Prise en main de la gestion de documents - Permissions de document
Aperçu
Contexte
Un seul document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de version mineures tout au long de sa vie. Chacune de ces révisions est adaptée à une étape, un objectif et un public différents au travail. Sur de nombreux projets, ces révisions sont dispersées dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des permissions. Cependant, avec l'outil de gestion de documents de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les permissions sur chaque révision de document individuelle dans un « conteneur ». L'outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l'étape, le type ou la discipline pour déterminer automatiquement les permissions.
Comment ça marche
L'outil de gestion de documents utilise deux niveaux de permissions : les permissions générales de l'outil Procore pour accorder l'accès à l'outil lui-même et les groupes de permissions flexibles pour accorder l'accès aux révisions de documents individuelles en fonction de leurs attributs.
Des groupes de permissions peuvent être créés pour différents rôles d'utilisateur ou compagnies du projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement les révisions de document auxquelles ces groupes ont accès et à quel niveau ils devraient avoir accès (par exemple Visualiseur, Propriétaire ou Admin). Les permissions peuvent être personnalisées davantage dans l'onglet Permissions de la page Configurer les paramètres et dans les modèles de permissions pour l'outil Flux de travail de travail.
EN SAVOIR PLUS SUR LES PERMISSIONS
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Remarque
Les permissions liées aux Flux de travail de travail seront couvertes dans la section suivante de ce guide.Meilleures pratiques
Avant de configurer des permissions pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels sont les ensembles distincts de rôles des utilisateurs dans vos projets qui nécessitent différents niveaux d'accès aux documents du projet?
- À quoi ces groupes devraient-ils pouvoir accéder et quels champs de document sont nécessaires pour déterminer cet accès?
- Par exemple, vous pouvez envisager de fournir à vos chefs de projet et contrôleurs de document un accès « Admin » à chaque révision de document dans le système, mais de donner à votre équipe de chantier un accès « Visualiseur » uniquement aux plans de projet approuvés.
- Qui devrait pouvoir modifier les paramètres dans l'outil de gestion de documents lui-même?
Exemple
Paul est membre d'une équipe de contrôle de documents. Il attribue des permissions aux personnes suivantes de sa compagnie :
- Jake, un autre contrôleur de document de sa compagnie.
- Sarah, chef de projet dans sa compagnie.
- Matt, qui est contremaître pour le sous- sous-traitant de béton.
Dans l'outil Répertoire du projet, Paul choisit des permissions de niveau « Admin » ou « Standard » à attribuer aux utilisateurs de l'outil de gestion de documents :
- Paul attribue à Jake et à lui-même des permissions de niveau « Admin ».
Cela leur donne à la fois un contrôle total sur l'outil et la capacité d'initier et de superviser les flux de travail de documents. - Paul attribue à Matt et Sarah des permissions de niveau « Standard ».
Ils peuvent utiliser l'outil avec un accès standard et participer aux flux de travail d'approbation de documents. Cependant, ils n'auront pas le pouvoir de modifier les paramètres dans l'outil lui-même.
Pour affiner davantage les permissions, Paul utilise deux groupes de permissions distincts dans l'outil de gestion de documents :
- Paul ajoute Jake, Sarah et lui-même au groupe de permissions « Contrôleur de documents ».
Ils pourront téléverser et soumettre des documents, rationalisant ainsi les processus de contrôle des documents. - Paul ajoute Matt à un groupe de permissions « Sous- Sous-traitant de béton »:
Il aura un accès « Propriétaire » à tout document provenant de sa compagnie, quel que soit le statut du document. De plus, il aura un accès « Visualiseur » aux plans émis pour la construction et aux soumissions techniques associées à toute autre discipline.
Leçon suivante : Permissions de document - Configurez-les
Configurez-le
Maintenant que vous en savez plus sur les permissions de l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
SUIVI
- Attribuer des permissions d'outil générales
- Créer des groupes de permissions
- Gérer les niveaux de permissions de document
Remarque : Les permissions liées aux Flux de travail de travail seront couvertes dans la section suivante de ce guide.
1. Attribuer des permissions d'outil générales
Attribuez des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » à l'outil de gestion de documents pour les personnes qui auront besoin d'accéder à l'outil. Vous pouvez attribuer cette permission aux utilisateurs et aux groupes dans un modèle de permissions de projet dans l'outil Permissions ou modifier manuellement la permission des utilisateurs dans l'outil Répertoire .
2. Créer des groupes de permissions
Créez des groupes de permissions pour les différents types de permissions dont vous avez besoin et ajoutez-y des personnes pour contrôler automatiquement leur accès aux documents du projet.
3. Gérer les niveaux de permissions de document
Contrôlez davantage les permissions sur les documents en spécifiant les actions qui doivent être disponibles à trois niveaux différents : Visualiseur, Propriétaire et Admin.
Remarque : Cette liste est actuellement limitée au contrôle des niveaux qui devraient pouvoir modifier les attributs du document, mais une personnalisation supplémentaire sera introduite à l'avenir.
