Comment fonctionnent les permissions dans l'outil Gestion des documents ?

disponibilité régionale
L’outil Gestion des documents est disponible pour les comptes des pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir en plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Au lieu d’avoir besoin de définir manuellement les permissions pour un dossier ou un document, l’outil de Gestion de documents utilise une combinaison de différentes permissions et paramètres pour rationaliser l’accès aux documents et déterminer qui peut effectuer certaines actions dans l’outil. Les utilisateurs peuvent disposer des permissions « Standard » ou 'Admin' pour l’outil de Gestion de documents lui-même, mais devront être ajoutés à des groupes de permissions afin d’afficher des types de documents spécifiques et de téléverser ou soumettre des fichiers.

 Important
Niveau compagnie Les administrateurs n’auront pas automatiquement accès aux items de l’outil de Gestion de documents. Les administrateurs doivent appartenir au groupe de permission approprié pour accéder, téléverser et soumettre des fichiers dans l’outil Gestion de documents.

Réponse

L’outil Gestion de documents utilise deux niveaux de permission : les permissions générales de l’outil Procore pour accorder l’accès à l’outil lui-même et les groupes de permission flexibles pour accorder l’accès à des révisions de documents individuels en fonction de leurs attributs.

Permission des groupes peuvent être créés pour différents rôles d’utilisateur ou compagnies du projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement les révisions de documents auxquelles ces groupes ont accès et à quel niveau ils doivent avoir accès (p. ex. Visualiseur, Donneur d’ouvrage ou Admin ). Les Permissions peuvent être personnalisées dans l’onglet Permissions de la page Configurer les paramètres et dans les modèles de permission de l’outil Flux de travail.

Gestion de documents Permissions onglet

Des détails

Remarque

  • Les permissions basées sur l’action (« Téléverser de nouveaux fichiers » et « Soumettre de nouveaux fichiers ») sont attribuées au sein d’un groupe de permissions.

  • Un type de permission ('Admin', 'Donneur d’ouvrage', Visualiseur ') est sélectionné pour chaque groupe de permission afin de déterminer le type d’accès qui sera accordé au groupe. Les actions disponibles pour ces types sont spécifiées dans la section « Permissions de document ». Voir Afficher et gérer les Permissions des documents.

  • Les attributs de document sont sélectionnés lorsqu’un groupe de permission ne doit avoir accès qu’à des documents spécifiques.

Les différents types de permissions utilisés sont expliqués ci-dessous :

  • Permissions générales de l'outil

  • Groupes de permissions

  • Permissions de document

  • Permissions de flux de travail

Permissions générales de l'outil

Étant donné que l’accès aux documents est principalement géré avec des groupes de permissions auxquels l’accès est attribué automatiquement en fonction d’attributs de document spécifiques, les permissions « Lecture seule » n’existent pas pour l’outil. « Aucune » permission peut être attribuée aux utilisateurs qui n’ont besoin d’accéder à aucun document dans l’outil de Gestion de documents.

En général, seuls les utilisateurs qui ont besoin de gérer les paramètres du document et du permission, d’afficher tous les fichiers téléversés dans l’onglet « Téléversements » et de créer des affichages enregistrés de projet doivent être affectés 'Admin' permission à l’outil Gestion de documents. Des permissions supplémentaires, telles que la possibilité de téléverser et de soumettre des fichiers, sont accordées par le biais de groupes de permission (voir la section Groupes de permission ci-dessous). Pour obtenir une liste des actions que les utilisateurs peuvent effectuer avec les permissions appropriées, consultez la matrice Gestion de documents Permissions.

2024 08 09 Général Flux de travail Permissions de l’outil

Groupes de permissions

Les groupes de permissions, créés et gérés par des utilisateurs de niveau 'Admin' dans la page Configurer les paramètres de l’outil, sont utilisés pour contrôler les permissions supplémentaires des membres de l’équipe de projet. Voir Créer un groupe de permissions pour l’outil Gestion de documents.

Après avoir ajouté des personnes ou des groupes à un groupe de permission, vous pourrez personnaliser les permissions comme expliqué ci-dessous :

Permissions de téléversement et d'envoi

Les groupes de permission ont deux permissions basées sur l’action pour contrôler qui peut téléverser et soumettre des documents au projet :

  • Téléverser de nouveaux fichiers : Accorde la possibilité de téléverser des fichiers locaux ou de lier nativement des fichiers directement à partir d’un compte Microsoft SharePoint connecté à l’aide du bouton Lien à partir de SharePoint .
    Remarque : La liaison de fichiers SharePoint est limitée aux employés internes du répertoire de la compagnie du projet; Les collaborateurs externes ne peuvent pas lier les sites SharePoint même s’ils possèdent des permissions de téléversement.

  • Soumettre de nouveaux fichiers

Téléverser les Permissions de soumission

Si vous souhaitez autoriser certains utilisateurs à téléverser des fichiers et à compléter des informations, mais que vous demandez à quelqu’un d’autre de soumettre des fichiers, vous pouvez activer la permission « Téléverser de nouveaux fichiers » et désactiver « Soumettre de nouveaux fichiers ».

 Important

  • Afin de téléverser des fichiers vers l'outil, un utilisateur doit être ajouté à un groupe de permissions de gestion des documents pour lequel la permission « Téléverser de nouveaux fichiers » est activée (illustrée dans l'image ci-dessous). La permission de niveau « Admin » sur l'outil de gestion de documents à lui seul n'accorde PAS la possibilité de téléverser des fichiers.

  • Les groupes de permissions ne s’appliquent pas aux fichiers de l’onglet « Téléversements ». Les utilisateurs disposant de permissions 'Admin' sur l’outil Gestion de documents peuvent afficher tous les fichiers qui ont été téléversés dans l’onglet Téléversements, tandis que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » ne peuvent afficher que les fichiers qu’ils ont téléversés.

Types de permissions et accès aux documents

Lors de la création ou de la modification d’un groupe de permissions, vous pouvez cliquer sur Accorder des Permissions pour personnaliser les permissions de document pour le groupe.

Vous devrez sélectionner l’un des trois types de permission ('Admin', 'Donneur d’ouvrage' ou 'Visualiseur') pour le groupe, puis choisir si ces permissions doivent s’appliquer à tous les documents de l’outil ou uniquement aux documents avec certains attributs (tels que le type ou le Statut).Accorder le panneau de Permission

Remarque :

  • Les actions disponibles pour les trois types de permission de document sont répertoriées et gérées dans la section « Permissions de document » de l’onglet Permissions. Voir Afficher et gérer les Permissions de document dans l’outil Gestion de documents.

  • Si un utilisateur est ajouté à plusieurs groupes de permissions, les permissions du plus haut niveau sont respectées. Par exemple, si un utilisateur existe dans un groupe de permissions qui a la capacité de « Téléverser de nouveaux fichiers », mais qu'il est ajouté à un autre groupe sans permission de téléversement, il peut toujours téléverser des fichiers dans l'outil.

  • Permissions peuvent être contrôlés davantage dans les sections « Document Permissions » et « Flux de travail Permissions » de l’onglet Permissions, comme expliqué ci-dessous.

Pour plus d’informations sur la création et l’attribution de groupes de permissions, consultez Créer un groupe de permissions pour l’outil de Gestion de documents et des didacticiels supplémentaires sur les groupes de permission sur la page Didacticiels.

Permissions de document

La section « Permissions des documents » de la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion de documents est l’endroit où vous pouvez personnaliser les actions que les personnes et les groupes peuvent effectuer sur les documents auxquels ils ont accès (qui ne sont pas dans un flux de travail). Voir Afficher et gérer les Permissions de document dans l’outil Gestion de documents.

Les documents que ces niveaux de permission peuvent afficher ou gérer sont spécifiés lors de la création ou de la modification d’un groupe de permission.

Permissions de document Dm

Permissions de flux de travail

 Important
Flux de travail Permissions ne sont pertinents que si votre organisation utilise l’outil Flux de travail dans Procore.

En plus d'être ajoutées à un groupe de permissions, les actions liées aux flux de travail dans l'outil Gestion de documents peuvent nécessiter des permissions dans les zones suivantes dans Procore:

Permissions granulaires de flux de travail (modèle de permissions de projet)

Le tableau ci-dessous répertorie les autorisations granulaires qui peuvent être accordées aux utilisateurs dans un modèle de permissions de projet.

Nom de la permission granulaire

Description granulaire de la permission

Afficher les modèles de Flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège d’afficher le modèle d’un document avec un personnalisé flux de travail.

Afficher l’historique complet du Flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège d’afficher l’historique complet d’un personnalisé flux de travail.

Afficher l’historique des étapes précédentes uniquement

Accorde aux utilisateurs le privilège d’afficher l’étape précédente d’un flux de travail de documents lorsqu’ils participent au flux de travail.

Peut être gestionnaire de Flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège d’agir en tant que gestionnaire de flux de travail pour les documents du projet.

Peut démarrer des Flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège de démarrer des flux de travail personnalisé pour les documents du projet.

Configurer les modèles de Flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège de configurer personnalisé flux de travail modèles pour les documents du projet.

Permissions de flux de travail (page Configurer les paramètres de l'outil de gestion des documents)

 Important
L’onglet 'Flux de travail' de la page Configurer les paramètres n’est visible que si votre organisation utilise l’outil Flux de travail dans Procore.

Dm Flux de travail Permissions

Voir également