquelles ces groupes ont accès et à quel niveau ils devraient avoir accès (par exemple Visualiseur, Propriétaire ou Admin). Les permissions peuvent être personnalisées davantage dans l'onglet Permissions de la page Configurer les paramètres et dans les modèles de permissions pour l'outil Flux de travail de travail.
EN SAVOIR PLUS SUR LES PERMISSIONS
Vidéo
Remarque
Les permissions liées aux Flux de travail de travail seront couvertes dans la section suivante de ce guide.Meilleures pratiques
Avant de configurer des permissions pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels sont les ensembles distincts de rôles des utilisateurs dans vos projets qui nécessitent différents niveaux d'accès aux documents du projet?
- À quoi ces groupes devraient-ils pouvoir accéder et quels champs de document sont nécessaires pour déterminer cet accès?
- Par exemple, vous pouvez envisager de fournir à vos chefs de projet et contrôleurs de document un accès « Admin » à chaque révision de document dans le système, mais de donner à votre équipe de chantier un accès « Visualiseur » uniquement aux plans de projet approuvés.
- Qui devrait pouvoir modifier les paramètres dans l'outil de gestion de documents lui-même?
Exemple
Paul est membre d'une équipe de contrôle de documents. Il attribue des permissions aux personnes suivantes de sa compagnie :
- Jake, un autre contrôleur de document de sa compagnie.
- Sarah, chef de projet dans sa compagnie.
- Matt, qui est contremaître pour le sous- sous-traitant de béton.
Dans l'outil Répertoire du projet, Paul choisit des permissions de niveau « Admin » ou « Standard » à attribuer aux utilisateurs de l'outil de gestion de documents :
- Paul attribue à Jake et à lui-même des permissions de niveau « Admin ».
Cela leur donne à la fois un contrôle total sur l'outil et la capacité d'initier et de superviser les flux de travail de documents. - Paul attribue à Matt et Sarah des permissions de niveau « Standard ».
Ils peuvent utiliser l'outil avec un accès standard et participer aux flux de travail d'approbation de documents. Cependant, ils n'auront pas le pouvoir de modifier les paramètres dans l'outil lui-même.
Pour affiner davantage les permissions, Paul utilise deux groupes de permissions distincts dans l'outil de gestion de documents :
- Paul ajoute Jake, Sarah et lui-même au groupe de permissions « Contrôleur de documents ».
Ils pourront téléverser et soumettre des documents, rationalisant ainsi les processus de contrôle des documents. - Paul ajoute Matt à un groupe de permissions « Sous- Sous-traitant de béton »:
Il aura un accès « Propriétaire » à tout document provenant de sa compagnie, quel que soit le statut du document. De plus, il aura un accès « Visualiseur » aux plans émis pour la construction et aux soumissions techniques associées à toute autre discipline.
Leçon suivante : Permissions de document - Configurez-les
Configurer - Permissions de document
Maintenant que vous en savez plus sur les permissions de l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
SUIVI
- Attribuer des permissions d'outil générales
- Créer des groupes de permissions
- Gérer les niveaux de permissions de document
Remarque : Les permissions liées aux Flux de travail de travail seront couvertes dans la section suivante de ce guide.
1. Attribuer des permissions d'outil générales
Attribuez des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » à l'outil de gestion de documents pour les personnes qui auront besoin d'accéder à l'outil. Vous pouvez attribuer cette permission aux utilisateurs et aux groupes dans un modèle de permissions de projet dans l'outil Permissions ou modifier manuellement la permission des utilisateurs dans l'outil Répertoire .
2. Créer des groupes de permissions
Créez des groupes de permissions pour les différents types de permissions dont vous avez besoin et ajoutez-y des personnes pour contrôler automatiquement leur accès aux documents du projet.
3. Gérer les niveaux de permissions de document
Contrôlez davantage les permissions sur les documents en spécifiant les actions qui doivent être disponibles à trois niveaux différents : Visualiseur, Propriétaire et Admin.
Remarque : Cette liste est actuellement limitée au contrôle des niveaux qui devraient pouvoir modifier les attributs du document, mais une personnalisation supplémentaire sera introduite à l'avenir.
Leçon suivante : Approbations de documents avec Flux de travail de travail - Aperçu
Aperçu des Flux de travail de travail d'approbation
Contexte
Il arrive souvent que les entreprises de construction doivent déplacer manuellement les documents de construction entre les dossiers et les systèmes cloisonnés au fur et à mesure que leur statut passe de travaux en cours, à en révision, à approuvés. Cela crée beaucoup de frais généraux et entraîne un potentiel d'erreurs et de reprises. Avec Gestion de documents de Procore, vous n'avez pas besoin de déplacer les documents à mesure que leur statut change, et l'accès aux révisions est modifié automatiquement une fois qu'un flux de travail de travail d'approbation est terminé. De plus, le moteur de flux de travail de travail intégré à l'outil de gestion de documents est incroyablement personnalisable et peut s'adapter à des scénarios d'approbation simples et complexes pour tout type de document.
Comment ça marche
Vous pouvez créer des modèles de flux de travail de travail personnalisés qui sont ensuite affectés aux documents téléversés dans l'outil de gestion de documents. Une fois qu'un flux de travail de travail a démarré, les participants au flux de travail de travail sont invités à examiner les documents, à les commenter éventuellement avec des annotations et à fournir un résultat d'approbation.
Lorsqu'une révision de document est examinée et est soit approuvée, soit rejetée, le statut de la révision est automatiquement mis à jour dans Procore. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres de permission ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées du flux de travail de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail de travail . Une fois le flux de travail de travail terminé, toutes les décisions de flux de travail , les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservés afin qu'ils puissent être référencés ultérieurement.
Vidéo
Créer des modèles de flux de travail de gestion de documents
Pour utiliser les flux de travail pour les documents, vous devez créer un ou plusieurs modèles de flux de travail de travail dans l'outil Flux de travail de travail de Procore, puis les appliquer à vos projets.
Une fois qu'un modèle de flux de travail de travail est appliqué à un projet, vous devez le configurer avec les personnes assignées correctes dans l'onglet Flux de travail de travail de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents avant de pouvoir l'utiliser.
Démarrer les Flux de travail de travail sur les documents
Une fois les modèles de flux de travail de travail configurés pour le projet, les flux de travail peuvent être sélectionnés pour les documents dans la colonne « Flux de travail de travail assigné ». Vous pouvez également attribuer un flux de travail de travail à plusieurs documents à la fois à l'aide de l'option Modifier en bloc.
Remarque : Si vous souhaitez exiger une sélection de flux de travail de travail pour certains documents, comme les plans, vous pouvez définir ce champ comme obligatoire dans vos exigences de téléversement.
Réviser et répondre dans un Flux de travail de travail
Une fois le flux de travail de travail d'un document démarré, une personne Personne assignée du Flux de travail de travail peut examiner le document et répondre dans le flux de travail de travail .
AJOUTER DES MARQUES
Les personnes assignées du Flux de travail de travail peuvent annoter les documents si nécessaire dans le cadre de la réponse.
Meilleures pratiques
Avant de configurer des modèles de flux de travail de travail pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels processus de révision et d'approbation de documents souhaitez-vous appliquer et pour quels types de documents?
- Comment le flux d'approbation varie-t-il en fonction de l'objectif, du type ou de la source du document?
- De quelles options de réponse avez-vous besoin à chaque étape (par exemple approuvé, approuvé avec commentaire, rejeté)?
- Qui devrait être autorisé à créer et configurer les flux de travail de documents?
- Qui devrait être autorisé à gérer les flux de travail de documents actifs (par exemple les redémarrer ou modifier les personnes assignées à mi-parcours)?
Exemple
Vous trouverez ci-dessous une représentation illustrative d'un flux de travail pour le processus d'approbation de plan mécanique. Chaque case correspond à une étape spécifique, tandis que les flèches signifient les décisions prises à chaque étape.
Considérons un projet où un sous- sous-traitant en mécanique, M's Mechanical, soumet des plans pour le niveau 1. La destination initiale de ces plans est le contrôleur de document, qui effectue un contrôle d'assurance qualité (AQ).
- Si le document reçoit le statut « Rejeté » pendant le contrôle AQ, il est étiqueté comme « RJ-Rejeté » et passe à l'étape suivante intitulée « Contrôle AQ rejeté - Soumettre à nouveau ». Dans ce scénario, M's Mechanical est rapidement informé du rejet et chargé de soumettre à nouveau le document.
- Si le document reçoit le statut « Approuvé » dans le contrôle d'assurance qualité, il passe à la phase suivante, appelée « Révision du contenu technique ».
- Si le document est rejeté, il passe à l'étape suivante connue sous le nom de « Contenu technique rejeté », et il est étiqueté comme « RJ-Rejeté ».
- Dans le cas d'une approbation dans l'étape « Révision du contenu technique », le document passe à la « Révision par le consultant ».
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé », « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit attribuer le statut final de « Statut A - Approuvé », « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Remarque : Les groupes de permissions définis dans l'outil de gestion de documents déterminent qui peut afficher le document après son approbation.
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé », « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit attribuer le statut final de « Statut A - Approuvé », « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Configurer - Flux de travail de travail d'approbation
Maintenant que vous en savez plus sur les flux de travail d'approbation pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
1. Attribuer des permissions de Flux de travail de travail
Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez les permissions pour les Flux de travail de travail.
Pour tous les utilisateurs qui feront partie d'un flux de travail de travail d'approbation, vous devrez attribuer des permissions granulaires pour l'outil Flux de travail de travail dans vos modèles de permissions.
Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent entreprendre sur les documents dans un flux de travail de travail actif, par exemple qui devrait pouvoir annoter les documents.
2. Créer un modèle de Flux de travail de travail de gestion de documents
Ensuite, vous devrez créer des modèles de flux de travail de travail dans l'outil Flux de travail de travail au niveau de la compagnie.
3. Affecter le Flux de travail de travail à un projet
Une fois le modèle de flux de travail de travail créé, vous devrez l'affecter aux projets sur lesquels vous souhaitez l'utiliser.
4. Configurer un Flux de travail de travail pour le projet
Avant de pouvoir utiliser les flux de travail dans l'outil de gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail de travail pour le projet, ce qui implique d'affecter des réviseurs à des étapes individuelles. Vous pouvez également définir si vous souhaitez ou non utiliser l'un de ces modèles par par défaut pour les documents nouvellement téléversés.
5. Démarrer un Flux de travail de travail sur des documents
Lorsque les documents sont téléversés dans le projet, un flux de travail de travail peut être attribué aux documents dans la colonne « Flux de travail de travail attribué ». Une fois qu'un document est soumis, le flux de travail de travail attribué commence à la première étape et les réviseurs sont informés.
Remarque : Si vous soumettez des documents en bloc, les réviseurs recevront un seul courriel avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des courriels séparés pour les documents soumis individuellement.
Leçon suivante : Organisation du document avec affichages enregistrés - Aperçu
Aperçu des affichages enregistrés
Contexte
La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour garder les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent être problématiques car chaque révision de document doit réellement exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux dossiers ou plus à la fois. Bien que cela puisse fonctionner pour les documents en cours avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour révision, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans la construction, il est essentiel de maintenir un historique unique et traçable des révisions d'un document de construction et de leur changement de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou des publics différents, vous perdez cette traçabilité et les équipes de risque fonctionnent à partir d'informations obsolètes.
Avec l'outil de gestion de documents de Procore, les révisions de documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers plans d'architecture approuvés ou voir les documents rejetés provenant de votre compagnie. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l'avantage d'une structure de dossiers de projet standard sans les risques et inconvénients de la duplication de fichiers.
Comment ça marche
organisation basée sur les attributs du document
Une fois les révisions du document soumises, les utilisateurs peuvent y accéder via l'onglet Documents. Les groupes de permissions et les règles qui ont été définis pour le projet contrôlent automatiquement les révisions de document pouvant être affichées par chaque personne. Les métadonnées associées à chaque document permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et de ne voir que les documents auxquels ils ont accès.
Affichages enregistrés
Remarque : Les administrateurs peuvent créer des affichages enregistrés auxquels tous les membres du projet peuvent accéder, et tout utilisateur peut créer des affichages enregistrés pour un usage personnel.
Vidéo
Meilleures pratiques
Avant de commencer à configurer vos affichages enregistrés, tenez compte des points suivants :
- Utilisez-vous généralement une structure de dossiers standard pour vos projets? Si tel est le cas, vous pouvez créer des affichages enregistrés pour répliquer la structure des dossiers et contrôler efficacement l'accès aux documents.
Remarque : Les affichages enregistrés sont imbriqués dans les collections. - À quel type de documents voulez-vous que votre équipe ait un accès rapide?
- Quels documents de construction souhaitez-vous mettre à la disposition des équipes de chantier?
Exemple
Au lieu d'avoir besoin de réorganiser manuellement les documents dans des dossiers, les affichages enregistrés sont pilotés par des filtres. Cela signifie que la liste des documents sera mise à jour automatiquement.
Supposons qu’un contrôleur de document nommé Paul souhaite créer un affichage enregistré pour les plans électriques approuvés. À partir de la collection Publiée (qui filtre déjà les documents approuvés), Paul sélectionnera les filtres supplémentaires suivants pour créer un nouvel affichage enregistré :
- Discipline: Électrique
- Type: Plan
Leçon suivante : Organisation du document avec affichages enregistrés - Configurez-la
Configurer - Affichages enregistrés
Maintenant que vous avez appris comment les documents sont organisés dans l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
Créer des affichages enregistrés
Pour les catégories auxquelles un administrateur souhaite que les gens aient un accès rapide, ils peuvent définir l'accès de l'affichage enregistré à « Tout le monde dans le projet ». De plus, tout utilisateur peut créer ses propres affichages personnalisés.
Remarque : Actuellement, les affichages enregistrés du projet doivent être créés dans chaque projet individuellement, mais à l'avenir, vous pourrez standardiser les affichages enregistrés dans plusieurs projets au sein de votre entreprise.
Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Aperçu
Aperçu de la correspondance
Contexte
Avec autant de façons de partager numériquement des documents et des communications, il peut être difficile de conserver un enregistrement clair des communications pour un projet. Joindre et envoyer manuellement des documents par courriel en dehors de Procore augmente le risque de référencer des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et le renvoi aux communications si nécessaire.
L'outil Correspondance de Procore sert de lieu central pour partager les documents du projet et maintenir un enregistrement formel de communication. Les fichiers de gestion de documents peuvent être directement joints et liés dans une item de correspondance depuis le Web ou le mobile, ce qui permet un accès facile aux documents avec un historique clair des communications.
Comment ça marche
Lorsque vous avez besoin de distribuer ou de discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l'outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l'outil Gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager des ensembles de plans approuvés.
Le partage de documents via un item de correspondance permet de garantir qu'un système d'enregistrement formel est conservé via Procore. Les fichiers joints (pas les copies) sont liés directement à partir de l'outil de gestion de documents, ce qui signifie que l'historique complet, le contexte et les permissions des documents sont conservés.
Vidéo
Meilleures pratiques
Avant de configurer des modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des points suivants :
- De quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet a-t-elle besoin et quand peut-elle avoir besoin de les émettre?
- Êtes-vous familiarisé avec l'outil Correspondance? Si oui, comment l'utilisez-vous aujourd'hui et comment cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l'outil de gestion de documents?
- Qui doit envoyer et gérer les communications?
- Considérez les permissions requises pour l'outil Correspondance : Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item. OU Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
Exemple
Prenons par exemple M's Mechanical, un sous-traitant en mécanique qui a réussi à faire approuver un ensemble de dessins d'atelier mécaniques . Il est crucial pour eux de distribuer ces informations à leur équipe de chantier. Cela garantit que tous les membres du projet sont bien informés sur le dernier plan émis et peuvent travailler avec l'ensemble de plans le plus récent.
Pour ce faire, M's Mechanical créera un nouveau type de correspondance dans l'outil Admin au niveau de la compagnie pour les transmissions. Après avoir saisi les détails, ils attribueront ce type de correspondance au projet.
Dans l'outil Correspondance, ils créeront un nouvel item de correspondance et sélectionneront le type Transmission . Ils rempliront les informations nécessaires et joindront les dessins d'atelier mécaniques approuvés .
Une fois la correspondance créée et publiée, ces plans nouvellement approuvés seront rapidement distribués, par courriel, à chaque membre de l' équipe de projet disposant des permissions de gestion de documents appropriées. Par exemple, les personnes assignées à la correspondance doivent avoir accès aux dessins d'atelier mécaniques approuvés pour pouvoir accéder aux documents joints.
Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Configurez-la
Configurer - Correspondance
Maintenant que vous avez appris à distribuer des documents via l'outil Correspondance, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
Noter :
- Si vous avez déjà configuré l'outil Correspondance pour votre projet dans Procore, vous pouvez ignorer les deux premiers items d'action.
- L'outil Correspondance ne s'affichera pas dans un projet tant qu'au moins un type de correspondance n'a pas été créé et qu'un ensemble de ensemble de champs pour au moins un type de correspondance n'a pas été appliqué au projet.
1. Créez un Type de correspondance
Sur la page Correspondance de l'outil Admin au niveau de la compagnie (sous Paramètres de l'outil), créez un type de correspondance.
2. Créer et appliquer un ensemble de ensemble de champs de correspondance à un projet
Dans l'onglet « Ensembles de champs paramétrables » de la page Correspondance de l'outil Admin au niveau de l'entreprise, créez un nouvel ensemble de ensemble de champs ou modifiez un ensemble existant. Dans le lien « Projets assignés » pour l'ensemble de ensemble de champs, choisissez les projets auxquels vous souhaitez appliquer l'ensemble de ensemble de champs de correspondance.
3. Créer un Item de correspondance
Dans l'outil Correspondance du projet, créez un ou plusieurs items de correspondance que vous utiliserez pour partager des fichiers à partir de l'outil Gestion de documents.
Leçon suivante : Conclusion
Conclusion
Vous avez terminé le guide!
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre le fonctionnement de l'outil de gestion de documents et comment vous pourrez l'utiliser dans vos projets.
Pour une liste complète des didacticiels sur la gestion de documents, des FAQ, des vidéos et plus encore, visitez la page d'accueil de Gestion de documents.