Envoyer une facture gc/client par courriel à partir de l’outil Contrats du client
Version limitée
L'outil Contrats client est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l'application Web Procore ?Objectif
Envoyer par courriel un GC/Client facture à un entrepreneur général ou à un client en tant que demande de paiement.
Contexte
Si vous êtes un entrepreneur spécialisé qui gère un projet de construction dans votre compte Procore, vous pouvez envoyer une copie de l’onglet Détails de l’EG facture à un entrepreneur général ou à un client. Gardez à l’esprit que les étapes ci-dessous envoient uniquement une copie PDF de l’onglet Détails. Il n’envoie PAS de copie de l’onglet PDF configurable.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats du client du projet.
- Information supplémentaire :
- Vous pouvez également accéder au facture dans l’outil Facturation du projet. Voir Envoyer une facture GC/client par courriel à partir de l’outil Contrats du client.
Conditions préalables
Étapes
- Accédez à l'outil Contrat principal du projet.
- Dans le tableau, localisez le contrat.
- Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir.
- Cliquez sur l'onglet Factures
- Localisez la facture à envoyer dans le tableau.
- Cliquez sur le lien # de facture pour l'ouvrir.
- Cliquez sur Facture par courriel.
Cela lance la fenêtre « Facture de transfert n°[n] pour [contrat ou financement] n°[n] - [Début de la période de facturation - Fin de la période de facturation] » dans l'onglet Courriels de la facture.Remarques
- Le bouton Envoyer la facture par courriel envoie une copie de l'onglet « Détails » de la facture aux destinataires désignés.
- Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec ce courriel.
- Remplissez les champs suivants :
- À. Entrez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.
- CC . Entrez les noms des personnes que vous souhaitez copier sur le fil de discussion. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut.
- Cci. Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez copier sur le fil de courriel.
- Privé. Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l'administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/Cc.
- Sujet. Ce champ sera renseigné avec le numéro de la facture.
- Pièces jointes. Joignez tous les documents ou fichiers associés.
- Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.
- Cliquez sur Envoyer .
Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d'attente des courriels sortants de Procore.
Remarques
- Un enregistrement de votre message sortant est enregistré dans l'onglet « Courriels » de la facture.
- Tous les messages envoyés à l'adresse « De » sur votre message sortant sont automatiquement enregistrés dans l'onglet « Courriels » de la facture. Cela offre aux destinataires de vos messages la possibilité d'utiliser la fonction de réponse dans leur programme de messagerie. Il capture également les réponses écrites d'approbation ou de rejet de vos collaborateurs.