Quelles données Procore peut-il automatiquement remplir lors du téléversement de fichiers vers l'outil Gestion de documents?

Saisie automatique de données à partir du contenu du fichier

Procore utilise un algorithme d'apprentissage automatique dans l'outil Gestion de documents pour numériser le contenu des fichiers PDF et reconnaître les modèles avec une marge d'erreur. Les champs suivants peuvent être détectés et remplis automatiquement :

• Type: pour les plans et les devis, le champ Type se remplit en fonction du document. Le champ Type des autres types de documents sera laissé vide.
• Description: Pour les plans, le champ Description est renseigné avec la description sur la feuille de plan.
• Numéro: Pour les plans, le champ Numéro se remplit avec le numéro sur la feuille de plan.
• Révision : Pour les plans, le champ Révision est renseigné avec le numéro de révision sur la feuille de plans. Si aucun numéro de révision n’est trouvé ou si la valeur de révision comprend des caractères spéciaux, le champ est laissé vide.
• Date de rédaction : Pour les plans, le champ Date de création est renseigné avec la date de création de la révision, comme indiqué sur la feuille de plan. Si aucune date de création n’est trouvée, le champ est laissé vide.

Pour optimiser les résultats, consultez Comment puis-je améliorer la précision des données renseignées dans l'outil de gestion de documents?

Saisie automatique de données à partir des informations sur le projet

Indépendamment de l'apprentissage automatique, les champs suivants peuvent être automatiquement renseignés en fonction des informations existantes dans le projet :

• Nom: Si le nom de fichier d'origine correspond à la norme de dénomination qui a été configurée pour le projet, Procore extraira les codes et remplira automatiquement chaque champ pertinent utilisé dans la norme de dénomination lorsqu'il détectera un code connu. Voir la section Saisie automatique de données avec la norme de dénomination du projet ci-dessous pour plus d'informations.
• Révision: Si un document du même nom est à nouveau téléversé, le champ Révision sera rempli avec le prochain numéro ou la prochaine lettre disponible, en fonction du dernier numéro de révision de ce document (par exemple, Révision 1 à 2, A à B ou 1.1 à 1,2)
• Projet: Le champ « Projet » se remplira en fonction de ce qui est entré dans le champ « Code » de l'outil Admin au niveau du projet. Voir Qu'est-ce que le champ « Code » sur la page de création de projet? Cependant, si le segment de code du projet dans le nom de fichier diffère du code qui a été défini pour le projet, le code du nom de fichier sera entré dans le champ Projet. Ceci est destiné à aider à confirmer que les fichiers sont téléversés dans le bon projet.

Saisie automatique de données à partir de la norme de dénomination du projet

Si le nom de fichier d'un document que vous téléversez vers l'outil de gestion de documents correspond à la norme de dénomination définie pour le projet, Procore remplira automatiquement les métadonnées du document en fonction de mots-clés et d'identifiants dans le nom de fichier d'origine téléversé. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents.

Vous devrez vous assurer que les champs avec des options prédéterminées (par exemple, « L01 » comme code pour l'emplacement au niveau du premier étage dans l'outil Lieux) sont configurés avec les codes appropriés avant de téléverser les documents, et qu'ils correspondent exactement aux codes dans les noms de fichiers des documents. Tous les champs non détectés à partir du nom de nom de fichier ou ne figurant pas dans la norme de dénomination seront laissés vides et devront être remplis manuellement. Voir Informations complètes sur les documents dans l'outil de gestion de documents.

Remarque : Pour que la entrée de données fonctionne à partir de la norme de dénomination du projet, la norme de dénomination doit inclure le champ Type.