Un nouveau guide de démarrage complet pour l'outil Gestion de documents est désormais disponible : Gestion de documents - Guide de démarrage.
Le nouveau guide remplacera bientôt cette page.
Avant d'utiliser l'outil de gestion de documents de Procore pour la première fois, vous devrez configurer certains paramètres et informations afin de tirer parti des fonctionnalités. Voir À propos de l'outil de gestion de document pour un aperçu général des fonctionnalités de l'outil de gestion de document.
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Les administrateurs de la compagnie peuvent gérer les ensembles de champs paramétrables et les options pour les champs de document (tels que la discipline, le statut et le type) sur la page de l'outil Gestion de documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents et Quels sont les différents champs de l'outil de gestion de documents?
Remarque : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer les options de champ au niveau du projet sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents. Voir la section Afficher ou masquer les options de champ ci-dessous.
Les administrateurs de la compagnie peuvent ajouter et gérer des étapes de projet personnalisées à utiliser pour les projets. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée et Modifier l’étape de construction d’un projet. Les étapes définies dans l’outil Admin s’afficheront dans le champ « Étape » pour les documents dans l’outil de gestion des documents. « Étape » peut également être défini comme champ obligatoire pour les documents. Voir Modifier les exigences de téléversement.
Si vous souhaitez utiliser des flux de travail d'approbation pour des documents, vous devrez créer un modèle de flux de travail et le configurer pour le projet. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Si vous utilisez la norme de dénomination pour automatiser l’entrée de données en fonction des noms de fichiers (voir Qu’est-ce que Procore peut renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ?), vous devrez vous assurer que vous avez des codes d’emplacement dans le projet qui correspondent aux codes utilisés dans les noms de fichiers. Voir Ajouter des lieux hiérarchisés à un projet.
VTX-PRO-XX-L01-DR-A-100.pdf
, avec L01
indiquant le lieu, « L01 » devra être saisi comme code pour le lieu dans le projet.Le champ « Code » de l'outil Admin au niveau du projet est utilisé pour remplir le champ Projet pour les téléversements de fichiers. Voir Quel est le champ « Code » sur la page de création de projet? Assurez-vous de saisir un code (généralement un préfixe ou une abréviation, comme « VTX » pour « Vortex ») dans le champ « Code » du projet avant de téléverser des documents.
Avant de créer des groupes de permissions pour l'outil de gestion de documents, vous devez avoir des personnes et des compagnies dans le répertoire. Voir Ajouter en bloc des utilisateurs et des compagnies à un répertoire de projet ou Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de projet.
Remarque : Si vous souhaitez utiliser le champ « Auteur » dans une norme de dénomination, vous devrez remplir le champ « Nom abrégé » pour les compagnies du répertoire.
L'outil de gestion de documents utilise deux niveaux de permissions : les permissions générales de l'outil Procore pour accorder l'accès à l'outil lui-même et les groupes de permissions flexibles pour accorder l'accès aux révisions de documents individuelles en fonction de leurs attributs.
Des groupes de permissions peuvent être créés pour différents rôles d'utilisateur ou compagnies du projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement les révisions de document auxquelles ces groupes ont accès et à quel niveau ils devraient avoir accès (par exemple Visualiseur, Propriétaire ou Admin). Les permissions peuvent être personnalisées davantage dans l'onglet Permissions de la page Configurer les paramètres et dans les modèles de permissions pour l'outil Flux de travail de travail.
Voir Comment fonctionnent les permissions dans l'outil de gestion de documents? pour plus de détails sur les permissions, et les tutoriels suivants pour les étapes détaillées :
Dans l'onglet Documents , vous pourrez configurer des règles pour vos documents. Voir Configurer les paramètres : Gestion des documents.
Après avoir précédemment configuré les champs de document dans l'outil Admin au niveau de la compagnie (voir la section Ensembles de champs paramétrables et champs par défaut ci-dessus), vous pouvez gérer les options de champ disponibles pour sélectionner les champs déroulants à sélection unique dans le projet. Pour savoir comment afficher ou masquer les options de champ, consultez Afficher ou masquer les options d'un champ.
Afin d'éviter la duplication de fichiers qui peut entraîner des reprises de travail, il est impératif d'avoir des noms uniques pour les documents. Une norme de dénomination de document est utilisée dans l'outil de gestion de documents pour créer et appliquer des normes de dénomination de documents, ce qui permet de garantir la qualification pour toutes les exigences en matière de documents qui peuvent exister pour votre compagnie, votre pays ou votre projet.
Avec la norme de dénomination, Procore crée un conteneur de document unique correspondant à chaque nom de document. Cela permet de garantir que les révisions d'un même document restent ensemble, ce qui réduit le risque de duplication de fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les dernières informations. De plus, lorsque les fichiers sont nommés conformément à la norme de dénomination avant le téléversement, Procore peut remplir automatiquement les attributs du document. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents?
Pour savoir comment définir la norme de dénomination, consultez Modifier la norme de dénomination.
Afin de vous assurer que les documents sont téléversés de manière cohérente avec les métadonnées nécessaires, vous configurerez les exigences de téléversement pour le projet à l'aide de règles conditionnelles spécifiques pour différents types de documents.
Ces exigences déterminent quels champs de métadonnées sont requis lors du téléversement de certains types de documents et si les identifiants de révision en double sont autorisés dans deux autres documents. Vous pouvez configurer différentes exigences de téléversement pour différents types de documents.
Pour savoir comment définir les exigences de téléversement, voir Modifier les exigences de téléversement.
Au lieu d'avoir besoin d'organiser les fichiers en dossiers, vous pouvez créer des affichages enregistrés qui permettent aux utilisateurs de trouver et d'accéder facilement aux documents.
Pour savoir comment créer des affichages enregistrés pour les documents de projet, voir Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents.
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