Gérer les appels d’offres et l’intégration de COMPASS

Les clients Procore utilisant COMPASS by Bespoke Metrics peuvent afficher de manière transparente les données de qualification COMPASS et inviter les entreprises à se qualifier directement dans l’outil Appel d’offres sur un projet Procore. Si votre compagnie n’a pas de compte COMPASS, vous pouvez toujours accéder aux données du projet Procore et au QScore pour les compagnies répertoriées dans le réseau de construction Procore. 

Ce guide vous guidera à travers les étapes suivantes : 

1. Activer l’intégration COMPASS
2. Synchroniser les données COMPASS avec Procore
   1. Ajouter ou mettre à jour des compagnies COMPASS dans votre Répertoire
3. Afficher les données de qualification dans l’outil Appel d’offres

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
• Exigences supplémentaires
  • Votre compagnie doit avoir un abonnement actif à Procore Bid Management.
  • Vos projets doivent également être mis à niveau vers l’expérience de gestion améliorée des appels d’offres .
  • Pour afficher les données COMPASS des entreprises répertoriées dans votre Répertoire, le numéro EIN de la compagnie doit être ajouté aux détails de la compagnie. 

1.  Accédez à la page d’intégration COMPASS dans le marché des applications Procore.
2.  Connectez-vous à votre compte Procore et confirmez que vous avez sélectionné la bonne compagnie.
3. Cliquez sur Installer.
   • Vous serez redirigé vers la page Paramètres de l’outil Admin de la compagnie pour soumissionner dans Procore.
4. Cliquez sur Connexion à COMPASS pour activer le partage de données de COMPASS vers Procore pour votre compte.

1. Assurez-vous que le sous-traitant est entièrement entré dans COMPASS avec les informations suivantes :
   Remarque : Vous ne pourrez pas modifier ces informations, mais elles sont nécessaires pour l’intégration de Procore.
   • Nom légal de la compagnie
   • Adresse postale exacte
   • FEIN (Numéro d’identification fiscale)
2. Laissez le temps aux données de se synchroniser avec Procore. COMPASS se synchronise avec Procore deux fois par jour. Les nouveaux fournisseurs ajoutés à COMPASS n’apparaîtront pas immédiatement dans Procore, mais apparaîtront après la prochaine synchronisation prévue. Cela peut prendre jusqu’à 12 heures pour voir les données COMPASS reflétées dans Procore.

Les compagnies répertoriées dans votre compte COMPASS ne sont PAS automatiquement ajoutées à votre Répertoire de compagnies dans Procore. Vous devez les ajouter manuellement ou à partir du réseau de construction Procore pour voir leurs données de qualification lors de l’ajout de soumissionnaires à partir de votre répertoire.

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur Ajouter une compagnie.

3.  Version limitée

   Ce flux de travail est actuellement disponible en anglais aux États-Unis et au Canada. En savoir plus.

   • Entrez le « Nom de la compagnie » et cliquez sur Rechercher pour rechercher la compagnie dans le réseau de construction Procore.
   • À partir des résultats de la recherche, effectuez l’une des actions suivantes :
     • Cliquez sur Ajouter à côté de la compagnie que vous souhaitez ajouter à votre répertoire.
       Remarque : La compagnie est ajoutée en tant que compagnie connectée et le nom, l’adresse, le site Web et le numéro de téléphone de la compagnie sont ajoutés à votre répertoire. Vous pouvez mettre à jour les informations de la compagnie dans votre répertoire.
     • Cliquez sur Ajouter une compagnie manuellement pour continuer à ajouter la compagnie.
4. Remplissez le formulaire en vous assurant que le nom de l’entreprise et l’adresse postale correspondent à ce qui se trouve dans COMPASS.
5. Cliquez sur Créer.
6. Localisez le « Type d’entité » et sélectionnez EIN.
7. Entrez le numéro EIN à côté du « Type d’entité ».
8. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Les informations COMPASS seront synchronisées instantanément et seront disponibles dans l’outil Appel d’offres.

Pour les compagnies déjà présentes dans votre Répertoire, les données COMPASS se synchronisent automatiquement lorsque les informations clés correspondent. Pour activer cette synchronisation, assurez-vous que les informations s’alignent en suivant les étapes ci-dessous.

1. Accédez à l’outil Répertoire au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur l’onglet Compagnies .
3. À côté de la compagnie, cliquez sur Modifier.
4. Assurez-vous que les champs suivants correspondent à ce qui se trouve dans COMPASS :
   1. Modifier le nom de la société
   2. adresse
   3. Localisez le « Type d’entité » et sélectionnez EIN.
      1. Entrez le numéro EIN à côté du « Type d’entité ».
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Les informations COMPASS seront synchronisées instantanément et seront disponibles dans l’outil Appel d’offres.

1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
2. Ouvrez le dossier d’appel d’offre.
3. En face du formulaire d’appel d’offres auquel vous souhaitez ajouter des soumissionnaires, cliquez sur l’icône plus  et sélectionnez Répertoire.
   
   OU
   Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
   1. Cliquez sur l'onglet Soumissionnaires.
   2. Cliquez sur Ajouter des soumissionnaires et sélectionnez Répertoire.
4. Facultatif : Recherchez et filtrez les compagnies à ajouter à un formulaire d’appel d’offres.
5. Facultatif : Cliquez sur le nom de la compagnie pour afficher ses détails.

   Remarque

   En fonction des informations de l’entreprise, les informations suivantes sont disponibles :

   • Les informations sur la compagnie de votre répertoire sont disponibles par défaut.
   • Les onglets Vue d’ensemble et Activité Procore sont disponibles si la compagnie soumissionnaire est une entreprise liée, ou si vous disposez de l’EIN ou d’une adresse valide de la compagnie dans le répertoire de votre compagnie.
     Remarque : L’onglet Aperçu remplace la section par défaut Informations sur la compagnie.
   • Les qualifications sont disponibles si vous utilisez l’intégration COMPASS. Voir À propos de l’intégration Appel d’offres + COMPASS.
6. Cochez la case à cocher des compagnies que vous souhaitez ajouter au formulaire d’appel d’offres.
7. Décidez quand inviter des soumissionnaires :
   • Pour ajouter les soumissionnaires sans envoyer d’invitation, cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.
   • Pour inviter les soumissionnaires dès maintenant :
     1. Cliquez sur Envoyer des invitations.
     2. Cliquez sur Envoyer pour confirmer l’envoi du courriel d’invitation à soumissionner. 

1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
2. Ouvrez le dossier d’appel d’offres.
3. En face du formulaire d’appel d’offres auquel vous souhaitez ajouter des soumissionnaires, cliquez sur l’icône plus  et sélectionnez Réseau de construction.
   OU
   Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
   1. Cliquez sur l'onglet Soumissionnaires.
   2. Cliquez sur Ajouter des soumissionnaires et sélectionnez Répertoire.
4. Facultatif : Recherchez et filtrez les compagnies à ajouter à un formulaire d’appel d’offres.
5. Facultatif : Cliquez sur le nom de la compagnie pour afficher ses détails.
6. Cochez la case à cocher des compagnies que vous souhaitez ajouter au formulaire d’appel d’offres.
7. Décidez quand inviter des soumissionnaires :
   • Pour ajouter les soumissionnaires sans envoyer d’invitation, cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.
   • Pour inviter les soumissionnaires dès maintenant :
     1. Cliquez sur Envoyer des invitations.
     2. Cliquez sur Envoyer pour confirmer l’envoi du courriel d’invitation à soumissionner. 

1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
2. Ouvrez le dossier d’appel d’offre.
3. En face du formulaire d’appel d’offres auquel vous souhaitez ajouter des soumissionnaires, cliquez sur l’icône plus .
   
   OU
   Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
   1. Cliquez sur l'onglet Soumissionnaires.
   2. Cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.
4. Facultatif : Recherchez et filtrez les compagnies à ajouter à un formulaire d’appel d’offres.
5. Facultatif : Cliquez sur le nom de la compagnie pour afficher ses détails.

   Remarque

   En fonction des informations de l’entreprise, les informations suivantes sont disponibles :

   • Les informations sur la compagnie de votre répertoire sont disponibles par défaut.
   • Les onglets Vue d’ensemble et Activité Procore sont disponibles si la compagnie soumissionnaire est une entreprise liée, ou si vous disposez de l’EIN ou d’une adresse valide de la compagnie dans le répertoire de votre compagnie.
     Remarque : L’onglet Aperçu remplace la section par défaut Informations sur la compagnie.
   • Les qualifications sont disponibles si vous utilisez l’intégration COMPASS. Voir À propos de l’intégration Appel d’offres + COMPASS.
6. Cochez la case à cocher des compagnies que vous souhaitez ajouter au formulaire d’appel d’offres.
7. Décidez quand inviter des soumissionnaires :
   • Pour ajouter les soumissionnaires sans envoyer d’invitation, cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.
   • Pour inviter les soumissionnaires dès maintenant :
     1. Cliquez sur Envoyer des invitations.
     2. Cliquez sur Envoyer pour confirmer l’envoi du courriel d’invitation à soumissionner. 

1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
2. Cliquez sur Afficher ou sur le nom du dossier d’appel d’offre concerné.
   Remarque : Vous pouvez également cliquer sur le nom du dossier d’appel d’offre.
3. Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
4. Cliquez sur l’onglet Nivellement des soumissions .
5. Cliquez sur l’affichage Enchères nivelées .
6. Prenez l’une des mesures suivantes :
   • Suppléants
     1. Développez la section « Substitutions ».
     2. Déplacez les bascules  ON ou  OFF pour afficher ou masquer les alternatives. 
   • Résumé de l’appel d’offres
     1. Affichez le nombre d’articles exclus ou manquants de l’appel d’offres soumis.
   • Configurer les colonnes pour les soumissions soumises
     1. Cliquez sur l’icône de filtre de tableau .
     2. Déplacez les bascules  ON ou  OFF pour afficher ou masquer une enchère. 
   • Modifier les postes.
     1. Double-cliquez sur le champ de l’appel d’offres que vous souhaitez modifier.
        Remarque: Les champs qui ont été modifiés auront un triangle dans la cellule.
     2. Si disponible, sélectionnez Inclure ou Exclure.
        Remarque : Ceci est basé sur le « Type de champ de réponse » dans le formulaire d’appel d’offres.
     3. Saisissez le nouveau montant.
     4. Facultatif : Saisissez une remarque.
     5. Facultatif : Sélectionnez une couleur de poste.
     6. Cliquez sur Ajouter.
     7. Facultatif : Cliquez sur Afficher l’activité pour afficher l’historique des modifications du champ.
   • Postes privés
     1. Localisez la section « Postes privés ».
     2. Cliquez sur l’icône + .
     3. Cliquez sur Ajouter un poste et sélectionnez Code de coût ou Texte brut.
     4. Entrez le code de coût ou le nom de l’item, la description et sélectionnez le type de champ de réponse.
     5. Facultatif : Pour créer une section pour vos postes, cliquez sur Ajouter une section et saisissez le nom de la section.
     6. Facultatif : Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des sections et des postes supplémentaires.
     7. Facultatif: Pour supprimer une section ou un poste, cliquez sur les points de suspension verticauxet sélectionnez Supprimer la section ou Supprimer le poste. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
     8. Cliquez sur Enregistrer.
     9. Cliquez dans l’un des champs de vos postes privés pour saisir les quantités incluses ou exclues. Consultez la section « Modifier les postes » ci-dessus pour plus d’informations.
   • Trier les appels d’offres
     1. Cliquez sur Trier pour retrier les enchères de la plus basse à la plus élevée.
        Remarque : Les appels d’offres sont automatiquement triés du plus bas au plus élevé, de gauche à droite. Utilisez ce bouton pour retrier après avoir modifié un appel d’offres.
   • Afficher les coordonnées du soumissionnaire
     1. Cliquez sur le nom dans la ligne « Destinataire de l’appel d’offres » pour afficher ses coordonnées.
   • Afficher les données de qualification 
     1. Faites défiler jusqu’à la section Données de qualification pour afficher les données de qualification. 
        Remarque: Ces informations sont disponibles pour les clients disposant de l’intégration Bidding et COMPASS. 
7. Facultatif : Exporter les données de nivellement des soumissions.